Können Sie sich vorstellen, papierlos zu arbeiten, sei es für den täglichen Betrieb, die Kommunikation oder die Finanzunterlagen? Nehmen wir an, alle Papierrechnungen, Quittungen und anderen Geschäftspapiere werden gescannt und recycelt, sobald sie eintreffen.
Unabhängig davon, wie leicht oder schwer es Ihnen fällt, sich das vorzustellen, wissen Sie wahrscheinlich schon, was die Vorteile dieses Ergebnisses wären.
Seit der Ära des ersten Computers von Bill Gates haben wir immer mehr erkannt, dass alles digital wird. Wenn Sie sich die Berichte über die Ausgaben von Walmart in Höhe von 2 Milliarden Dollar für die digitale Transformation ansehen, fragen Sie sich: Was wäre, wenn sie es vor Amazon getan hätten?
Das papierlose Büro wird dank der Technologien zur Rechnungsautomatisierung immer mehr zur Realität.
Inhalt
Wie kann Graip.AI Rechnungsautomatisierung Ihnen helfen, ein papierloses Büro zu schaffen?
Graip.AI vergleicht die Informationen in der Bestellung und die Rechnungen für die Bestellung auf der Grundlage der festgelegten Geschäftsregeln.
Diese Dokumente sind alle mit individuellen Nummern versehen, die mit Querverweisen versehen sind und die wichtigsten Daten automatisch abrufen.
Hier sehen Sie eine Illustration eines automatisierten Ablaufs für die Bearbeitung von Rechnungen:
- Die Rechnung wird als Anhang in einem bestimmten E-Mail-Ordner empfangen (JPEG, PDF, EDI, PNG, etc.)
- Das Dokument wird zur Registerkarte “Überprüfung” hinzugefügt.
- Zieht Informationen aus Anhängen
- Daten extrahieren
- Wechseln Sie zu “Verifiziert”, wenn alle extrahierten Werte die Überprüfungskriterien erfüllen.
- Die nicht übereinstimmenden Dokumente werden in den Bereich “Ausnahme” oder “in Prüfung” verschoben, bis sie manuell überprüft und in den Bereich “Verifiziert” verschoben werden.
- Alle Rechnungsdaten werden in den erstellten Abschlussbericht aufgenommen.
- Diese Daten können als Datei heruntergeladen oder über API in Ihre AP-Plattform integriert werden.
Sind Sie daran interessiert, Ihre manuellen AP-Prozesse zu automatisieren? Vereinbaren Sie einen Termin für eine 30-minütige Live-Demonstration, um zu sehen, wie Graip.AI Ihrem Team bei der Automatisierung von AP helfen kann.
Verschieben von Daten in ein organisiertes Formular
Sobald die Daten heruntergeladen sind, können Sie alle notwendigen Änderungen vornehmen.
Validierung
Die Daten einer Rechnung werden von Graip.AI überprüft, um sicherzustellen, dass die Zahlen, Mehrwertsteuersätze, Umsatzsteuer-IDs, Währungen, Verkäuferangaben und andere Informationen korrekt sind.
Die meisten Unternehmen verfügen über Arbeitsabläufe mit verschiedenen Genehmigungsstufen, um sicherzustellen, dass keine Fehler durch die Maschen schlüpfen und eine spätere Abstimmung schwierig wird.
Einige dieser grundlegenden Kriterien können mit Hilfe unserer Automatisierungssoftware für die Bearbeitung von Rechnungen erstellt werden. Wenn ein extrahierter Wert diese Kriterien nicht erfüllt, wird eine Markierung für eine manuelle Prüfung gesetzt.
Umgang mit Diskrepanzen
Wenn die gesammelten Informationen nicht mit den Geschäftskriterien übereinstimmen, können Sie einen Workflow für die Bearbeitung von Lösungen erstellen.
Um diese Art der Automatisierung zu steuern, können Sie Schwellenwerte für die Konfidenzwerte festlegen. Wenn ein Wert unter einen bereits festgelegten Schwellenwert für das Konfidenzniveau fällt, wird er an einen menschlichen Prozess weitergeleitet.
Fazit
Mit Graip.AI Automation können Sie bis zu 90% der manuellen Dateneingabe loswerden.