Graip.AI veranstaltet regelmäßig Webinare zum Thema Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die auf großes Interesse in der Geschäftswelt stoßen. Sie sind lehrreich und praxisorientiert und geben Unternehmen Antworten auf drängende operative Herausforderungen.
Eine der letzten Sitzungen mit dem Titel Cross-Industry Wins: How IDP Powers Digital Transformation in Every Department (Branchenübergreifende Erfolge: Wie IDP die digitale Transformation in jeder Abteilung vorantreibt) war der Frage gewidmet, wie IDP Unternehmen dabei hilft, unstrukturierte Dokumente in verwertbare Geschäftsdaten zu verwandeln. In diesem Webinar stellte das Graip.AI-Team – Alexandra Zaharenko (Host & Sales Executive), Aleksandra Semeinikova (Product Manager) und Artur Babyuk (CTO) – praktische Fälle aus dem Finanz- und Logistikbereich vor.
Warum intelligente Dokumentenverarbeitung wichtig ist
Die Sitzung begann mit den Unzulänglichkeiten der manuellen Dokumentenverarbeitung. Shared Service Center und Outsourcing-Unternehmen verlassen sich bei der Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und anderen Finanzdokumenten immer noch stark auf menschliche Arbeitskraft. Dieser Ansatz ist langsam, kostspielig, fehlerbehaftet und schwer zu skalieren. Buchhalter und Finanzteams sind oft auf veraltete Tools wie Excel angewiesen, und die Einführung neuer digitaler Lösungen stößt oft auf Skepsis.
Graip.AI löst diese Probleme mit einer Low-Code-Plattform, die schnelle Ergebnisse liefert – der ROI kann oft innerhalb von zwei bis drei Monaten erreicht werden. Der “Human-in-the-Loop”-Ansatz stellt sicher, dass die Menschen dort, wo es nötig ist, involviert bleiben, während sich wiederholende Dateneingaben und Validierungsaufgaben automatisiert werden.
Anwendungsfälle im Finanz- und Rechnungswesen
Eine der häufigsten Anwendungen ist die Rechnungsverarbeitung. Die Vielfalt der Rechnungslayouts stellt herkömmliche OCR-basierte Systeme vor große Herausforderungen. Ein einzelner Anbieter kann seine Vorlagen ändern und damit die vorlagenbasierte Automatisierung unterbrechen. Die vorlagenunabhängige KI von Graip.AI kann Informationen unabhängig vom Layout genau extrahieren, selbst wenn die Daten in E-Mails, Quittungen oder nicht standardisierten Formaten eingebettet sind.
Die Validierung ist ein weiterer wichtiger Schritt. Das System gleicht die extrahierten Daten mit ERP-Datensätzen ab, um Verkäuferdetails, Produktcodes und Preise zu bestätigen. Dies hilft, Fehler zu vermeiden, die durch inkonsistente Kundennamen oder unterschiedliche Kodierungssysteme verursacht werden. KI ermöglicht einen Zwei- und Drei-Wege-Abgleich zwischen Rechnungen, Bestellungen und Quittungen.
Experten weisen darauf hin, dass die Automatisierung Buchhalter nicht überflüssig macht, sondern ihnen die Möglichkeit gibt, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, während sie allmählich Vertrauen in KI-Lösungen aufbauen. Viele Graip.AI-Kunden beginnen mit einer teilweisen Automatisierung, um die Einführung zu erleichtern, und gehen später zur vollständigen Automatisierung über.
Logistik Anwendungsfälle
Die zweite Gruppe von IDP-Anwendungen stammt aus der Logistik, wo das Dokumentenvolumen und die Komplexität noch höher sind. Frachtbriefe, Packlisten, Zollpapiere und Lieferscheine enthalten oft mehrere Sprachen, handschriftliche Notizen oder von den Fahrern hochgeladene Handybilder in schlechter Qualität.
Graip.AI verwendet Vorverarbeitungswerkzeuge wie Winkelkorrektur und Qualitätsprüfungen, um gescannte oder fotografierte Dokumente vor der Extraktion zu bereinigen. Die Handschrifterkennung und die Mehrsprachigkeit ermöglichen eine genaue Erfassung selbst von sehr unstrukturierten Formaten.
Ein Kunde musste Dokumente in Georgisch, Russisch und Englisch gleichzeitig verarbeiten, wobei nur für zwei der Sprachen spezielle Extraktionsregeln galten. Ein anderer Kunde hatte mit Spitzenzeiten im Versand zu kämpfen, in denen fast 100 Mitarbeiter für die Bearbeitung der eingehenden Dokumente benötigt wurden; die Automatisierung reduzierte den manuellen Arbeitsaufwand drastisch.
Die Plattform unterstützt auch mobile Arbeitsabläufe und Echtzeit-Integrationen. Fahrer können Dokumente über WhatsApp oder Telegram hochladen, wobei Graip.AI die Daten extrahiert und validiert, bevor sie in ERP, CRM oder TMS übertragen werden. APIs und integrierte Konnektoren ermöglichen eine einfache Integration in bestehende Unternehmenstools und sorgen dafür, dass Unternehmen keine unnötige Komplexität hinzufügen.
Wichtigste Erkenntnisse
Die Sitzung konzentrierte sich darauf, wie IDP Arbeitsabläufe automatisiert und menschliches Fachwissen ergänzt, anstatt es zu ersetzen. Durch die Berücksichtigung von Layout-Variabilität, mehrsprachigen Anforderungen, Validierungslogik und groß angelegtem Abgleich ermöglicht Graip.AI Unternehmen eine praktische und schnelle digitale Transformation.
Sehen Sie sich das komplette Webinar an und erfahren Sie, wie IDP einen messbaren ROI in verschiedenen Branchen liefert.
Weitere Informationen finden Sie in der vollständigen Aufzeichnung des Webinars auf unserem YouTube-Kanal:
