Automatyzacja nie jest magią, ale może wyeliminować do 80% tradycyjnych procesów zakupowych. W branżach takich jak produkcja, opieka zdrowotna, handel detaliczny i logistyka, gdzie zarządzanie tysiącami jednostek magazynowych (SKU) jest codziennością, ręczna obsługa zamówień zakupu (PO) może być zniechęcającym zadaniem obarczonym nieefektywnością, błędami i zwiększonymi kosztami operacyjnymi. Właśnie dlatego automatyzacja zamówień zakupu powinna być priorytetem dla kadry kierowniczej, zwiększając wydajność i strategiczne ukierunkowanie w ich organizacjach.
W tym artykule omówimy najczęstsze problemy związane z ręcznym przetwarzaniem PO i zbadamy, w jaki sposób rozwiązania automatyzacji mogą usprawnić i zoptymalizować te kluczowe zadania.
Rodzaje zamówień zakupu
Po pierwsze, czym jest zamówienie zakupu? Firmy polegają na zamówieniach zakupu, aby weryfikować zakupy, zarządzać budżetami oraz zapewniać zgodność z zasadami i potrzebami biznesowymi. Zamówienia zakupu, inicjowane przez kupujących, tworzą zsynchronizowane rekordy z dostawcami, ułatwiając płynniejszą komunikację między wszystkimi zaangażowanymi stronami.
Wiele firm codziennie zmaga się z wyzwaniami związanymi z utrzymaniem dokładności, terminowości i efektywności kosztowej w działaniach związanych z zaopatrzeniem Zanim zbadamy, w jaki sposób automatyzacja zamówień może drastycznie poprawić wydajność zaopatrzenia, przyjrzyjmy się różnym typom zamówień zakupu i unikalnym wyzwaniom, jakie stanowią one w ręcznym przetwarzaniu.
W zaopatrzeniu różne rodzaje PO są dostosowane do różnych potrzeb transakcyjnych:
Standardowe zamówienia zakupu: Standardowe zamówienia są używane do jednorazowych zakupów, określając warunki płatności, daty dostawy i szczegóły pozycji. Zapewniają one precyzję, ale są podatne na błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych, są czasochłonne w przetwarzaniu i brakuje im przejrzystości.
Planowane zamówienia zakupu: Planowane zamówienia zakupu określają transakcje ratalne, ułatwiając zaplanowane płatności i dostawy. Wyzwania obejmują śledzenie wielu rat i dokładne zarządzanie aktualizacjami zapasów.
Zamówienia zbiorcze: Zamówienia zbiorcze pozwalają na nieokreślone w czasie zakupy towarów/usług, oferując elastyczność, ale komplikując monitorowanie wydatków i dopasowywanie faktur ze względu na ich niespecyficzny charakter.
Zamówienia kontraktowe: Zamówienia kontraktowe ustanawiają długoterminowe relacje z dostawcami na określonych warunkach. Wyzwania obejmują zapewnienie zgodności z umowami, zarządzanie odnowieniami i skuteczne śledzenie harmonogramów.
Problemy związane z ręcznym przetwarzaniem PO
W erze, w której czas to pieniądz, pracochłonny charakter ręcznej obsługi PO często prowadzi do opóźnień, błędów i zwiększonych kosztów operacyjnych. Gdy każde zamówienie zakupu musi być skrupulatnie wypełnione, zweryfikowane i zatwierdzone, co wymaga znacznego wysiłku ludzkiego i czasu, spowalnia to cykl zaopatrzenia i odciąga cenne zasoby od bardziej strategicznych zadań.
Ręczne przetwarzanie zamówień wiąże się z kilkoma istotnymi wyzwaniami, które mogą negatywnie wpływać na wydajność i wyniki finansowe organizacji. Wyzwania te obejmują:
- Szybkość przetwarzania zamówień: Ręczna obsługa zamówień często skutkuje wolnym czasem przetwarzania. Każdy krok, od otrzymania zamówienia do wprowadzenia danych do systemu, wymaga interwencji człowieka, co jest czasochłonne. Opóźnienia w przetwarzaniu zamówień mogą prowadzić do utraty możliwości i napiętych relacji z dostawcami.
- Opóźnienia w tworzeniu zamówień sprzedaży: Gdy zamówienia są przetwarzane ręcznie, tworzenie zamówień sprzedaży również ulega opóźnieniu. Opóźnienie to może mieć wpływ na cały łańcuch dostaw, powodując wąskie gardła i zmniejszając ogólną szybkość reakcji firmy.
- Uzgadnianie i weryfikacja danych: Ręczne procesy często wymagają obszernego uzgadniania i przeglądu danych w celu zapewnienia dokładności. Etap ten jest nie tylko pracochłonny, ale także podatny na błędy, prowadząc do rozbieżności, które mogą zakłócić proces zamówień.
- Czasochłonne przepływy pracy: Ręczne podejście do przetwarzania PO obejmuje wiele przepływów pracy, które wymagają znacznego czasu i wysiłku. Te przepływy pracy obejmują weryfikację danych, uzyskiwanie zatwierdzeń i wprowadzanie informacji do różnych systemów. Ta złożoność może prowadzić do nieefektywności i zwiększonych kosztów operacyjnych.
- Błędy wprowadzania danych: Błąd ludzki jest nieodłącznym ryzykiem związanym z ręcznym wprowadzaniem danych. Błędy we wprowadzaniu danych zamówienia mogą prowadzić do nieprawidłowych zamówień, opóźnień i dodatkowych kosztów związanych z naprawą błędów. Błędy te mogą również wpływać na dokładność ewidencji zapasów i sprawozdawczości finansowej.
Jak Graip.AI przekształca obsługę PO
Graip.AI to najnowocześniejsza platforma sztucznej inteligencji zaprojektowana w celu automatyzacji i usprawnienia różnych operacji, w tym przetwarzania zamówień zakupu dla przedsiębiorstw. Dzięki bezbłędnemu wskaźnikowi rozpoznawania wynoszącemu 100% oraz braku konieczności stosowania szablonów, to oprogramowanie do automatyzacji zamówień zakupu eliminuje błędy ludzkie i żmudną papierkową robotę. Graip.AI wykorzystuje Inteligentne Przetwarzanie Dokumentów (IDP) do szybkiej obsługi 141 typów plików dokumentów, przetwarzając każdą stronę w zaledwie 0,8 sekundy.
To innowacyjne rozwiązanie przyspiesza wdrażanie dostawców, przyspiesza przetwarzanie zamówień i zwiększa wydajność cyklu zamówień. Wykorzystując Graip.AI, firmy zyskują dogłębny wgląd w schematy wydatków, umożliwiając podejmowanie mądrzejszych decyzji.
Wcześniej omówiliśmy różne rodzaje PO i związane z nimi wyzwania. Oto jak Graip.AI radzi sobie z tymi wyzwaniami:
Standardowy PO
Graip.AI automatyzuje ekstrakcję danych ze standardowych PO, zapewniając dokładność poprzez bezpośrednie wprowadzanie informacji do systemów ERP. Zmniejsza to liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i skraca czas przetwarzania. Zautomatyzowane procesy zatwierdzania usprawniają proces zatwierdzania, minimalizując opóźnienia i zapewniając krótszy czas przetwarzania. Aktualizacje statusu PO w czasie rzeczywistym zapewniają interesariuszom lepszą widoczność, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji i proaktywne zarządzanie działaniami związanymi z zakupami.
Planowane PO
Graip.AI ułatwia współpracę z dostawcami, powiadamiając ich z wyprzedzeniem na podstawie planowanych zamówień. Dzięki temu dostawcy mają wystarczająco dużo czasu na przygotowanie i realizację zamówień, co zwiększa wydajność łańcucha dostaw. W przypadku zarządzania zapasami Graip.AI optymalizuje poziomy zapasów w oparciu o planowane zamówienia zakupu, utrzymując odpowiedni stan magazynowy bez nadmiernych zapasów, optymalizując w ten sposób kapitał obrotowy i zmniejszając koszty magazynowania.
Zamówienie Zakupu typu Blanket
Graip.AI monitoruje wydatki zgodnie z warunkami określonymi w zamówieniach zbiorczych, ostrzegając interesariuszy o odchyleniach i zapewniając zgodność. Automatyzuje uzgadnianie faktur z zamówieniami zbiorczymi, zmniejszając liczbę błędów i rozbieżności w dokumentacji finansowej. Zapewniając dokładne monitorowanie wydatków i uzgadnianie faktur, Graip.AI zwiększa przejrzystość finansową i kontrolę w ramach procesów zakupowych.
Umowa PO
Graip.AI monitoruje zgodność z umowami, śledząc i egzekwując przestrzeganie warunków umowy, zapewniając, że obie strony realizują swoje zobowiązania. Zautomatyzowane śledzenie harmonogramów zarządza terminami płatności i dostaw, wysyłając przypomnienia i alerty o zbliżających się zobowiązaniach, zmniejszając w ten sposób liczbę niedotrzymanych terminów i poprawiając wydajność operacyjną. Graip.AI informuje również interesariuszy o zbliżających się odnowieniach umów, zapewniając wgląd w możliwości renegocjacji i proaktywne zarządzanie umowami.
Odkodowanie procesu PO z Graip.AI
Graip.AI oferuje kompleksowe rozwiązanie pozwalające sprostać różnorodnym wyzwaniom poprzez automatyzację procesu przetwarzania zamówień zakupu. Graip.AI przekształca proces zakupów, od otrzymywania zapytań ofertowych (RFQ) po tworzenie zamówień sprzedaży, które można dostosować do konkretnych potrzeb biznesowych. Oto szczegółowe spojrzenie na to, jak Graip.AI optymalizuje ten proces:
Obsługa zapytań ofertowych i dopasowywanie danych
Dostawcy często otrzymują zapytania ofertowe pocztą elektroniczną lub w formatach takich jak pliki Excel. Funkcja rozpoznawania wiadomości e-mail Graip.AI przechwytuje te zapytania i płynnie dopasowuje żądane dane do wewnętrznego katalogu produktów. Dzięki temu dostawcy mogą oferować precyzyjne wyceny w oparciu o zweryfikowane informacje o produkcie. Ponadto Graip.AI porównuje wyodrębnione dane z zewnętrznymi bazami danych, takimi jak systemy ERP, w celu weryfikacji informacji o klientach i zapewnienia dokładności danych produktu. To kompleksowe podejście minimalizuje rozbieżności, zwiększa integralność danych i ułatwia wydajne procesy zaopatrzenia.
Wieloetapowe zatwierdzanie i tworzenie ofert
Po dopasowaniu danych Graip.AI ułatwia proces zatwierdzania. Platforma umożliwia uzyskanie wszystkich niezbędnych zatwierdzeń przed wygenerowaniem wyceny. Ten usprawniony proces zatwierdzania zapewnia, że oferty są dokładne i zgodne z wewnętrznymi zasadami.
Tworzenie zamówień zakupu
Na podstawie zatwierdzonych ofert klienci tworzą zamówienia zakupu, które są następnie zwracane do dostawcy w celu dalszego przetworzenia. Graip.AI automatyzuje odbiór i przetwarzanie tych zamówień, ograniczając manualną interwencję i przyspieszając cały proces.
Generowanie zleceń sprzedaży
Graip.AI pomaga zautomatyzować tworzenie zleceń sprzedaży w systemach ERP. Odbierając zamówienia za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak poczta elektroniczna lub bezpośrednie pobieranie, platforma zapewnia zachowanie prywatności danych dzięki niezawodnym ustawieniom kontroli dostępu. System kieruje dokumenty do odpowiednich specjalistów zgodnie z polityką dostępu organizacji.
Dopasowywanie informacji o produkcie
Natywna integracja Graip.AI z SAP S/4HANA umożliwia płynne rozpoznawanie i dopasowywanie żądanych informacji o produkcie. Jeśli dokładność rozpoznawania jest poniżej oczekiwanego progu, system oferuje kilka opcji dopasowania do wyboru przez użytkownika. Funkcja ta zapewnia, że dane produktu są dokładnie przechwytywane i dopasowywane do wewnętrznych danych podstawowych produktu.
Dostosowanie Graip.AI do potrzeb przetwarzania PO
Graip.AI to rozwiązanie typu low-code, które jest łatwe w obsłudze i wymaga minimalnych umiejętności technicznych. Dostosowywane funkcje platformy i płynne możliwości integracji pozwalają jej dopasować się do różnych potrzeb zakupowych. Oto jak Graip.AI można dostosować i zintegrować z procesem zakupowym:
Integracja z systemami ERP: Zweryfikowane dane PO mogą być mapowane do powiązanych faktur w celu aktualizacji ERP i tworzenia faktur. Graip.AI obsługuje płynną integrację z systemami ERP (SAP ECC, SAP S/4HANA, Dynamics 365, NetSuite ERP itp.), umożliwiając wydajny transfer danych i automatyzację procesów. Użytkownicy mogą eksportować dane PO do systemów innych firm za pośrednictwem interfejsu API lub w różnych formatach, takich jak Excel, Word lub PDF.
W pełni zautomatyzowane przetwarzanie zamówień: Graip.AI oferuje w pełni zautomatyzowane, wolne od szablonów, niskokodowe rozwiązanie do przetwarzania PO. To kompleksowe rozwiązanie obejmuje wszystkie powiązane dokumenty, w tym faktury, paragony, listy paczek i umowy. Integracja API platformy zapewnia płynną komunikację z istniejącymi systemami.
Solidne zabezpieczenia: Graip.AI traktuje priorytetowo kwestie bezpieczeństwa danych, wdrażając solidne środki bezpieczeństwa. Dzięki certyfikatowi ISO, który stanowi dowód zaangażowania w przestrzeganie ścisłych standardów bezpieczeństwa, Graip.AI zapewnia integralność i poufność danych. Funkcje takie jak kontrola dostępu i szyfrowane przesyłanie dokumentów chronią poufne informacje w całym cyklu życia zamówień, utrzymując zaufanie i zgodność z przepisami branżowymi.
Ciągłe doskonalenie: Użytkownicy mogą ręcznie edytować rozpoznane dane pozycji, a poprawki te mogą zostać zapisane do wykorzystania w przyszłości lub użyte do ponownego trenowania modelu. Takie podejście do ciągłego uczenia się zapewnia, że dokładność Graip.AI poprawia się z czasem, zmniejszając liczbę błędów i zwiększając wydajność.
Podsumowanie
Zamówienia zakupu są podstawą każdego efektywnego procesu zaopatrzenia. Każda firma, która chce pozostać na czołowej pozycji i wyprzedzić konkurencję, powinna rozważyć wdrożenie automatyzacji swoich operacji.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom automatyzacyjnym, takim jak Graip.AI, firmy mogą uprościć, dostosować i przyspieszyć swój przepływ pracy w zakresie zaopatrzenia. Od łatwego dopasowywania zapytań ofertowych do produktów katalogowych po szybkie generowanie bezbłędnych zamówień sprzedaży, Graip.AI automatyzuje cały proces zamówień zakupowych (PO), a tym samym na nowo definiuje wydajność.
Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji zamówień zakupowych, firmy nie tylko usprawniają swoje operacje, ale także zabezpieczają przyszłość swoich strategii zaopatrzenia. Graip.AI umożliwia zespołom skupienie się na strategicznych inicjatywach i podejmowaniu decyzji, wykorzystując spostrzeżenia oparte na sztucznej inteligencji w celu optymalizacji alokacji zasobów i napędzania zrównoważonego wzrostu.