Scale fast without expanding the workforce and reduce costs by 10%
Transform document overload into automated efficiency. Graip.AI combines advanced IDP technology with specialized AI Agents built for BPO operations – from invoice processing to client onboarding and everything in between.
44% of companies that have deployed AI report cost savings in areas where AI is used
How Graip.AI solves BPO challenges
High-Volume Document Processing
BPO teams process thousands of invoices, purchase orders, and client documents daily. Manual data entry across multiple client accounts creates bottlenecks, increases turnaround times, and reduces profitability. During peak periods, the volume becomes overwhelming, leading to missed SLAs and client dissatisfaction.
Graip.AI effortlessly classifies documents with the Document Classification feature and extracts key details from various document formats, including PDF, JPEG, PNG, and TIFF. This ensures accurate data capture even from low-quality or handwritten documents. During peak hours, Graip.AI uses advanced autoscaling to process up to 10,000 files per hour without compromising performance and speed.
Inconsistent Document Quality and Formats
Documents come from multiple sources in varying formats – scanned PDFs, photos, emails, Excel files, and handwritten forms. Poor image quality, misalignment, and mixed languages make automation difficult and require extensive manual intervention.
Graip.AI's Document Auto-Rotation feature automatically corrects misaligned images, while Document Quality Validation feature detects poor-quality uploads and prompts users to resubmit clearer documents for improved accuracy. Excel Processing feature handles semi-structured and complex spreadsheets with ease, and Email Recognition feature extracts data directly from unstructured email content.
Multi-Client and Incomplete Data Management
BPO providers manage documents for multiple clients, each with unique data formats, validation rules, and compliance requirements. Manual reconciliation across different client systems is time-consuming and can lead to data inconsistencies and billing disputes.
Graip.AI's Advanced Data Matching feature cross-checks extracted data against internal records and provides real-time alerts for discrepancies. The Validation Rules Builder applies customized automated rules for each client to verify key fields. Additionally, the Missing Data Alert feature automatically identifies missing information in documents and sends personalized alerts to users requesting the missing details.
Complex Multi-Stage Approval Workflows
BPO operations require multiple approval levels across departments and client organizations. Manual approval routing creates bottlenecks, delays processing times, and makes it difficult to track document status and maintain audit trails.
Graip.AI simplifies the approval process with its Multi-Stage Approvals feature. Assigned approvers receive notifications, track document statuses, and approve with a single click, ensuring compliance without delays. The Smart Workflows feature enables users to create and customize approval workflows with a simple drag-and-drop interface, adapting to each client's specific business requirements without coding.
Data Security and Compliance Requirements
BPO providers handle sensitive client information, including financial data, personal details, and proprietary business information. Manual processes lack proper access controls, risking unauthorized access and compliance violations with regulations like GDPR, HIPAA, and industry-specific standards. Ensuring secure storage and timely deletion of client data is critical.
Graip.AI's Reduction feature protects sensitive data through advanced anonymization. It automatically identifies and redacts personal information, such as names, addresses, and financial data, while keeping the rest of the document intact. The Smart Data Retention feature enables businesses to define retention periods for processed documents, automating archiving or deletion to optimize storage while maintaining compliance with regulations.
Fragmented Information Across Systems
In the BPO environment, teams need to respond quickly, but critical information is spread across client portals, knowledge bases, PDFs, CRM systems, emails, and legacy tools. Each inquiry requires jumping between multiple systems, slowing down handle times, increasing error rates, and making it difficult to deliver consistent, high-quality service.
Graip.AI provides a single conversational interface for all client information. Instead of searching through dashboards and documents, staff simply ask questions in everyday language, and the AI retrieves the needed details instantly from all connected systems. This boosts first contact resolution and ensures accurate, consistent responses across teams and shifts.
Integration with Multiple Client Systems
BPO providers must integrate with diverse client ERP, CRM, and accounting systems – each with different data formats, APIs, and security requirements. Lack of seamless integration creates data silos, requires manual data re-entry, and increases operational costs, reducing profit margins.
Graip.AI automatically transfers extracted data to clients' preferred CRM, ERP, or financial systems. It supports API connections, email integration, and custom formats for easy data export. With native SAP integration, Zapier support for 100+ platforms, and advanced customization capabilities, Graip.AI adapts to any client system, ensuring smooth data flow across all platforms.
AI solutions that fit your BPO
From out-of-the-box document processing to full agentic automation for your BPO operations.
Quick start for small teams
Scalable for growing operations
Full document processing automation
50-70% d'économies dans les opérations de back-office
Regardez de plus près comment cela fonctionne
Features
Saisie de documents
Rassemblez efficacement un large éventail de documents provenant de diverses sources, qu'il s'agisse de documents papier physiques, d'images ou de fichiers numériques. Notre plateforme assure une acquisition de données fluides et sécurisée, fournissant une base solide pour les étapes suivantes du traitement.
Outil d'annotation
L'outil d'annotation permet à l'utilisateur professionnel d'annoter et d'étiqueter facilement les données dans n'importe quel document, ce qui permet d'extraire avec précision les informations clés. Sans intervention du service informatique, l'utilisateur identifie et met en évidence des points de données spécifiques (tels que des noms, des dates, des adresses ou des informations sur les produits) directement dans l'interface de la plateforme, notre modèle apprend les paires clé-valeur et les ajoute à l'ensemble de données. Notre solution apprend à partir des annotations effectuées, améliorant continuellement sa précision au fil du temps.
Multilingue
Le module multilingue prend en charge la reconnaissance et l'extraction de données dans 141 langues, ce qui permet une analyse multilingue précise et complète. Le module garantit une extraction précise des données dans différents contextes linguistiques, améliorant ainsi la précision et la profondeur des informations.
Bibliothèque de documents prêts à l'emploi
Une bibliothèque complète de plus de 140 modèles de documents, couvrant un large éventail de formulaires utilisés dans divers secteurs d'activité. Simplifiez la création de documents et rationalisez vos flux de travail grâce à notre collection variée de modèles prêts à l'emploi. Vous n'avez pas besoin de télécharger vos documents et d'apprendre le modèle pour reconnaître les données.
Cas d'utilisation Plug&Play
Notre plateforme offre une collection de processus prédéveloppés conçus pour reconnaître et traiter les types de documents les plus courants (par exemple, les commandes de vente, les factures, les configurations de produits, les documents d'embarquement, les documents de transport). Grâce aux algorithmes de reconnaissance de documents intégrés et aux capacités d'extraction de données automatisées, vous simplifiez vos opérations. Les cas d'utilisation de flux de travail prêts à l'emploi permettent de gagner du temps dans l'entraînement du modèle et la quantité de documents nécessaires au processus d'apprentissage automatique.
Traitement intelligent du courrier électronique
Extraire et traiter les données dans les corps du texte des courriels à l'aide de nos modèles de langage (LLM). Notre plateforme reconnaît et extrait intelligemment les informations pertinentes des e-mails entrants, ce qui vous permet d'automatiser la récupération des données et leur intégration dans vos applications logicielles d'entreprise. Qu'il s'agisse de capturer des détails importants, de remplir des formulaires ou de créer de nouveaux documents, notre fonction de reconnaissance du corps du texte des e-mails transforme le contenu non structuré des e-mails en données exploitables.
Constructeur de flux de travail intelligent
Concevez et personnalisez vos flux de travail sans effort. Grâce à une interface conviviale et à la fonctionnalité "glisser-déposer", vous pouvez intuitivement capturer et extraire des données, spécifier où elles doivent être placées et quelles actions doivent être effectuées. Ce processus dynamique de construction de flux de travail simplifie la configuration de la capture et de l'extraction de données. Créez des processus personnalisés adaptés aux besoins uniques de votre entreprise.
Reconnaissance des courriels
La fonction de reconnaissance des emails de Graip.AI vous permet d'extraire et de traiter des données directement à partir du corps du texte des emails en utilisant des modèles de langage avancés (LLM). Notre plateforme identifie intelligemment les informations pertinentes contenues dans les e-mails entrants, ce qui vous permet d'automatiser la récupération des données et de les intégrer de manière transparente dans vos systèmes d'entreprise. Qu'il s'agisse de capturer des détails clés, de remplir des formulaires ou de créer de nouveaux documents, cette fonctionnalité transforme le contenu non structuré des courriels en données exploitables, ce qui rend vos flux de travail plus efficaces.
Réduction
La fonction de réduction permet de protéger les données sensibles grâce à une anonymisation avancée. Elle identifie et supprime automatiquement les informations personnelles, telles que les noms, les adresses et les données financières, tout en conservant le reste du document intact. Ainsi, les données importantes restent accessibles sans compromettre la confidentialité. En réduisant efficacement les informations sensibles, Graip.AI contribue à la conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée tout en préservant la structure et la facilité d'utilisation de vos documents.
Auto-rotation des documents
La fonction de rotation automatique des documents de Graip.AI détecte et corrige automatiquement les documents mal alignés, qu'ils soient légèrement décentrés ou qu'ils aient subi une rotation complète de 90 ou 180 degrés. Grâce à un traitement d'image IA avancé, le système s'assure que chaque document est correctement orienté pour une extraction précise des données et un traitement fluide, éliminant ainsi le besoin d'ajustements manuels.
Téléchargement Zip
Notre fonction de téléchargement Zip augmente l'efficacité du flux de travail en vous permettant de télécharger et de traiter plusieurs documents à la fois à l'aide d'un fichier Zip compressé. Cette capacité de traitement en masse vous permet de traiter des centaines, voire des milliers de documents en une seule fois, ce qui vous fait gagner du temps et augmente votre productivité en réduisant le nombre de téléchargements individuels.
Multi-langues
La fonction multilingue de Graip.AI prend en charge l'extraction et l'analyse de données dans plus de 141 langues, ce qui permet à la plateforme de fonctionner efficacement sur différents marchés mondiaux. Le module linguistique avancé détecte automatiquement la langue d'un document et le traite avec précision, en extrayant des informations clés quelle que soit la langue utilisée. En outre, l'interface utilisateur est disponible en anglais, en français, en italien et en allemand, ce qui permet aux utilisateurs du monde entier de gérer leurs documents en toute transparence.
Nous donnons la priorité à la sécurité et à l'intégrité de vos données
Nous sommes fiers de maintenir un environnement sécurisé qui vous permet d'utiliser notre technologie en toute confiance et de vous concentrer sur vos principaux objectifs commerciaux. La sécurité de vos données est notre priorité absolue.
ISO 27001: Système de gestion de la sécurité de l'information
Nous veillons à ce que vos données restent confidentielles, disponibles et protégées contre tout accès non autorisé.
ISO 9001: Système de gestion de la qualité
Cette certification témoigne de notre engagement à fournir des solutions et des services d'une qualité constante et exceptionnelle.
ISO 22301: Système de gestion de la continuité des activités
Cette certification témoigne de notre approche proactive visant à garantir la continuité de nos services, même en période difficile.
De la paperasserie ennuyeuse à la liberté : ce qu'en disent nos clients
Vadim V.
Group Chief Operating Officer
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless Document Automation for Fintech Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI makes handling complex payment documents during customer onboarding incredibly easy. Its intelligent data extraction is fast, highly accurate, and requires minimal manual review. Integration was smooth, and the support team is responsive and proactive. Review collected by and hosted on G2.com.
Janis K.
CTO and co-founder
Small-Business (50 or fewer emp.)
Hassle-free Invoice Processing and Payment Matching
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI simplifies how we handle outgoing invoices and matches them with incoming payments. The data extraction is spot-on, even for large batches of invoices, and the system flags mismatches automatically. It’s been a huge help in keeping our finance workflows accurate and efficient. Review collected by and hosted on G2.com.
Elton C.
CEO, Founder
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless and Scalable KYC That Accelerated Our Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
The automation and ease of integration stood out. The KYC solution provided real-time identity verification with global coverage, reducing manual checks and compliance errors. We especially liked the clear dashboard, API flexibility, and the support team's responsiveness. It helped us stay compliant without slowing down user onboarding. Review collected by and hosted on G2.com.