Hai mai immaginato di fare tutto senza carta, che si tratti di operazioni quotidiane, comunicazioni o transazioni finanziarie? Diciamo che tutte le fatture cartacee, le ricevute e gli altri documenti aziendali vengono scannerizzati e riciclati non appena arrivano.
Non importa quanto sia facile o difficile per te immaginarlo, probabilmente sai già quali sarebbero i vantaggi di questo risultato.
Dall’epoca del primo computer realizzato da Bill Gates, ci siamo resi conto che tutto sta diventando digitale. Quando si parla di Walmart che spende 2 miliardi di dollari per la trasformazione digitale, ci si chiede: e se l’avessero fatto prima di Amazon?
L’ufficio senza carta sta diventando una realtà grazie alle tecnologie per l’automazione delle fatture.
Contenuto
In che modo l’automazione delle fatture di Graip.AI può aiutarti a creare un ufficio senza carta?
Graip.AI confronta le informazioni contenute nell’ordine d’acquisto e le fatture relative all’ordine, in base alle regole aziendali impostate.
Tutti questi documenti hanno dei numeri individuali che vengono incrociati e che raccolgono automaticamente i dati più rilevanti.
Ecco un’illustrazione di un flusso automatizzato per l’elaborazione delle fatture:
- La fattura viene ricevuta come allegato in una cartella e-mail designata (JPEG, PDF, EDI, PNG, ecc.).
- Il documento viene aggiunto alla scheda “Revisione”.
- Vengono estratte le informazioni dagli allegati
- Vengono estratti i dati
- Viene passato in stato “Verificato” se tutti i valori estratti soddisfano i criteri di convalida.
- I documenti non corrispondenti vengono spostati tra le eccezioni o “in fase di revisione” finché non vengono controllati manualmente e spostati nell’area “Verificato”.
- Tutti i dati delle fatture sono inclusi nel report finale che viene prodotto.
- Questi dati possono essere scaricati come file o integrati nella tua piattaforma AP tramite API.
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Sposta i dati in un modulo organizzato
Una volta scaricati i dati, apporta le modifiche necessarie.
Convalida
I dati di una fattura vengono controllati da Graip.AI per verificare che i numeri, le aliquote IVA, gli ID IVA, le valute, i dettagli del venditore e altre informazioni siano corretti.
La maggior parte delle aziende ha flussi di lavoro con diversi livelli di approvazione per assicurarsi che gli errori non sfuggano e rendano difficile la riconciliazione in seguito.
Alcuni di questi criteri di base possono essere costruiti con l’aiuto del nostro software di automazione per l’elaborazione delle fatture. Se un valore estratto non soddisfa questi criteri, viene segnalato per un’ispezione manuale.
Gestione delle discrepanze
Se le informazioni raccolte non corrispondono ai criteri aziendali, puoi creare un flusso di lavoro per gestire le risoluzioni.
Per controllare questo tipo di automazione, è possibile impostare delle soglie di punteggio di fiducia. Se un valore scende al di sotto di una soglia di punteggio di fiducia già impostata, viene inviato a un processo umano.
Conclusione
Con Graip.AI Automation puoi eliminare fino al 90% dell’inserimento manuale dei dati.