Una panoramica sugli scanner per fatture: Definizione, tipi, casi d’uso e processo

Al giorno d’oggi, molti clienti aziendali sono disposti a sostituire i documenti cartacei con quelli digitali per ottimizzare i processi e i budget. Questa tendenza influisce pesantemente sulla crescita della scansione delle fatture a livello mondiale. Inoltre, l’utilizzo attivo delle moderne tecnologie alimenta lo sviluppo di soluzioni particolari che automatizzano l’elaborazione dei documenti.

Inoltre, la situazione del COVID-19 ha avuto un impatto sul mercato della scansione delle fatture. A causa dell’isolamento sociale e delle serie di chiusure, molte aziende hanno applicato soluzioni moderne come gli scanner per fatture per un’elaborazione dei documenti più semplice e a distanza. Attualmente, si prevede che il mercato globale degli scanner per documenti si espanderà con un CAGR del 12,86%, raggiungendo 90,40 milioni di euro entro il 2027, secondo il rapporto di Industry Research.

In questa pubblicazione facciamo una panoramica sugli scanner per fatture: la definizione della tecnologia, i casi d’uso, il processo di lavoro, i vantaggi e i limiti.

Definizione di scanner per fatture

Lo scanner per fatture è un dispositivo unico che converte i dati dei documenti dalla carta in un formato digitale leggibile dalla macchina. Questa soluzione trasforma un oggetto bidimensionale, ad esempio una fattura, in un flusso di bit tramite scansione e quantizzazione raster. Gli scanner di documenti fanno parte dei sistemi di imaging di documenti (COM) come i fax, le stampanti multifunzione e gli archivi. I moderni scanner di documenti includono dispositivi fisici e software speciali.

Tipi di scanner per fatture

A seconda del livello di combinazione tecnologica, le soluzioni di scansione delle fatture possono essere condivise su gruppi specifici. Esistono tre tipi di soluzioni per la scansione delle fatture che le aziende adottano comunemente:

1. Scansione delle fatture e cattura dei dati del fornitore e del totale con il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Queste soluzioni consentono alle organizzazioni di aggiungere un certo livello di automazione ed efficienza. Eseguono la scansione delle fatture con una fotocopiatrice o uno scanner e le inseriscono in una particolare applicazione. Gli utenti possono puntare e cliccare sull’interfaccia per riempire i campi, digitare manualmente le informazioni, applicare la ricerca dei fornitori nei sistemi ERP e di contabilità e spostare le fatture scansionate in cartelle strutturate, librerie contabili o altri sistemi di gestione dei contenuti.

2. Cattura dell’intestazione di una fattura con un software di analisi dei documenti e OCR. Con queste soluzioni puoi estrarre automaticamente le seguenti informazioni: numero della fattura, data della fattura, nome del fornitore della fattura e totale della fattura. Le soluzioni moderne utilizzano algoritmi analitici per migliorare l’accuratezza e ridurre le interazioni con l’utente finale. Alla fine, tutte le informazioni vengono inviate a un archivio contabile unificato.

3. Cattura dell’intestazione della fattura e dei dati delle voci con la combinazione di soluzioni avanzate.

Il software avanzato di scansione delle fatture acquisisce tutti i dati delle fatture in modo automatico. Inoltre, acquisisce tutti i dati di cui sopra e i dati di riga/tabella della fattura. Questo software ti permette di estrarre i dati in un sistema e di salvarli utilizzando la tecnologia di archiviazione. Ad esempio, puoi utilizzare i dati estratti per confrontare una fattura con un ordine di acquisto. Inoltre, i dati OCR possono essere trasferiti a un sistema ERP o contabile per ulteriori aggiornamenti.

Casi d’uso dello scanner per fatture

I casi d’uso della scansione delle fatture si dividono in due gruppi, considerando i formati delle fatture. Alcuni formati sono noti e abituali per l’elaborazione dei documenti aziendali, mentre altri sono sconosciuti e nuovi. 1. Formato di fattura conosciuto Alcune aziende lavorano con un gruppo definito di venditori e fornitori che non cambiano velocemente. Queste aziende elaborano fatture provenienti dalle stesse organizzazioni mese dopo mese. In questo caso, le aziende conoscono bene i formati delle fatture e li considerano per scansionare le fatture. Questo noto formato di fattura è molto diffuso nelle aziende consolidate di tipo costruttivo, legale, di vendita all’ingrosso e di altre grandi imprese. L’utilizzo della scansione automatica delle fatture è perfetto in questo scenario prevedibile. Per queste attività, le aziende possono scegliere tra diverse soluzioni:

• Nella prima fase, le aziende possono utilizzare la scansione pre-addestrata delle fatture fornita da un software OCR automatizzato.
• Nella seconda fase, possono aggiornare lo scanner di fatture pre-addestrato per il riconoscimento e acquisire i dati dai tipi specifici di formati di fattura ricevuti.

In entrambe le situazioni, quando le diverse fatture sono note in anticipo, è piuttosto semplice per gli scanner automatici di fatture trovare i campi dati ed estrarre i dati rilevanti. 2. Formato di fattura sconosciuto Alcune aziende, ad esempio nel settore dell’e-commerce e in altri settori online, devono spesso gestire un elenco di fornitori che cambia rapidamente. Queste organizzazioni lavorano con molti formati di fattura diversi. Possono ricevere le fatture in un nuovo formato sconosciuto alle loro soluzioni di scansione delle fatture. L’aiuto di uno scanner di fatture pre-addestrato potrebbe non fornire risultati rilevanti in questo caso con fatture sconosciute. Migliorare uno scanner di fatture con un approccio basato su modelli non potrebbe essere molto utile. In questa situazione, un metodo avanzato per scansionare le fatture può essere molto efficace.

• In primo luogo, il software di scansione delle fatture si addestra su un insieme rappresentativo di formati di fatture e migliora le capacità dell’IA e del ML di lavorare con questi formati sconosciuti.
• In secondo luogo, il software per la scansione delle fatture apprende in modo permanente dalle fatture elaborate e diventa più preciso con il tempo.

Quando il software di scansione delle fatture ha a che fare con un formato sconosciuto, è meglio applicare un’interfaccia di validazione per rivedere e convalidare rapidamente i dati estratti. È possibile impostare regole di convalida che attivano segnalazioni di possibili errori e estrazioni imprecise.

Processo di scansione delle fatture

Puoi condividere facilmente le fatture digitalizzate, ma i dati che contengono non sono accessibili per il processo aziendale digitale. Le fatture rappresentate in file PDF o JPEG scansionati non possono essere trasferite senza problemi nei sistemi ERP perché non sono leggibili dalla macchina. In questo caso, un software speciale può scansionare le fatture, estrarre i dati nei sistemi ERP e fornirli in un formato leggibile dalla macchina per ulteriori iterazioni.

Gli scanner per fatture utilizzano la tecnologia OCR per estrarre le informazioni dalle versioni digitali delle fatture. L’OCR permette agli scanner per fatture di riconoscere e catturare i dati. Nella nostra pubblicazione sugli strumenti OCR puoi trovare informazioni più dettagliate su questa soluzione.

Gli scanner per fatture possono combinare le capacità dell’AI e del ML con l’OCR. In questo caso, possono essere addestrati per estrarre solo i dati rilevanti. Questo software di scansione delle fatture può funzionare “out of the box” utilizzando algoritmi di scansione delle fatture pre-addestrati.

Notifica: Il processo di scansione automatica delle fatture.

Ci sono delle fasi generali del suo lavoro:

1. Devi caricare le fatture nello scanner.
2. Lo scanner per fatture estrae i dati rilevanti in base alle tue regole aziendali.
3. I dati sono rappresentati come output strutturato leggibile dalla macchina (CSV, JSON, DOC).
4. I dati possono essere trasferiti nel software ERP per altri processi aziendali digitali.

Un software avanzato per la scansione delle fatture ti permette di costruire e addestrare modelli di scansione delle fatture personalizzati. Ci sono alcuni passaggi abituali per costruire e addestrare l’OCR personalizzato delle fatture:

1. È necessario caricare le fatture da utilizzare come set di allenamento.
2. Addestramento degli algoritmi tramite etichettatura e annotazione dei campi chiave dei dati delle fatture sul set di formazione.
3. Addestra il tuo scanner per fatture tenendo conto dei tuoi input personalizzati.
4. Prova lo scanner di fatture personalizzato sulle tue fatture reali.
5. Puoi utilizzare il tuo scanner di fatturazione personalizzato se il risultato è accurato.
6. Puoi ripetere il processo di pre-addestramento con altri esempi di fatture se il risultato non è soddisfacente.

Vantaggi della scansione automatica delle fatture

Il software di scansione delle fatture offre vantaggi preziosi. La comprensione di queste caratteristiche può aiutare le aziende a prendere decisioni equilibrate quando scelgono un software di elaborazione documenti. Vantaggi degli scanner per fatture:

• Maggiore velocità e precisione, meno errori rispetto alle soluzioni manuali.
• Possibilità di estrarre i metadati delle fatture (nome del fornitore, numero di fattura e data) e i dati delle voci.
• Riduzione dei tempi di elaborazione delle fatture per usufruire degli sconti sui pagamenti anticipati.
• Risparmio sui costi grazie all’eliminazione di processi manuali inefficaci.
• Ottimizzazione del tempo dei dipendenti su compiti strategici piuttosto che su compiti ripetuti e monotoni.
• Processo facilmente scalabile in base alle variazioni del volume dei dati.
• Capacità di integrarsi con un sistema ERP per creare un flusso di lavoro digitale permanente.
• Capacità di automatizzare diversi tipi di verifiche dei dati.
• Gli scanner di fatture avanzati applicano algoritmi che apprendono in modo permanente.
• Soluzioni di scansione avanzate non basate su modelli. Possono imparare a lavorare in modo più preciso ed efficace.
• Le tecnologie AI, ML e DL consentono agli scanner di fatture di lavorare efficacemente con dati limitati.
• Le soluzioni AI e OCR estraggono i dati tabellari e i dettagli più fini delle voci.

Alternative al software di scansione automatica delle fatture

Alcune organizzazioni non sono pronte ad applicare un software di scansione automatica delle fatture. In questo caso, possono utilizzare alcuni metodi indicati di seguito per elaborare le loro fatture. Questi metodi presentano notevoli limitazioni rispetto ai software automatizzati.

• Inserimento manuale dei dati. Questo metodo richiede molto tempo e a volte porta a degli errori. Inoltre, rende molto difficile la post-elaborazione e la validazione.
• Esternalizzazione dell’inserimento dei dati. Questo metodo aiuta a ridurre i costi di estrazione dei dati, ma la sicurezza e la qualità dei dati possono essere a rischio.
• Convertitori online. Questa soluzione non è in grado di gestire molti file contemporaneamente e fornisce una bassa precisione.
• Strumenti per l’estrazione di tabelle. Per l’integrazione negli attuali flussi di lavoro aziendali, sono necessarie ulteriori risorse di sviluppo. Questa soluzione funziona con i file PDF nativi e non può elaborare efficacemente le scansioni delle fatture.
• Scambio elettronico di dati (EDI). Questo processo permette alle aziende di scambiarsi le fatture in modo elettronico. Deve essere adottato da tutte le parti correlate.

Conclusioni

Le tecnologie di scansione delle fatture hanno avuto un impatto notevole sul mercato dell’elaborazione dei documenti. Il miglioramento dei livelli di accuratezza ed efficacia porta risultati preziosi in diversi settori aziendali. Questa tecnologia ottimizza le spese di elaborazione dei documenti, il tempo e le risorse umane necessarie.

Tra i diversi tipi di soluzioni per la scansione delle fatture, la tua azienda può scegliere quella più adatta a seconda dei tipi di fattura, dei volumi e delle possibilità tecnologiche. Ad esempio, la piattaforma Graip.AI combina la potenza dell’automazione robotica dei processi basata su regole e l’intelligenza artificiale ad autoapprendimento. Offre la Sales Request Automation per le attività di vendita, che riduce dell’85% l’elaborazione dei documenti, e la Invoice Automation per la contabilità, che garantisce un’elaborazione delle fatture accurata al 99%.