La automatización no es mágica, pero puede eliminar hasta el 80% de los procesos tradicionales de aprovisionamiento. Para sectores como la fabricación, la sanidad, el comercio minorista y la logística, en los que la gestión de miles de unidades de mantenimiento de existencias (SKU) es una realidad diaria, la gestión manual de los pedidos de compra (PO) puede ser una tarea desalentadora plagada de ineficacias, errores y mayores costes operativos. Por eso, la automatización de las Órdenes de Compra debe ser una prioridad máxima para los ejecutivos, impulsando la eficiencia y el enfoque estratégico dentro de sus organizaciones.
Aquí desvelaremos los puntos débiles más comunes del procesamiento manual de los pedidos y exploraremos cómo las soluciones de automatización pueden agilizar y optimizar estas tareas cruciales.
Explorar las variedades de órdenes de compra
En primer lugar, ¿qué es la Orden de Compra? Las empresas confían en los pedidos de compra para verificar sus compras, gestionar los presupuestos y garantizar el cumplimiento de sus normas y necesidades empresariales. Los pedidos de compra, iniciados por los compradores, crean registros sincronizados con los proveedores, facilitando una comunicación más fluida entre todas las partes implicadas.
Muchas empresas se enfrentan a diario al reto de mantener la precisión, la puntualidad y la rentabilidad en sus operaciones de aprovisionamiento. Antes de explorar cómo la automatización de los pedidos puede mejorar drásticamente la eficiencia de las adquisiciones, examinemos los distintos tipos de pedidos y los retos únicos que presentan en el procesamiento manual.
En aprovisionamiento, se adaptan distintos tipos de pedidos para satisfacer diversas necesidades transaccionales:
Pedidos estándar: Los pedidos estándar se utilizan para compras únicas, especificando las condiciones de pago, las fechas de entrega y los detalles de los artículos. Garantizan la precisión, pero son propensos a errores de introducción manual de datos, su procesamiento lleva mucho tiempo y carecen de transparencia.
Pedidos planificados: Los pedidos planificados describen las operaciones a plazos, facilitando los pagos y las entregas programadas. Los retos incluyen el seguimiento de múltiples plazos y la gestión precisa de las actualizaciones de inventario.
Pedidos globales: Los pedidos globales permiten la compra indefinida de bienes/servicios a lo largo del tiempo, ofreciendo flexibilidad pero complicando el control del gasto y la correspondencia de facturas debido a su naturaleza no específica.
Pedidos de compra por contrato: Los Pedidos Contractuales establecen relaciones a largo plazo con proveedores con condiciones específicas. Los retos incluyen garantizar el cumplimiento de los contratos, gestionar las renovaciones y hacer un seguimiento eficaz de los calendarios.
Puntos débiles del procesamiento manual de pedidos
En una época en la que el tiempo es dinero, la naturaleza intensiva en mano de obra de la gestión manual de los pedidos suele provocar retrasos, errores y un aumento de los costes operativos. Cuando cada Orden de Compra debe rellenarse, verificarse y aprobarse meticulosamente, lo que requiere un esfuerzo humano y un tiempo considerables, se ralentiza el ciclo de aprovisionamiento y se desvían valiosos recursos de tareas más estratégicas.
El procesamiento manual de los pedidos presenta varios retos importantes que pueden afectar negativamente a la eficacia y los resultados de una organización. Estos retos incluyen:
- Velocidad de procesamiento de los pedidos de compra: La gestión manual de los pedidos suele dar lugar a tiempos de procesamiento lentos. Cada paso, desde la recepción del pedido hasta la introducción de los datos en el sistema, requiere intervención humana, lo que lleva mucho tiempo. Los retrasos en la tramitación de los pedidos pueden hacer que se pierdan oportunidades y se tensen las relaciones con los proveedores.
- Retrasos en la Creación de Pedidos de Venta: Cuando los pedidos se procesan manualmente, también se retrasa la posterior creación de Pedidos de Venta. Este retraso puede afectar a toda la cadena de suministro, provocando cuellos de botella y reduciendo la capacidad de respuesta general de la empresa.
- Conciliación y revisión de datos: Los procesos manuales suelen requerir una amplia conciliación y revisión de los datos para garantizar su exactitud. Este paso no sólo requiere mucho trabajo, sino que también es propenso a errores, lo que da lugar a discrepancias que pueden interrumpir el proceso de contratación.
- Flujos de trabajo que consumen tiempo: El enfoque manual del procesamiento de pedidos implica múltiples flujos de trabajo que requieren mucho tiempo y esfuerzo. Estos flujos de trabajo incluyen la verificación de datos, la búsqueda de aprobaciones y la introducción de información en diversos sistemas. Esta complejidad puede dar lugar a ineficacias y a un aumento de los costes operativos.
- Errores en la introducción de datos: El error humano es un riesgo inherente a la introducción manual de datos. Los errores al introducir los datos del pedido pueden dar lugar a pedidos incorrectos, retrasos y costes adicionales para rectificar los errores. Estos errores también pueden afectar a la exactitud de los registros de inventario y de los informes financieros.
Cómo Graip.AI transforma la gestión de los pedidos
Graip.AI es una plataforma de IA de vanguardia diseñada para automatizar y agilizar diversas operaciones, como el procesamiento de órdenes de compra, para las empresas. Con una tasa de reconocimiento impecable del 100% y sin necesidad de plantillas, este software de automatización de pedidos de compra elimina los errores humanos y el tedioso papeleo. Graip.AI emplea el Procesado Inteligente de Documentos (PID ) para gestionar con rapidez 141 tipos de archivos de documentos, procesando cada página en sólo 0,8 segundos.
Esta innovadora solución acelera la incorporación de proveedores, agiliza el procesamiento de pedidos y mejora la eficiencia del ciclo de aprovisionamiento. Aprovechando Graip.AI, las empresas obtienen una visión profunda de los patrones de gasto, lo que les permite tomar decisiones más inteligentes.
Anteriormente, hemos tratado los distintos tipos de OP y sus retos asociados. He aquí cómo Graip.AI aborda estos retos:
OC estándar
Graip.AI automatiza la extracción de datos de los pedidos estándar, garantizando la precisión al introducir directamente la información en los sistemas ERP. Esto reduce los errores de introducción manual de datos y el tiempo de procesamiento. Los flujos de trabajo de aprobación automatizados agilizan el proceso de aprobación, minimizando los retrasos y garantizando tiempos de procesamiento más rápidos. Las actualizaciones en tiempo real del estado de los pedidos proporcionan a las partes interesadas una mayor visibilidad, lo que permite una toma de decisiones informada y una gestión proactiva de las actividades de aprovisionamiento.
PO prevista
Graip.AI facilita la colaboración con los proveedores notificándoles con antelación los pedidos de compra previstos. Esto garantiza que los proveedores tengan tiempo suficiente para preparar y cumplir los pedidos, mejorando la eficacia de la cadena de suministro. Para la gestión del inventario, Graip.AI optimiza los niveles de inventario basándose en los pedidos de compra planificados, manteniendo un stock adecuado sin exceso de existencias, optimizando así el capital circulante y reduciendo los costes de almacenamiento.
Pedido abierto
Graip.AI supervisa el gasto en función de los términos y condiciones especificados en los pedidos abiertos, alertando a las partes interesadas de las desviaciones y garantizando el cumplimiento. Automatiza la conciliación de facturas con pedidos abiertos, reduciendo errores y discrepancias en los registros financieros. Al proporcionar una supervisión precisa del gasto y la conciliación de facturas, Graip.AI mejora la transparencia y el control financieros en los procesos de adquisición.
Contrato PO
Graip.AI supervisa el cumplimiento de los contratos mediante el seguimiento y la aplicación de las cláusulas contractuales, garantizando que ambas partes cumplan sus obligaciones. El seguimiento automatizado del calendario gestiona los calendarios de pagos y entregas, enviando recordatorios y alertas de los próximos vencimientos, reduciendo así el incumplimiento de plazos y mejorando la eficacia operativa. Graip.AI también alerta a las partes interesadas sobre las próximas renovaciones de contratos, proporcionando información para las oportunidades de renegociación y la gestión proactiva de los contratos.
Descodificar el procesamiento de PO con Graip.AI
Graip.AI ofrece una solución integral para afrontar diversos retos automatizando el flujo de trabajo de procesamiento de las Órdenes de Compra. Graip.AI transforma el proceso de compra, desde la recepción de solicitudes de presupuesto (RFQ) hasta la creación de Pedidos de Venta, que pueden personalizarse para adaptarse a necesidades empresariales específicas. Aquí tienes una visión detallada de cómo Graip.AI optimiza este proceso:
Gestión de peticiones de oferta y cotejo de datos
Los proveedores suelen recibir las peticiones de oferta por correo electrónico o en formatos como archivos Excel. La función de reconocimiento de correo electrónico de Graip.AI capta estas solicitudes y coteja sin problemas los datos solicitados con el catálogo interno de productos. Esto garantiza que los proveedores puedan ofrecer presupuestos precisos basados en información verificada sobre el producto. Además, Graip.AI compara los datos extraídos con bases de datos externas, como sistemas ERP, para validar la información de los clientes y garantizar la exactitud de los datos de los productos. Este enfoque integral minimiza las discrepancias, mejora la integridad de los datos y facilita procesos de contratación eficientes.
Aprobación en varias fases y creación de presupuestos
Una vez cotejados los datos, Graip.AI facilita el proceso de aprobación. La plataforma permite obtener todas las aprobaciones necesarias antes de generar un presupuesto. Este flujo de trabajo de aprobación racionalizado garantiza que los presupuestos sean precisos y cumplan las políticas internas.
Creación de pedidos
Basándose en los presupuestos aprobados, los clientes crean Pedidos de Compra, que se devuelven al proveedor para que los siga procesando. Graip.AI automatiza la recepción y tramitación de estos pedidos, reduciendo la intervención manual y acelerando el proceso global.
Generación de pedidos de venta
Graip.AI ayuda a automatizar la creación de Pedidos de Venta en los sistemas ERP. Al recibir los pedidos a través de varios canales, como el correo electrónico o las descargas directas, la plataforma garantiza el mantenimiento de la privacidad de los datos mediante una sólida configuración del control de acceso. El sistema dirige los documentos a los especialistas adecuados en función de las políticas de acceso de la organización.
Correspondencia de la información del producto
La integración nativa de Graip.AI con SAP S/4HANA permite el reconocimiento y la correspondencia sin fisuras de la información de producto solicitada. Si la precisión del reconocimiento está por debajo del umbral esperado, el sistema ofrece varias opciones de emparejamiento para que las seleccione el usuario. Esta función garantiza que los datos de los productos se capturan con precisión y se cotejan con los datos maestros internos de los productos.
Adaptar Graip.AI a las necesidades de procesamiento de pedidos
Graip.AI es una solución de bajo código con la que es fácil trabajar y que requiere unos conocimientos técnicos mínimos. Las funciones personalizables de la plataforma y su capacidad de integración sin fisuras le permiten adaptarse a diversas necesidades de compra. He aquí cómo Graip.AI puede personalizarse e integrarse en tu proceso de contratación:
Integración con sistemas ERP: Los datos de los pedidos verificados pueden asignarse a las facturas relacionadas para las actualizaciones del ERP y la creación de facturas. Graip.AI admite una integración perfecta con sistemas ERP (SAP ECC, SAP S/4HANA, Dynamics 365, NetSuite ERP, etc.), lo que permite una transferencia de datos y una automatización de procesos eficaces. Los usuarios pueden exportar los datos del pedido a sistemas de terceros a través de la API o en varios formatos, como Excel, Word o PDF.
Procesamiento de pedidos totalmente automatizado: Graip.AI ofrece una solución totalmente automatizada, sin plantillas y de bajo código para el procesamiento de pedidos. Esta solución integral abarca todos los documentos relacionados, como facturas, recibos, listas de paquetes y contratos. La integración API de la plataforma garantiza una comunicación fluida con los sistemas existentes.
Seguridad robusta: Graip.AI da prioridad a la seguridad de los datos aplicando sólidas medidas de seguridad. Con la certificación ISO como prueba de su compromiso con estrictas normas de seguridad, Graip.AI garantiza la integridad y confidencialidad de los datos. Funciones como el control de acceso y el enrutamiento cifrado de documentos salvaguardan la información sensible durante todo el ciclo de vida de la contratación, manteniendo la confianza y el cumplimiento de la normativa del sector.
Mejora continua: Los usuarios pueden editar manualmente los datos de los elementos reconocidos, y estas correcciones pueden guardarse para futuras consultas o utilizarse para volver a entrenar el modelo. Este enfoque de aprendizaje continuo garantiza que la precisión de Graip.AI mejore con el tiempo, reduciendo los errores y aumentando la eficacia.
Para terminar
Los pedidos de compra son la columna vertebral de cualquier proceso de contratación eficiente. Cualquier empresa que quiera mantenerse a la cabeza de la carrera y superar a sus competidores podría querer adoptar la automatización de sus operaciones.
Con soluciones de automatización de vanguardia como Graip.AI, las empresas pueden simplificar, personalizar y acelerar su flujo de trabajo de aprovisionamiento. Desde hacer coincidir sin esfuerzo las peticiones de oferta con los productos del catálogo hasta generar rápidamente Pedidos de Venta impecables, Graip.AI automatiza todo el proceso de los pedidos y redefine así la eficiencia.
Con el software de automatización de pedidos, las empresas no sólo agilizan las operaciones, sino que también preparan para el futuro sus estrategias de aprovisionamiento. Graip.AI permite a los equipos centrarse en iniciativas estratégicas y en la toma de decisiones, aprovechando los conocimientos basados en la IA para optimizar la asignación de recursos e impulsar el crecimiento sostenible.