Graip.AI ospita regolarmente dei webinar sull’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) che suscitano un forte interesse da parte della comunità imprenditoriale. I webinar sono pensati per essere educativi e pratici, per dare alle aziende risposte alle sfide operative più urgenti.
Una delle ultime sessioni, Cross-Industry Wins: How IDP Powers Digital Transformation in Every Department, è stata dedicata a mostrare come IDP aiuti le organizzazioni a trasformare i documenti non strutturati in dati aziendali utilizzabili. Questo webinar ha visto la partecipazione del team di Graip.AI – Alexandra Zaharenko (Host & Sales Executive), Aleksandra Semeinikova (Product Manager) e Artur Babyuk (CTO) – che ha condiviso casi pratici di finanza e logistica.
Perché l’elaborazione intelligente dei documenti è importante
La sessione è iniziata con i difetti dell’elaborazione manuale dei documenti. I centri di servizi condivisi e le società di outsourcing fanno ancora molto affidamento sul lavoro umano per gestire fatture, ordini di acquisto e altri documenti finanziari. Questo approccio è lento, costoso, pieno di errori e difficile da scalare. I contabili e i team finanziari spesso dipendono da strumenti obsoleti come Excel e l’introduzione di nuove soluzioni digitali può essere accolta con scetticismo.
Graip.AI affronta questi problemi con una piattaforma low-code che offre risultati rapidi: spesso il ROI può essere raggiunto entro due o tre mesi. Il suo approccio “human-in-the-loop” garantisce che le persone rimangano coinvolte dove necessario, mentre le attività ripetitive di inserimento e convalida dei dati vengono automatizzate.
Casi d’uso di finanza e contabilità
Una delle applicazioni più comuni è l’elaborazione delle fatture. La diversità dei layout delle fatture crea problemi significativi per i sistemi tradizionali basati sull’OCR. Un singolo fornitore può cambiare i modelli, interrompendo l’automazione basata sui modelli. L’intelligenza artificiale di Graip.AI è in grado di estrarre le informazioni in modo accurato indipendentemente dal layout, anche quando i dati sono incorporati in e-mail, ricevute o formati non standard.
La convalida è un altro passo fondamentale. Il sistema effettua un controllo incrociato dei dati estratti con i record dell’ERP per confermare i dettagli del fornitore, i codici dei prodotti e i prezzi. Questo aiuta a prevenire gli errori causati da incongruenze nei nomi dei clienti o da diversi sistemi di codifica. L’intelligenza artificiale consente la corrispondenza bidirezionale e tridirezionale tra fatture, ordini di acquisto e ricevute.
Gli esperti notano che l’automazione non elimina i contabili, ma li libera per concentrarsi su lavori di maggior valore, creando gradualmente la fiducia nelle soluzioni AI. Molti clienti di Graip.AI iniziano con un’automazione parziale per facilitare l’adozione e poi passano all’automazione completa.
Casi d’uso della logistica
La seconda serie di applicazioni IDP proviene dalla logistica, dove i volumi e la complessità dei documenti sono ancora più elevati. I moduli delle polizze di carico, le liste di imballaggio, le pratiche doganali e le bolle di consegna spesso contengono più lingue, note scritte a mano o immagini di bassa qualità caricate dagli autisti con il cellulare.
Graip.AI utilizza strumenti di pre-elaborazione come la correzione degli angoli e i controlli di qualità per ripulire i documenti scansionati o fotografati prima dell’estrazione. Il riconoscimento della scrittura e le funzionalità multilingue consentono un’acquisizione accurata anche da formati altamente destrutturati.
Un cliente richiedeva l’elaborazione di documenti in georgiano, russo e inglese contemporaneamente, con regole di estrazione specifiche solo per due delle lingue. Un altro doveva affrontare periodi di picco per le spedizioni in cui erano necessarie quasi 100 persone per elaborare i documenti in arrivo; l’automazione ha ridotto drasticamente il carico di lavoro manuale.
La piattaforma supporta anche flussi di lavoro mobile-first e integrazioni in tempo reale. Gli autisti possono caricare documenti tramite WhatsApp o Telegram, mentre Graip.AI estrae e convalida i dati prima di inviarli a ERP, CRM o TMS. Le API e i connettori integrati consentono una facile integrazione con gli strumenti aziendali esistenti, garantendo alle aziende di non aggiungere inutili complessità.
Punti di forza
La sessione si è concentrata su come l’IDP automatizza i flussi di lavoro, integrando le competenze umane anziché sostituirle. Affrontando la variabilità del layout, le esigenze multilingue, la logica di convalida e la riconciliazione su larga scala, Graip.AI consente alle aziende di realizzare una trasformazione digitale pratica e veloce.
Guarda il webinar completo per esplorare casi reali di clienti e vedere come IDP offre un ROI misurabile in diversi settori.
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