Automatisierung kann fast überall in einem Unternehmen zur Verbesserung von Prozessen beitragen. Darüber hinaus kann es bei manuellen Aufgaben wie der Bearbeitung von Rechnungen ein Lebensretter sein.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Vorteile für Unternehmen
Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Gründe, warum Sie die Rechnungsautomatisierung nutzen sollten, sowie einige der wichtigsten Vorteile, die sich daraus ergeben:
Kostenersparnis
Eine großartige Möglichkeit, Arbeitskosten und teure Datenfehler zu reduzieren.
“Die Kosten für die Bearbeitung einer Papierrechnung liegen schätzungsweise zwischen 10 und 50 Dollar.” – ADOBE.
Neben den offensichtlichen Aspekten wie Arbeits- und Lagerkosten gibt es eine Reihe von “versteckten” Kosten, die oft übersehen werden.
Dazu gehören falsche Ablagen und Verluste sowie die manuelle Weiterleitung, Klassifizierung und mehrfache Bearbeitung derselben Rechnung. Das Auffinden verlegter oder verlorener Dokumente kann bis zu 200 Dollar pro Rechnung kosten.
Im Grunde alles, was Ihre Teams am Umgang mit Rechnungen hassen.
Absolute Genauigkeit
Die Bearbeitung von Rechnungen mit herkömmlichen Methoden erforderte eine Menge Dateneingabe. Mehr manuelle Dateneingabe bedeutet mehr Fehler. Daher wäre es am besten, wenn Sie so bald wie möglich zur Automatisierung übergehen könnten.
- Der automatische Abgleich bearbeitet 80 Prozent der Rechnungen von der Erfassung bis zur Zahlung.
- Es schließt menschliche Fehler nahezu aus;
- Das Maß an erforderlicher Aufsicht ist nicht so hoch;
- Überzahlungen und Nachzahlungen sind nahezu ausgeschlossen.
- Es benachrichtigt Ihre Genehmiger automatisch über alle Ausnahmen zur Überprüfung;
Kurz gesagt,
Die Effektivität und Genauigkeit der Berichterstattung, der Budgetierung und der Rechnungsprüfung haben sich deutlich verbessert.
Gesteigerte Effizienz
Gegenwärtig nutzen kleinere und größere Unternehmen in verschiedenen Branchen intelligente digitale Instrumente, um ihre Leistung zu steigern. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen, einen routinemäßigen Dokumentenfluss zu rationalisieren und die Ressourcenverteilung zu optimieren: Rechnungen werden schneller und genauer verwaltet und wertvolle Personalressourcen können für strategischere Aktivitäten eingesetzt werden, was die Gesamtproduktivität erhöht.
Zeitersparnis
“Zeit ist das Einzige, was man sich nicht kaufen kann” – Bill Gates
Fast immer ist die Zeitersparnis durch die Automatisierung ihr größter Vorteil. Wenn Ihr Team nicht mehr alles manuell erledigen muss, hat es mehr Zeit, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
“Es ist nicht notwendig, Unterschriften auf Papierrechnungen einzuholen.” Scannbare Rechnungen können elektronisch markiert, abgeglichen und an die richtigen Parteien gesendet werden, um die Genehmigungs- und Zahlungsprozesse zu beschleunigen.
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Stärkung der Geschäftsbeziehungen
In der Geschäftswelt gilt die pünktliche Bezahlung von Rechnungen als eine der wesentlichen Komponenten, um den Ruf eines vertrauenswürdigen und zuverlässigen Partners zu wahren. Mit KI-gestützter Automatisierung können Unternehmen Rechnungen viel schneller verwalten und Zahlungen pünktlich abwickeln. Einer der wichtigsten Vorteile der Rechnungsautomatisierung ist die Vermeidung menschlicher Fehler, wie z. B. doppelte Transaktionen und übersehene Rechnungen.
Die Einführung digitaler Instrumente hilft dabei, potenzielle Unstimmigkeiten mit Geschäftspartnern durch eine verbesserte Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses auszuräumen: Der Echtzeit-Zugriff auf Zahlungsaktualisierungen erhöht die Transparenz in der Geschäftskommunikation und ermöglicht eine effizientere Planung. Angesichts der Transparenz und Effizienz können seriöse Partner bessere Konditionen und bevorzugte Dienstleistungen erhalten.
Berichte und Analysen
Die Technologie zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erfasst und speichert Informationen automatisch in einer zentralen Datenbank, so dass Unternehmen maßgeschneiderte detaillierte Berichte über ihre finanzielle Leistung, ihr Ausgabenverhalten und den gesamten Geldumsatz erhalten. Integrierte Berichts- und Analysefunktionen erfassen und organisieren Daten in Echtzeit und versorgen Unternehmen mit genauen Aktualisierungen für datenbasierte Planung und Entscheidungsfindung.
Mit intelligenten Automatisierungswerkzeugen können Unternehmen wählen, welche Parameter sie in Berichten verfolgen wollen – mit anderen Worten, sie können die Analysen an branchenspezifische Anforderungen oder Ziele anpassen. Im Allgemeinen hilft die automatisierte Rechnungsverarbeitung dabei, Daten in praktische Erkenntnisse umzuwandeln und Unternehmen in die Lage zu versetzen, ihre finanzielle Leistung zu verbessern und bessere strategische Entscheidungen zu treffen.
Erhöhte Sichtbarkeit
Das Herzstück der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist das zentralisierte System, auf das jederzeit zugegriffen werden kann – Unternehmen können Rechnungen in jeder Phase ihrer Bearbeitung verfolgen. Dank der Echtzeit-Transparenz können Finanzmitarbeiter potenzielle Probleme viel schneller erkennen und angehen.
Vollständige Transparenz und Echtzeit-Analysen liefern wertvolle Einblicke in die finanzielle Leistung des Unternehmens, einschließlich Zahlungsverlauf, Zahlungstrends usw. Infolgedessen verbessert die verbesserte Transparenz den Entscheidungsprozess erheblich und die Finanzabteilungen können die Leistung überwachen und die Ressourcenverteilung effektiver verwalten.
Wettbewerbsvorteil
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil: Beschleunigte Rechnungsverwaltung, minimierte Fehler und Verzögerungen, besseres Ressourcenmanagement und optimierte Produktivität helfen Unternehmen, besser abzuschneiden als ihre Konkurrenten. Unternehmen können Zahlungen schneller abwickeln, den Geldfluss verbessern und die Budgetierung für strategische Initiativen effizienter planen. Dank der optimierten Rechnungsbearbeitung können Unternehmen jeder Größe und Komplexität die Beziehungen zu ihren Lieferanten deutlich verbessern und sich den Ruf eines zuverlässigen Partners sichern.
Viele Tools für die automatisierte Rechnungsverarbeitung verfügen über integrierte Module, die die Datensicherheit und die Einhaltung der bestehenden gesetzlichen Vorschriften gewährleisten. Transparenz und verbesserte Sichtbarkeit helfen Unternehmen dabei, sich an Marktveränderungen anzupassen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.
Papierlos = Weniger CO2-Fußabdruck
Papierdokumente sind eine logistische Herausforderung, wenn es um die Aufbewahrung geht. Wenn Sie die Originalrechnung jemals wiederfinden möchten, müssen Sie sich durch riesige Ordner wühlen und hoffen, dass das betreffende Dokument ordnungsgemäß abgelegt wurde.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist jedoch ein ganz neues Kapitel.
Von den Regierungen werden weitere Einschränkungen erwartet, da die Welt ihren Kohlenstoff-Fußabdruck einschränken will. Bleiben Sie dem Spiel voraus.
Die Implementierung der automatisierten Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen, den Workflow zu optimieren und das Geschäftswachstum zu steigern
Im hart umkämpften Geschäftsumfeld ist die Rechnungsautomatisierung ein fortschrittliches Instrument, das den Finanzdocflow verändern kann. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen den Rechnungsstellungsprozess rationalisieren, die Produktivität erhöhen, Kosten senken, die Genauigkeit verbessern und die allgemeine Unternehmensleistung steigern. Pünktliche Zahlungen und eine optimierte interne Finanzverwaltung führen zu stärkeren Partnerschaften. Die verbesserte Transparenz, Compliance und Sicherheit, die automatisierte Systeme bieten, helfen Unternehmen außerdem, eine widerstandsfähigere und skalierbare Finanzinfrastruktur aufzubauen. Da sich Unternehmen ständig weiterentwickeln, sorgt die automatisierte Rechnungsverarbeitung für nachhaltiges Wachstum und operative Exzellenz.