Die Rechnungsverwaltung sollte, im Gegensatz zu anderen veralteten internen Vorgängen, als erstes automatisiert werden. Laut einer Umfrage sind 82% der Finanzabteilungen überfordert, wenn sie die zahlreichen Rechnungen, die sie täglich bearbeiten müssen, und die verschiedenen Arten, wie sie eingehen, bewältigen müssen.
Trotz aller Bemühungen haben die Unternehmen Abrechnungssysteme zusammengeschustert, die das Leben aller Beteiligten ein wenig erschweren. Sie waren nie als dauerhafte Lösung gedacht. Sie waren einfach die besten, die wir zu dieser Zeit finden konnten.
So definieren wir “steinzeitliche” Finanzoperationen.
Es ist höchste Zeit, die manuelle Dateneingabe und die doppelte Bearbeitung abzuschaffen. Alle Probleme bei der Rechnungsverwaltung, die Ihr Unternehmen ausbremsen, sind leicht zu beheben.
Inhalt
Digitalisierung von Rechnungen
Ein- und Ausgabefächer, die früher an modernen Arbeitsplätzen üblich waren, sind heute überholt. Die Notwendigkeit, Papier von Mensch zu Mensch weiterzugeben, ist weitgehend verschwunden.
Die Digitalisierung hat Einzug gehalten, so dass wir keine Briefe mehr verschicken, sondern stattdessen E-Mail und Slack nutzen, um miteinander zu kommunizieren.
Die Rechnungen sind größtenteils gleich geblieben. Zwar erhalten Sie gelegentlich noch Rechnungen mit der Post, aber die Wahrscheinlichkeit, dass sie als E-Mail-Anhang eintreffen, ist viel größer. Möglicherweise müssen Sie auf der betreffenden Plattform nach Software und Online-Abonnements suchen.
Die dringend benötigte Veränderung
Die Notwendigkeit einer doppelten Bearbeitung und Dateneingabe wurde dadurch jedoch nicht beseitigt. Einige Unternehmen drucken elektronische Rechnungen aus, geben sie erneut in Tabellenkalkulationen ein und heften dann den Papierbeleg ab. Das grenzt an Wahnsinn!
Andere senden diese E-Mails an die zuständige Person, wie oben erwähnt, aber die Finanzdaten müssen immer noch von Hand eingegeben werden.
Wie sollten moderne Unternehmen im Jahr 2023 mit Rechnungen umgehen?
Kluge Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, zwei Dinge zu eliminieren:
- Die manuelle Dateneingabe ist in der Regel zeitaufwändig und kann zu zahlreichen Fehlern führen; und
- Übertriebene Kommunikation und doppelte Bearbeitung: All diese E-Mails, um Rechnungen von einem Ort zum anderen zu schicken, sind lästiger als den meisten von uns bewusst ist.
In diesem Fall ist die Automatisierung von Rechnungen entscheidend. Anstatt eine PDF-Datei zur Validierung in der Firma herumzuschicken, kann der Ansprechpartner (wie oben zu sehen, der Servicenutzer) die Daten einfach in ein Tool oder eine Plattform eingeben, sobald er sie erhält.
So würde es aussehen:
- Die Kontaktstelle erhält eine E-Mail mit der Rechnung eines Lieferanten.
- Sie haben die Informationen in ihr Fakturierungsmanagementsystem eingegeben, das die Rechnung sogar automatisch liest und die Daten extrahiert.
- Ihr Vorgesetzter wird automatisch benachrichtigt, und mit demselben System können Sie sie entweder bezahlen oder nicht.
- Der Finanzmanager (oder der Sachbearbeiter in der Buchhaltung) wird dann benachrichtigt, und die Rechnung kann bezahlt werden.
- Die Daten werden dann automatisch an das Buchhaltungsprogramm oder ERP des Unternehmens gesendet.
Fazit
Sie müssen nur ein einziges Mal Daten eingeben (oder gar keine, wenn das Programm die Daten für Sie abrufen kann), und Sie müssen sich nicht um interne E-Mails kümmern.