La gestión de facturas, a diferencia de otras operaciones internas anticuadas, debería ser lo primero en automatizarse. El 82% de los departamentos financieros, según una encuesta, están sobrecargados de trabajo para gestionar las numerosas facturas que deben procesar cada día y las diversas formas en que llegan.
A pesar de sus mejores esfuerzos, las empresas han improvisado sistemas de facturación que hacen la vida de todos un poco más difícil. Nunca se ha pretendido que fueran soluciones permanentes. Eran sencillamente los mejores que pudimos encontrar en aquel momento.
Así es como estamos definiendo las operaciones financieras de la “edad de piedra”.
Ya es hora de abandonar la introducción manual de datos y la doble manipulación. Todos los problemas de gestión de facturas que ralentizan tu organización son fácilmente solucionables.
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Digitalización de facturas
Las bandejas de entrada y salida, que antes eran habituales en los lugares de trabajo modernos, ahora están obsoletas. La necesidad de pasar papel de persona a persona ha desaparecido en gran medida.
La digitalización se ha impuesto, así que ya no enviamos cartas, sino que utilizamos el correo electrónico y Slack para hablar entre nosotros.
Las facturas, en su mayor parte, han seguido el mismo camino. Aunque es posible que aún recibas alguna factura ocasional por correo, es mucho más probable que te lleguen como archivos adjuntos por correo electrónico. Puede que tengas que buscar software y suscripciones online en la plataforma en cuestión.
El cambio tan necesario
Sin embargo, esto no ha eliminado la necesidad de la doble manipulación y la introducción de datos. Algunas empresas imprimen facturas electrónicas, las vuelven a introducir en hojas de cálculo y luego archivan el registro en papel. ¡Eso ya es una locura!
Otros envían estos correos electrónicos a la persona encargada, como se ha dicho antes, pero sigue siendo necesario actualizar los registros financieros introduciendo los datos a mano.
En 2023, ¿cómo deben gestionar las facturas las empresas modernas?
Las empresas inteligentes buscan formas de eliminar dos cosas:
- La introducción manual de datos suele llevar mucho tiempo y puede dar lugar a numerosos errores; y
- Comunicación excesiva y doble gestión: Todos esos correos electrónicos para enviar facturas de un lugar a otro son más irritantes de lo que la mayoría de nosotros pensamos.
En este caso, la automatización de las facturas es fundamental. En lugar de enviar un PDF a toda la empresa para su validación, el punto de contacto (como se ve arriba, el usuario del servicio) puede simplemente introducir los datos en una herramienta o plataforma en cuanto los reciba.
Así es como quedaría:
- El punto de contacto recibe un correo electrónico con la factura de un proveedor.
- Introdujeron la información en su sistema de gestión de facturación, que incluso leerá automáticamente la factura y extraerá los datos.
- Su gestor recibe una notificación automática, y el mismo sistema puede utilizarse para pagarles o no.
- Entonces se notifica al director financiero (o al empleado de AP), y la factura puede pagarse.
- A continuación, los datos se envían automáticamente al programa de contabilidad o ERP de la organización.
Conclusión
Sólo tienes que introducir los datos una vez (o ninguna, si el programa puede obtenerlos por ti), y no tienes que preocuparte de los correos electrónicos internos.