Ein Überblick über Rechnungsscanner: Definition, Typen, Anwendungsfälle und Verfahren

Heutzutage sind viele Geschäftskunden bereit, Papierdokumente durch digitale zu ersetzen, um Prozesse und Budgets zu optimieren. Diese Tendenz beeinträchtigt das weltweite Wachstum beim Scannen von Rechnungen erheblich. Darüber hinaus treibt die aktive Nutzung moderner Technologien die Entwicklung spezieller Lösungen zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung voran.

Auch die Situation mit COVID-19 hat sich auf den Markt für das Scannen von Rechnungen ausgewirkt. Aufgrund von sozialer Isolation und Schließungsserien haben viele Unternehmen moderne Lösungen wie z.B. Rechnungsscanner zur einfacheren und dezentralen Bearbeitung von Dokumenten eingesetzt. Derzeit wird die Größe des globalen Dokumentenscanner-Marktes mit einer CAGR von 12,86% auf 90,40 Millionen Euro im Jahr 2027 prognostiziert, so der Industry Research Bericht.

In dieser Publikation geben wir einen Überblick über Rechnungsscanner: die Definition der Technologie, Anwendungsfälle, den Arbeitsablauf, die Vorteile und die Einschränkungen.

Definition eines Rechnungsscanners

Ein Rechnungsscanner ist ein einzigartiges Gerät, das Dokumentendaten von Papier in ein digitales, maschinenlesbares Format umwandelt. Diese Lösung wandelt ein zweidimensionales Objekt, z.B. eine Rechnung, durch Rasterabtastung und Quantisierung in einen Fluss von Bits um. Dokumentenscanner sind als Faxgeräte, Multifunktionsdrucker und Archivschreiber Teil von Document Imaging Systemen (COM). Moderne Dokumentenscanner umfassen physische Geräte und spezielle Software.

Rechnungsscanner-Typen

Je nach Grad der technologischen Kombination können die Lösungen zum Scannen von Rechnungen auf bestimmte Gruppen aufgeteilt werden. Es gibt im Allgemeinen drei Arten von Lösungen zum Scannen von Rechnungen, die von Unternehmen häufig eingesetzt werden:

1. Scannen Sie Rechnungen und erfassen Sie Lieferanten- und Gesamtdaten mit optischer Zeichenerkennung (OCR). Solche Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ein gewisses Maß an Automatisierung und Effizienz zu erreichen. Sie scannen Rechnungen mit einem Kopierer oder Scanner ein und übertragen sie in eine bestimmte Anwendung. Die Benutzer können durch Zeigen und Klicken in der Benutzeroberfläche Felder ausfüllen, Informationen manuell eingeben, ERP- und Buchhaltungssystemsuchen für Lieferanten anwenden und gescannte Rechnungen in strukturierte Ordner, Buchhaltungsbibliotheken oder ein anderes Content-Management-System verschieben.

2. Erfassen Sie einen Rechnungskopf mit Dokumentanalysesoftware und OCR. Mit diesen Lösungen können Sie die folgenden Informationen automatisch extrahieren: eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum, einen Lieferantennamen und eine Rechnungssumme. Moderne Lösungen verwenden analytische Algorithmen, um die Genauigkeit zu verbessern und die Interaktion mit dem Endbenutzer zu reduzieren. Am Ende werden alle Informationen an einen einheitlichen Buchhaltungsspeicher gesendet.

3. Erfassen Sie einen Rechnungskopf und Positionsdaten mit einer Kombination aus fortschrittlichen Lösungen.

Die fortschrittliche Software zum Scannen von Rechnungen erfasst alle Rechnungsdaten automatisch. Sie übernehmen alle oben genannten Daten und die Daten der Rechnungspositionen/Tabellen. Dann können Sie mit dieser Software Daten in ein System extrahieren und mit Hilfe der Speichertechnologie speichern. Sie können die extrahierten Daten zum Beispiel dazu verwenden, eine Rechnung mit einer Bestellung zu vergleichen. Außerdem können OCR-Daten zur weiteren Datenaktualisierung in ein ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen werden.

Anwendungsfälle für Rechnungsscanner

Die Anwendungsfälle für das Scannen von Rechnungen teilen sich unter Berücksichtigung der Rechnungsformate in zwei Gruppen auf. Einige Formate sind bekannt und für die Dokumentenverarbeitung in Unternehmen üblich, andere sind unbekannt und neu. 1. Bekanntes Rechnungsformat Einige Unternehmen arbeiten mit einem festen Stamm von Anbietern und Lieferanten, die sich nicht so schnell ändern. Diese Unternehmen bearbeiten Monat für Monat Rechnungen von denselben Organisationen. In diesem Fall kennen die Unternehmen die Rechnungsformate gut und berücksichtigen sie beim Scannen von Rechnungen. Dieses bekannte Rechnungsformat ist in gut etablierten konstruktiven, juristischen, Großhandels- und anderen großen Unternehmen weit verbreitet. In diesem vorhersehbaren Szenario ist der Einsatz der automatischen Rechnungsprüfung perfekt. Für solche Aufgaben können Unternehmen zwischen verschiedenen Lösungen wählen:

• In einem ersten Schritt können Unternehmen mit automatisierter OCR-Software vorgefertigte Rechnungen scannen.
• Im zweiten Schritt können sie den vortrainierten Rechnungsscanner für die Erkennung aufrüsten und Daten von den spezifischen Typen der empfangenen Rechnungsformate erfassen.

In beiden Fällen, wenn verschiedene Rechnungen im Voraus bekannt sind, ist es für automatisierte Rechnungsscanner ziemlich einfach, Datenfelder zu finden und relevante Daten zu extrahieren. 2. Unbekanntes Rechnungsformat Einige Unternehmen, z.B. im E-Commerce und anderen Online-Sektoren, müssen oft eine sich schnell ändernde Liste von Lieferanten verwalten. Diese Organisationen arbeiten mit vielen verschiedenen Rechnungsformaten. Sie können Rechnungen in einem neuen Format empfangen, das ihre Lösungen zum Scannen von Rechnungen nicht kennen. Die Hilfe eines vorab trainierten Rechnungsscanners könnte in diesem Fall bei unbekannten Rechnungen keine relevanten Ergebnisse liefern. Die Verbesserung eines Rechnungsscanners mit einem vorlagenbasierten Ansatz könnte nicht sehr nützlich sein. In dieser Situation kann eine fortschrittliche Methode zum Scannen von Rechnungen sehr effektiv sein.

• Erstens trainiert die Software zum Scannen von Rechnungen eine repräsentative Anzahl von Rechnungsformaten und verbessert die KI- und ML-Fähigkeiten, um mit diesen unbekannten Formaten zu arbeiten.
• Zweitens: Software zum Scannen von Rechnungen lernt permanent aus verarbeiteten Rechnungen und wird mit der Zeit immer genauer.

Wenn die Software zum Scannen von Rechnungen mit einem unbekannten Format arbeitet, ist es besser, eine Validierungsschnittstelle einzusetzen, um die extrahierten Daten schnell zu überprüfen und zu validieren. Es ist möglich, Validierungsregeln festzulegen, die Warnmeldungen über mögliche Fehler und ungenaue Extraktionen auslösen.

Scannen von Rechnungen

Sie können digitalisierte Rechnungen problemlos weitergeben, aber die darin enthaltenen Daten sind für den digitalen Geschäftsprozess nicht zugänglich. Rechnungen in PDF– oder gescannten JPEG-Dateien können nicht nahtlos in ERP-Systeme übertragen werden, da sie nicht maschinenlesbar sind. In diesem Fall kann spezielle Software Rechnungen scannen, Daten in ERP-Systeme extrahieren und sie in einem maschinenlesbaren Format für weitere Iterationen bereitstellen.

Rechnungsscanner verwenden OCR-Technologie, um Informationen aus digitalen Versionen von Rechnungen zu übernehmen. OCR gibt Rechnungsscannern die Fähigkeit, Daten zu erkennen und zu erfassen. In unserer Publikation über OCR-Tools finden Sie ausführlichere Informationen über diese Lösung.

Rechnungsscanner können die Fähigkeiten von KI und ML mit OCR kombinieren. In diesem Fall können sie darauf trainiert werden, nur relevante Daten zu extrahieren. Diese Software zum Scannen von Rechnungen kann “out of the box” mit vortrainierten Algorithmen zum Scannen von Rechnungen arbeiten.

Benachrichtigung: Der Prozess der automatischen Rechnungsprüfung.

Es gibt allgemeine Schritte für seine Arbeit:

1. Sie müssen die Rechnungen in den Scanner hochladen.
2. Der Rechnungsscanner extrahiert relevante Daten gemäß Ihren Geschäftsregeln.
3. Die Daten werden in einer maschinenlesbaren, strukturierten Ausgabe (CSV, JSON, DOC) dargestellt.
4. Die Daten können in ERP-Software für andere digitale Geschäftsprozesse übernommen werden.

Mit der fortschrittlichen Software zum Scannen von Rechnungen können Sie maßgeschneiderte Modelle zum Scannen von Rechnungen erstellen und trainieren. Es gibt einige übliche Schritte, um eine benutzerdefinierte OCR für Rechnungen zu erstellen und zu trainieren:

1. Sie müssen Rechnungen hochladen, um sie als Trainingsset zu verwenden.
2. Lernen Sie die Algorithmen durch Markierungen und Anmerkungen der wichtigsten Rechnungsdatenfelder im Trainingsset.
3. Trainieren Sie Ihren Rechnungsscanner unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Eingaben.
4. Testen Sie den benutzerdefinierten Rechnungsscanner mit Ihren aktuellen Rechnungen.
5. Sie können Ihren benutzerdefinierten Scanner für die Rechnungsstellung verwenden, wenn das Ergebnis korrekt ist.
6. Wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist, können Sie den Traingsprozess mit weiteren Beispielrechnungen wiederholen.

Vorteile des automatischen Scannens von Rechnungen

Die Software zum Scannen von Rechnungen bietet wertvolle Vorteile. Die Kenntnis dieser Funktionen kann Unternehmen helfen, bei der Auswahl von Dokumentenverarbeitungssoftware ausgewogene Entscheidungen zu treffen. Vorteile von Rechnungsscannern:

• Höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit, weniger Fehler im Vergleich zu manuellen Lösungen.
• Sie können Rechnungs-Metadaten (Name des Lieferanten, Rechnungsnummer und Datum) und Positionsdaten extrahieren.
• Reduzieren Sie die Bearbeitungszeit von Rechnungen, um Nachlässe zu erhalten.
• Kosteneinsparungen durch die Beseitigung ineffektiver manueller Prozesse.
• Optimierung der Zeit der Mitarbeiter für strategische Aufgaben statt für sich wiederholende und monotone Aufgaben.
• Leicht skalierbarer Prozess in Abhängigkeit von Änderungen des Datenvolumens.
• Fähigkeit zur Integration mit einem ERP-System, um einen permanenten digitalen Workflow zu schaffen.
• Die Fähigkeit, verschiedene Arten von Datenüberprüfungen zu automatisieren.
• Moderne Rechnungsscanner verwenden Algorithmen, die permanent lernen.
• Fortschrittliche Scan-Lösungen, die nicht auf Vorlagen basieren. Sie können lernen, genauer und effektiver zu arbeiten.
• KI-, ML- und DL-Technologien ermöglichen es Rechnungsscannern, mit begrenzten Daten effektiv zu arbeiten.
• KI- und OCR-Lösungen extrahieren tabellarische Daten und feinere Details zu den einzelnen Positionen.

Alternativen zur Software zum automatischen Scannen von Rechnungen

Einige Unternehmen sind noch nicht bereit, Software zum automatischen Scannen von Rechnungen einzusetzen. In diesem Fall können sie einige der unten aufgeführten Methoden zur Bearbeitung ihrer Rechnungen verwenden. Diese Methoden haben im Vergleich zu automatisierter Software deutliche Einschränkungen.

• Manuelle Dateneingabe. Diese Methode ist sehr zeitaufwändig und führt manchmal zu Fehlern. Außerdem wird die Nachbearbeitung und Validierung dadurch sehr schwierig.
• Outsourcing der Dateneingabe. Diese Methode trägt dazu bei, die Kosten für die Datenextraktion zu senken, aber die Sicherheit und Qualität der Daten kann stark gefährdet sein.
• Online-Konverter. Diese Lösung kann nicht viele Dateien gleichzeitig verwalten und bietet eine geringe Genauigkeit.
• Tools zum Extrahieren von Tabellen. Für die Integration in aktuelle Geschäftsabläufe werden zusätzliche Entwicklungsressourcen benötigt. Diese Lösung arbeitet mit nativen PDF-Dateien und kann keine Rechnungsscans effektiv verarbeiten.
• Elektronischer Datenaustausch (EDI). Dieses Verfahren ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen elektronisch auszutauschen. Muss von jeder verbundenen Partei übernommen werden.

Fazit

Die Technologien zum Scannen von Rechnungen haben den Markt für Dokumentenverarbeitung spürbar beeinflusst. Ein höheres Maß an Genauigkeit und Effektivität bringt wertvolle Ergebnisse für verschiedene Unternehmensbereiche. Diese Technologie optimiert die Kosten für die Dokumentenverarbeitung, den Zeitaufwand und die benötigten personellen Ressourcen.

Unter den verschiedenen Arten von Lösungen zum Scannen von Rechnungen kann Ihr Unternehmen je nach Rechnungsart, Volumen und technologischen Möglichkeiten die am besten geeignete auswählen. Die Graip.AI-Plattform zum Beispiel kombiniert die Leistung der regelbasierten robotergestützten Prozessautomatisierung mit selbstlernender künstlicher Intelligenz. Es bietet Sales Request Automation für Vertriebsaufgaben, die die Dokumentenverarbeitung um 85% reduziert und Invoice Automation für die Buchhaltung, die eine 99% genaue Rechnungsbearbeitung ermöglicht.