A co, jeśli istnieje możliwość zaoszczędzenia firmie dziesiątek tysięcy, jeśli nie setek tysięcy dolarów każdego roku? A co, jeśli w trakcie realizacji tych redukcji kosztów moglibyście złagodzić obciążenie związane z przestrzeganiem przepisów, poprawić efektywność procesów i uczynić cały dział strategicznym partnerem w Waszej firmie?
Najlepszym aspektem tej opowieści o transformacji jest fakt, że zalety automatyzacji AP nie są fikcyjne. Zostało to już wielokrotnie udowodnione. Według badań organizacje powinny spodziewać się oszczędności.
Porozmawiajmy o zautomatyzowanym przetwarzaniu faktur, które jest o 90% bardziej wydajne niż ręczne fakturowanie. Jak sprawić, by przetwarzanie faktur było w 99% wolne od błędów, by zaoszczędzić czas i uniknąć wycieku środków do potencjalnie fałszywych faktur?
Spis treści
Czym jest automatyczne przetwarzanie faktur?
“Zautomatyzowane przetwarzanie faktur” to płynna integracja danych zebranych z kont płatniczych w celu generowania żądań płatności bez ręcznej ingerencji. Działowi płatności pozostaje jedynie weryfikacja i zwolnienie płatności.
Dzięki zautomatyzowanemu fakturowaniu możesz zatwierdzić fakturę w ciągu kilku minut bez ingerencji człowieka.
Automatyzacja przetwarzania faktur pomaga firmom w usprawnieniu ich zobowiązań poprzez automatyzację zadań, takich jak ekstrakcja danych z faktur, walidacja danych i wprowadzanie danych do preferowanej aplikacji biznesowej w celu dalszej analizy i przetwarzania.
Przetwarzanie faktur jest jednym z najbardziej czasochłonnych zadań. Automatyzacja rozwiązuje ten problem, skracając czas przetwarzania faktur i poprawiając jakość danych.
Problem
Tradycyjnie przetwarzanie faktur rozpoczyna się, gdy kierownik ds. księgowości otrzymuje fakturę od dostawcy na kwotę należną za dostarczone towary lub usługi. Następnie dział księgowości porównuje fakturę z otrzymanymi towarami/usługami.
Po zsumowaniu rachunków informacje o płatnościach są dodawane do systemu i gotowe do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu płatności kwota jest przekazywana sprzedawcy. W zależności od struktury organizacyjnej, stopnie autoryzacji wymagane przed dokonaniem płatności są różne.
Zmienne formaty:
Faktury od dostawców mogą mieć różne wzory, dane lub formaty.
Jak identyfikowana jest faktura sprzedawcy? Niezależnie od tego, czy są to dane osobowe, czy nazwa firmy, to konkretne pole jest wyróżnione, abyś mógł szybko określić, czy jest to coś, z czym miałeś do czynienia.
Ręczne wprowadzanie danych
Ręczne przetwarzanie faktur zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów lub podwójnych płatności.
To nie wszystko, ryzyko oszustw pracowniczych i niewłaściwego wykorzystania funduszy, zasobów jest duże dla wielu organizacji, a ponad 74% z nich będzie celem oszustw rozliczeniowych w 2020 roku.
Czynniki te skutkują opóźnieniami w przetwarzaniu faktur i napiętymi łańcuchami dostaw, co ostatecznie wpływa na produktywność przedsiębiorstw.
Aby zapewnić, że cały proces jest precyzyjny, wydajny i wolny od błędów, zastąpienie ręcznych procesów zautomatyzowanym fakturowaniem staje się nieuniknione.
Rozwiązanie
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur opiera się na opisanym powyżej przepływie pracy, ale z powodzeniem eliminuje powtarzające się operacje ręczne, a także błędy i opóźnienia, które generują. Jest to przykład zautomatyzowanego procesu przetwarzania faktur:
- Gdy pojawia się faktura, jest ona analizowana elektronicznie, a jej zawartość jest automatycznie ładowana do opartego na chmurze systemu księgowego w odpowiednim formacie.
- Po wprowadzeniu danych do zbioru danych faktura jest przekształcana w czytelny dokument, który jest tłumaczony przez automatyzację, pozwalając na aktywne śledzenie danych wprowadzanych do systemu wewnątrz systemu ERP.
- Zapisane dane zawierają nazwę dostawcy, kwotę zakupu, szczegóły dotyczące dostarczonych towarów/usług itp., co daje pełne i dobrze sformatowane zestawienie faktury.
- Zostanie ono udostępnione odpowiednim stronom w celu oceny i zatwierdzenia płatności.
- Jeśli zebrany szczegół nie przejdzie kontroli poprawności danych, jest zatrzymywany do ręcznej inspekcji. W przeciwnym razie przetworzona faktura jest przypisywana do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie i płatność.
Porównanie procesów fakturowania:
Normalny proces fakturowania
Oprogramowanie do automatycznego przetwarzania faktur
- Po otrzymaniu faktury następuje ręczna weryfikacja, czy produkt lub usługa zostały zamówione.
- Naliczona kwota jest dopasowywana do oryginalnego zamówienia zakupu.
- Przekierowywanie faktur do odpowiednich pracowników w celu ich zatwierdzenia
- Rozwiązywanie wszelkich rozbieżności między kwotą pobraną a kwotą na zleceniu płatniczym.
- Ustawienie faktury do płatności i ostateczne zatwierdzenie.
- Dokonywanie płatności
- Faktura jest otrzymywana w wiadomości e-mail jako załącznik
- Oprogramowanie wyodrębnia wymagane dane i weryfikuje je zgodnie z regułami dostawcy.
- Dziękuję za recenzję i Voila! Wszystko gotowe.
Konieczność księgowania
Zdecydowana większość specjalistów AP zgadza się, że konieczna jest pewnego rodzaju automatyzacja, aby przedstawić nadmiernie zatłoczone dane w prosty, możliwy do działania sposób. Najlepszym sposobem na to jest usprawnienie procesu fakturowania w firmie.
Dzięki oprogramowaniu do przetwarzania faktur wyświetlającemu podstawowe dane, w tym nazwę dostawcy, kwotę i datę, zespół AP może szybko ustawić płatności i skupić się na strategii finansowej, audycie i planowaniu.
W światowym raporcie EY Economic Survey udowodniono, że automatyzacja zobowiązań pozwala zaoszczędzić ogromne koszty i siłę roboczą. Podczas gdy faktury papierowe otrzymywane w skrzynkach pocztowych wiązały się z dużymi kosztami transportu, paliwa i czasu, elektroniczne przetwarzanie faktur kosztowało średnio tylko 0,40 USD.
Masz ogromną ilość faktur i nie wiesz od czego zacząć?
Proces automatyzacji krok po kroku
1. Analiza bieżącej sytuacji
Jak Twoja firma zarządza fakturami? Kto jest odbiorcą? W jaki sposób są one weryfikowane? Jaki jest ich format (faktury elektroniczne czy drukowane)? Ile czasu zajmuje organizacji ich realizacja?
Zadając te pytania, uzyskasz kompleksowy obraz swojej obecnej procedury przetwarzania faktur. W niektórych przypadkach można zauważyć różne nieścisłości, problemy i rażący brak odpowiedzialności.
Często prowadzi to do niedostatecznych procesów, opóźnień w płatnościach oraz możliwości oszustw i błędów. W niezautomatyzowanym systemie koszty zarządzania fakturami również mogą być znaczne.
Jeszcze przed automatyzacją, pierwsza analiza pozwoli ci zająć się niektórymi wąskimi gardłami.
2. Optymalizacja dostarczania faktur
Przed wdrożeniem pełnej automatyzacji faktur należy poinstruować wszystkich dostawców, aby przesyłali faktury na adres elektroniczny. Następnie należy przechwycić informacje o fakturze natychmiast po jej otrzymaniu. Można to osiągnąć, przesyłając faktury do oprogramowania do automatyzacji, takiego jak Graip.AI.
Gdy to nastąpi, organizacja będzie musiała ustalić jasne zasady przetwarzania faktur. Na przykład, jaka walidacja jest wymagana w przypadku faktury zamówienia zakupu? Jakie są rodzaje kontroli w przypadku faktury kosztowej? Kto w firmie jest upoważniony do podpisywania faktur? Co się stanie, jeśli wystąpią niespójności między numerami faktur a dokumentami zamówienia zakupu?
Ustalenie jasnych kryteriów pomoże w stworzeniu doskonałego przepływu pracy.
3. Analiza danych
Gdy system będzie już działał przez kilka miesięcy, będzie można wykorzystać uzyskane dane do usprawnienia procesu zakupu. Możesz monitorować postępy, patrząc na takie rzeczy, jak średni czas przetwarzania faktury. Możesz także przyjrzeć się sprzedawcom, z którymi prowadzisz najwięcej interesów i poszukać metod na poprawę połączenia.
Lepsze ceny oraz elastyczne warunki płatności można uzyskać, optymalizując łańcuch dostaw i przyznając zlecenia bardziej wiarygodnym dostawcom. Wreszcie, solidny system zarządzania fakturami może pomóc w budowaniu reputacji firmy przetwarzającej faktury na czas i honorującej wszystkie warunki uzgodnione z dostawcami.
Innym obszarem, któremu należy się przyjrzeć, jest określenie kosztów obniżonych w wyniku zautomatyzowanego przetwarzania faktur.
Możliwość generowania podsumowań i wyszukiwania może pomóc w śledzeniu podejrzanych wzrostów lub spadków płatności faktur. Jeśli faktura wykazuje znaczną różnicę w stosunku do poprzedniego miesiąca, należy ją zbadać. Możliwe jest tworzenie zapytań w systemie, aby pomóc w wykrywaniu takich anomalii.
4. Automatyzacja księgowości
Z czasem firma powinna dążyć do stworzenia bardziej efektywnych metod przechwytywania faktur. W rzeczywistości może być w stanie połączyć zarządzanie fakturami i zamówieniami zakupu, aby zapewnić wystawienie faktury na rzecz dostawcy za każdym razem, gdy transakcja zostanie zakończona.
Elektroniczne płatności faktur mogą być również zintegrowane z Twoją firmą. Pomimo oczywistych zalet płatności elektronicznych, większość sprzedawców nadal akceptuje czeki papierowe. Twoja firma powinna skontaktować się z dostawcami, przekonać ich o integralności oferowanych szczegółów płatności, a następnie stopniowo zacząć płacić im online.
Korzyści z automatyzacji
Celem automatyzacji rozliczeń jest usprawnienie przetwarzania faktur poprzez udostępnienie wszystkich możliwości za pośrednictwem płynnej platformy. Witryna taka jak Graip.AI pozwala użytkownikom bez wysiłku uzyskać dostęp i kontrolować wszystkie niezbędne funkcje za pomocą kliknięcia przycisku, takie jak:
- Importowanie wielu faktur
- Przetwarzanie surowych formatów jednym kliknięciem
- Łatwa edycja
1. Efektywne operacje biznesowe
Gdy dzwoni klient lub sprzedawca, cyfrowe faktury są w zasięgu kilku kliknięć, a lojalność wobec marki nigdy nie jest zakłócana przez nieobecnego współpracownika.
Niezależnie od stopnia automatyzacji, skrócenie czasu, jaki faktura spędza w czyichś rękach, zmniejsza koszty i zwiększa wydajność. Przykładowo, pracownicy jednej z organizacji byli w stanie przeskoczyć z 930 zamówień miesięcznie do 3647, gdy przeszli z niskiego poziomu automatyzacji na wyższy.
W rzeczywistości automatyzacja może wyeliminować obawy dotyczące zgodności, a także błędy ręczne. Weryfikacja danych oraz kontrola jakości są wbudowane w systemy cyfrowe. Ponieważ dane są pobierane z dokumentu, eliminowane są błędy ręcznego wprowadzania. Aberdeen informuje, że dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu faktur wskaźnik pomyłek na fakturach spadł z 4% do 3,1%.
2. Zwiększona kontrola i przejrzystość
Będziesz mieć wgląd w każdą pojedynczą płatność wychodzącą jako koszt Twojej firmy. Dane można łatwo eksportować do programu Excel.
Ręczne przetwarzanie faktur jest podatne na błędy i niedokładności z powodu czynników takich jak zmęczenie i brak koncentracji.
Według raportu Level Research 2020 Payables Insight Report, rozbieżności w danych są jednym z głównych bolączek przetwarzania płatności dla ponad 23% ankietowanych organizacji.
W tym miejscu wkracza automatyczne przetwarzanie faktur, zapewniając, że wprowadzone dane są poprawne i wolne od błędów.
3. Unikaj duplikatów
Firma może wysłać duplikat faktury przez pomyłkę lub osoba z wewnątrz firmy sprzedawcy może celowo wysłać fałszywą fakturę.
4. Ulepszony przepływ pracy
Monitorowanie ręcznych rejestrów faktur jest trudnym przedsięwzięciem ze względu na ich dużą i chaotyczną strukturę. W przypadku automatycznego przetwarzania faktur, przetworzone faktury są przechowywane w sposób przejrzysty w scentralizowanym systemie.
Zapewnia to możliwość śledzenia wydatków w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszelkie rozbieżności mogą być szybko zgłaszane. Oprogramowanie do automatyzacji oferuje również więcej opcji dostosowywania, umożliwiając uproszczenie całej operacji w celu spełnienia konkretnych potrzeb biznesowych poprzez prawidłową strukturę przepływu pracy.
Ponadto pozwala na prostą integrację operacji księgowych, zapewniając, że wszystkie działania i procedury księgowe są wykonywane jednocześnie i bez konfliktów.
5. Oszczędność przestrzeni biurowej
Szafki na dokumenty nie są szczególnie atrakcyjne. Są ciężkie, niewygodne, kosztowne i zajmują ważną przestrzeń biurową. Oprócz tego, że jest to “bardziej ekologiczna” praktyka biznesowa, zmniejszenie ilości papieru używanego w miejscu pracy pozwoli również zaoszczędzić pieniądze na materiałach biurowych. Gdy pliki są przechowywane cyfrowo, nigdy nie zostaną utracone lub uszkodzone podczas procesu rozliczeniowego.
6. Solidne zabezpieczenia
Każdego dnia dział AP może mieć do czynienia z dużą ilością pieniędzy, jeśli nie teraz, to może wkrótce. Ochrona jest jednak minimalna, gdy papierowe rachunki gromadzą się na wielu stanowiskach roboczych.
Menedżer może ustawić uprawnienia za pomocą jednego przycisku w zautomatyzowanym systemie. Audyty są również bardziej skuteczne w przypadku systemów cyfrowych, ponieważ każda faktura tworzy ślad, który można łatwo prześledzić.
Warto zautomatyzować niektóre sekcje Twojej organizacji, takie jak dział zobowiązań. Automatyzacja płatności pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
7. Wnikliwe dane
Dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu faktur będziesz w stanie lepiej planować wydatki inwestycyjne i oceniać kondycję swojej organizacji.
Otrzymasz istotny wgląd w przepływy pieniężne firmy, umożliwiając członkom zespołu prognozowanie przyszłych wydatków, przewidywanie strumieni dochodów i tworzenie doskonałych strategii rozwoju.
Co więcej, uczenie maszynowe umożliwi zespołom wykorzystanie danych o klientach – jakie segmenty klientów istnieją w zależności od wysokości ich płatności. Takie dane mogą dostarczyć pierwszych wskazówek na temat zmian na rynku, które mogą być konsekwencją pojawienia się nowych konkurentów lub tańszej opcji dla Twoich usług.
8. Lepsze relacje biznesowe
Cały proces staje się bardziej efektywny dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy, co ułatwia dostawcom dotrzymywanie terminów. Biorąc pod uwagę, że większość dostawców zachęca do wcześniejszych płatności, to samo można uzyskać, zapewniając, że płatności nie będą opóźniane.
Co więcej, terminowe płatności pomagają utrzymać zadowolenie dostawców, a oprogramowanie AP Automation zazwyczaj obejmuje platformę, która umożliwia dostawcom otrzymywanie w czasie rzeczywistym aktualizacji statusu zaległych rachunków. Pomaga to zapewnić, że nie ma żadnych nieporozumień między firmą a jej dostawcami, a ich relacje pozostają pozytywne.
9. Krok ku przyszłości
Prasa drukarska Johannesa Gutenberga to jeden z najbardziej pomysłowych wynalazków wszechczasów pozwalających zaoszczędzić czas. Technologia ta spowodowała szereg istotnych zmian społecznych i kulturowych. Łatwiejszy dostęp do publikacji i słowa drukowanego pomógł w zmniejszeniu analfabetyzmu i rozpowszechnieniu wiedzy instytucjonalnej i ogólnej.
Podążając śladem Gutenberga, automatyzacja zwiększa produktywność, zapewniając pracownikom pomoc AI w monotonnych obowiązkach. Więcej czasu można poświęcić na kwestie intelektualne, które stanowią wartość dodaną dla firmy.
Na morale pracowników wpływają również perspektywy rozwoju zapewniane przez organizację, a im bardziej czasochłonne zadania nie są zautomatyzowane, tym większa rotacja talentów.
Według jednego niepokojącego wyniku, właściciele małych firm marnują 30% swojego czasu pracy na nieopłacalne formalności administracyjne.
Chcesz zdążyć zanim zrobi się za późno?
Dlaczego firmy przechodzą na automatyzację?
Automatyzacja pozwala zaoszczędzić pieniądze. Oszczędza czas i życie.
Koszt ludzkiej pracy rośnie, ponieważ Amerykanie się starzeją, a koszty życia rosną. W rezultacie korporacje muszą ciąć koszty tam, gdzie mogą. Można tego dokonać poprzez automatyzację, która pozwala pracownikom wykonywać inne zadania w bardziej wydajny sposób lub skupiać się na zadaniach o wyższej wartości, które wymagają mniej uwagi.
Innym powodem, dla którego firmy przechodzą na automatyzację, jest to, że pozwala im ona skupić się na tym, w czym są dobre (zarabianiu pieniędzy), przy jednoczesnym outsourcingu innych aspektów produkcji, takich jak sprzedaż, marketing i obsługa klienta. Oznacza to niższe koszty ogólne i wyższą marżę zysku na sprzedany produkt.
Zautomatyzowane fakturowanie – studium przypadku
1. Firma telekomunikacyjna
Płacenie rachunków nie jest najbardziej satysfakcjonującym doświadczeniem, ale trzeba sobie z tym poradzić, niezależnie od tego, czy jesteś samotną osobą, czy dużą korporacją. Terminowe opłacanie faktur jest głównym celem tej firmy telekomunikacyjnej.
Problem
Śledzenie obciążeń związanych z zobowiązaniami (AP) było trudne w przypadku setek dostawców i partnerów, w tym dostawców mediów i agencji rządowych.
“Codziennie otrzymujemy ponad 1000 przesyłek pocztowych w AP, z których większość jest związana z fakturami” – powiedział dyrektor ds. księgowości.
Wcześniej osoby musiały przeglądać i filtrować każdą z tych pozycji przed przekazaniem rachunków do innego działu w celu potwierdzenia. Co więcej, pracownicy byli zobowiązani do ręcznego wprowadzania danych z faktur do systemu finansowego, aby można było rozliczyć płatności za rachunki.
“Rozliczenie faktury zajęło nam dwa tygodnie, a częściej niż zwykle zajmuje do 25 dni z naliczonymi opłatami za zwłokę (od 2 do 3%)”.
Rozwiązanie
Firma wdrożyła automatyzację wielu powtarzalnych zadań, z których najważniejszym było fakturowanie. Oto, co osiągnęli:
Wyniki
- Osiągnięto o 200% wyższą produktywność na osobę
- Personel wymagany do obsługi faktur został zredukowany o 50%. Zostali oni ponownie przeszkoleni i przeniesieni do innych działów.
- Firma obecnie otrzymuje i przetwarza około 9000 faktur dziennie, a większość z nich jest realizowana przez oprogramowanie do automatyzacji przetwarzania faktur.
2. Korporacja finansowa z siedzibą w Wielkiej Brytanii
Jedno z największych centrów finansowych w Wielkiej Brytanii i firm outsourcingowych o rocznych przychodach w wysokości miliardów funtów zatrudniało 40 pracowników zajmujących się tylko fakturowaniem i weryfikacją.
Problem:
Brak odpowiedniej kontroli lub przejrzystości procesów, wraz z ogromnymi ilościami papieru generowanymi przez ten proces, był nie do przyjęcia.
Zajmowanie się wewnętrznym zarządzaniem fakturami i ich zatwierdzaniem było ogromnym obciążeniem, w wyniku czego firma miała reputację spóźniającej się z opłatami. Koszt jednej przetworzonej faktury był również wysoki i wynosił około 8 funtów, znacznie powyżej średniej w branży.
Rozwiązanie
Dzięki zastosowaniu odpowiednich reguł biznesowych i niestandardowych (szczegółowych) pól danych wyodrębnionych z faktur przychodzących, firma była w stanie szybko zidentyfikować faktury. Wszelkie faktury niespełniające wymaganych pól danych były automatycznie odrzucane.
WYNIKI
Automatyzacja ręcznych operacji typu purchase-to-pay (P2P) oznacza teraz, że “faktury otrzymane pocztą elektroniczną we wczesnych godzinach są skanowane, a zatem są dostępne w systemie tego samego dnia”, zdradza przedstawiciel firmy.
Terminowość płatności wzrosła, co znacznie poprawiło naszą reputację, a liczba zapytań jest znacznie mniejsza”.
Pomimo otrzymywania i przetwarzania około 400 000 faktur rocznie, firma czerpie ogromne korzyści z nowych, zautomatyzowanych operacji. “Obniżyliśmy koszt przetwarzania płatności do nieco ponad 2 funtów za fakturę i zmniejszyliśmy liczbę pracowników w dziale wsparcia z 40 w kraju do zaledwie 20 w Indiach, oszczędzając ponad 1 milion funtów rocznie”. W ciągu pierwszego roku uzyskali zwrot z inwestycji w skanowanie i byli w stanie wprowadzić lepsze kontrole.
Nie tylko osiągnęli zwrot z inwestycji, ale także mieli lepszą kontrolę i mogli uniknąć oszustw, które wcześniej kosztowały ich dziesiątki tysięcy funtów.
3. Firma zajmująca się dystrybucją produktów naftowych
Niniejsze studium przypadku obejmuje firmę Petro Company, która dystrybuuje rafinowane produkty naftowe do zróżnicowanej bazy konsumentów w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie. Firma zyskała nieskazitelną reputację jako wiodący dostawca rozwiązań i usług energetycznych, wykorzystując podejście do zarządzania kosztami w swoim łańcuchu dostaw.
Problem
Fragmentaryczny system przetwarzania faktur w firmie generował problemy.
Nadmierna liczba błędów i krótki czas trwania cyklu wynikały z dużej liczby lokalizacji interfejsów.
Na początku dostawcy wysyłali faktury do lokalnych terminali, gdzie były one ręcznie kodowane. Następnie wydrukowana faktura była wysłana do działu operacyjnego firmy w Atlancie w celu dalszej oceny. Następnie wysyłano fakturę po raz trzeci lub czwarty do działu AP w Denver w celu ostatecznej kontroli i płatności.
Typowy czas cyklu od otrzymania do zapłaty wynosił 32-34 dni. 85-95 procent z 56 000 faktur przetwarzanych każdego roku było opłacanych z opóźnieniem. Dział AP postawił sobie za cel zintegrowanie obsługi faktur z istniejącym, skutecznym podejściem.
Rozwiązanie:
Dostawcy zostali poproszeni o wysyłanie faktur drogą elektroniczną do ich końcowego działu w Atlancie. Ze względu na opóźnienia w płatnościach, sprzedawcy byli również zmotywowani do szybkiego przejścia na e-faktury.
Faktury te były następnie skanowane przez oprogramowanie do automatyzacji i przetwarzane w celu dokonania płatności.
WYNIKI
Po raz pierwszy firma zaczęła korzystać z rabatów zamiast ponosić kary za opóźnienia. TransMontaigne była również w stanie łatwo zarządzać swoim przepływem gotówki, znacznie obniżając liczbę rezerw na zaległe faktury.
Większa przejrzystość procesu przyniosła firmie dodatkowe korzyści strategiczne. Pracownicy mogli szybko identyfikować i kwestionować faktury, a zarząd zyskał wgląd w czasie rzeczywistym w całkowite zobowiązania i sytuację finansową organizacji.
Pracownicy mają teraz więcej czasu na działania strategiczne, takie jak zgodność z przepisami, wewnętrzna obsługa klienta i relacje z dostawcami. Kierownik AP zarządza działem przez 15 godzin tygodniowo, w porównaniu do średniej sprzed automatyzacji wynoszącej 60 godzin tygodniowo.
Ponad 1 milion dolarów miesięcznych oszczędności przy 90% mniejszej liczbie podwójnych płatności, a średni koszt przetwarzania faktury spadł do 7 $ (wcześniej 30 $).
Wnioski
Podejście to nie ma żadnych wad poza niewielką inwestycją początkową. Wiele firm zdecydowało się na opcję pay-as-you-go, pozwalającą im kontynuować ręczne wprowadzanie danych przez kilka miesięcy, płacąc tylko za to, czego potrzebują. Gdy system zostanie wdrożony, będzie wart wysiłku i kosztów ze względu na jego wydajność i niezawodność.
Automatyzacja jest kluczem do ograniczenia pracy ręcznej i zwiększenia marży zysku. Nasz system fakturowania pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i wysiłek, przetwarzając faktury od A do Z w jednym prostym kroku. Nasz prosty interfejs internetowy pozwala na samodzielne przeprowadzenie całej operacji lub zlecenie tego nam.
Umożliwia to obniżenie ogólnych kosztów w czasie, dzięki czemu zautomatyzowane przetwarzanie płatności jest warte poniesionych z góry kosztów. Porozmawiajmy o tym, jak automatyzacja może pomóc Twojej firmie.
Najczęściej zadawane pytania
Automatyzacja faktur to proces, który usprawnia generowanie faktur, ułatwiając ich wysyłanie i zarządzanie nimi. Możesz zautomatyzować swój system fakturowania, korzystając z narzędzi i procesów innych firm, które integrują się z Twoim oprogramowaniem księgowym.
Automatyzacja faktur może zmniejszyć liczbę godzin, które pracownicy muszą poświęcić na fakturowanie, a także poprawić dokładność i spójność warunków płatności.
Dzięki automatyzacji rozliczeń lub automatyzacji AP można tworzyć reguły przepływu pracy, które automatycznie wykonują polecenia po spełnieniu określonych warunków. Na przykład, możesz skonfigurować regułę, która wysyła wiadomość e-mail po otrzymaniu nowej faktury od dostawcy lub gdy określona liczba faktur przekroczy tygodniowy limit zobowiązań.
Przetwarzanie faktur to zadanie wykonywane przez dział rozliczeń zobowiązań w celu efektywnej obsługi faktur przychodzących. Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest głównym problemem dla wielu firm. W rezultacie przetwarzanie faktur rozpoczyna się w momencie otrzymania faktury, a kończy w momencie dokonania płatności i udokumentowania jej w księgach rachunkowych.
Realizując czeki oraz zbierając, przetwarzając i potwierdzając faktury, dział zobowiązań jest odpowiedzialny za śledzenie należności wobec dostawców i ostatecznie kontrolowanie wydatków. Obejmuje to zbieranie informacji podatkowych od dostawców, zwracanie pracownikom wszelkich drobnych wydatków związanych z działalnością oraz przygotowywanie raportów finansowych dotyczących zobowiązań.
Nadrzędnym celem organizacji działu zobowiązań jest zapobieganie oszustwom poprzez rozdzielenie obowiązków zarówno w ramach struktury działu zobowiązań, jak i poza nią. Dobra kontrola wewnętrzna wymaga odpowiedniego podziału obowiązków. Kolejnym celem jest dostosowanie obowiązków i zadań do przeprojektowanego zautomatyzowanego mechanizmu płatności rachunków.
Co dalej?
Aby wdrożyć automatyzację AP w całej organizacji, zespół Accounts Payable wraz z działami zaopatrzenia musi współpracować z najwyższym kierownictwem. Obejmuje to coś więcej niż tylko upewnienie się, że rachunki są otrzymywane i obsługiwane na czas.
Automatyzacja AP może zminimalizować nieefektywność i opóźnienia procesów, które marnują czas pracowników i przynoszą straty finansowe.
Graip.AI, na przykład, zapewnia zdolność adaptacji maszyn, taką jak 100% ekstrakcji danych z faktur. Może pomóc użytkownikom w zwiększeniu dokładności i szybkości przetwarzania faktur od wielu dostawców przy jednoczesnym trzykrotnym zmniejszeniu ingerencji człowieka.
Jak długo powinno trwać przetwarzanie faktury dla firmy?
Czas przetwarzania faktury zależy od kilku czynników. Istnieją dwie podstawowe kwestie, które należy wziąć pod uwagę:
- Jak pilna jest faktura?
- Jak skomplikowany jest proces płatności?
Jeśli wysyłasz faktury na niewielkie kwoty, które nie są bardzo pilne, często możesz je wysłać w ciągu 24 godzin od ich otrzymania.
Jeśli wysyłasz faktury za większe płatności lub chcesz upewnić się, że Twój klient wie, że otrzyma swoją płatność niezwłocznie, powinieneś rozważyć wysyłanie ich szybciej niż w ciągu 24 godzin. Wiele firm oferuje na swoich fakturach opcję przyspieszenia płatności, aby w razie potrzeby klienci mogli szybciej otrzymać płatność.