Obecnie wielu klientów biznesowych chce zastąpić dokumenty papierowe cyfrowymi, aby zoptymalizować procesy i budżety. Tendencja ta poważnie wpływa na światowy wzrost skanowania faktur. Ponadto aktywne wykorzystanie nowoczesnych technologii napędza rozwój konkretnych rozwiązań automatyzujących przetwarzanie dokumentów.
Również sytuacja związana z COVID-19 miała wpływ na rynek skanowania faktur. Ze względu na izolację społeczną i serie blokad, wiele firm stosuje nowoczesne rozwiązania, takie jak skanery faktur w celu łatwiejszego i zdalnego przetwarzania dokumentów. Obecnie przewiduje się, że wielkość globalnego rynku skanerów dokumentów wzrośnie przy CAGR na poziomie 12,86%, osiągając 90,40 mln EUR do 2027 r., biorąc pod uwagę raport Industry Research.
W niniejszej publikacji przedstawiamy przegląd skanerów faktur: definicję technologii, przypadki użycia, proces pracy, korzyści i ograniczenia.
Treść
Definicja skanera faktur
Skaner faktur to unikalne urządzenie, które konwertuje dane dokumentów z papieru na cyfrowy format nadający się do odczytu maszynowego. Rozwiązanie to przekształca dwuwymiarowy obiekt, na przykład fakturę, w strumień bitów poprzez skanowanie rastrowe i kwantyzację. Skanery dokumentów są częścią systemów obrazowania dokumentów (COM), takich jak faksy, drukarki wielofunkcyjne i archiwizatory. Nowoczesne skanery dokumentów obejmują urządzenia fizyczne i specjalne oprogramowanie.
Typy skanerów faktur
W zależności od poziomu połączenia technologicznego, rozwiązania do skanowania faktur mogą być udostępniane określonym grupom. Istnieją trzy rodzaje rozwiązań do skanowania faktur, które są powszechnie stosowane przez firmy:
1. Skanowanie faktur i przechwytywanie danych dostawcy i sumy za pomocą optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Takie rozwiązania pozwalają organizacjom dodać pewien poziom automatyzacji i wydajności. Skanują faktury za pomocą kopiarki lub skanera i przenoszą je do określonej aplikacji. Użytkownicy mogą wskazywać i klikać w interfejsie, aby wypełniać pola, ręcznie wpisywać informacje, stosować wyszukiwanie dostawców w systemach ERP i księgowych oraz przenosić zeskanowane faktury do uporządkowanych folderów, bibliotek księgowych lub innego systemu zarządzania treścią.
2. Przechwytywanie nagłówka faktury za pomocą oprogramowania do analizy dokumentów i OCR. Dzięki tym rozwiązaniom można automatycznie wyodrębnić następujące informacje: numer faktury, datę faktury, nazwę dostawcy faktury i sumę faktury. Nowoczesne rozwiązania wykorzystują algorytmy analityczne w celu poprawy dokładności i ograniczenia interakcji z użytkownikiem końcowym. Ostatecznie wszystkie informacje są przesyłane do ujednoliconego magazynu księgowego.
3. Przechwytywanie nagłówka faktury i danych pozycji dzięki połączeniu zaawansowanych rozwiązań.
Zaawansowane oprogramowanie do skanowania faktur automatycznie przechwytuje wszystkie dane z faktur. Pobierają one wszystkie dane wymienione powyżej oraz dane pozycji/tabel faktury. Następnie oprogramowanie to umożliwia wyodrębnienie danych do systemu i zapisanie ich przy użyciu technologii pamięci masowej. Wyodrębnione dane można na przykład wykorzystać do porównania faktury z zamówieniem zakupu. Co więcej, dane OCR można przenieść do systemu ERP lub księgowego w celu dalszej aktualizacji danych.
Przypadki użycia skanera faktur
Przypadki użycia skanowania faktur dzielą się na dwie grupy, biorąc pod uwagę formaty faktur. Niektóre formaty są znane i zwykle używane do przetwarzania dokumentów firmowych, a niektóre są nieznane i nowe. 1. Znany format faktury Niektóre firmy współpracują z określoną grupą sprzedawców i dostawców, którzy nie zmieniają się szybko. Firmy te przetwarzają faktury od tych samych organizacji miesiąc po miesiącu. W tym przypadku firmy dobrze znają formaty faktur i biorą je pod uwagę przy skanowaniu faktur. Ten znany format faktur jest szeroko rozpowszechniony w ugruntowanych firmach konstrukcyjnych, prawniczych, hurtowniach i innych dużych przedsiębiorstwach. Wykorzystanie automatycznego skanowania faktur jest idealne w tym przewidywalnym scenariuszu. W przypadku takich zadań firmy mogą wybierać między różnymi rozwiązaniami:
- W pierwszym kroku firmy mogą skorzystać ze wstępnie wyszkolonego skanowania faktur zapewnianego przez zautomatyzowane oprogramowanie OCR.
- W drugim kroku mogą oni zaktualizować wstępnie wyszkolony skaner faktur do rozpoznawania i przechwytywania danych z określonych typów otrzymanych formatów faktur.
W obu sytuacjach, gdy różne faktury są znane z wyprzedzeniem, zautomatyzowane skanery faktur mogą dość łatwo znaleźć pola danych i wyodrębnić odpowiednie dane. 2. Nieznany format faktury Niektóre firmy, na przykład w handlu elektronicznym i innych sektorach online, często muszą zarządzać szybko zmieniającą się listą dostawców. Organizacje te współpracują z wieloma różnymi formatami faktur. Mogą otrzymywać faktury w nowym formacie, nieznanym w ich rozwiązaniach do skanowania faktur. Pomoc wstępnie wyszkolonego skanera faktur może nie zapewnić odpowiednich wyników w tym przypadku z nieznanymi fakturami. Ulepszanie skanera faktur za pomocą podejścia opartego na szablonach nie może być zbyt przydatne. W takiej sytuacji zaawansowany sposób skanowania faktur może być bardzo skuteczny.
- Po pierwsze, oprogramowanie do skanowania faktur trenuje na reprezentatywnym zestawie formatów faktur i poprawia zdolności AI i ML do pracy z tymi nieznanymi formatami.
- Po drugie, oprogramowanie do skanowania faktur stale uczy się na podstawie przetworzonych faktur i z czasem staje się dokładniejsze.
Gdy oprogramowanie do skanowania faktur ma do czynienia z nieznanym formatem, lepiej jest zastosować interfejs walidacji, aby szybko przejrzeć i zweryfikować wyodrębnione dane. Dostępne jest ustawienie reguł walidacji, które będą wyzwalać flagi ostrzegawcze o możliwych błędach i niedokładnej ekstrakcji.
Proces skanowania faktur
Można łatwo udostępniać zdigitalizowane faktury, ale zawarte w nich dane nie są dostępne dla cyfrowego procesu biznesowego. Faktury reprezentowane w plikach PDF lub zeskanowanych plikach JPEG nie mogą być płynnie przenoszone do systemów ERP, ponieważ nie nadają się do odczytu maszynowego. W tym przypadku specjalne oprogramowanie może skanować faktury, wyodrębniać dane do systemów ERP i dostarczać je w formacie do odczytu maszynowego do dalszych iteracji.
Skanery faktur wykorzystują technologię OCR do pobierania informacji z cyfrowych wersji faktur. OCR daje skanerom faktur możliwość rozpoznawania i przechwytywania danych. W naszej publikacji na temat narzędzi OCR można uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat tego rozwiązania.
Skanery faktur mogą łączyć możliwości AI i ML z OCR. W takim przypadku można je przeszkolić, aby wyodrębniały tylko istotne dane. To oprogramowanie do skanowania faktur może działać “po wyjęciu z pudełka” przy użyciu wstępnie wyszkolonych algorytmów skanowania faktur.
Powiadomienie: Proces automatycznego skanowania faktur.
Istnieją ogólne etapy jego pracy:
- Należy przesłać faktury do skanera.
- Skaner faktur wyodrębnia odpowiednie dane zgodnie z regułami biznesowymi.
- Dane są reprezentowane jako ustrukturyzowane dane wyjściowe nadające się do odczytu maszynowego (CSV, JSON, DOC).
- Dane mogą być przenoszone do oprogramowania ERP dla innych cyfrowych procesów biznesowych.
Zaawansowane oprogramowanie do skanowania faktur umożliwia tworzenie i trenowanie niestandardowych modeli skanowania faktur. Istnieje kilka zwykłych kroków, aby zbudować i przeszkolić niestandardowy OCR faktur:
- Musisz przesłać faktury, aby użyć ich jako zestawu szkoleniowego.
- Uczenie algorytmów poprzez oznaczenia i adnotacje kluczowych pól danych faktury na zestawie szkoleniowym.
- Przeszkol skaner faktur z uwzględnieniem niestandardowych danych wejściowych.
- Przetestuj niestandardowy skaner faktur na rzeczywistych fakturach.
- Jeśli wynik jest dokładny, można użyć niestandardowego skanera faktur.
- Jeśli wynik nie jest satysfakcjonujący, można powtórzyć proces wstępnego szkolenia z większą liczbą przykładowych faktur.
Korzyści z automatycznego skanowania faktur
Oprogramowanie do skanowania faktur zapewnia cenne korzyści. Zrozumienie tych cech może pomóc firmom w podejmowaniu zrównoważonych decyzji przy wyborze oprogramowania do przetwarzania dokumentów. Zalety skanerów faktur:
- Większa szybkość i dokładność, mniej błędów w porównaniu z rozwiązaniami ręcznymi.
- Możliwość wyodrębnienia metadanych faktury (nazwa dostawcy, numer faktury i data) oraz danych pozycji faktury.
- Skrócenie czasu przetwarzania faktur w celu skorzystania z rabatów za wcześniejszą płatność.
- Oszczędność kosztów dzięki wyeliminowaniu nieefektywnych procesów ręcznych.
- Optymalizacja czasu pracowników na zadania strategiczne niż na zadania powtarzalne i monotonne.
- Łatwe skalowanie procesu w zależności od zmian ilości danych.
- Możliwość integracji z systemem ERP w celu stworzenia stałego cyfrowego obiegu dokumentów.
- Możliwość automatyzacji różnych typów weryfikacji danych.
- Zaawansowane skanery faktur stosują algorytmy, które stale się uczą.
- Zaawansowane rozwiązania skanowania nie oparte na szablonach. Mogą nauczyć się pracować dokładniej i efektywniej.
- Technologie AI, ML i DL umożliwiają skanerom faktur efektywną pracę z ograniczoną ilością danych.
- Rozwiązania AI i OCR wyodrębniają dane tabelaryczne i drobniejsze szczegóły dotyczące pozycji.
Alternatywy dla oprogramowania do automatycznego skanowania faktur
Niektóre organizacje nie są gotowe na zastosowanie oprogramowania do automatycznego skanowania faktur. W takim przypadku mogą skorzystać z poniższych metod przetwarzania faktur. Metody te mają zauważalne ograniczenia w porównaniu ze zautomatyzowanym oprogramowaniem.
- Ręczne wprowadzanie danych. Ta metoda zajmuje dużo czasu i czasami prowadzi do błędów. Ponadto bardzo utrudnia to przetwarzanie końcowe i walidację.
- Outsourcing wprowadzania danych. Metoda ta pomaga obniżyć koszty ekstrakcji danych, ale bezpieczeństwo i jakość danych mogą być narażone na wysokie ryzyko.
- Konwertery online. Rozwiązanie to może zarządzać niewielką liczbą plików jednocześnie i zapewnia niską dokładność.
- Narzędzia do ekstrakcji tabel. Integracja z obecnymi przepływami pracy wymaga dodatkowych zasobów programistycznych. Rozwiązanie to działa z natywnymi plikami PDF i nie może skutecznie przetwarzać skanów faktur.
- Elektroniczna wymiana danych (EDI). Proces ten umożliwia firmom elektroniczną wymianę faktur. Musi zostać przyjęty przez każdy podmiot powiązany.
Wnioski
Technologie skanowania faktur wywarły zauważalny wpływ na rynek przetwarzania dokumentów. Zwiększony poziom dokładności i skuteczności przynosi cenne wyniki w różnych sektorach działalności. Technologia ta optymalizuje koszty przetwarzania dokumentów, czas i wymagane zasoby ludzkie.
Spośród różnych rodzajów rozwiązań do skanowania faktur, firma może wybrać najbardziej odpowiednie w zależności od rodzaju faktury, ilości i możliwości technologicznych. Przykładowo, platforma Graip.AI łączy w sobie moc opartej na regułach zrobotyzowanej automatyzacji procesów i samouczącej się sztucznej inteligencji. Zapewnia Sales Request Automation dla zadań sprzedażowych, która redukuje przetwarzanie dokumentów o 85% oraz Invoice Automation dla księgowości, która zapewnia 99% dokładne przetwarzanie faktur.