L’automazione non è una magia, ma può eliminare fino all’80% dei processi di approvvigionamento tradizionali. In settori come quello manifatturiero, sanitario, vendita al dettaglio e logistica, dove la gestione di migliaia di SKU (Stock Keeping Unit) è una realtà quotidiana, la gestione manuale degli ordini di acquisto (PO) può essere un compito scoraggiante, pieno di inefficienze, errori e causare l’aumento dei costi operativi. Ecco perché l’automazione degli ordini d’acquisto dovrebbe essere una priorità assoluta per i dirigenti, in modo da favorire l’efficienza e l’orientamento strategico delle loro organizzazioni.
In questa sede analizzeremo i punti dolenti più comuni dell’elaborazione manuale degli ordini di acquisto ed esploreremo come le soluzioni di automazione possano snellire e ottimizzare queste attività cruciali.
Esplorare le varietà di ordini d’acquisto
Innanzitutto, cos’è l’Ordine di Acquisto? Le aziende si affidano agli ordini di acquisto per verificare gli acquisti, gestire i budget e garantire la conformità alle regole e alle esigenze aziendali. Gli ordini di acquisto, avviati dagli acquirenti, creano flussi informativi automatizzati da e verso i fornitori, facilitando la comunicazione tra tutte le parti coinvolte.
Molte aziende devono affrontare sfide quotidiane per mantenere l’accuratezza, la tempestività e l’efficacia dei costi nelle loro operazioni di approvvigionamento. Prima di scoprire come l’automazione degli ordini di acquisto possa migliorare drasticamente l’efficienza degli approvvigionamenti, esaminiamo i diversi tipi di ordini di acquisto e le sfide uniche che presentano nell’elaborazione manuale.
Nel settore degli approvvigionamenti, diversi tipi di PO sono adattati per soddisfare varie esigenze transazionali:
Ordini di acquisto standard: Gli ordini di acquisto standard vengono utilizzati per acquisti una tantum, specificando i termini di pagamento, le date di consegna e i dettagli degli articoli. Garantiscono la precisione, ma sono soggetti a errori di inserimento manuale dei dati, richiedono molto tempo per essere elaborati e mancano di trasparenza.
Ordini di acquisto pianificati: Gli ordini d’acquisto pianificati definiscono le transazioni rateali, facilitando i pagamenti e le consegne programmate. Le sfide includono il monitoraggio di più rate e la gestione accurata degli aggiornamenti dell’inventario.
Ordini di acquisto a pacchetto: I Blanket PO consentono acquisti di beni/servizi indefiniti nel tempo, offrendo flessibilità, ma complicando il monitoraggio delle spese e la corrispondenza delle fatture a causa della loro natura non specifica.
Ordini di acquisto a contratto. Gli ordini di acquisto a contratto stabiliscono relazioni a lungo termine con i fornitori con termini specifici. Le sfide includono la garanzia di conformità dei contratti, la gestione dei rinnovi e il monitoraggio efficace dei programmi.
Punti dolenti dell’elaborazione manuale degli ordini di acquisto
In un’epoca in cui il tempo è denaro, la natura ad alta intensità di lavoro della gestione manuale degli ordini di acquisto spesso porta a ritardi, errori e un aumento dei costi operativi. Quando ogni ordine di acquisto deve essere meticolosamente compilato, verificato e approvato, richiedendo un notevole impegno umano e di tempo, rallenta il ciclo di approvvigionamento e distoglie risorse preziose da attività più strategiche.
L’elaborazione manuale degli ordini di acquisto presenta diverse sfide significative che possono avere un impatto negativo sull’efficienza e sui profitti di un’organizzazione. Queste sfide includono:
- Velocità di elaborazione degli ordini di acquisto: La gestione manuale degli ordini di acquisto comporta spesso tempi di elaborazione lenti. Ogni fase, dalla ricezione dell’ordine all’inserimento dei dati nel sistema, richiede l’intervento umano, con conseguente dispendio di tempo. I ritardi nell’elaborazione degli ordini di pagamento possono portare a opportunità mancate e a rapporti tesi con i fornitori.
- Ritardi nella creazione degli ordini di vendita: Quando i PO vengono elaborati manualmente, anche la successiva creazione degli Ordini di Vendita subisce un ritardo. Questo ritardo può avere un impatto sull’intera catena di fornitura, causando colli di bottiglia e riducendo la reattività complessiva dell’azienda.
- Riconciliazione e revisione dei dati. I processi manuali spesso richiedono un’ampia riconciliazione e revisione dei dati per garantirne l’accuratezza. Questa fase non solo richiede molto lavoro, ma è anche soggetta a errori, con conseguenti discrepanze che possono interrompere il processo di approvvigionamento.
- Flussi di lavoro che richiedono tempo: L’approccio manuale all’elaborazione degli ordini di acquisto comporta molteplici flussi di lavoro che richiedono tempo e impegno. Questi flussi di lavoro comprendono la verifica dei dati, la ricerca di approvazioni e l’inserimento di informazioni in vari sistemi. Questa complessità può portare a inefficienze e a un aumento dei costi operativi.
- Errori di inserimento dati: L’errore umano è un rischio intrinseco all’inserimento manuale dei dati. Gli errori nell’inserimento dei dettagli dell’ordine di acquisto possono portare a ordini errati, ritardi e costi aggiuntivi per correggere gli errori. Questi errori possono anche influenzare l’accuratezza dei registri di inventario e dei rapporti finanziari.
Come Graip.AI trasforma la gestione degli OP
Graip.AI è una piattaforma AI all’avanguardia progettata per automatizzare e semplificare diverse operazioni per le aziende, tra cui l’elaborazione degli ordini di acquisto. Grazie a un tasso di riconoscimento impeccabile del 100% e all’assenza di modelli, questo software per l’automazione degli ordini di acquisto elimina gli errori umani e le noiose pratiche burocratiche. Graip.AI impiega l’Intelligent Document Processing (IDP) per gestire rapidamente 141 tipi di documenti, elaborando ogni pagina in soli 0,8 secondi.
Questa soluzione innovativa accelera l‘inserimento dei fornitori, velocizza l’elaborazione degli ordini di acquisto e migliora l’efficienza del ciclo di approvvigionamento. Sfruttando Graip.AI, le aziende ottengono una conoscenza approfondita dei modelli di spesa, consentendo di prendere decisioni più intelligenti.
In precedenza abbiamo parlato dei diversi tipi di PO e delle sfide ad essi associate. Ecco come Graip.AI affronta queste sfide:
PO standard
Graip.AI automatizza l’estrazione dei dati dai PO standard, garantendo l’accuratezza dell’inserimento delle informazioni direttamente nei sistemi ERP. In questo modo si riducono gli errori di inserimento manuale dei dati e i tempi di elaborazione. I flussi di lavoro di approvazione automatizzati snelliscono il processo di approvazione, riducendo al minimo i ritardi e garantendo tempi di elaborazione più rapidi. Gli aggiornamenti in tempo reale sullo stato dei PO forniscono agli stakeholder una maggiore visibilità, consentendo di prendere decisioni informate e di gestire in modo proattivo le attività di approvvigionamento.
Ordini di acquisto pianificati
Graip.AI facilita la collaborazione con i fornitori avvisandoli in anticipo in base agli ordini di acquisto previsti. In questo modo i fornitori hanno il tempo necessario per preparare ed evadere gli ordini, migliorando l’efficienza della catena di approvvigionamento. Per la gestione delle scorte, Graip.AI ottimizza i livelli di inventario in base agli ordini di acquisto pianificati, mantenendo uno stock adeguato senza eccedere, ottimizzando così il capitale circolante e riducendo i costi di stoccaggio.
Ordine di acquisto globale (Blanket PO)
Graip.AI monitora la spesa rispetto ai termini e alle condizioni specificate nei PO, avvisando gli stakeholder delle deviazioni e garantendo la conformità. Automatizza la riconciliazione delle fatture con gli ordini globali, riducendo gli errori e le discrepanze nei registri finanziari. Grazie al monitoraggio accurato delle spese e alla riconciliazione delle fatture, Graip.AI migliora la trasparenza finanziaria e il controllo dei processi di approvvigionamento.
Ordine di acquisto contrattuale (Contract PO)
Graip.AI monitora la conformità del contratto monitorando e facendo rispettare i termini contrattuali, assicurando che entrambe le parti rispettino i loro obblighi. Il tracciamento automatico delle scadenze gestisce i programmi di pagamento e consegna, inviando promemoria e avvisi per le scadenze imminenti, riducendo così le scadenze mancate e migliorando l’efficienza operativa. Graip.AI avvisa anche gli stakeholder dei prossimi rinnovi contrattuali, fornendo spunti per opportunità di rinegoziazione e gestione proattiva dei contratti.
Decodifica dell’elaborazione dei PO con Graip.AI
Graip.AI offre una soluzione completa per affrontare diverse sfide automatizzando il flusso di lavoro di elaborazione degli ordini di acquisto. Graip.AI trasforma il processo di acquisto, dalla ricezione delle richieste di preventivo (RFQ) alla creazione degli ordini di vendita, che possono essere personalizzati per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali. Ecco uno sguardo dettagliato su come Graip.AI ottimizza questo processo:
Gestire le RFQ e la corrispondenza dei dati
I fornitori ricevono spesso le RFQ via e-mail o in formati come i file Excel. La funzione di riconoscimento delle e-mail di Graip.AI cattura queste richieste e abbina senza problemi i dati richiesti al catalogo prodotti interno. In questo modo i fornitori possono offrire preventivi precisi basati su informazioni verificate sui prodotti. Inoltre, Graip.AI confronta i dati estratti con database esterni, come i sistemi ERP, per convalidare le informazioni sui clienti e garantire l’accuratezza dei dati sui prodotti. Questo approccio completo riduce al minimo le discrepanze, migliora l’integrità dei dati e facilita l’efficienza dei processi di approvvigionamento.
Approvazione in più fasi e creazione di preventivi
Una volta che i dati sono stati abbinati, Graip.AI facilita il processo di approvazione. La piattaforma supporta l’ottenimento di tutte le approvazioni necessarie prima di generare un preventivo. Questo flusso di approvazione semplificato garantisce che i preventivi siano accurati e conformi alle politiche interne.
Creazione dell’ordine di acquisto
Sulla base dei preventivi approvati, i clienti creano gli ordini d’acquisto, che vengono poi restituiti al fornitore per un’ulteriore elaborazione. Graip.AI automatizza la ricezione e l’elaborazione di questi PO, riducendo l’intervento manuale e velocizzando l’intero processo.
Generazione di ordini di vendita
Graip.AI aiuta ad automatizzare la creazione di ordini di vendita nei sistemi ERP. Ricevendo i PO attraverso vari canali, come l’e-mail o il download diretto, la piattaforma garantisce il mantenimento della privacy dei dati grazie a solide impostazioni di controllo degli accessi. Il sistema indirizza i documenti agli specialisti appropriati in base alle politiche di accesso dell’organizzazione.
Corrispondenza delle informazioni sul prodotto
L’integrazione nativa di Graip.AI con SAP S/4HANA consente di riconoscere e abbinare senza problemi le informazioni sui prodotti richieste. Se l’accuratezza del riconoscimento è inferiore alla soglia prevista, il sistema offre diverse opzioni di abbinamento per la selezione dell’utente. Questa funzione garantisce che i dati dei prodotti vengano acquisiti con precisione e abbinati ai dati anagrafici interni dei prodotti.
Adattare Graip.AI alle esigenze di elaborazione degli OP
Graip.AI è una soluzione low-code facile da usare e che richiede competenze tecniche minime. Le caratteristiche personalizzabili della piattaforma e le capacità di integrazione senza soluzione di continuità le permettono di adattarsi alle diverse esigenze di acquisto. Ecco come Graip.AI può essere personalizzato e integrato nel tuo processo di approvvigionamento:
Integrazione con i sistemi ERP. I dati verificati dei PO possono essere mappati alle relative fatture per gli aggiornamenti dell’ERP e la creazione delle fatture. Graip.AI supporta la perfetta integrazione con i sistemi ERP (SAP ECC, SAP S/4HANA, Dynamics 365, NetSuite ERP, ecc.), consentendo un trasferimento efficiente dei dati e l’automazione dei processi. Gli utenti possono esportare i dati degli OP a sistemi di terze parti tramite API o in vari formati, come Excel, Word o PDF.
Elaborazione degli ordini di acquisto completamente automatizzata: Graip.AI offre una soluzione completamente automatizzata, priva di modelli e a basso codice per l’elaborazione degli ordini di acquisto. Questa soluzione end-to-end copre tutti i documenti correlati, tra cui fatture, ricevute, elenchi di pacchi e contratti. L’integrazione API della piattaforma garantisce una comunicazione fluida con i sistemi esistenti.
Sicurezza elevata: Graip.AI dà la priorità alla sicurezza dei dati implementando solide misure di sicurezza. Grazie alla certificazione ISO che testimonia il suo impegno a rispettare rigorosi standard di sicurezza, Graip.AI garantisce l’integrità e la riservatezza dei dati. Funzioni come il controllo degli accessi e l’instradamento criptato dei documenti salvaguardano le informazioni sensibili durante l’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento, mantenendo la fiducia e la conformità alle normative del settore.
Miglioramento continuo. Gli utenti possono modificare manualmente i dati degli articoli riconosciuti e queste correzioni possono essere salvate per riferimenti futuri o utilizzate per riqualificare il modello. Questo approccio di apprendimento continuo fa sì che l’accuratezza di Graip.AI migliori nel tempo, riducendo gli errori e aumentando l’efficienza.
Conclusioni
Gli ordini di acquisto sono la spina dorsale di qualsiasi processo di approvvigionamento efficiente. Tutte le aziende che vogliono essere all’avanguardia e superare i propri concorrenti potrebbero voler abbracciare l’automazione delle proprie operazioni.
Grazie a soluzioni di automazione all’avanguardia come Graip.AI, le aziende possono semplificare, personalizzare e potenziare il loro flusso di lavoro di approvvigionamento. Dalla corrispondenza tra RFQ e prodotti a catalogo alla generazione rapida di ordini di vendita impeccabili, Graip.AI automatizza l’intero processo degli ordini di vendita e ridefinisce l’efficienza.
Con il software per l’automazione dei PO, le aziende non solo snelliscono le operazioni, ma sono anche in grado di garantire il futuro delle loro strategie di approvvigionamento. Graip.AI consente ai team di concentrarsi sulle iniziative strategiche e sul processo decisionale, sfruttando le intuizioni guidate dall’intelligenza artificiale per ottimizzare l’allocazione delle risorse e guidare una crescita sostenibile.