La automatización no es mágica, pero puede eliminar hasta el 80 % de los procesos tradicionales de adquisición. Para sectores como la manufactura, la sanidad, el comercio minorista y la logística, en los que la gestión de miles de unidades de mantenimiento de existencias (SKU) es una realidad diaria, la gestión manual de las órdenes de compra (PO) puede ser una tarea desalentadora plagada de ineficiencias, errores y mayores costes operativos. Por eso, la automatización de las órdenes de compra debe ser una prioridad máxima para los ejecutivos, impulsando la eficiencia y el enfoque estratégico dentro de sus organizaciones.
Aquí desvelaremos los desafíos más comunes del procesamiento manual de las órdenes y exploraremos cómo las soluciones de automatización pueden agilizar y optimizar estas tareas cruciales.
Explorar las variedades de órdenes de compra
En primer lugar, ¿qué es la orden de compra? Las empresas confían en las órdenes de compra para verificar sus compras, gestionar los presupuestos y garantizar el cumplimiento de sus normas y necesidades empresariales. Las órdenes de compra, iniciadas por los compradores, crean registros sincronizados con los proveedores, facilitando una comunicación más fluida entre todas las partes implicadas.
Muchas empresas se enfrentan a diario al reto de mantener la precisión, la puntualidad y la rentabilidad en sus operaciones de adquisición. Antes de explorar cómo la automatización de las órdenes puede mejorar drásticamente la eficiencia de las adquisiciones, examinemos los distintos tipos de órdenes y los retos únicos que presentan en el procesamiento manual.
En la adquisición, se adaptan distintos tipos de órdenes para satisfacer diversas necesidades transaccionales:
Órdenes estándar: Las órdenes estándar se utilizan para compras únicas, especificando las condiciones de pago, las fechas de entrega y los detalles de los artículos. Garantizan la precisión, pero son propensos a errores de introducción manual de datos, su procesamiento lleva mucho tiempo y carecen de transparencia.
Órdenes planificadas: Las órdenes planificadas describen las operaciones a plazos, facilitando los pagos y las entregas programadas. Los desafíos incluyen el seguimiento de múltiples plazos y la gestión precisa de las actualizaciones de inventario.
Órdenes globales: Las órdenes globales permiten la compra indefinida de bienes/servicios a lo largo del tiempo, ofreciendo flexibilidad pero complicando el control del gasto y la correspondencia de facturas debido a su naturaleza no específica.
Órdenes de compra por contrato: Las órdenes contractuales establecen relaciones a largo plazo con proveedores con condiciones específicas. Los desafíos incluyen garantizar el cumplimiento de los contratos, gestionar las renovaciones y hacer un seguimiento eficaz de los calendarios.
Desafíos del procesamiento manual de órdenes de compra
En una época en la que el tiempo es dinero, la naturaleza intensiva en mano de obra de la gestión manual de las órdenes de compra suele provocar retrasos, errores y un aumento de los costes operativos. Cuando cada orden de compra debe llenarse, revisarse y aprobarse meticulosamente, lo que requiere un esfuerzo humano y un tiempo considerables, se ralentiza el ciclo de adquisición y se desvían valiosos recursos de tareas más estratégicas.
El procesamiento manual de las órdenes de compra presenta varios desafíos importantes que pueden afectar negativamente a la eficiencia y los resultados de una organización. Entre estos desafíos se incluyen:
- Velocidad de procesamiento de las órdenes de compra: La gestión manual de las órdenes suele dar lugar a tiempos de procesamiento lentos. Cada paso, desde la recepción de la orden hasta la introducción de los datos en el sistema, requiere de intervención humana, lo que lleva mucho tiempo. Los retrasos en el procesamiento de las órdenes pueden hacer que se pierdan oportunidades y se tensen las relaciones con los proveedores.
- Retrasos en la creación de órdenes de venta: Cuando las órdenes se procesan manualmente, también se retrasa la posterior creación de órdenes de venta. Este retraso puede afectar a toda la cadena de suministro, provocando cuellos de botella y reduciendo la capacidad de respuesta general de la empresa.
- Conciliación y revisión de datos: Los procesos manuales suelen requerir una amplia conciliación y revisión de los datos para garantizar su exactitud. Este paso no solo requiere de mucho trabajo, sino que también es propenso a errores, lo que da lugar a discrepancias que pueden interrumpir el proceso de adquisición.
- Flujos de trabajo que consumen tiempo: El enfoque manual del procesamiento de órdenes implica múltiples flujos de trabajo que requieren mucho tiempo y esfuerzo. Estos flujos de trabajo incluyen la verificación de datos, la búsqueda de aprobaciones y la introducción de información en diversos sistemas. Esta complejidad puede dar lugar a ineficiencias y a un aumento de los costes operativos.
- Errores en la introducción de datos: El error humano es un riesgo inherente en la introducción manual de datos. Los errores al introducir los datos de la orden pueden dar lugar a pedidos incorrectos, retrasos y costes adicionales para rectificar los errores. Estos errores también pueden afectar a la exactitud de los registros de inventario y de los informes financieros.
Cómo Graip.AI transforma la gestión de los pedidos
Graip.AI es una plataforma de IA vanguardista diseñada para automatizar y agilizar diversas operaciones, como el procesamiento de órdenes de compra, para las empresas. Con una tasa de reconocimiento impecable del 100 % y sin necesidad de plantillas, este software de automatización de órdenes de compra elimina los errores humanos y el tedioso papeleo. Graip.AI emplea el Procesado Inteligente de Documentos (IDP) para gestionar con rapidez 141 tipos de archivos de documentos, procesando cada página en solo 0,8 segundos.
Esta innovadora solución acelera la incorporación de proveedores, agiliza el procesamiento de órdenes y mejora la eficiencia del ciclo de adquisición. Aprovechando Graip.AI, las empresas obtienen información más profunda de los patrones de gasto, lo que les permite tomar decisiones más inteligentes.
Anteriormente cubrimos los distintos tipos de órdenes de compra y sus retos asociados. Así es cómo Graip.AI aborda estos desafíos:
OC estándar
Graip.AI automatiza la extracción de datos de las órdenes estándar, garantizando la precisión al introducir directamente la información en los sistemas ERP. Esto reduce los errores de introducción manual de datos y el tiempo de procesamiento. Los flujos de trabajo de aprobación automatizados agilizan el proceso de aprobación, minimizando los retrasos y garantizando tiempos de procesamiento más rápidos. Las actualizaciones en tiempo real del estado de las órdenes de compra proporcionan a las partes interesadas una mayor visibilidad, lo que permite una toma de decisiones informada y una gestión proactiva de las actividades de adquisición.
OC prevista
Graip.AI facilita la colaboración con los proveedores notificándoles con antelación las órdenes de compra previstas. Esto garantiza que los proveedores tengan tiempo suficiente para preparar y cumplir las órdenes, mejorando la eficiencia de la cadena de suministro. Para la gestión del inventario, Graip.AI optimiza los niveles de inventario basándose en las órdenes de compra planificadas, manteniendo un stock adecuado sin exceso de existencias, optimizando así el capital circulante y reduciendo los costes de almacenamiento.
OC abierta
Graip.AI supervisa el gasto en función de los términos y condiciones especificados en las órdenes abiertas, alertando a las partes interesadas de las desviaciones y garantizando el cumplimiento. Automatiza la conciliación de facturas con órdenes abiertas, reduciendo errores y discrepancias en los registros financieros. Al proporcionar una supervisión precisa del gasto y la conciliación de facturas, Graip.AI mejora la transparencia y el control financieros en los procesos de adquisición.
Contrato de OC
Graip.AI supervisa el cumplimiento de los contratos mediante el seguimiento y la aplicación de las cláusulas contractuales, garantizando que ambas partes cumplan sus obligaciones. El seguimiento automatizado gestiona los calendarios de pagos y entregas, enviando recordatorios y alertas de los próximos vencimientos, reduciendo así el incumplimiento de plazos y mejorando la eficiencia operativa. Graip.AI también alerta a las partes interesadas sobre las próximas renovaciones de contratos, proporcionando información para las oportunidades de renegociación y la gestión proactiva de los contratos.
Descodificar el procesamiento de OC con Graip.AI
Graip.AI ofrece una solución integral para afrontar diversos retos automatizando el flujo de trabajo de procesamiento de las órdenes de compra. Graip.AI transforma el proceso de compra, desde la recepción de solicitudes de presupuesto (RFQ) hasta la creación de órdenes de venta, que pueden personalizarse para adaptarse a necesidades empresariales específicas. Aquí tienes un vistazo detallado de cómo Graip.AI optimiza este proceso:
Gestión de órdenes de oferta y cotejo de datos
Los proveedores suelen recibir las solicitudes de presupuesto por correo electrónico o en formatos como archivos Excel. La función de reconocimiento de correo electrónico de Graip.AI capta estas solicitudes y coteja sin problemas los datos solicitados con el catálogo interno de productos. Esto garantiza que los proveedores puedan ofrecer presupuestos precisos basados en información verificada sobre el producto. Además, Graip.AI compara los datos extraídos con bases de datos externas, como sistemas ERP, para validar la información de los clientes y garantizar la exactitud de los datos de los productos. Este enfoque integral minimiza las discrepancias, mejora la integridad de los datos y facilita procesos de adquisición eficientes.
Aprobación en varias fases y creación de presupuestos
Una vez cotejados los datos, Graip.AI facilita el proceso de aprobación. La plataforma permite obtener todas las aprobaciones necesarias antes de generar un presupuesto. Este flujo de trabajo de aprobación racionalizado garantiza que los presupuestos sean precisos y cumplan las políticas internas.
Creación de órdenes de compra
Basándose en los presupuestos aprobados, los clientes crean órdenes de compra, que se devuelven al proveedor para que los siga procesando. Graip.AI automatiza la recepción y procesamiento de estas órdenes, reduciendo la intervención manual y acelerando el proceso global.
Generación de órdenes de venta
Graip.AI ayuda a automatizar la creación de órdenes de venta en los sistemas ERP. Al recibir las órdenes de compra a través de varios canales, como correo electrónico o descargas directas, la plataforma garantiza el mantenimiento de la privacidad de los datos mediante una sólida configuración del control de acceso. El sistema dirige los documentos a los especialistas adecuados en función de las políticas de acceso de la organización.
Correspondencia de la información del producto
La integración nativa de Graip.AI con SAP S/4HANA permite el reconocimiento y la correspondencia fluida de la información de producto solicitada. Si la precisión del reconocimiento está por debajo del umbral esperado, el sistema ofrece varias opciones de emparejamiento para que las seleccione el usuario. Esta función garantiza que los datos de los productos se capturen con precisión y se cotejen con los datos maestros internos de los productos.
Adaptar Graip.AI a las necesidades de procesamiento de pedidos
Graip.AI es una solución de bajo código con la que es fácil trabajar y que requiere unos conocimientos técnicos mínimos. Las funciones personalizables de la plataforma y su capacidad de integración fluida le permiten adaptarse a diversas necesidades de compra. Así es cómo Graip.AI puede personalizarse e integrarse en tu proceso de adquisición:
Integración con sistemas ERP: Los datos de las órdenes verificadas pueden asignarse a las facturas relacionadas para las actualizaciones del ERP y la creación de facturas. Graip.AI admite una integración perfecta con sistemas ERP (SAP ECC, SAP S/4HANA, Dynamics 365, NetSuite ERP, etc.), lo que permite una transferencia de datos y una automatización de procesos eficaces. Los usuarios pueden exportar los datos de la orden a sistemas de terceros a través de la API o en varios formatos, como Excel, Word o PDF.
Procesamiento de órdenes totalmente automatizado: Graip.AI ofrece una solución totalmente automatizada, sin plantillas y de bajo código para el procesamiento de órdenes. Esta solución integral abarca todos los documentos relacionados, como facturas, recibos, listas de paquetes y contratos. La integración API de la plataforma garantiza una comunicación fluida con los sistemas existentes.
Seguridad robusta: Graip.AI da prioridad a la seguridad de los datos aplicando medidas sólidas de seguridad. Con la certificación ISO como prueba de su compromiso con las estrictas normas de seguridad, Graip.AI garantiza la integridad y confidencialidad de los datos. Funciones como el control de acceso y el enrutamiento cifrado de documentos protegen la información sensible durante todo el ciclo de vida de la contratación, manteniendo la confianza y el cumplimiento de la normativa del sector.
Mejora continua: Los usuarios pueden editar manualmente los datos de los elementos reconocidos, y estas correcciones pueden guardarse para futuras consultas o utilizarse para volver a entrenar el modelo. Este enfoque de aprendizaje continuo garantiza que la precisión de Graip.AI mejore con el tiempo, reduciendo los errores y aumentando la eficacia.
En conclusión
Las órdenes de compra son la columna vertebral de cualquier proceso de adquisición eficiente. Cualquier empresa que quiera mantenerse a la cabeza de la carrera y superar a sus competidores, podría querer adoptar la automatización de sus operaciones.
Con soluciones de automatización de vanguardia como Graip.AI, las empresas pueden simplificar, personalizar y acelerar su flujo de trabajo de adquisiciones. Desde hacer coincidir fácilmente las solicitudes de presupuesto con los productos del catálogo hasta generar rápidamente órdenes de venta impecables, Graip.AI automatiza todo el proceso de las órdenes y redefine así la eficiencia.
Con el software de automatización de órdenes de compra, las empresas no solo agilizan las operaciones, sino que también preparan para el futuro sus estrategias de adquisiciones. Graip.AI les permite a los equipos centrarse en iniciativas estratégicas y en la toma de decisiones, aprovechando los conocimientos basados en la IA para optimizar la asignación de recursos e impulsar el crecimiento sostenible.