Graip.AI regularnie organizuje webinaria na temat inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP), które cieszą się dużym zainteresowaniem społeczności biznesowej. Mają one charakter edukacyjny i praktyczny, dając firmom odpowiedzi na pilne wyzwania operacyjne.
Jedna z ostatnich sesji, Cross-Industry Wins: How IDP Powers Digital Transformation in Every Department, została poświęcona pokazaniu, w jaki sposób IDP pomaga organizacjom przekształcać nieustrukturyzowane dokumenty w przydatne dane biznesowe. W webinarium wziął udział zespół Graip.AI – Alexandra Zaharenko (Host & Sales Executive), Aleksandra Semeinikova (Product Manager) i Artur Babyuk (CTO) – którzy podzielili się praktycznymi przypadkami z finansów i logistyki.
Dlaczego inteligentne przetwarzanie dokumentów ma znaczenie
Sesja rozpoczęła się od omówienia wad ręcznego przetwarzania dokumentów. Centra usług wspólnych i firmy outsourcingowe nadal w dużym stopniu polegają na pracy ludzkiej przy obsłudze faktur, zamówień zakupu i innych dokumentów finansowych. Takie podejście jest powolne, kosztowne, pełne błędów i trudne do skalowania. Księgowi i zespoły finansowe często polegają na przestarzałych narzędziach, takich jak Excel, a wprowadzanie nowych rozwiązań cyfrowych może spotkać się ze sceptycyzmem.
Graip.AI rozwiązuje te problemy za pomocą platformy o niskim kodzie, która zapewnia szybkie wyniki – zwrot z inwestycji można często osiągnąć w ciągu dwóch do trzech miesięcy. Podejście “człowiek w pętli” zapewnia, że ludzie pozostają zaangażowani tam, gdzie jest to potrzebne, podczas gdy powtarzalne wprowadzanie danych i zadania walidacji są zautomatyzowane.
Przypadki użycia w finansach i księgowości
Jednym z najczęstszych zastosowań jest przetwarzanie faktur. Różnorodność układów faktur stwarza poważne wyzwania dla tradycyjnych systemów opartych na OCR. Pojedynczy dostawca może zmieniać szablony, przerywając automatyzację opartą na szablonach. Sztuczna inteligencja Graip.AI, niezależna od szablonów, może dokładnie wyodrębniać informacje niezależnie od układu, nawet gdy dane są osadzone w wiadomościach e-mail, paragonach lub niestandardowych formatach.
Walidacja jest kolejnym krytycznym krokiem. System sprawdza wyodrębnione dane z rekordami ERP w celu potwierdzenia szczegółów dostawcy, kodów produktów i cen. Pomaga to zapobiegać błędom spowodowanym niespójnością nazw klientów lub wieloma systemami kodowania. Sztuczna inteligencja umożliwia dwukierunkowe i trójkierunkowe dopasowywanie faktur, zamówień zakupu i paragonów.
Eksperci zauważają, że automatyzacja nie eliminuje księgowych, ale pozwala im skupić się na pracy o wyższej wartości, jednocześnie stopniowo budując zaufanie do rozwiązań AI. Wielu klientów Graip.AI zaczyna od częściowej automatyzacji, aby ułatwić przyjęcie, a później skaluje się do pełnej automatyzacji.
Logistyczne przypadki użycia
Drugi zestaw aplikacji IDP pochodzi z logistyki, gdzie ilość i złożoność dokumentów jest jeszcze większa. Formularze listów przewozowych, listy przewozowe, dokumenty celne i dowody dostawy często zawierają wiele języków, odręczne notatki lub niskiej jakości obrazy z telefonów komórkowych przesłane przez kierowców.
Graip.AI wykorzystuje narzędzia do wstępnego przetwarzania, takie jak korekta kąta i kontrole jakości, aby oczyścić zeskanowane lub sfotografowane dokumenty przed ekstrakcją. Rozpoznawanie pisma odręcznego i wielojęzyczne funkcje umożliwiają dokładne przechwytywanie nawet z wysoce nieustrukturyzowanych formatów.
Jeden z klientów wymagał jednoczesnego przetwarzania dokumentów w języku gruzińskim, rosyjskim i angielskim, z określonymi regułami ekstrakcji tylko dla dwóch z tych języków. Inny klient miał do czynienia ze szczytowymi okresami wysyłkowymi, w których prawie 100 osób było potrzebnych do przetwarzania przychodzących dokumentów; automatyzacja drastycznie zmniejszyła ręczne obciążenie pracą.
Platforma obsługuje również mobilne przepływy pracy i integracje w czasie rzeczywistym. Kierowcy mogą przesyłać dokumenty za pośrednictwem WhatsApp lub Telegram, a Graip.AI wyodrębnia i weryfikuje dane przed przesłaniem ich do ERP, CRM lub TMS. Interfejsy API i wbudowane konektory umożliwiają łatwą integrację z istniejącymi narzędziami korporacyjnymi, zapewniając, że organizacje nie dodają niepotrzebnej złożoności.
Kluczowe wnioski
Sesja koncentrowała się na tym, w jaki sposób IDP automatyzuje przepływy pracy, uzupełniając ludzką wiedzę, a nie zastępując ją. Zajmując się zmiennością układu, potrzebami wielojęzycznymi, logiką walidacji i uzgadnianiem na dużą skalę, Graip.AI umożliwia firmom osiągnięcie cyfrowej transformacji, która jest zarówno praktyczna, jak i szybka.
Obejrzyj pełne webinarium, aby poznać prawdziwe przypadki klientów i zobaczyć, jak IDP zapewnia wymierny zwrot z inwestycji w różnych branżach.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz pełne nagranie webinarium na naszym kanale YouTube:
