Automatyzacja nie jest magią, ale może wyeliminować nawet 80% tradycyjnych procesów zakupowych. W branżach takich jak produkcja, opieka zdrowotna, handel detaliczny i logistyka, gdzie zarządzanie tysiącami jednostek magazynowych (SKU) jest codziennością, ręczna obsługa zamówień zakupu (PO) jest czasochłonnym procesem, który często prowadzi do nieefektywności, błędów i wzrostu kosztów operacyjnych. Właśnie dlatego automatyzacja zamówień zakupu powinna być priorytetem dla kadry kierowniczej, zwiększając wydajność i strategiczne ukierunkowanie w ich organizacjach.
W tym artykule omówimy najczęstsze problemy związane z ręcznym przetwarzaniem PO i zbadamy, w jaki sposób rozwiązania automatyzacji mogą usprawnić i zoptymalizować te kluczowe zadania.

Rodzaje zamówień zakupu
Po pierwsze, czym jest zamówienie zakupu? Firmy polegają na zamówieniach zakupu, aby weryfikować zakupy, zarządzać budżetami oraz zapewniać zgodność z zasadami i potrzebami biznesowymi. Zamówienia zakupu, inicjowane przez kupujących, tworzą zsynchronizowane rekordy z dostawcami, ułatwiając płynniejszą komunikację między wszystkimi zaangażowanymi stronami.
Wiele firm codziennie zmaga się z wyzwaniami związanymi z utrzymaniem dokładności, terminowości i efektywności kosztowej w działaniach związanych z zaopatrzeniem Zanim przeanalizujemy, w jaki sposób automatyzacja zamówień może znacząco poprawić wydajność procesów zaopatrzeniowych, przyjrzyjmy się różnym typom zamówień zakupu i unikalnym wyzwaniom, jakie wiążą się z ich ręcznym przetwarzaniem.
W procesie zaopatrzenia stosuje się różne rodzaje zamówień zakupu (PO), dostosowane do różnych potrzeb transakcyjnych:
Standardowe zamówienia zakupu: Standardowe zamówienia są używane do jednorazowych zakupów, określając warunki płatności, daty dostawy i szczegóły dotyczące zamawianych pozycji. Zapewniają one precyzję, ale są podatne na błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych, wymagają czasochłonnego przetwarzania i często brakuje im przejrzystości.
Planowane zamówienia zakupu: Planowane zamówienia zakupu określają transakcje ratalne, co ułatwia realizację zaplanowanych płatności i dostaw. Wyzwania obejmują konieczność śledzenia wielu rat oraz dokładne zarządzanie aktualizacjami stanów magazynowych.
Zamówienia zbiorcze: Zamówienia zbiorcze pozwalają na nieokreślone w czasie zakupy towarów/usług, oferując elastyczność, ale komplikując monitorowanie wydatków i dopasowywanie faktur ze względu na ich niespecyficzny charakter.
Zamówienia kontraktowe: Zamówienia kontraktowe ustanawiają długoterminowe relacje z dostawcami na określonych warunkach. Wyzwania obejmują konieczność zapewnienia zgodności z umowami, zarządzanie ich odnowieniami i skuteczne śledzenie harmonogramów.
Problemy związane z ręcznym przetwarzaniem PO
W erze, w której czas to pieniądz, pracochłonny charakter ręcznej obsługi PO często prowadzi do opóźnień, błędów i wzrostu kosztów operacyjnych. Gdy każde zamówienie zakupu musi zostać skrupulatnie wypełnione, zweryfikowane i zatwierdzone, co wymaga znacznego nakładu pracy i czasu, spowalnia to cykl zaopatrzenia i odciąga cenne zasoby od bardziej strategicznych zadań.
Ręczne przetwarzanie zamówień wiąże się z kilkoma istotnymi wyzwaniami, które mogą negatywnie wpływać na wydajność i wyniki finansowe organizacji. Wyzwania te obejmują:
- Szybkość przetwarzania zamówień: Ręczna obsługa zamówień często skutkuje wolnym czasem przetwarzania. Każdy krok, od otrzymania zamówienia po wprowadzenie danych do systemu, wymaga interwencji człowieka, co wydłuża czas realizacji. Opóźnienia te mogą skutkować utratą szans biznesowych i napiętymi relacjami z dostawcami.
- Opóźnienia w tworzeniu zamówień sprzedaży: Gdy zamówienia są przetwarzane ręcznie, generowanie zamówień sprzedaży również ulega opóźnieniu. Opóźnienie to może mieć wpływ na cały łańcuch dostaw, prowadząc do wąskich gardeł i ograniczenia zdolności firmy do szybkiego reagowania na potrzeby rynku.
- Uzgadnianie i weryfikacja danych: Ręczne procesy często wymagają dokładnej weryfikacji i uzgadniania danych w celu zapewnienia ich poprawności. Etap ten jest nie tylko pracochłonny, ale także podatny na błędy, co może prowadzić do rozbieżności zakłócających proces zamówień.
- Czasochłonne przepływy pracy: Ręczne podejście do przetwarzania PO obejmuje wiele etapów, które wymagają znacznego nakładu czasu i wysiłku. Proces ten obejmuje weryfikację danych, uzyskiwanie zatwierdzeń i wprowadzanie informacji do różnych systemów. Ta złożoność może prowadzić do nieefektywności i wzrostu kosztów operacyjnych.
- Błędy wprowadzania danych: Błąd ludzki jest nieodłącznym ryzykiem związanym z ręcznym wprowadzaniem danych. Nieprawidłowe dane w zamówieniach mogą skutkować błędnymi zamówieniami, opóźnieniami oraz dodatkowymi kosztami związanymi z ich korektą. Błędy te mogą również wpływać na dokładność ewidencji zapasów i sprawozdawczości finansowej.

Jak Graip.AI przekształca obsługę PO
Graip.AI to najnowocześniejsza platforma sztucznej inteligencji zaprojektowana dla przedsiębiorstw do automatyzacji i usprawnienia różnych operacji, w tym przetwarzania zamówień zakupu. Dzięki bezbłędnemu wskaźnikowi rozpoznawania wynoszącemu 100% oraz braku konieczności stosowania szablonów, to oprogramowanie do automatyzacji zamówień zakupu eliminuje błędy ludzkie i żmudną papierkową robotę. Graip.AI wykorzystuje Inteligentne Przetwarzanie Dokumentów (IDP) do szybkiej obsługi 141 typów plików, przetwarzając każdą stronę w zaledwie 0,8 sekundy.
To innowacyjne rozwiązanie przyspiesza wdrażanie dostawców, przyspiesza przetwarzanie zamówień i zwiększa wydajność cyklu zakupowego. Wykorzystując Graip.AI, firmy zyskują szczegółowy wgląd w schematy wydatków, co ułatwia podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.
W poprzednich częściach omówiliśmy różne rodzaje zamówień zakupu oraz związane z nimi wyzwania. Oto jak Graip.AI radzi sobie z tymi wyzwaniami:
Standardowe zamówienie zakupu
Graip.AI automatyzuje ekstrakcję danych ze standardowych zamówień zakupu, zapewniając dokładność poprzez bezpośrednie wprowadzanie informacji do systemów ERP. Zmniejsza to liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i skraca czas przetwarzania. Zautomatyzowane procesy zatwierdzania usprawniają przepływ pracy, minimalizując opóźnienia i przyspieszając realizację zamówień. Aktualizacje statusu PO w czasie rzeczywistym zwiększają przejrzystość operacji, umożliwiając interesariuszom podejmowanie świadomych decyzji i proaktywne zarządzanie zakupami.
Planowane zamówienie zakupu
Graip.AI ułatwia współpracę z dostawcami, powiadamiając ich z wyprzedzeniem o planowanych zamówieniach. Dzięki temu dostawcy mają wystarczająco dużo czasu na przygotowanie i realizację zamówień, co zwiększa wydajność łańcucha dostaw. W przypadku zarządzania zapasami Graip.AI optymalizuje ich poziomy w oparciu o planowane zamówienia zakupu, utrzymując odpowiedni stan magazynowy bez nadmiernych zapasów, optymalizując w ten sposób kapitał obrotowy i zmniejszając koszty magazynowania.
Zamówienie zbiorcze
Graip.AI monitoruje wydatki zgodnie z warunkami określonymi w zamówieniach zbiorczych, ostrzegając interesariuszy o wszelkich odchyleniach i zapewniając zgodność z ustalonymi warunkami. Automatyzuje uzgadnianie faktur z zamówieniami zbiorczymi, co redukuje liczbę błędów i rozbieżności w dokumentacji finansowej. Zapewniając dokładne monitorowanie wydatków i uzgadnianie faktur, Graip.AI zwiększa przejrzystość finansową i poprawia kontrolę nad procesami zakupowymi.
Umowa PO
Graip.AI monitoruje zgodność z umowami, śledząc i egzekwując przestrzeganie warunków umowy, zapewniając, że obie strony realizują swoje zobowiązania. Zautomatyzowane śledzenie harmonogramów zarządza terminami płatności i dostaw, wysyłając przypomnienia i alerty o zbliżających się zobowiązaniach, zmniejszając w ten sposób liczbę niedotrzymanych terminów i poprawiając wydajność operacyjną. Graip.AI informuje również interesariuszy o zbliżających się odnowieniach umów, umożliwiając proaktywne zarządzanie kontraktami i renegocjację warunków w odpowiednim czasie.

Odkodowanie procesu PO z Graip.AI
Graip.AI oferuje kompleksowe rozwiązanie pozwalające sprostać różnorodnym wyzwaniom poprzez automatyzację procesu przetwarzania zamówień zakupu. Platforma przekształca proces zakupów, od otrzymywania zapytań ofertowych (RFQ) po tworzenie zamówień sprzedaży, które można dostosować do konkretnych potrzeb biznesowych. Oto szczegółowe spojrzenie na to, jak Graip.AI optymalizuje ten proces:
Obsługa zapytań ofertowych i dopasowywanie danych
Dostawcy często otrzymują zapytania ofertowe pocztą elektroniczną lub w formatach takich jak pliki Excel. Funkcja rozpoznawania wiadomości e-mail Graip.AI przechwytuje te zapytania i płynnie dopasowuje żądane dane do wewnętrznego katalogu produktów. Dzięki temu dostawcy mogą przedstawić precyzyjne wyceny w oparciu o zweryfikowane informacje o produkcie. Ponadto Graip.AI porównuje wyodrębnione dane z zewnętrznymi bazami danych, takimi jak systemy ERP, w celu weryfikacji informacji o klientach i zapewnienia dokładności danych produktu. To kompleksowe podejście minimalizuje rozbieżności, zwiększa integralność danych i usprawnia procesy zaopatrzenia.
Wieloetapowe zatwierdzanie i tworzenie ofert
Po dopasowaniu danych Graip.AI ułatwia proces zatwierdzania. Platforma umożliwia uzyskanie wszystkich niezbędnych zatwierdzeń przed wygenerowaniem wyceny. Ten usprawniony proces zatwierdzania zapewnia, że oferty są dokładne i zgodne z wewnętrznymi zasadami.
Tworzenie zamówień zakupu
Na podstawie zatwierdzonych ofert klienci tworzą zamówienia zakupu, które są następnie przekazywane dostawcom do dalszego przetwarzania. Graip.AI automatyzuje odbiór i przetwarzanie tych zamówień, ograniczając potrzebę ręcznej interwencji i przyspieszając cały proces.
Generowanie zleceń sprzedaży
Graip.AI pomaga zautomatyzować tworzenie zleceń sprzedaży w systemach ERP. Odbierając zamówienia z różnych kanałów, takich jak poczta elektroniczna czy bezpośrednie pobieranie, platforma zapewnia ochronę danych dzięki niezawodnym mechanizmom kontroli dostępu. System kieruje dokumenty do odpowiednich specjalistów zgodnie z polityką dostępu organizacji.
Dopasowywanie informacji o produkcie
Natywna integracja Graip.AI z SAP S/4HANA umożliwia płynne rozpoznawanie i dopasowywanie żądanych informacji o produkcie. Jeśli dokładność rozpoznawania jest poniżej oczekiwanego progu, system oferuje użytkownikowi kilka możliwych dopasowań. Funkcja ta zapewnia, że dane produktu są poprawnie przechwytywane i dopasowywane do wewnętrznej bazy produktów.

Dostosowanie Graip.AI do potrzeb przetwarzania PO
Graip.AI to rozwiązanie typu low-code, które jest łatwe w obsłudze i wymaga minimalnych umiejętności technicznych. Dzięki elastycznym funkcjom i szerokim możliwościom integracji platforma dostosowuje się do różnorodnych potrzeb zakupowych. Oto jak Graip.AI można dostosować i zintegrować z procesem zakupowym:
Integracja z systemami ERP: Zweryfikowane dane PO mogą być mapowane do powiązanych faktur w celu aktualizacji ERP i generowania faktur. Graip.AI obsługuje płynną integrację z systemami ERP (SAP ECC, SAP S/4HANA, Dynamics 365, NetSuite ERP itp.), umożliwiając wydajny transfer danych i automatyzację procesów. Użytkownicy mogą eksportować dane PO do systemów innych firm za pośrednictwem interfejsu API lub w różnych formatach, takich jak Excel, Word lub PDF.
W pełni zautomatyzowane przetwarzanie zamówień: Graip.AI oferuje w pełni zautomatyzowane, wolne od szablonów, niskokodowe rozwiązanie do przetwarzania PO. To kompleksowe rozwiązanie obejmuje wszystkie powiązane dokumenty, w tym faktury, paragony, listy paczek i umowy. Integracja API platformy zapewnia płynną komunikację z istniejącymi systemami.
Solidne zabezpieczenia: Graip.AI traktuje priorytetowo kwestie bezpieczeństwa danych, wdrażając solidne środki bezpieczeństwa. Dzięki certyfikatowi ISO, który stanowi dowód zaangażowania w przestrzeganie ścisłych standardów bezpieczeństwa, Graip.AI zapewnia integralność i poufność danych. Funkcje takie jak kontrola dostępu oraz szyfrowane przesyłanie dokumentów zabezpieczają poufne informacje w całym cyklu życia zamówień, utrzymując zaufanie i zgodność z przepisami branżowymi.
Ciągłe doskonalenie: Użytkownicy mogą ręcznie edytować rozpoznane dane pozycji, a poprawki te mogą zostać zapisane do wykorzystania w przyszłości lub użyte do ponownego trenowania modelu. Takie podejście do ciągłego uczenia się zapewnia, że dokładność Graip.AI poprawia się z czasem, zmniejszając liczbę błędów i zwiększając wydajność.
Podsumowanie
Zamówienia zakupu stanowią fundament skutecznego procesu zaopatrzenia. Każda firma, która chce pozostać na czołowej pozycji i wyprzedzić konkurencję, powinna rozważyć wdrożenie automatyzacji swoich operacji.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom automatyzacyjnym, takim jak Graip.AI, firmy mogą uprościć, dostosować i przyspieszyć swój przepływ pracy w zakresie zaopatrzenia. Od łatwego dopasowywania zapytań ofertowych do produktów katalogowych po szybkie generowanie bezbłędnych zamówień sprzedaży, Graip.AI automatyzuje cały proces zamówień zakupowych (PO), a tym samym na nowo definiuje wydajność.
Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji zamówień zakupowych, firmy nie tylko usprawniają swoje operacje, ale także zabezpieczają przyszłość swoich strategii zaopatrzenia. Graip.AI umożliwia zespołom skupienie się na strategicznych inicjatywach i podejmowaniu decyzji, wykorzystując spostrzeżenia oparte na sztucznej inteligencji w celu optymalizacji alokacji zasobów i napędzania zrównoważonego wzrostu.