Es crucial comprender exactamente cómo se mueven las facturas en tu empresa. Ten en cuenta dónde se recibe la factura, cómo se envía a cuentas por pagar (AP), cómo se valida y cuánto tiempo suele tardar en completarse el proceso. ¿Cómo debe gestionarse una factura?
Para librarte de ellos, es importante saber qué causa los cuellos de botella, los retrasos y los costes cuando se producen. Es probable que descubras posibilidades de mejora cuando examines tus prácticas actuales.
Contenido
¿Qué es exactamente la captura de datos de facturas?
Introducir información de la factura, como
- el número de factura
- el nombre y la dirección del proveedor
- los detalles del proyecto
- el número de pedido
y otros elementos cruciales se conoce como “captura de datos de la factura”.
Normalmente, las organizaciones recopilan manualmente estos datos en hojas de cálculo o libros de contabilidad en papel.
Según el tamaño de la empresa, este proceso lo dirige un equipo de compras, un directivo o un ejecutivo de nivel C. Reúnen datos organizados, semiorganizados y desorganizados de distintas fuentes en un formato único.
Captura automatizada de datos de facturas
consiste en extraer automáticamente los datos necesarios de las facturas mediante programas llave en mano o personalizados.
Con estas soluciones, los vendedores pueden introducir la información de las facturas en un sitio de autoservicio o utilizar una herramienta en línea como Graip.AI para escanear las facturas entrantes y convertirlas en hojas de datos procesables.
Como los datos se mueven rápidamente por sus sistemas de aprovisionamiento, ahorran tiempo y dinero.
La captura automatizada de datos de facturas reduce los errores y hace que la información sea más clara, al eliminar la parte del proceso en la que las personas introducen los datos a mano.
Más allá del ahorro de costes, reducir los errores en tu proceso de procesamiento de facturas añade valor. Sin errores ni retrasos, tus empleados, clientes, proveedores y consumidores tendrán mejores interacciones con tu empresa, lo que hará que vuelvan a por más.
En última instancia, optimizar la captura de datos de tus facturas ayudará a toda tu empresa.
Cómo la automatización de Graip.AI puede transformar tus facturas
- El usuario sube 100 o miles de archivos desde un ordenador personal O envía estos archivos a una dirección de correo electrónico generada específicamente para él por Graip.AI.
- Una vez que el sistema recibe los archivos en formato jpg o pdf, se inicia el proceso. Puedes ver cada factura en estado “Procesando”.
- Graip.AI sólo tardará unos segundos en procesar los datos en los campos predefinidos. Para facilitar su uso, cada campo de datos está resaltado en distintos colores, lo que te permite hacerte rápidamente con los datos más importantes.
- Puedes añadir o eliminar datos como el nombre del vendedor, el correo electrónico de aprobación, el número de serie, etc,
- Para cualquier formato de factura irreconocible, puedes revisar y conservar los datos importantes con sólo unos clics.
- ¿Ya está? Puedes descargar todos los datos en un único archivo
Alternativamente, puedes utilizar una API para enviar datos a tu sistema de cuentas a pagar.
Notas finales
La mayor ventaja de Graip.AI es que obtendrás una visión de águila de todo lo que ocurre en las finanzas. Ya no es necesario ir una y otra vez a cada vendedor o proveedor, ni cruzar sus facturas.