Aujourd’hui, de nombreux clients professionnels souhaitent remplacer les documents papier par des documents numériques afin d’optimiser les processus et les budgets. Cette tendance affecte sérieusement la croissance mondiale du scannage de factures. En outre, l’utilisation active des technologies modernes alimente le développement de solutions particulières qui automatisent le traitement des documents.
La situation du COVID-19 a également eu un impact sur le marché de la numérisation des factures. En raison de l’isolement social et des séries de confinements, de nombreuses entreprises ont appliqué des solutions modernes telles que scanner des factures pour faciliter le traitement des documents à distance. La taille du marché mondial actuel des scanners de documents devrait croître à un taux de croissance annuel moyen de 12,86 %, pour atteindre 90,40 millions d’euros d’ici 2027, selon le rapport de recherche de l’industrie.
Dans cette publication, nous présentons une vue d’ensemble des scanners de factures : la définition de la technologie, les cas d’utilisation, le processus de travail, les avantages et les limites.
Contenu
Définition de scanner de factures
Un scanner de factures est un appareil unique qui convertit les données d’un document papier en un format numérique lisible par une machine. Cette solution transforme un objet bidimensionnel, par exemple une facture, en un flux de bits par balayage de trame et quantification. Les scanners de documents font partie des systèmes d’imagerie documentaire (COM) comme les télécopieurs, les imprimantes multifonctions et les graveurs d’archives. Les scanners de documents modernes comprennent des dispositifs physiques et des logiciels spéciaux.
Types de scanners de factures
En fonction du niveau de combinaison technologique, les solutions de numérisation des factures peuvent être partagées avec des groupes spécifiques. Il existe généralement trois types de solutions de numérisation de factures que les entreprises mettent en œuvre :
1. Numérisation des factures et saisie des données relatives au fournisseur et au total grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ces solutions permettent aux organisations d’ajouter un certain niveau d’automatisation et d’efficacité. Elles numérisent les factures à l’aide d’un copieur ou d’un scanner et les font passer par une application particulière. Les utilisateurs peuvent pointer et cliquer dans l’interface pour remplir des champs, saisir manuellement des informations, appliquer la recherche de fournisseurs dans les systèmes ERP et comptables, et déplacer les factures numérisées dans des dossiers structurés, des bibliothèques comptables ou tout autre système de gestion de contenu.
2. Capture de l’en-tête d’une facture à l’aide d’un logiciel d’analyse de documents et de l’OCR. Ces solutions vous permettent d’extraire automatiquement les informations suivantes : un numéro de facture, une date de facture, un nom de fournisseur et un total de facture. Les solutions modernes utilisent des algorithmes analytiques pour améliorer la précision et réduire les interactions avec l’utilisateur final. À la fin, toutes les informations sont envoyées à un système de stockage comptable unifié.
3. Capture de l’en-tête et des données des postes d’une facture grâce à la combinaison de solutions avancées.
Un logiciel avancé de numérisation des factures capture automatiquement toutes les données des factures. Cela inclut toutes les données mentionnées ci-dessus ainsi que les données dans les postes individuels ou les tableaux de la facture. Ce logiciel vous permet ensuite d’extraire des données dans un système et de les sauvegarder à l’aide d’une technologie de stockage. Par exemple, vous pouvez utiliser les données extraites pour comparer une facture à une commande. En outre, les données OCR peuvent être transférées vers un système ERP ou un système comptable pour une mise à jour ultérieure des données.
Cas d’utilisation de scanner de factures
Les cas d’utilisation de la numérisation des factures se répartissent en deux groupes en fonction du format des factures. Certains formats sont connus et habituels pour le traitement des documents d’entreprise, d’autres sont inconnus et inédits. 1. Format de facture connu – Certaines entreprises travaillent avec un ensemble défini de vendeurs et de fournisseurs qui ne changent pas rapidement. Ces entreprises traitent les factures des mêmes organisations mois après mois. Dans ce cas, les entreprises connaissent bien les formats de facture et les utilisent pour numériser les factures. Ce format de facture connu est très répandu dans les entreprises bien établies du secteur de la construction, du secteur juridique, du commerce de gros et d’autres grandes entreprises. L’utilisation de la numérisation automatisée des factures est parfaite dans ce scénario prévisible. Pour ces tâches, les entreprises peuvent choisir entre différentes solutions :
- Dans un premier temps, elles peuvent utiliser des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) préformés pour scanner les factures.
- Dans un deuxième temps, elles peuvent mettre à niveau le scanner de factures pré-entraîné pour la reconnaissance et la capture de données à partir des types spécifiques de formats de factures reçus.
Dans les deux cas, lorsque les différentes factures sont connues à l’avance, il est assez simple pour les scanners automatiques de factures de trouver les champs de données et d’extraire les données pertinentes. 2. Format de facture inconnu – Certaines entreprises, par exemple dans le domaine du commerce électronique et d’autres secteurs en ligne, doivent souvent gérer une liste de fournisseurs qui change rapidement. Ces organisations travaillent avec de nombreux formats de factures différents. Elles peuvent recevoir des factures dans un nouveau format inconnu de leurs solutions de numérisation de factures. L’aide d’un scanner de factures pré-entraîné pourrait ne pas fournir de résultats pertinents dans ce cas avec des factures inconnues. Améliorer un scanner de factures avec une approche basée sur des modèles ne serait pas très utile. Dans ce cas, une méthode avancée de numérisation des factures peut s’avérer très efficace.
- Tout d’abord, les logiciels de numérisation de factures s’entraînent sur un ensemble représentatif de formats de factures et améliorent les capacités de l’IA et de la ML à travailler avec ces formats inconnus.
- Deuxièmement, les logiciels de numérisation des factures apprennent en permanence à partir des factures traitées et deviennent plus précis avec le temps.
Lorsqu’un logiciel de numérisation des factures traite un format inconnu, il est préférable d’appliquer une interface de validation pour examiner et valider rapidement les données extraites. Il est possible de définir des règles de validation qui déclencheront des alertes en cas d’erreurs possibles et d’extractions inexactes.
Processus de numérisation des factures
Vous pouvez facilement partager des factures numérisées, mais les données qu’elles contiennent ne sont pas accessibles pour le processus commercial numérique. Les factures représentées sous forme de fichiers PDF ou JPEG scannés ne peuvent pas être transférées de manière transparente dans les systèmes ERP puisqu’elles ne sont pas lisibles par une machine. Dans ce cas, un logiciel spécial peut scanner les factures, extraire les données dans les systèmes ERP et les fournir dans un format lisible par machine pour les itérations ultérieures.
Les scanners de factures utilisent la technologie OCR pour extraire des informations des versions numériques des factures. L’OCR permet aux scanners de factures de reconnaître et de capturer des données. Dans notre publication sur les outils d’OCR, vous trouverez des informations plus détaillées sur cette solution.
Les scanners de factures peuvent combiner les capacités de l’IA et de la ML avec l’OCR. Dans ce cas, ils peuvent être entraînés à n’extraire que les données pertinentes. Ce logiciel de numérisation de factures peut fonctionner “out of the box” en utilisant des algorithmes de numérisation de factures pré-entraînés.
Notification : Le processus d’analyse automatisée des factures.
Il existe des étapes générales de son travail :
- Vous devez télécharger les factures dans le scanner.
- Le scanner de factures extrait les données pertinentes en fonction de vos règles de gestion.
- Les données sont représentées sous la forme d’une sortie structurée lisible par une machine (CSV, JSON, DOC).
- Les données peuvent être transférées dans un logiciel ERP pour d’autres processus commerciaux numériques.
Un logiciel avancé de numérisation de factures vous permet de construire et de former des modèles de numérisation de factures personnalisés. Il y a quelques étapes habituelles à suivre pour créer et former un OCR de facture personnalisé :
- Vous devez télécharger les factures à utiliser comme ensemble de formation.
- Enseignez les algorithmes en marquant et en annotant les champs de données clés de la facture sur l’ensemble de formation.
- Formez votre lecteur de factures en tenant compte de vos données personnalisées.
- Testez le scanner de factures personnalisé sur vos factures réelles.
- Vous pouvez utiliser votre scanner de facturation personnalisé si le résultat est exact.
- Si le résultat n’est pas satisfaisant, vous pouvez répéter le processus de pré-entraînement avec d’autres exemples de factures.
Avantages de la numérisation automatisée des factures
Un logiciel de numérisation des factures offre de précieux avantages. La compréhension de ces caractéristiques peut aider les entreprises à prendre des décisions réfléchies lorsqu’elles choisissent un logiciel de traitement de documents. Avantages des scanners de factures :
- Vitesse et précision accrues, moins d’erreurs par rapport aux solutions manuelles.
- Possibilité d’extraire les métadonnées des factures (nom du fournisseur, numéro de la facture et date) et les données relatives aux postes.
- Réduction du temps de traitement des factures pour bénéficier de remises pour paiement anticipé.
- Réduction des coûts grâce à l’élimination des processus manuels inefficaces.
- Optimisation du temps des employés sur des tâches stratégiques plutôt que sur des tâches répétitives et monotones.
- Processus facilement modulable en fonction de l’évolution du volume des données.
- Capacité à s’intégrer à un système ERP pour créer un flux de travail numérique permanent.
- Capacité à automatiser différents types de vérifications de données.
- Les scanners de factures avancés utilisent des algorithmes qui apprennent en permanence.
- Solutions de numérisation avancées non basées sur des modèles. Elles peuvent apprendre à travailler avec plus de précision et d’efficacité.
- Les technologies d’IA, de ML et de DL permettent aux scanners de factures de travailler efficacement avec des données limitées.
- Les solutions d’IA et d’OCR extraient les données tabulaires et les détails plus fins entourant les postes individuels de la facture.
Alternatives aux logiciels de numérisation automatique des factures
Certaines organisations ne sont pas prêtes à utiliser un logiciel de numérisation automatisée des factures. Dans ce cas, elles peuvent utiliser les méthodes mentionnées ci-dessous pour traiter leurs factures. Ces méthodes présentent des limites notables par rapport aux logiciels automatisés.
- Saisie manuelle des données. Cette méthode prend beaucoup de temps et conduit parfois à des erreurs. De plus, cela rend le post-traitement et la validation très difficiles.
- Externalisation de la saisie des données. Cette méthode permet de réduire les coûts d’extraction des données, mais la sécurité et la qualité des données peuvent être fortement menacées.
- Convertisseurs en ligne. Cette solution ne permet pas de gérer un grand nombre de fichiers simultanément et offre une faible précision.
- Outils d’extraction de tableaux. Pour les intégrer dans les flux de travail actuels des entreprises, il faut des ressources de développement supplémentaires. Cette solution fonctionne avec des fichiers PDF natifs et ne peut pas traiter efficacement les factures numérisées.
- Échange de données informatisées (EDI). Ce processus permet aux entreprises d’échanger des factures par voie électronique. Il doit être adopté par toutes les parties liées.
Conclusion
Les technologies de numérisation des factures ont eu un impact notable sur le marché du traitement des documents. L’amélioration des niveaux de précision et d’efficacité apporte des résultats précieux à divers secteurs d’activité. Cette technologie permet d’optimiser les frais de traitement des documents, le temps et les ressources humaines nécessaires.
Parmi les différents types de solutions de numérisation des factures, votre entreprise peut choisir la plus appropriée en fonction des types de factures, des volumes et des possibilités technologiques. Par exemple, la plateforme Graip.AI combine la puissance de l’automatisation des processus robotiques basée sur des règles et l’intelligence artificielle auto-apprenante. L’automatisation des demandes de vente permet de réduire de 85 % le traitement des documents et l’automatisation des factures permet de traiter les factures avec une précision de 99 %.