Automatisierung ist keine Zauberei, aber sie kann bis zu 80% der traditionellen Beschaffungsprozesse eliminieren. In Branchen wie der Fertigung, dem Gesundheitswesen, dem Einzelhandel und der Logistik, in denen die Verwaltung von Tausenden von Bestandseinheiten (SKUs) zum Alltag gehört, kann die manuelle Bearbeitung von Bestellungen (POs) eine entmutigende Aufgabe sein, die mit Ineffizienzen, Fehlern und erhöhten Betriebskosten verbunden ist. Deshalb sollte die Automatisierung von Bestellungen für Führungskräfte oberste Priorität haben, um die Effizienz und die strategische Ausrichtung ihrer Unternehmen zu fördern.
Hier werden wir die häufigsten Probleme bei der manuellen Bearbeitung von Bestellungen aufzeigen und untersuchen, wie Automatisierungslösungen diese wichtigen Aufgaben rationalisieren und optimieren können.
Verschiedene Arten von Bestellungen erkunden
Erstens: Was ist eine Bestellung? Unternehmen sind auf Bestellungen angewiesen, um ihre Einkäufe zu überprüfen, Budgets zu verwalten und die Einhaltung ihrer Geschäftsregeln und -anforderungen sicherzustellen. Bestellungen, die von Einkäufern initiiert werden, erzeugen synchronisierte Datensätze mit den Lieferanten, was eine reibungslosere Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien ermöglicht.
Viele Unternehmen stehen täglich vor der Herausforderung, bei ihren Beschaffungsvorgängen Genauigkeit, Pünktlichkeit und Kosteneffizienz zu gewährleisten. Bevor wir uns damit beschäftigen, wie die Automatisierung von Bestellungen die Effizienz der Beschaffung drastisch verbessern kann, sollten wir die verschiedenen Arten von Bestellungen und die besonderen Herausforderungen, die sie bei der manuellen Bearbeitung darstellen, untersuchen.
In der Beschaffung werden verschiedene Arten von POs auf unterschiedliche Transaktionsanforderungen zugeschnitten:
Standard-Bestellungen: Standardbestellungen werden für einmalige Einkäufe verwendet und geben Zahlungsbedingungen, Liefertermine und Artikeldetails an. Sie gewährleisten zwar Präzision, sind aber anfällig für manuelle Dateneingabefehler, zeitaufwändig in der Bearbeitung und intransparent.
Geplante Bestellungen: Geplante Bestellungen skizzieren Ratenzahlungen und erleichtern geplante Zahlungen und Lieferungen. Zu den Herausforderungen gehören die Verfolgung mehrerer Raten und die genaue Verwaltung von Bestandsaktualisierungen.
Rahmenbestellungen: Rahmenbestellungen ermöglichen den Kauf von Waren/Dienstleistungen auf unbestimmte Zeit. Sie bieten Flexibilität, erschweren jedoch die Ausgabenüberwachung und den Rechnungsabgleich, da sie nicht spezifisch sind.
Vertragsbestellungen: Vertragsbestellungen schaffen langfristige Lieferantenbeziehungen mit bestimmten Bedingungen. Zu den Herausforderungen gehören die Einhaltung von Verträgen, die Verwaltung von Verlängerungen und die effektive Verfolgung von Zeitplänen.
Schmerzpunkte der manuellen PO-Verarbeitung
In einer Zeit, in der Zeit Geld ist, führt die arbeitsintensive manuelle Bearbeitung von Bestellungen oft zu Verzögerungen, Fehlern und erhöhten Betriebskosten. Wenn jede Bestellung akribisch ausgefüllt, überprüft und genehmigt werden muss, was viel Zeit und Mühe erfordert, verlangsamt dies den Beschaffungszyklus und lenkt wertvolle Ressourcen von strategischeren Aufgaben ab.
Die manuelle Bearbeitung von Bestellungen stellt eine Reihe von Herausforderungen dar, die sich negativ auf die Effizienz und den Gewinn eines Unternehmens auswirken können. Zu diesen Herausforderungen gehören:
- Schnelligkeit der Bestellungsbearbeitung: Die manuelle Bearbeitung von Bestellungen führt oft zu langsamen Bearbeitungszeiten. Jeder Schritt, vom Eingang der Bestellung bis zur Eingabe der Daten in das System, erfordert menschliches Eingreifen, was zeitaufwendig ist. Verzögerungen bei der Bearbeitung von Bestellungen können zu verpassten Chancen und angespannten Lieferantenbeziehungen führen.
- Verzögerungen bei der Erstellung von Kundenaufträgen: Wenn Bestellungen manuell bearbeitet werden, verzögert sich auch die anschließende Erstellung von Kundenaufträgen. Diese Verzögerung kann sich auf die gesamte Lieferkette auswirken, Engpässe verursachen und die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens insgesamt beeinträchtigen.
- Datenabgleich und -überprüfung: Manuelle Prozesse erfordern oft einen umfangreichen Datenabgleich und eine Überprüfung, um die Genauigkeit sicherzustellen. Dieser Schritt ist nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch fehleranfällig und führt zu Unstimmigkeiten, die den Beschaffungsprozess stören können.
- Zeitaufwendige Arbeitsabläufe: Der manuelle Ansatz zur Bearbeitung von Bestellungen umfasst mehrere Arbeitsabläufe, die viel Zeit und Mühe erfordern. Diese Arbeitsabläufe umfassen die Überprüfung von Daten, die Einholung von Genehmigungen und die Eingabe von Informationen in verschiedene Systeme. Diese Komplexität kann zu Ineffizienzen und erhöhten Betriebskosten führen.
- Fehler bei der Dateneingabe: Menschliches Versagen ist ein inhärentes Risiko bei der manuellen Dateneingabe. Fehler bei der Eingabe von Bestelldaten können zu falschen Bestellungen, Verzögerungen und zusätzlichen Kosten für die Behebung der Fehler führen. Diese Fehler können auch die Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen und der Finanzberichterstattung beeinträchtigen.
Wie Graip.AI die PO-Bearbeitung verändert
Graip.AI ist eine hochmoderne KI-Plattform zur Automatisierung und Rationalisierung verschiedener Vorgänge, einschließlich der Bearbeitung von Bestellungen, für Unternehmen. Mit einer Erkennungsrate von 100 % und ohne Vorlagen macht diese Software zur Automatisierung von Bestellungen Schluss mit menschlichen Fehlern und lästigem Papierkram. Graip.AI nutzt die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), um 141 Dokumenttypen schnell zu verarbeiten, wobei jede Seite in nur 0,8 Sekunden verarbeitet wird.
Diese innovative Lösung beschleunigt die Aufnahme von Lieferanten, beschleunigt die Bearbeitung von Bestellungen und verbessert die Effizienz des Beschaffungszyklus. Durch die Nutzung von Graip.AI erhalten Unternehmen tiefe Einblicke in das Ausgabeverhalten und können so intelligentere Entscheidungen treffen.
Wir haben bereits verschiedene Arten von POs und die damit verbundenen Herausforderungen behandelt. Hier erfahren Sie, wie Graip.AI diese Herausforderungen meistert:
Standard PO
Graip.AI automatisiert die Datenextraktion aus Standard-Bestellungen und stellt die Genauigkeit sicher, indem die Informationen direkt in ERP-Systeme eingegeben werden. Dies reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe und die Bearbeitungszeit. Automatisierte Genehmigungsworkflows rationalisieren den Genehmigungsprozess, minimieren Verzögerungen und sorgen für schnellere Bearbeitungszeiten. Echtzeit-Updates zum Bestellstatus bieten den Beteiligten einen besseren Überblick und ermöglichen eine fundierte Entscheidungsfindung und ein proaktives Management der Beschaffungsaktivitäten.
Geplante PO
Graip.AI erleichtert die Zusammenarbeit mit den Lieferanten, indem es die Lieferanten auf der Grundlage geplanter Bestellungen im Voraus benachrichtigt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lieferanten genügend Zeit haben, um Bestellungen vorzubereiten und auszuführen, was die Effizienz der Lieferkette erhöht. Für die Bestandsverwaltung optimiert Graip.AI die Bestände auf der Grundlage geplanter Bestellungen und hält einen angemessenen Bestand aufrecht, ohne diesen zu überlagern, wodurch das Betriebskapital optimiert und die Lagerkosten reduziert werden.
Blanko-Bestellung
Graip.AI überwacht die Ausgaben im Hinblick auf die in den Rahmenverträgen festgelegten Bedingungen, macht die Beteiligten auf Abweichungen aufmerksam und stellt die Einhaltung der Bedingungen sicher. Es automatisiert den Abgleich von Rechnungen mit Rahmenaufträgen und reduziert so Fehler und Diskrepanzen in den Finanzunterlagen. Durch die genaue Überwachung der Ausgaben und den Abgleich der Rechnungen verbessert Graip.AI die finanzielle Transparenz und Kontrolle der Beschaffungsprozesse.
Vertrag PO
Graip.AI überwacht die Einhaltung von Verträgen, indem es die Einhaltung von Vertragsbedingungen verfolgt und durchsetzt und so sicherstellt, dass beide Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen. Die automatische Terminverfolgung verwaltet Zahlungs- und Lieferpläne und sendet Erinnerungen und Warnungen für anstehende Fälligkeitstermine, so dass weniger Fristen verpasst werden und die betriebliche Effizienz verbessert wird. Graip.AI benachrichtigt die Beteiligten auch über anstehende Vertragsverlängerungen und bietet so Einblicke für Neuverhandlungen und proaktives Vertragsmanagement.
Entschlüsselung der PO-Verarbeitung mit Graip.AI
Graip.AI bietet eine umfassende Lösung zur Bewältigung verschiedener Herausforderungen, indem es den Workflow der Bestellungsbearbeitung automatisiert. Graip.AI verändert den Einkaufsprozess, vom Erhalt von Anfragen (RFQs) bis hin zur Erstellung von Kundenaufträgen, die an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können. Hier sehen Sie im Detail, wie Graip.AI diesen Prozess optimiert:
Bearbeitung von RFQs und Datenabgleich
Lieferanten erhalten Anfragen häufig per E-Mail oder in Formaten wie Excel-Dateien. Die E-Mail-Erkennungsfunktion von Graip.AI erfasst diese Anfragen und gleicht die angeforderten Daten nahtlos mit dem internen Produktkatalog ab. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lieferanten präzise Angebote auf der Grundlage verifizierter Produktinformationen abgeben können. Darüber hinaus vergleicht Graip.AI die extrahierten Daten mit externen Datenbanken, wie z.B. ERP-Systemen, um Kundeninformationen zu validieren und die Genauigkeit der Produktdaten sicherzustellen. Dieser umfassende Ansatz minimiert Diskrepanzen, verbessert die Datenintegrität und erleichtert effiziente Beschaffungsprozesse.
Mehrstufige Freigabe und Angebotserstellung
Sobald die Daten abgeglichen sind, erleichtert Graip.AI den Genehmigungsprozess. Die Plattform unterstützt die Einholung aller erforderlichen Genehmigungen, bevor ein Angebot erstellt wird. Dieser gestraffte Genehmigungs-Workflow stellt sicher, dass die Angebote korrekt sind und mit den internen Richtlinien übereinstimmen.
Erstellung einer Bestellung
Auf der Grundlage der genehmigten Angebote erstellen die Kunden Bestellungen, die dann zur weiteren Bearbeitung an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Graip.AI automatisiert den Empfang und die Bearbeitung dieser Bestellungen, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und der gesamte Prozess beschleunigt wird.
Generierung von Kundenaufträgen
Graip.AI hilft bei der Automatisierung der Erstellung von Kundenaufträgen in ERP-Systemen. Durch den Empfang von Bestellungen über verschiedene Kanäle, wie z.B. E-Mail oder direkte Downloads, stellt die Plattform sicher, dass der Datenschutz durch robuste Zugangskontroll-Einstellungen gewahrt bleibt. Das System leitet Dokumente auf der Grundlage der Zugriffsrichtlinien des Unternehmens an die entsprechenden Spezialisten weiter.
Produktinformation abgleichen
Die native Integration von Graip.AI in SAP S/4HANA ermöglicht die nahtlose Erkennung und den Abgleich von angeforderten Produktinformationen. Wenn die Erkennungsgenauigkeit unter dem erwarteten Schwellenwert liegt, bietet das System dem Benutzer mehrere Anpassungsoptionen zur Auswahl an. Diese Funktion stellt sicher, dass die Produktdaten genau erfasst und mit den internen Produktstammdaten abgeglichen werden.
Anpassung von Graip.AI an die Anforderungen der PO-Verarbeitung
Graip.AI ist eine Low-Code-Lösung, die einfach zu bedienen ist und nur minimale technische Kenntnisse erfordert. Die anpassbaren Funktionen und nahtlosen Integrationsmöglichkeiten der Plattform ermöglichen die Anpassung an verschiedene Einkaufsanforderungen. Hier erfahren Sie, wie Graip.AI angepasst und in Ihren Beschaffungsprozess integriert werden kann:
Integration mit ERP-Systemen: Geprüfte Bestelldaten können für ERP-Aktualisierungen und die Rechnungserstellung den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden. Graip.AI unterstützt die nahtlose Integration mit ERP-Systemen (SAP ECC, SAP S/4HANA, Dynamics 365, NetSuite ERP, usw.) und ermöglicht so einen effizienten Datentransfer und eine Prozessautomatisierung. Benutzer können Bestelldaten über API oder in verschiedenen Formaten wie Excel, Word oder PDF in Drittsysteme exportieren.
Vollständig automatisierte PO-Verarbeitung: Graip.AI bietet eine vollautomatische, vorlagenfreie Low-Code-Lösung für die PO-Verarbeitung. Diese End-to-End-Lösung deckt alle damit verbundenen Dokumente ab, einschließlich Rechnungen, Quittungen, Paketlisten und Verträge. Die API-Integration der Plattform gewährleistet eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen.
Robuste Sicherheit: Graip.AI räumt den Belangen der Datensicherheit durch die Implementierung robuster Sicherheitsmaßnahmen Priorität ein. Mit der ISO-Zertifizierung als Beweis für sein Engagement für strenge Sicherheitsstandards gewährleistet Graip.AI die Integrität und Vertraulichkeit der Daten. Funktionen wie die Zugriffskontrolle und die verschlüsselte Weiterleitung von Dokumenten schützen sensible Informationen während des gesamten Beschaffungszyklus und sorgen für Vertrauen und die Einhaltung von Branchenvorschriften.
Kontinuierliche Verbesserung: Benutzer können erkannte Artikeldaten manuell bearbeiten, und diese Korrekturen können für eine spätere Verwendung gespeichert oder zum erneuten Trainieren des Modells verwendet werden. Dieser Ansatz des kontinuierlichen Lernens sorgt dafür, dass die Genauigkeit von Graip.AI mit der Zeit immer besser wird, wodurch Fehler reduziert und die Effizienz erhöht werden.
Einpacken
Bestellungen sind das Rückgrat eines jeden effizienten Beschaffungsprozesses. Jedes Unternehmen, das im Rennen bleiben und seine Konkurrenten ausstechen will, sollte sich die Automatisierung seiner Abläufe zu eigen machen.
Mit hochmodernen Automatisierungslösungen wie Graip.AI können Unternehmen ihren Beschaffungsworkflow vereinfachen, anpassen und beschleunigen. Vom mühelosen Abgleich von Anfragen mit Katalogprodukten bis hin zur schnellen Erstellung fehlerfreier Kundenaufträge automatisiert Graip.AI den gesamten Bestellprozess und definiert damit Effizienz neu.
Mit Software zur Automatisierung von Bestellungen können Unternehmen nicht nur ihre Abläufe rationalisieren, sondern auch ihre Beschaffungsstrategien zukunftssicher gestalten. Graip.AI ermöglicht es Teams, sich auf strategische Initiativen und Entscheidungen zu konzentrieren, indem sie KI-gesteuerte Erkenntnisse nutzen, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren und nachhaltiges Wachstum zu fördern.