Przegląd skanerów faktur: Definicja, rodzaje, przypadki użycia i proces

Obecnie wielu klientów biznesowych dąży do zastąpienia dokumentów papierowych cyfrowymi, aby zoptymalizować procesy i budżety. Ta tendencja znacząco wpływa na globalny wzrost rynku skanowania faktur. Ponadto aktywne wykorzystanie nowoczesnych technologii napędza rozwój konkretnych rozwiązań automatyzujących przetwarzanie dokumentów.

Pandemia COVID-19 również wpłynęła na rynek skanowania faktur. W związku z izolacją społeczną i serią blokad, wiele firm zaczęło korzystać z nowoczesnych rozwiązań, takich jak skanery faktur, w celu ułatwienia zdalnego przetwarzania dokumentów. Według raportu Industry Research przewiduje się, że wielkość globalnego rynku skanerów dokumentów będzie rosła w tempie CAGR na poziomie 12,86%, osiągając 90,40 mln EUR do 2027 r.

W niniejszej publikacji przedstawiamy przegląd skanerów faktur: definicję technologii, przypadki użycia, proces pracy, korzyści i ograniczenia.

Definicja skanera faktur

Skaner faktur to unikalne urządzenie, które konwertuje dane z dokumentów papierowych na cyfrowy format nadający się do odczytu maszynowego. Proces ten polega na przekształceniu dwuwymiarowego obiektu, takiego jak faktura, w strumień bitów za pomocą skanowania rastrowego i kwantyzacji. Skanery dokumentów są częścią systemów obrazowania dokumentów (COM), takich jak faksy, drukarki wielofunkcyjne i archiwizatory. Nowoczesne skanery dokumentów obejmują urządzenia fizyczne i specjalne oprogramowanie.

Typy skanerów faktur

W zależności od poziomu integracji technologicznej, rozwiązania do skanowania faktur mogą być udostępniane określonym grupom użytkowników. Istnieją trzy rodzaje rozwiązań do skanowania faktur, które są powszechnie stosowane przez firmy:

1. Skanowanie faktur i przechwytywanie danych dostawcy i sumy za pomocą optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Takie rozwiązania umożliwiają organizacjom wprowadzenie pewnego poziomu automatyzacji i zwiększenie wydajności. Proces polega na zeskanowaniu faktur za pomocą kopiarki lub skanera i przesłaniu ich do określonej aplikacji. Użytkownicy mogą wskazywać i klikać w interfejsie, aby wypełniać pola, ręcznie wpisywać informacje, stosować wyszukiwanie dostawców w systemach ERP i księgowych oraz przenosić zeskanowane faktury do uporządkowanych folderów, bibliotek księgowych lub innych systemów zarządzania treścią.

2. Przechwytywanie nagłówka faktury za pomocą oprogramowania do analizy dokumentów i OCR. Dzięki tym rozwiązaniom można automatycznie wyodrębnić następujące informacje: numer faktury, datę faktury, nazwę dostawcy faktury oraz kwota faktury. Nowoczesne systemy wykorzystują algorytmy analityczne w celu poprawy dokładności i ograniczenia interakcji użytkownika końcowego. Ostatecznie wszystkie informacje są przesyłane do centralnego systemu księgowego.

3. Przechwytywanie nagłówka faktury i danych pozycji za pomocą zaawansowanych rozwiązań.

Zaawansowane oprogramowanie do skanowania faktur automatycznie przechwytuje wszystkie dane z faktur. Pobiera ono wszystkie dane wymienione powyżej, jak i szczegóły pozycji/tabel faktury. Systemy te umożliwiają wyodrębnienie danych i zapisanie ich przy użyciu nowoczesnych technologii pamięci masowej. Wyodrębnione dane można na przykład wykorzystać do porównania faktury z zamówieniem zakupu. Co więcej, dane OCR można przenieść do systemu ERP lub księgowego w celu dalszej aktualizacji danych.

Przypadki użycia skanera faktur

Przypadki użycia skanowania faktur można podzielić na dwie grupy, biorąc pod uwagę formaty faktur. Niektóre formaty są znane i zwykle używane do przetwarzania dokumentów firmowych, a niektóre są nieznane i nowe. 1. Znany format faktury Niektóre firmy współpracują z określoną grupą sprzedawców i dostawców, którzy nie zmieniają się często. Firmy te przetwarzają faktury od tych samych organizacji miesiąc po miesiącu. W takich przypadkach firmy dobrze znają formaty faktur i biorą je pod uwagę przy skanowaniu. Ten znany format faktur jest szeroko rozpowszechniony w ugruntowanych firmach budowlanych, prawniczych, hurtowniach i innych dużych przedsiębiorstwach. Wykorzystanie automatycznego skanowania faktur jest idealne w takim stabilnym środowisku. W przypadku takich zadań firmy mogą skorzystać z różnych rozwiązań:

• W pierwszym kroku firmy mogą skorzystać ze wstępnie skonfigurowanego skanowania faktur, zapewnianego przez zautomatyzowane oprogramowanie OCR.
• W drugim kroku mogą zaktualizować wstępnie skonfigurowany skaner faktur, aby lepiej rozpoznawał i przechwytywał dane z określonych typów formatów faktur.

W obu przypadkach, gdy format faktury jest znany z góry, zautomatyzowane skanery faktur mogą z łatwością odnaleźć pola danych i wyodrębnić odpowiednie informacje. 2. Nieznany format faktury Niektóre firmy, na przykład w handlu elektronicznym i innych sektorach online, często muszą zarządzać szybko zmieniającą się listą dostawców. W takich organizacjach występuje wiele różnych formatów faktur. Mogą otrzymywać faktury w nowym formacie, nieznanym w ich rozwiązaniach do skanowania faktur. Pomoc wstępnie wyszkolonego skanera faktur może nie przynieść odpowiednich wyników w przypadku nieznanych formatów faktur. Udoskonalanie skanera faktur za pomocą podejścia opartego na szablonach może być w tym przypadku mało skuteczne. W takiej sytuacji zaawansowany sposób skanowania faktur może być bardzo przydatny.

• Po pierwsze, oprogramowanie do skanowania faktur można trenować na reprezentatywnym zestawie formatów faktur, co poprawia zdolności AI i ML do pracy z nowymi formatami.
• Po drugie, oprogramowanie do skanowania faktur stale uczy się na podstawie przetworzonych faktur i z czasem staje się dokładniejsze.

Gdy oprogramowanie do skanowania faktur ma do czynienia z nieznanym formatem, lepiej jest zastosować interfejs walidacji, aby szybko przejrzeć i zweryfikować wyodrębnione dane. Można również skonfigurować reguły walidacji, które wyzwolą ostrzeżenia w przypadku potencjalnych błędów lub niedokładnej ekstrakcji danych.

Proces skanowania faktur

Można łatwo udostępniać zdigitalizowane faktury, ale zawarte w nich dane nie są dostępne dla cyfrowego procesu biznesowego. Faktury w formacie PDF lub zeskanowane pliki JPEG nie mogą być bezpośrednio przenoszone do systemów ERP, ponieważ nie nadają się do odczytu maszynowego. W tym przypadku specjalne oprogramowanie może skanować faktury, wyodrębniać dane do systemów ERP i dostarczać je w formacie do odczytu maszynowego, umożliwiając dalsze przetwarzanie.

Skanery faktur wykorzystują technologię OCR do pobierania informacji z cyfrowych wersji faktur. OCR daje skanerom faktur możliwość rozpoznawania i przechwytywania danych. W naszej publikacji na temat narzędzi OCR można uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat tego rozwiązania.

Skanery faktur mogą łączyć możliwości AI i ML z OCR. W takim przypadku można je przeszkolić, aby wyodrębniały tylko istotne dane. To oprogramowanie do skanowania faktur może działać “po wyjęciu z pudełka” dzięki wstępnie wyszkolonym algorytmom.

Powiadomienie: Proces automatycznego skanowania faktur.

Istnieją ogólne etapy jego pracy:

1. Należy przesłać faktury do skanera.
2. Skaner faktur wyodrębnia odpowiednie dane zgodnie z regułami biznesowymi.
3. Dane są następnie przekształcane w ustrukturyzowany format nadający się do odczytu maszynowego (np. CSV, JSON, DOC).
4. Dane mogą być przenoszone do oprogramowania ERP dla innych cyfrowych procesów biznesowych.

Zaawansowane oprogramowanie do skanowania faktur umożliwia tworzenie i trenowanie niestandardowych modeli skanowania faktur. Oto kilka zwykłych kroków, aby zbudować i przeszkolić niestandardowy model OCR:

1. Prześlij zestaw faktur, które będą służyć jako zestaw szkoleniowy.
2. Oznacz i adnotuj kluczowe pola danych faktury w zestawie szkoleniowym, aby nauczyć algorytmy, które informacje są istotne.
3. Przeszkol skaner faktur z uwzględnieniem niestandardowych danych wejściowych.
4. Przetestuj niestandardowy skaner faktur na rzeczywistych fakturach.
5. Jeśli wyniki są dokładne, skaner jest gotowy do użycia.
6. Jeśli wyniki nie są satysfakcjonujące, można powtórzyć proces wstępnego szkolenia z większą liczbą przykładowych faktur.

Korzyści z automatycznego skanowania faktur

Oprogramowanie do skanowania faktur zapewnia cenne korzyści. Zrozumienie tych cech może pomóc firmom w podejmowaniu przemyślanych decyzji przy wyborze oprogramowania do przetwarzania dokumentów. Zalety skanerów faktur:

• Większa szybkość i dokładność, mniej błędów w porównaniu z rozwiązaniami ręcznymi.
• Możliwość wyodrębnienia metadanych faktury (nazwa dostawcy, numer faktury i data) oraz danych pozycji.
• Skrócenie czasu przetwarzania faktur w celu skorzystania z rabatów za wcześniejszą płatność.
• Oszczędność kosztów dzięki wyeliminowaniu nieefektywnych procesów ręcznych.
• Optymalizacja czasu pracy – pracownicy mogą skupić się na zadaniach strategicznych, a nie na powtarzalnych i monotonnych czynnościach.
• Łatwe skalowanie procesu w zależności od zmieniającej się ilości danych.
• Możliwość integracji z systemem ERP w celu stworzenia płynnego cyfrowego obiegu dokumentów.
• Możliwość automatyzacji różnych typów weryfikacji danych.
• Zaawansowane skanery faktur stosują algorytmy, które stale się uczą.
• Nowoczesne skanery mogą uczyć się pracy z różnymi formatami faktur, co zwiększa ich dokładność i efektywność.
• Technologie AI, ML i DL umożliwiają skanerom faktur efektywną pracę z ograniczoną ilością danych.
• Rozwiązania AI i OCR wyodrębniają dane tabelaryczne i drobniejsze szczegóły dotyczące pozycji.

Alternatywy dla oprogramowania do automatycznego skanowania faktur

Niektóre organizacje nie są gotowe na zastosowanie oprogramowania do automatycznego skanowania faktur. W takim przypadku mogą skorzystać z poniższych metod przetwarzania faktur. Metody te mają zauważalne ograniczenia w porównaniu do rozwiązań automatycznych:

• Ręczne wprowadzanie danych. Ta metoda zajmuje dużo czasu i czasami prowadzi do błędów. Utrudnia również przetwarzanie końcowe i walidację danych.
• Outsourcing wprowadzania danych. Metoda ta pomaga obniżyć koszty ekstrakcji danych, ale wiąże się z ryzykiem dotyczącym bezpieczeństwa i jakości danych.
• Konwertery online. Takie rozwiązania mogą obsługiwać niewielką liczbę plików jednocześnie i charakteryzują się niską dokładnością.
• Narzędzia do ekstrakcji tabel. Integracja z obecnymi przepływami pracy wymaga dodatkowych zasobów programistycznych. Tego typu narzędzia działają najlepiej z natywnymi plikami PDF i nie radzą sobie dobrze ze skanami faktur.
• Elektroniczna wymiana danych (EDI). Proces ten umożliwia firmom elektroniczną wymianę faktur. Musi zostać przyjęty przez każdy podmiot powiązany.

Wnioski

Technologie skanowania faktur znacząco wpłynęły na rynek przetwarzania dokumentów. Zwiększony poziom dokładności i skuteczności przynosi cenne wyniki w różnych sektorach działalności. Technologia ta optymalizuje koszty przetwarzania dokumentów, czas i wymagane zasoby ludzkie.

Wybór odpowiedniego rozwiązania do skanowania faktur zależy od rodzaju faktur, ich ilości oraz możliwości technologicznych firmy. Na przykład, platforma Graip.AI łączy w sobie moc opartej na regułach zrobotyzowanej automatyzacji procesów i samouczącej się sztucznej inteligencji. Oferuje ona Sales Request Automation, która redukuje przetwarzanie dokumentów o 85%, oraz Invoice Automation dla księgowości, zapewniającą 99% dokładność przetwarzania faktur.