La gestion des factures, contrairement à d’autres opérations internes d’un autre âge, devrait être la première chose à automatiser. Selon une enquête, 82 % des services financiers sont surchargés de travail et cela est dû aux nombreuses factures qu’ils doivent traiter chaque jour et aux différentes manières dont elles leur parviennent.
Malgré leurs efforts, les entreprises ont bricolé des systèmes de facturation qui rendent la vie de chacun un peu plus difficile. Ces derniers n’ont jamais été conçus pour être des solutions permanentes. Ils étaient tout simplement les meilleures solutions disponibles à l’époque.
C’est ainsi que nous définissons les opérations financières de l’âge de pierre.
Il est grand temps d’abandonner la saisie manuelle des données et la double manipulation. Tous les problèmes liés à la gestion des factures qui ralentissent votre organisation peuvent être facilement résolus.
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Numérisation des factures
Les bacs d’entrée et de sortie, qui étaient autrefois monnaie courante dans les lieux de travail modernes, sont aujourd’hui obsolètes. La nécessité de transmettre le papier d’une personne à l’autre a largement disparu.
La numérisation a pris le dessus, si bien que nous n’envoyons plus de lettres, mais utilisons plutôt le courrier électronique et Slack pour communiquer.
Les factures, pour la plupart, ont suivi le mouvement. Bien que vous puissiez encore recevoir de temps à autre une facture par la poste, il est beaucoup plus fréquent qu’elle vous parvienne sous forme de pièce jointe dans un courrier électronique. Vous devrez peut-être rechercher des logiciels et des abonnements en ligne sur la plateforme en question.
Le changement tant attendu
Toutefois, cela n’a pas éliminé la nécessité d’une double manipulation et de la saisie de données. Certaines entreprises impriment des factures électroniques, les réintègrent dans des feuilles de calcul, puis classent le document papier. C’est à la limite de la folie !
D’autres envoient ces courriels à la personne responsable, comme indiqué ci-dessus, mais les dossiers financiers doivent toujours être mis à jour en saisissant les données à la main.
En 2023, comment les entreprises modernes devraient-elles traiter les factures ?
Les entreprises intelligentes cherchent à éliminer deux choses :
- Saisie manuelle des données qui prend généralement beaucoup de temps et peut entraîner de nombreuses erreurs ; et
- Communication excessive et double traitement : Tous ces courriels pour envoyer des factures d’un endroit à l’autre sont plus irritants que la plupart d’entre nous ne le pensent.
Dans ce cas, l’automatisation des factures est essentielle. Au lieu d’envoyer un PDF à toute l’entreprise pour validation, le point de contact (comme ci-dessus, l’utilisateur du service) peut simplement saisir les données dans un outil ou une plateforme dès qu’il les reçoit.
Voici à quoi cela ressemblerait :
- Le point de contact reçoit un courriel contenant la facture d’un fournisseur.
- Cette personne introduit les informations dans le système de gestion de la facturation, qui lira même automatiquement la facture et en extraira les données.
- Le gestionnaire en est automatiquement informé et le même système peut être utilisé pour les payer ou non.
- Le directeur financier (ou le responsable des comptes fournisseurs) est alors informé et la facture peut être payée.
- Les données sont ensuite envoyées automatiquement au programme comptable ou ERP de l’organisation.
Conclusion
Il suffit de saisir les données une seule fois (ou aucune, si le programme peut les obtenir pour vous) et vous n’avez pas à vous préoccuper des courriers électroniques internes.