La gestione delle fatture, a differenza di altre operazioni interne ormai datate, dovrebbe essere la prima cosa da automatizzare. L’82% dei dipartimenti finanziari, secondo un sondaggio, è oberato di lavoro per gestire le numerose fatture che devono elaborare ogni giorno e i vari modi in cui arrivano.
Nonostante i loro sforzi, le aziende hanno messo insieme sistemi di fatturazione che rendono la vita di tutti un po’ più difficile. Non sono mai stati pensati per essere dei rimedi permanenti. Erano semplicemente i migliori che potessimo trovare all’epoca.
È così che definiamo le operazioni finanziarie “dell’età della pietra”.
È ormai tempo di abbandonare l’inserimento manuale dei dati e la doppia gestione. Tutti i problemi di gestione delle fatture che rallentano la tua organizzazione sono facilmente risolvibili.
Contenuto
Digitalizzazione delle fatture
I vassoi di entrata e uscita, un tempo comuni negli ambienti di lavoro moderni, sono ormai obsoleti. La necessità di passare la carta da una persona all’altra è in gran parte scomparsa.
La digitalizzazione ha preso il sopravvento, quindi non inviamo più lettere ma usiamo le e-mail e Slack per parlare tra di noi.
Le fatture, per la maggior parte, hanno seguito l’esempio. Sebbene tu possa ancora ricevere occasionalmente delle fatture per posta, è molto più probabile che queste arrivino come allegati di un’e-mail. Potresti dover cercare software e abbonamenti online sulla piattaforma in questione.
Il cambiamento tanto necessario
Tuttavia, questo non ha eliminato la necessità di una doppia gestione e di un doppio inserimento dei dati. Alcune aziende stampano le fatture elettroniche, le reinseriscono in fogli di calcolo e poi archiviano il documento cartaceo. Questo è al limite della follia!
Altri inviano queste e-mail al responsabile, come detto sopra, ma i registri finanziari devono comunque essere aggiornati inserendo i dati a mano.
Nel 2023, come dovrebbero gestire le fatture le aziende moderne?
Le aziende intelligenti cercano di eliminare due cose:
- L’inserimento manuale dei dati è solitamente dispendioso in termini di tempo e può comportare numerosi errori.
- Eccessiva comunicazione e doppia gestione: Tutte quelle email per inviare le fatture da una sede all’altra sono più irritanti di quanto molti di noi si rendano conto.
In questo caso, l’automazione delle fatture è fondamentale. Invece di inviare un PDF in giro per l’azienda per la convalida, il punto di contatto (come visto sopra, l’utente del servizio) può semplicemente inserire i dati in uno strumento o in una piattaforma non appena li riceve.
Ecco come apparirebbe:
- Il punto di contatto riceve un’e-mail contenente la fattura di un fornitore.
- Inserisce le informazioni nel sistema di gestione della fatturazione che leggerà automaticamente la fattura ed estrarrà i dati.
- Il manager viene avvisato automaticamente e lo stesso sistema può essere utilizzato per pagarli o meno.
- Il responsabile finanziario (o l’impiegato AP) viene quindi informato e la fattura può essere pagata.
- I dati vengono quindi inviati automaticamente al programma di contabilità o all’ERP dell’organizzazione.
Conclusione
Devi inserire i dati una sola volta (o nessuna, se il programma è in grado di ottenere i dati per te) e non devi preoccuparti delle e-mail interne.