Automatisierung kann fast überall in einem Unternehmen zur Verbesserung von Prozessen beitragen. Darüber hinaus kann es bei manuellen Aufgaben wie der Bearbeitung von Rechnungen ein Lebensretter sein.
Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Gründe, warum Sie die Rechnungsautomatisierung nutzen sollten, sowie einige der wichtigsten Vorteile, die sich daraus ergeben:
Kostenersparnis
Eine großartige Möglichkeit, Arbeitskosten und teure Datenfehler zu reduzieren.
“Die Kosten für die Bearbeitung einer Papierrechnung liegen schätzungsweise zwischen 10 und 50 Dollar.” – ADOBE.
Neben den offensichtlichen Aspekten wie Arbeits- und Lagerkosten gibt es eine Reihe von “versteckten” Kosten, die oft übersehen werden.
Dazu gehören falsche Ablagen und Verluste sowie die manuelle Weiterleitung, Klassifizierung und mehrfache Bearbeitung derselben Rechnung. Das Auffinden verlegter oder verlorener Dokumente kann bis zu 200 Dollar pro Rechnung kosten.
Im Grunde alles, was Ihre Teams am Umgang mit Rechnungen hassen.
Absolute Genauigkeit
Die Bearbeitung von Rechnungen mit herkömmlichen Methoden erforderte eine Menge Dateneingabe. Mehr manuelle Dateneingabe bedeutet mehr Fehler. Daher wäre es am besten, wenn Sie so bald wie möglich zur Automatisierung übergehen könnten.
- Der automatische Abgleich bearbeitet 80 Prozent der Rechnungen von der Erfassung bis zur Zahlung.
- Es schließt menschliche Fehler nahezu aus;
- Das Maß an erforderlicher Aufsicht ist nicht so hoch;
- Überzahlungen und Nachzahlungen sind nahezu ausgeschlossen.
- Es benachrichtigt Ihre Genehmiger automatisch über alle Ausnahmen zur Überprüfung;
Kurz gesagt,
Die Effektivität und Genauigkeit der Berichterstattung, der Budgetierung und der Rechnungsprüfung haben sich deutlich verbessert.
“Zeit ist das Einzige, was man sich nicht kaufen kann” – Bill Gates
Fast immer ist die Zeitersparnis durch die Automatisierung ihr größter Vorteil. Wenn Ihr Team nicht mehr alles manuell erledigen muss, hat es mehr Zeit, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
“Es ist nicht notwendig, Unterschriften auf Papierrechnungen einzuholen.” Scannbare Rechnungen können elektronisch markiert, abgeglichen und an die richtigen Parteien gesendet werden, um die Genehmigungs- und Zahlungsprozesse zu beschleunigen.
Eine Software zur Rechnungsverwaltung wie Graip.AI kann Ihnen sogar einige Schritte ersparen, die Sie derzeit behindern. Sinnlose E-Mails und Slack-Nachrichten sind nicht mehr nötig!
Papierlos = Weniger CO2-Fußabdruck
Papierdokumente sind eine logistische Herausforderung, wenn es um die Aufbewahrung geht. Wenn Sie die Originalrechnung jemals wiederfinden möchten, müssen Sie sich durch riesige Ordner wühlen und hoffen, dass das betreffende Dokument ordnungsgemäß abgelegt wurde.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist jedoch ein ganz neues Kapitel.
Von den Regierungen werden weitere Einschränkungen erwartet, da die Welt ihren Kohlenstoff-Fußabdruck einschränken will. Bleiben Sie dem Spiel voraus.
Abschließende Überlegungen:
Dies sind nur einige der großen Unterschiede, die ein “automatisches Rechnungsmanagement-System” in Ihrem Unternehmen bewirken kann.
Sie denken immer noch darüber nach?