Zarządzanie fakturami, w przeciwieństwie do innych przestarzałych operacji wewnętrznych, powinno być pierwszą rzeczą, którą należy zautomatyzować. Według ankiety 82% działów finansowych jest przeciążonych, próbując poradzić sobie z licznymi fakturami, które muszą przetwarzać codziennie, oraz z różnymi sposobami ich otrzymywania.
Pomimo najlepszych starań, firmy stworzyły systemy rozliczeniowe, które utrudniają wszystkim życie. Nigdy nie miały być trwałym rozwiązaniem. Były jedynie najlepszymi dostępnymi opcjami w tamtym czasie.
Takie operacje finansowe można określić jako „z epoki kamienia łupanego”.
Najwyższy czas zrezygnować z ręcznego wprowadzania danych i podwójnej obsługi. Wszystkie problemy związane z zarządzaniem fakturami, które spowalniają Twoją organizację, można łatwo rozwiązać.
Spis treści
Cyfryzacja faktur
Tacki na dokumenty, które kiedyś były powszechne w nowoczesnych miejscach pracy, są obecnie przestarzałe. Potrzeba przekazywania papieru od osoby do osoby w dużej mierze zniknęła.
Cyfryzacja wzięła górę, więc nie wysyłamy już listów, a zamiast tego używamy e-maili i Slacka do komunikacji.
W większości przypadków faktury podążyły za tym trendem. Chociaż nadal możesz otrzymywać sporadyczne faktury pocztą, znacznie częściej są one dostarczane jako załączniki do wiadomości e-mail. Być może trzeba będzie poszukać oprogramowania i subskrypcji online na danej platformie.
Bardzo potrzebna zmiana
Nie wyeliminowało to jednak konieczności podwójnej obsługi i wprowadzania danych. Niektóre firmy drukują faktury elektroniczne, ponownie wprowadzają je do arkuszy kalkulacyjnych, a następnie archiwizują w formie papierowej. To graniczy z szaleństwem!
Inne firmy wysyłają te e-maile do osoby odpowiedzialnej, jak wspomniano powyżej, ale dokumentacja finansowa nadal musi być aktualizowana poprzez ręczne wprowadzanie danych.
Jak nowoczesne firmy powinny obsługiwać faktury w 2023 roku?
Inteligentne firmy szukają sposobów na wyeliminowanie dwóch rzeczy:
- Ręczne wprowadzanie danych jest zazwyczaj czasochłonne i może skutkować licznymi błędami; oraz
- Nadmierna komunikacja i podwójna obsługa: Wszystkie te e-maile związane z wysyłaniem faktur z jednej lokalizacji do drugiej są bardziej irytujące, niż większość z nas zdaje sobie sprawę.
W tym przypadku automatyzacja faktur ma kluczowe znaczenie. Zamiast wysyłać plik PDF do firmy w celu zatwierdzenia, osoba kontaktowa (jak widać powyżej, użytkownik usługi) może po prostu wprowadzić dane do narzędzia lub platformy, gdy tylko je otrzyma.
Tak by to wyglądało:
- Punkt kontaktowy otrzymuje wiadomość e-mail zawierającą fakturę od dostawcy.
- Wprowadza informacje do swojego systemu zarządzania fakturami, który nawet automatycznie odczytuje fakturę i wyodrębnia dane.
- Menedżer jest automatycznie powiadamiany, a ten sam system może być użyty do zatwierdzenia wypłaty wynagrodzenia lub jego odmowy.
- Następnie powiadamiany jest kierownik finansowy (lub pracownik AP), a faktura może zostać opłacona.
- Dane są następnie automatycznie przesyłane do programu księgowego lub systemu ERP organizacji.
Wnioski
Wprowadzanie danych odbywa się tylko raz (lub wcale, jeśli program może uzyskać dane za Ciebie), a Ty nie musisz martwić się o wewnętrzne wiadomości e-mail.