Il est essentiel de comprendre exactement comment les factures circulent dans votre entreprise. Tenez compte de l’endroit où la facture est reçue, de la façon dont elle est envoyée à la comptabilité fournisseurs, de la façon dont elle est validée et de la durée habituelle du processus. Comment traiter une facture ?
Pour les éliminer, il est important de savoir ce qui cause les goulets d’étranglement, les retards et les coûts lorsqu’ils se produisent. Vous découvrirez probablement des possibilités d’amélioration en examinant vos pratiques actuelles.
Contenu
Qu’est-ce que la capture de données de factures ?
Saisie des informations relatives aux factures, telles que
- le numéro de la facture
- le nom et l’adresse du fournisseur
- les détails du projet
- le numéro de l’OP
et d’autres éléments cruciaux sont connus sous le nom de “saisie des données de facture”.
En général, les organisations compilent manuellement ces données dans des feuilles de calcul ou des registres papier.
Selon la taille de l’entreprise, ce processus est géré par une équipe chargée des achats, un directeur ou un cadre supérieur. Cela rassemble dans un format unique des données organisées, semi-organisées et non organisées provenant de différentes sources.
La saisie automatisée des données de facture
consiste à extraire automatiquement les données nécessaires des factures à l’aide de programmes clés en main ou personnalisés.
Avec ces solutions, les vendeurs peuvent soit saisir les informations relatives aux factures sur un site en libre-service, soit utiliser un outil en ligne tel que Graip.AI pour scanner les factures entrantes et les transformer en fiches de données traitables.
Comme les données transitent rapidement par leurs systèmes d’approvisionnement, ils gagnent du temps et de l’argent.
La saisie automatisée des données des factures permet de réduire les erreurs et de clarifier les informations en supprimant la partie du processus où les personnes saisissent les données à la main.
Au-delà des économies, la réduction des erreurs dans votre processus de traitement des factures apporte une valeur ajoutée. En l’absence d’erreurs ou de retards, vos employés, clients, vendeurs et consommateurs auront tous de meilleures interactions avec votre entreprise, ce qui les incitera à revenir.
En fin de compte, l’optimisation de la saisie des données de vos factures profitera à l’ensemble de votre entreprise.
Comment l’automatisation de Graip.AI peut transformer vos factures
- L’utilisateur télécharge des centaines ou des milliers de fichiers à partir d’un ordinateur personnel OU envoie ces fichiers à une adresse e-mail spécifiquement générée pour lui par Graip.AI.
- Une fois que le système a reçu les fichiers au format jpg ou pdf, le processus commence. Vous pouvez visualiser chaque facture en étape de “traitement”.
- Il ne faut que quelques secondes à Graip.AI pour traiter les données dans les champs prédéfinis. Pour faciliter l’utilisation, chaque champ de données est mis en évidence par des couleurs différentes, ce qui vous permet d’accéder rapidement aux données les plus importantes.
- Vous pouvez ajouter ou supprimer des données telles que le nom du vendeur, l’e-mail d’approbation, le numéro de série, etc,
- Pour tout format de facture non reconnaissable, vous pouvez examiner et conserver les données importantes en quelques clics.
- C’est fait ? Vous pouvez télécharger toutes les données dans un seul fichier
Vous pouvez également utiliser une API pour envoyer des données dans votre système de comptabilité fournisseurs.
Notes de fin
Le plus grand avantage de Graip.AI est que vous aurez une vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans la finance. Il n’est plus nécessaire de faire des allers-retours vers chaque vendeur ou fournisseur, ni de recouper leurs factures.