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Traitement entièrement automatisé des commandes

Solution sans modèle et à code réduit. Traitement de tous les documents connexes (factures, reçus, listes de colisage, contrats) - solution E2E. Intégration API.

Graip.AI automatise le traitement des bons de commande (PO) en extrayant intelligemment les données commerciales et les données relatives aux matériaux et aux services des PO et des documents associés (factures, reçus, relevés bancaires). Ces données sont ensuite comparées à votre système ERP pour vérifier l'utilisation/le statut des articles, l'historique des achats et la validité des partenaires commerciaux. L'automatisation de Graip.AI s'étend à divers secteurs d'activité.

140

langues : traduction automatique et translittération vers/depuis

50 %

jusqu'à 50 % de temps en moins pour le traitement des commandes

500 $

coût moyen du traitement manuel d'une commande, selon l'étude de l'APQC ( )

Rapidité du traitement des bons de commande

Les grandes entreprises, en particulier dans les secteurs de la fabrication et de la vente au détail, subissent des retards importants en raison du volume de commandes à traiter et de la comparaison des données avec les systèmes externes.

Retards dans la création des commandes de vente

Le traitement manuel des commandes crée souvent des goulets d'étranglement qui retardent la création des commandes clients correspondantes. Ces retards peuvent frustrer les clients et avoir un impact négatif sur la génération de revenus.

Réconciliation et revue des données

La réconciliation des données entre plusieurs documents (bons de commande, factures, reçus, contrats) prend beaucoup de temps et de ressources. Les processus de révision manuelle sont sujets à des incohérences et nécessitent des demandes fréquentes d'informations manquantes.

Des flux de travail qui prennent du temps

La création et la mise à jour manuelles des bons de commande dans le système ERP après réception des versions scannées est un processus fastidieux pour les employés, ce qui nuit à l'efficacité.

Erreurs de saisie des données

La saisie manuelle de données à partir de bons de commande scannés est une source importante d'erreurs, ce qui entraîne des incohérences, des retards dans le traitement, des pertes financières potentielles dues à une mauvaise exécution des commandes ou à une mauvaise facturation, ainsi qu'une mauvaise communication avec les clients.

Défis

Les défis de l'automatisation traditionnelle (au-delà du traitement manuel):

Visibilité limitée

Même avec des solutions d'automatisation de base, les entreprises manquent souvent d'informations en temps réel sur les étapes du traitement des bons de commande. Les retards ou les erreurs peuvent passer inaperçus jusqu'à un stade ultérieur, ce qui entrave la résolution proactive des problèmes.

Temps de latence

L'automatisation traditionnelle peut entraîner une latence des données, c'est-à-dire un décalage entre la saisie des données et leur disponibilité pour l'analyse. Cela peut conduire à des informations obsolètes et entraver la prise de décisions éclairées.

Goulets d'étranglement de l'intégration

L'intégration des systèmes ERP existants avec les solutions d'automatisation peut être complexe et prendre du temps, ce qui retarde la réalisation des avantages en temps réel.

Strategic goal

Automatiser entièrement le traitement des bons de commande et de tous les documents connexes, en éliminant les flux de travail manuels.

Graip.AI offre une solution complète pour le traitement automatisé des bons de commande.:

Téléchargement simplifié de documents

Téléchargez n'importe quelle facture (par glisser-déposer, e-mail ou API) liée à des données de bons de commande dans des bases de données externes. Graip.AI achemine de manière fluide les documents vers les unités et les groupes d'utilisateurs désignés, garantissant ainsi un accès contrôlé.

Vérification et approbation flexibles

Les utilisateurs peuvent facilement vérifier et approuver les données extraites afin d'en garantir l'exactitude. Pour les organisations ayant des flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux, Graip.AI rationalise le processus au sein de la plateforme. Le système détecte automatiquement les données manquantes et les incohérences entre les bons de commande et votre système ERP, notifiant les expéditeurs de documents et le personnel concerné.

Intégration transparente avec l'ERP

Après vérification, les données des commandes ou les éléments clés peuvent être mis en correspondance de manière intelligente avec les factures traitées. Cela permet des mises à jour automatiques de l'état des stocks et des achats dans votre système ERP, quel que soit le lien entre la facture et la commande (relations un-à-un ou plusieurs-à-plusieurs). Graip.AI facilite également la création de factures dans le système ERP sur la base de vos flux de travail et de vos règles commerciales.

Extraction intelligente des données

Grâce à son puissant moteur de traitement intelligent des documents (IDP), Graip.AI identifie avec précision toutes les données essentielles, y compris les coordonnées des partenaires commerciaux et les produits et services commandés/acquis. Le système peut également être facilement configuré pour reconnaître plusieurs attributs de produits.

Édition et affinement des données

Les champs de données extraits peuvent être modifiés si nécessaire. Notre outil d'annotation permet aux utilisateurs de former le système pour une meilleure précision. Les téléchargements ultérieurs s'appuient sur les annotations de l'utilisateur pour améliorer les résultats.

Exportation flexible des données

Outre l'exportation basée sur l'API vers des systèmes tiers, les documents traités peuvent être exportés dans différents formats (Excel, Word, PDF) pour répondre à vos besoins spécifiques.

Vitesse

Après avoir intégré Graip.AI comme plateforme d'automatisation des processus de bons de commande, les commandes comportant des milliers d'articles seront traitées en quelques secondes au lieu d'heures, voire de jours de travail manuel.

Gestion améliorée des stocks/approvisionnement

Un meilleur contrôle et une plus grande transparence de vos dépenses.

Réduction des erreurs humaines

L'automatisation minimise les erreurs humaines et garantit l'exactitude et la cohérence des données tout au long du cycle de traitement des bons de commande.

Des processus d'approbation plus rapides

Les flux de travail automatisés accélèrent les délais d'approbation des bons de commande, améliorant ainsi l'efficacité globale.

Amélioration des délais de livraison

Un traitement plus rapide des commandes se traduit par des délais de livraison plus courts pour votre organisation.

Détection des fraudes et renforcement de la sécurité

La fonctionnalité de correspondance bidirectionnelle détecte automatiquement les erreurs potentielles des fournisseurs, les données incorrectes des partenaires commerciaux et les activités frauduleuses. Cela renforce la sécurité et protège votre organisation.

Adaptabilité et évolutivité

L'approche agnostique de Graip.AI s'adapte de manière transparente aux changements de formats de bons de commande et aux langues utilisées par vos fournisseurs. Le système peut être rapidement reconfiguré et recyclé pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise et maintenir une qualité constante de reconnaissance et de traitement des données.

Avantages

Nous donnons la priorité à la sécurité et à l'intégrité de vos données

Nous sommes fiers de maintenir un environnement sécurisé qui vous permet d'utiliser notre technologie en toute confiance, afin de vous concentrer sur vos principaux objectifs commerciaux. La sécurité de vos données est notre priorité absolue.