Bardzo ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, w jaki sposób faktury są przetwarzane w Twojej firmie. Weź pod uwagę, gdzie faktura jest odbierana, w jaki sposób jest wysyłana do działu rozliczeń (AP), w jaki sposób jest zatwierdzana i jak długo zwykle trwa ten proces. Jak należy postępować z rachunkiem?
Żeby wyeliminować problemy, istotne jest, aby zrozumieć, co powoduje wąskie gardła, opóźnienia i koszty. Analizując swoje obecne praktyki, prawdopodobnie odkryjesz możliwości poprawy.
Spis treści
Czym dokładnie jest przechwytywanie danych z faktur?
Wprowadzanie informacji o fakturze, takich jak
- numer faktury
- nazwa i adres dostawcy
- szczegóły projektu
- numer PO
i inne kluczowe elementy są znane jako “przechwytywanie danych z faktur”.
Zazwyczaj organizacje ręcznie kompilują te dane w arkuszach kalkulacyjnych lub księgach papierowych.
W zależności od wielkości firmy, proces ten jest prowadzony przez zespół zakupowy, menedżera lub kierownika wyższego szczebla. Łączą oni zorganizowane, częściowo zorganizowane i niezorganizowane dane z różnych źródeł w jeden format.
Zautomatyzowane przechwytywanie danych z faktur
polega na automatycznym wyodrębnianiu niezbędnych danych z faktur przy użyciu gotowych lub niestandardowych programów.
Dzięki tym rozwiązaniom sprzedawcy mogą wprowadzać informacje o fakturach do samoobsługowej witryny lub korzystać z narzędzi online, takich jak Graip.AI, do skanowania przychodzących faktur i przekształcania ich w przetwarzalne arkusze danych.
Ponieważ dane szybko przechodzą przez ich systemy zamówień, oszczędzają czas i pieniądze.
Zautomatyzowane przechwytywanie danych z faktur zmniejsza liczbę błędów i sprawia, że informacje są bardziej przejrzyste, eliminując część procesu, w której ludzie wprowadzają dane ręcznie.
Oprócz oszczędności kosztów, zmniejszenie liczby błędów w procesie przetwarzania faktur stanowi wartość dodaną. Bez błędów i opóźnień, pracownicy, klienci, sprzedawcy i konsumenci będą mieli lepszą interakcję z Twoją firmą, co sprawi, że chętnie będą wracać po więcej.
Ostatecznie optymalizacja przechwytywania danych z faktur przyniesie korzyści całej firmie.
Jak automatyzacja Graip.AI może przekształcić Twoje faktury
- Użytkownik przesyła setki lub tysiące plików z komputera osobistego LUB wysyła te pliki na adres e-mail wygenerowany specjalnie dla niego przez Graip.AI.
- Gdy system otrzyma pliki w formacie jpg lub pdf, rozpocznie się proces ich przetwarzania. Każdą fakturę można wyświetlić w statusie “Przetwarzanie”.
- Graip.AI potrzebuje zaledwie kilku sekund, aby przetworzyć dane na predefiniowane pola. Dla ułatwienia każde pole danych jest podświetlone różnymi kolorami, co pozwala na szybki dostęp do najważniejszych informacji.
- Możesz dodać lub usunąć dowolne dane, takie jak nazwa sprzedawcy, adres e-mail do zatwierdzenia, numer seryjny itp.
- W przypadku każdego nierozpoznawalnego formatu faktury można przejrzeć i zachować ważne dane za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
- Gotowy? Możesz pobrać wszystkie dane do jednego pliku
Alternatywnie można użyć interfejsu API do wysyłania danych do systemu zobowiązań.
Uwagi końcowe
Największą zaletą Graip.AI jest to, że będziesz miał widok z góry na wszystko, co dzieje się w finansach. Nie ma już potrzeby wielokrotnego kontaktowania się z każdym sprzedawcą lub dostawcą ani porównywania ich faktur.