Le format PDF (Portable Document Format) est devenu l’un des formats numériques les plus populaires pour les documents commerciaux. De nombreuses organisations utilisent les PDF pour conserver des contrats, des rapports, des factures, des bons de commande, des reçus, des réclamations, des remises et d’autres documents.
Il est de plus en plus important d’extraire des informations des fichiers PDF téléchargés dans les systèmes d’entreprise. Par exemple, les entreprises ont besoin d’extraire soigneusement des informations de fichiers PDF commerciaux ou médicaux pour organiser l’analyse des ventes ou le traitement des factures médicales. Ces tâches peuvent être effectuées à l’aide de l’un des nombreux outils d’extraction de données PDF existant pour les entreprises.
Si l’on considère le rapport d’Allied Market Research, le marché mondial de l’extraction de données a été évalué à 2,14 milliards de dollars en 2019, et devrait atteindre 4,90 milliards de dollars d’ici 2027.
Dans cette publication, nous présentons les données PDF, le processus d’extraction de PDF, les technologies et les logiciels qui facilitent ce travail. Cet article pourrait être utile aux petites et moyennes entreprises dont les patron(ne)s sont intéressé(e)s par l’automatisation du traitement des documents.
Contenu
Données PDF
Les organisations de différentes tailles, qu’il s’agisse de petites entreprises ou de grandes sociétés, ont l’habitude de travailler avec toutes sortes de formats de documents. Le format numérique le plus répandu pour les documents commerciaux est le Portable Document Format (PDF). Les entreprises sauvegardent des contrats, des rapports, des factures, des reçus, des réclamations et d’autres documents dans ce format. Les fichiers PDF sont des documents numériques sécurisés qui permettent l’envoi fiable, rapide et facile de fichiers d’une entreprise à l’autre.
Malgré les avantages du format PDF, il présente cependant un inconvénient. Les informations sont souvent incluses dans un fichier PDF numérique. Les données PDF ne sont pas modifiables et nécessitent un processus d’extraction de données PDF. Ce travail est similaire à la manière dont nous extrayons les données des documents physiques.
En principe, les fichiers PDF représentent des images scannées ou photographiées d’un document. Parfois, les entreprises peuvent créer des documents à l’aide d’un traitement de texte numérique ou d’un tableur, puis les convertir en PDF. Les gens partagent moins souvent des scans de documents imprimés et remplis à la main.
Tout le monde a un jour ouvert un fichier PDF et remarqué qu’il était impossible de copier et coller du texte d’un PDF dans un autre format de fichier. Parfois, l’extraction de fichiers PDF n’est pas un processus facile. Les grandes entreprises doivent trouver un moyen efficace et précis d’extraire des données PDF. Par exemple, les technologies d’extraction peuvent exporter ces données à leur place.
Vous pouvez choisir entre différentes méthodes d’extraction de données PDF pour les entreprises :
- La première est la méthode manuelle. Vous devez embaucher des salariés ou faire appel à une entreprise extérieure. Ces personnes lisent et retapent manuellement les informations des PDF dans un autre format. Malheureusement, cette méthode prend beaucoup de temps, ne convient pas pour des milliers de documents et entraîne parfois des erreurs dans le processus.
- La deuxième méthode consiste à utiliser des extracteurs de données PDF. Ces outils permettent de rendre le processus d’extraction plus automatique et plus confortable pour les employés. Cependant, ils ne sont pas adaptés aux données massives.
- La troisième consiste à extraire les données par le biais de la programmation en engageant des programmeurs et en écrivant des scripts spéciaux pour un processus d’extraction. Cette méthode est plus efficace et plus précise pour les entreprises.
- La quatrième consiste à utiliser une plateforme de traitement intelligent de documents comme Graip.AI. Cela peut assurer l’extraction de données de bout en bout, automatiquement et en toute sécurité, y compris l’extraction de tableaux PDF. La plateforme travaille avec des données massives. De plus, le retour sur investissement est visible dès la première semaine d’utilisation.
Extracteur de données PDF
Cet outil permet aux entreprises d’extraire des données PDF d’une manière plus automatique. Un extracteur de données PDF lit et tape des informations. Il existe différentes variantes de ces outils qui fonctionnent différemment. Vous pouvez utiliser un extracteur de données PDF de manière gratuite ou acheter une version professionnelle offrant davantage de fonctions et de caractéristiques.
Les extracteurs de PDF existent sous forme de logiciels, de solutions en ligne basées sur le web ou encore d’applications mobiles. Ils convertissent généralement les PDF aux formats Excel (XLS ou XLSX) ou CSV et fournissent des tableaux précis. Il est également courant de convertir les PDF en format XML.
Les étapes du fonctionnement des extracteurs de PDF sont les suivantes : ils numérisent un fichier PDF, en extraient des données et affichent les données extraites sous forme de code. Par exemple, l’extracteur de données Adobe PDF lit les données et les convertit du PDF vers un fichier JSON.
Un extracteur de données PDF, également appelé scarificateur PDF, peut être utilisé pour les factures, les reçus, les passeports et d’autres documents commerciaux.
Cependant, les extracteurs de PDF ne peuvent pas traiter des milliers de documents. L’extraction massive de données n’est pas possible avec ces outils. Vos employés doivent procéder à l’extraction des données PDF pour chaque document.
Extraction de données PDF par programmation
Parfois, les petites entreprises n’ont pas besoin de traiter un grand nombre de documents commerciaux. En outre, elles ne sont pas prêtes à utiliser des plateformes automatisées entièrement équipées. Ces entreprises peuvent être intéressées par l’application de la programmation pour l’extraction de texte. Cette méthode est moins efficace pour l’extraction de données PDF dans les grandes entreprises, mais vous ne devriez pas l’ignorer.
Il existe deux variantes pour l’extraction de texte PDF par programmation :
- Une option consiste à utiliser le langage de programmation le plus populaire pour l’extraction de données, appelé Python. De nombreuses sources proposent des tutoriels sur l’extraction de données d’un fichier PDF vers Excel à l’aide de ce langage. Ce processus nécessite une compréhension de base du langage de programmation Python et est utile lorsque votre bureau travaille avec Microsoft Excel.
- Une autre option consiste à utiliser le langage de programmation de Microsoft appelé Visual Basic for Applications (VBA). Il existe des tutoriels pour l’extraction de données d’un PDF vers Excel par VBA. Vous pouvez également utiliser l’outil PowerShell de Microsoft. C’est le moyen le plus simple d’extraire des tableaux d’un PDF vers Excel de manière programmatique.
Certaines entreprises ont besoin de technologies d’extraction non pas pour convertir les données en code ou dans un autre format. Elles s’intéressent à l’acheminement des informations d’un document vers les champs corrects des systèmes d’entreprise. Les données obtenues par programmation peuvent être utiles, mais vous ne pouvez pas les comparer à l’extraction de données précises par des plates-formes automatisées.
Extraction automatisée de données au format PDF
L’extraction automatisée est le moyen le plus professionnel d’extraire des données des PDF. Elle facilite l’ensemble du processus d’extraction et d’importation des données dans un système d’entreprise. Les logiciels automatisés sont crédibles, sûrs, efficaces, rapides, évolutifs et ont un prix compétitif. Ils peuvent gérer les documents numérisés avec autant de précision que les PDF natifs.
En comparaison, d’autres outils permettent uniquement d’extraire des données d’un PDF vers un autre format. Vous devez ensuite introduire manuellement les données dans les systèmes d’entreprise. Les outils précédents n’accélèrent qu’une partie du traitement des documents, laissant une autre partie à l’homme.
Les logiciels automatisés permettent d’extraire et d’importer des données PDF dans les champs appropriés d’un système d’entreprise sans qu’aucune intervention humaine ne soit nécessaire. Par exemple, la plateforme Graip.AI peut reconnaître des documents, traiter des données et les transmettre dans des champs cibles de systèmes tels que SAP, Microsoft Dynamics 365 ou Sales Force.
L’extraction automatisée de données PDF applique une combinaison d’IA, de ML/DL, d’OCR, de RPA, de reconnaissance de formes, de reconnaissance de texte et d’autres technologies pour un travail plus précis et plus rapide. Vous pouvez en savoir plus sur les outils d’OCR dans notre publication détaillée.
Les logiciels d’extraction avancés sont généralement basés sur l’intelligence artificielle (IA). Ils sont capables d’appliquer des technologies d’apprentissage automatique et approfondi pour améliorer constamment l’extraction. Cela leur permet d’apprendre comment et où extraire des données PDF et les intégrer dans des systèmes d’entreprise uniques. Ainsi, toutes les informations contenues dans les documents sont extraites automatiquement et avec précision.
Il existe également des extracteurs pré-entraînés capables de gérer des types de documents spécifiques. En outre, il est possible de construire des modèles d’IA personnalisés pour l’extraction de données à partir de différents types de documents.
Logiciel d’extraction automatisée de données PDF
Un logiciel automatisé est une solution efficace et complète qui peut améliorer tous les aspects de l’extraction de données PDF. Ces logiciels utilisent l’IA pour le développement autonome et la minimisation des ressources humaines dans un processus de saisie de données. La nouvelle génération de logiciels d’automatisation s’appelle Intelligent Document Processing (IDP). Ils combinent l’IA et d’autres technologies de pointe pour extraire des données de documents non structurés tels que les factures, les reçus et les demandes d’indemnisation. L’IDP peut capturer, exporter et traiter des données provenant de différents formats de documents.
Les outils plus simples se contentent de lire un fichier PDF et d’extraire les données brutes dans un langage de programmation. L’IDP utilise l’IA pour exporter des informations directement dans un système de gestion utilisé pour le traitement des documents par une entreprise. Il peut extraire des données de plusieurs PDF vers un format requis sans problème. L’IDP rend les données extraites immédiatement disponibles et exploitables au moment et à l’endroit voulus.
Nous vous recommandons vivement d’acheter un logiciel d’extraction comme Graip.AI. Il fonctionne comme un assistant IA qui crée des données structurées et utilisables à partir de divers documents. Graip.AI combine la puissance de l’intelligence artificielle auto-apprenante et de l’automatisation des processus robotiques basée sur des règles.
La fonction la plus précieuse de cette plateforme IDP est l’automatisation de l’ensemble du processus de traitement des documents commerciaux, et pas seulement de l’extraction. De plus, il existe différents produits pour chaque département. Par exemple, vous pouvez utiliser l’outil d’automatisation des demandes de vente pour un service commercial ou l’outil d’automatisation des factures pour un service financier. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur les ventes et le développement au lieu de devoir ressaisir des données. Vous pouvez essayer toutes les fonctions de la plateforme d’extraction automatisée Graip.AI grâce à une version d’essai qui permet de traiter jusqu’à 100 documents par mois.
Résumé
En fonction de la taille de l’entreprise ou de ses besoins, vous pouvez choisir parmi de nombreux types variables d’extraction de données PDF. Les organisations qui ne travaillent pas avec des milliers de documents et qui ont seulement besoin d’exporter et d’importer des données d’un PDF vers un autre format peuvent utiliser des extracteurs de données PDF. Pour rendre l’extraction de données plus automatisée, les entreprises peuvent la programmer. Mais certaines entreprises n’ont pas seulement besoin de convertir des données en code ou dans un autre format. Elles doivent exporter des informations à partir d’un document PDF et les importer dans les champs appropriés des systèmes d’entreprise. Dans ce cas, les entreprises peuvent utiliser un logiciel de données PDF automatisé basé sur la technologie de l’intelligence artificielle.