L’automatisation n’est pas magique, mais elle peut éliminer jusqu’à 80 % des processus d’achat traditionnels. Dans des secteurs comme la fabrication, la santé, la vente au détail et la logistique, où la gestion de milliers d’unités de stock est une réalité quotidienne, le traitement manuel des bons de commande peut s’avérer une tâche décourageante, source d’inefficacité, d’erreurs et d’augmentation des coûts opérationnels. C’est pourquoi l’automatisation des bons de commande doit être une priorité absolue pour les dirigeants, afin d’améliorer l’efficacité et l’orientation stratégique de leur organisation.
Ici, nous allons analyser les points douloureux communs du traitement manuel des bons de commande et explorer comment les solutions d’automatisation peuvent rationaliser et optimiser ces tâches cruciales.
Explorer les différents types de commandes d’achat
Tout d’abord, qu’est-ce que le bon de commande ? Les entreprises s’appuient sur les bons de commande pour vérifier leurs achats, gérer leurs budgets et garantir la conformité avec leurs règles et besoins commerciaux. Les commandes d’achat, initiées par les acheteurs, créent des enregistrements synchronisés avec les fournisseurs, ce qui facilite la communication entre toutes les parties concernées.
De nombreuses entreprises sont confrontées à des défis quotidiens pour maintenir la précision, la rapidité et la rentabilité de leurs opérations d’approvisionnement. Avant de voir comment l’automatisation des bons de commande peut améliorer considérablement l’efficacité des achats, examinons les différents types de bons de commande et les défis uniques qu’ils posent dans le cadre d’un traitement manuel.
Dans le domaine de la passation de marchés, différents types de bons de commande sont conçus pour répondre à divers besoins transactionnels :
Bons de commande standard : Les bons de commande standard sont utilisés pour des achats ponctuels, en précisant les conditions de paiement, les dates de livraison et les détails des articles. Elles garantissent la précision, mais sont sujettes à des erreurs de saisie manuelle des données, prennent du temps à traiter et manquent de transparence.
Commandes d’achat planifiées : Les commandes planifiées décrivent les opérations de paiement échelonné, facilitant ainsi les paiements et les livraisons programmés. Les défis à relever comprennent le suivi de plusieurs versements et la gestion précise des mises à jour de l’inventaire.
Bons de commande globaux : Les bons de commande globaux permettent d’acheter des biens ou des services pour une durée indéterminée, ce qui offre une certaine souplesse mais complique le contrôle des dépenses et le rapprochement des factures en raison de leur nature non spécifique.
Les bons de commande contractuels : Les bons de commande contractuels établissent des relations à long terme avec les fournisseurs, avec des conditions spécifiques. Les défis à relever consistent à garantir la conformité des contrats, à gérer les renouvellements et à assurer un suivi efficace des calendriers.
Les points douloureux du traitement manuel des bons de commande
À une époque où le temps, c’est de l’argent, le traitement manuel des bons de commande, qui demande beaucoup de travail, entraîne souvent des retards, des erreurs et une augmentation des coûts d’exploitation. Lorsque chaque bon de commande doit être méticuleusement rempli, vérifié et approuvé, ce qui demande un effort humain et un temps considérables, cela ralentit le cycle d’approvisionnement et détourne des ressources précieuses de tâches plus stratégiques.
Le traitement manuel des bons de commande présente plusieurs défis importants qui peuvent avoir un impact négatif sur l’efficacité et les résultats d’une organisation. Ces défis sont notamment les suivants :
- Rapidité du traitement des bons de commande : Le traitement manuel des bons de commande entraîne souvent des délais de traitement trop longs. Chaque étape, de la réception de la commande à l’entrée des données dans le système, nécessite une intervention humaine, ce qui prend du temps. Les retards dans le traitement des commandes peuvent conduire à des opportunités manquées et à des relations tendues avec les fournisseurs.
- Retards dans la création des commandes clients : Lorsque les commandes sont traitées manuellement, la création ultérieure des commandes clients est également retardée. Ce retard peut avoir une incidence sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, provoquant des goulets d’étranglement et réduisant la réactivité globale de l’entreprise.
- Rapprochement et examen des données : Les processus manuels nécessitent souvent un rapprochement et un examen approfondis des données pour en garantir l’exactitude. Cette étape n’est pas seulement laborieuse, elle est également sujette à des erreurs, ce qui entraîne des divergences susceptibles de perturber le processus de passation des marchés.
- Des flux de travail qui prennent du temps : L’approche manuelle du traitement des bons de commande implique de multiples flux de travail qui demandent beaucoup de temps et d’efforts. Ces flux de travail comprennent la vérification des données, l’obtention d’approbations et la saisie d’informations dans divers systèmes. Cette complexité peut être source d’inefficacité et d’augmentation des coûts opérationnels.
- Erreurs de saisie des données : L’erreur humaine est un risque inhérent à la saisie manuelle des données. Des erreurs dans la saisie des détails des commandes peuvent entraîner des commandes erronées, des retards et des coûts supplémentaires pour rectifier les erreurs. Ces erreurs peuvent également affecter l’exactitude des registres d’inventaire et des rapports financiers.
Comment Graip.AI transforme le traitement des commandes
Graip.AI est une plateforme d’IA de pointe conçue pour automatiser et rationaliser diverses opérations, notamment le traitement des bons de commande, pour les entreprises. Avec un taux de reconnaissance sans faille de 100 % et aucun modèle requis, ce logiciel d’automatisation des bons de commande élimine les erreurs humaines et la paperasserie fastidieuse. Graip.AI utilise le traitement intelligent des documents (IDP) pour traiter rapidement 141 types de fichiers, chaque page étant traitée en seulement 0,8 seconde.
Cette solution innovante accélère l’intégration des fournisseurs, le traitement des commandes et l’efficacité du cycle d’approvisionnement. En s’appuyant sur Graip.AI, les entreprises obtiennent des informations approfondies sur les habitudes de dépenses, ce qui leur permet de prendre des décisions plus judicieuses.
Précédemment, nous avons abordé les différents types d’OP et les défis qui y sont associés. Voici comment Graip.AI relève ces défis :
PO standard
Graip.AI automatise l’extraction de données à partir de bons de commande standard, garantissant l’exactitude en saisissant directement les informations dans les systèmes ERP. Cela permet de réduire les erreurs de saisie manuelle des données et le temps de traitement. Les flux d’approbation automatisés rationalisent le processus d’approbation, minimisent les retards et garantissent des délais de traitement plus courts. Les mises à jour en temps réel de l’état des commandes offrent aux parties prenantes une meilleure visibilité, ce qui permet une prise de décision éclairée et une gestion proactive des activités d’approvisionnement.
PO prévu
Graip.AI facilite la collaboration avec les fournisseurs en les informant à l’avance des commandes prévues. Les fournisseurs disposent ainsi de suffisamment de temps pour préparer et exécuter les commandes, ce qui améliore l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement. Pour la gestion des stocks, Graip.AI optimise les niveaux de stocks en fonction des commandes planifiées, en maintenant un stock adéquat sans surstockage, optimisant ainsi le fonds de roulement et réduisant les coûts de stockage.
PO général
Graip.AI surveille les dépenses par rapport aux conditions spécifiées dans les bons de commande globaux, alertant les parties prenantes en cas d’écart et garantissant la conformité. Il automatise le rapprochement des factures et des commandes globales, réduisant ainsi les erreurs et les divergences dans les dossiers financiers. En assurant un suivi précis des dépenses et un rapprochement des factures, Graip.AI améliore la transparence financière et le contrôle des processus d’approvisionnement.
Contrat PO
Graip.AI surveille la conformité des contrats en suivant et en renforçant l’adhésion aux termes du contrat, en s’assurant que les deux parties remplissent leurs obligations. Le suivi automatisé des échéances permet de gérer les calendriers de paiement et de livraison, d’envoyer des rappels et des alertes pour les échéances à venir, ce qui permet de réduire les délais non respectés et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Graip.AI alerte également les parties prenantes sur les renouvellements de contrats à venir, fournissant des informations sur les opportunités de renégociation et la gestion proactive des contrats.
Décoder le traitement des commandes avec Graip.AI
Graip.AI offre une solution complète pour relever divers défis en automatisant le flux de traitement des bons de commande. Graip.AI transforme le processus d’achat, depuis la réception des demandes de devis (RFQ) jusqu’à la création des commandes clients, qui peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Voici un aperçu détaillé de la manière dont Graip.AI optimise ce processus :
Gestion des appels d’offres et de l’appariement des données
Les fournisseurs reçoivent souvent des appels d’offres par courrier électronique ou dans des formats tels que des fichiers Excel. La fonction de reconnaissance des e-mails de Graip.AI capture ces demandes et fait correspondre de manière transparente les données demandées avec le catalogue de produits interne. Les fournisseurs peuvent ainsi proposer des devis précis basés sur des informations vérifiées sur les produits. En outre, Graip.AI compare les données extraites avec des bases de données externes, telles que les systèmes ERP, afin de valider les informations sur les clients et de garantir l’exactitude des données sur les produits. Cette approche globale minimise les divergences, améliore l’intégrité des données et facilite l’efficacité des processus d’approvisionnement.
Approbation en plusieurs étapes et création de devis
Une fois les données comparées, Graip.AI facilite le processus d’approbation. La plateforme permet d’obtenir toutes les approbations nécessaires avant de générer un devis. Ce processus d’approbation rationalisé garantit que les devis sont exacts et conformes aux politiques internes.
Création d’un bon de commande
Sur la base des devis approuvés, les clients créent des bons de commande, qui sont ensuite renvoyés au fournisseur pour traitement ultérieur. Graip.AI automatise la réception et le traitement de ces bons de commande, réduisant ainsi les interventions manuelles et accélérant le processus global.
Génération de commandes
Graip.AI aide à automatiser la création de commandes clients dans les systèmes ERP. En recevant les commandes par différents canaux, tels que le courrier électronique ou les téléchargements directs, la plateforme garantit la confidentialité des données grâce à des paramètres de contrôle d’accès robustes. Le système achemine les documents vers les spécialistes appropriés en fonction des politiques d’accès de l’organisation.
Correspondance des informations sur les produits
L’intégration native de Graip.AI avec SAP S/4HANA permet une reconnaissance et une mise en correspondance transparentes des informations demandées sur les produits. Si la précision de la reconnaissance est inférieure au seuil prévu, le système propose à l’utilisateur plusieurs options de correspondance. Cette fonction permet de s’assurer que les données relatives aux produits sont saisies avec précision et qu’elles correspondent aux données de base internes relatives aux produits.
Adapter Graip.AI aux besoins de traitement des commandes
Graip.AI est une solution à code bas qui est facile à utiliser, nécessitant des compétences techniques minimales. Les fonctions personnalisables de la plateforme et ses capacités d’intégration transparente lui permettent de s’adapter aux différents besoins en matière d’achat. Voici comment Graip.AI peut être personnalisé et intégré à votre processus d’approvisionnement :
Intégration avec les systèmes ERP : Les données vérifiées des commandes peuvent être mises en correspondance avec les factures correspondantes pour les mises à jour de l’ERP et la création de factures. Graip.AI prend en charge l’intégration transparente avec les systèmes ERP (SAP ECC, SAP S/4HANA, Dynamics 365, NetSuite ERP, etc.), ce qui permet un transfert de données efficace et l’automatisation des processus. Les utilisateurs peuvent exporter les données des commandes vers des systèmes tiers via l’API ou dans différents formats, tels que Excel, Word ou PDF.
Traitement entièrement automatisé des bons de commande : Graip.AI offre une solution entièrement automatisée, sans modèle et à code bas pour le traitement des commandes. Cette solution de bout en bout couvre tous les documents connexes, y compris les factures, les reçus, les listes de colisage et les contrats. L’intégration de l’API de la plateforme garantit une communication fluide avec les systèmes existants.
Sécurité robuste : Graip.AI donne la priorité à la sécurité des données en mettant en œuvre des mesures de sécurité robustes. Avec la certification ISO comme preuve de son engagement à respecter des normes de sécurité strictes, Graip.AI garantit l’intégrité et la confidentialité des données. Des fonctionnalités telles que le contrôle d’accès et l’acheminement crypté des documents protègent les informations sensibles tout au long du cycle d’approvisionnement, préservant ainsi la confiance et la conformité aux réglementations sectorielles.
Amélioration continue : Les utilisateurs peuvent modifier manuellement les données des éléments reconnus, et ces corrections peuvent être sauvegardées pour référence ultérieure ou utilisées pour réapprendre le modèle. Cette approche d’apprentissage continu garantit que la précision de Graip.AI s’améliore au fil du temps, réduisant les erreurs et augmentant l’efficacité.
Conclusion
Les bons de commande constituent l’épine dorsale de tout processus d’approvisionnement efficace. Toute entreprise qui souhaite rester en tête de la course et surpasser ses concurrents pourrait vouloir adopter l’automatisation de ses opérations.
Grâce à des solutions d’automatisation de pointe comme Graip.AI, les entreprises peuvent simplifier, personnaliser et dynamiser leur flux de travail en matière d’approvisionnement. Qu’il s’agisse de faire correspondre sans effort les demandes de prix aux produits du catalogue ou de générer rapidement des commandes de vente impeccables, Graip.AI automatise l’ensemble du processus de commande et redéfinit ainsi l’efficacité.
Grâce aux logiciels d’automatisation des commandes, les entreprises peuvent non seulement rationaliser leurs opérations, mais aussi pérenniser leurs stratégies d’approvisionnement. Graip.AI permet aux équipes de se concentrer sur les initiatives stratégiques et la prise de décision, en s’appuyant sur des informations pilotées par l’IA pour optimiser l’allocation des ressources et favoriser une croissance durable.