È fondamentale capire esattamente come si muovono le fatture nella tua azienda. Considera dove viene ricevuta la fattura, come viene inviata alla contabilità fornitori (AP), come viene convalidata e quanto tempo ci vuole in genere per completare il processo. Come deve essere gestita una fattura?
Per eliminare i problemi, è importante sapere quali sono le cause di colli di bottiglia, ritardi e costi quando si verificano. È probabile che tu scopra delle possibilità di miglioramento quando esamini le tue pratiche attuali.
Contenuto
Che cos’è esattamente l’acquisizione dei dati delle fatture?
Immissione di informazioni sulla fattura come
- il numero della fattura
- il nome e l’indirizzo del fornitore
- i dettagli del progetto
- il numero dell’OP
e altri elementi cruciali sono noti come “acquisizione dei dati della fattura”.
Di solito le organizzazioni compilano manualmente questi dati in fogli di calcolo o in registri cartacei.
A seconda delle dimensioni dell’azienda, questo processo viene gestito da un team di approvvigionamento, da un manager o da un dirigente di livello superiore. Mettono insieme dati organizzati, semi-organizzati e non organizzati provenienti da fonti diverse in un unico formato.
Acquisizione automatica dei dati delle fatture
Consiste nell’estrarre automaticamente i dati necessari dalle fatture utilizzando programmi chiavi in mano o personalizzati.
Con queste soluzioni, i venditori possono inserire le informazioni sulle fatture in un sito self-service o utilizzare uno strumento online come Graip.AI per scansionare le fatture in arrivo e trasformarle in fogli dati elaborabili.
Poiché i dati passano rapidamente attraverso i loro sistemi di approvvigionamento, risparmiano tempo e denaro.
L’acquisizione automatica dei dati delle fatture riduce gli errori e rende le informazioni più chiare, eliminando la parte del processo in cui le persone inseriscono i dati a mano.
Oltre al risparmio sui costi, la riduzione degli errori nel processo di elaborazione delle fatture aggiunge valore. Senza errori o ritardi, i tuoi dipendenti, i clienti, i venditori e i consumatori interagiranno meglio con la tua azienda e continueranno a tornare.
In definitiva, ottimizzare l’acquisizione dei dati delle fatture aiuterà tutta la tua azienda.
Come l’automazione di Graip.AI può trasformare le tue fatture
- L’utente carica 100 o migliaia di file da un computer personale oppure invia questi file a un indirizzo e-mail generato appositamente per lui da Graip.AI.
- Una volta che il sistema riceve i file in formato jpg o pdf, inizia il processo. Puoi visualizzare ogni fattura in stato di “Elaborazione”.
- Graip.AI impiegherà solo pochi secondi per elaborare i dati nei campi predefiniti. Per facilitare l’utilizzo, ogni campo dati è evidenziato con colori diversi che ti permettono di individuare rapidamente i dati più importanti.
- Puoi aggiungere o eliminare qualsiasi dato come il nome del fornitore, l’email di approvazione, il numero di serie ecc,
- Per qualsiasi formato di fattura non riconoscibile, puoi rivedere e conservare i dati importanti in pochi clic.
- Fatto? Puoi scaricare tutti i dati in un unico file
In alternativa, puoi utilizzare un’API per inviare i dati al tuo sistema di contabilità.
Conclusioni
Il più grande vantaggio di Graip.AI è che potrai avere una visione d’insieme di tutto ciò che accade nel mondo della finanza. Non c’è più bisogno di andare avanti e indietro per ogni singolo venditore o fornitore o di fare riferimenti incrociati alle loro fatture.