Il Portable Document Format (PDF) è diventato uno dei formati digitali più popolari per i documenti aziendali. Molte organizzazioni utilizzano i PDF per conservare contratti, rapporti, fatture, PO, ricevute, reclami, sconti e altri documenti.
È sempre più importante estrarre informazioni dai file PDF caricati nei sistemi aziendali. Ad esempio, le aziende hanno bisogno di estrarre con cura le informazioni dai file PDF di vendita o medici per organizzare l’analisi delle vendite o l’elaborazione delle fatture mediche. Questi compiti potrebbero essere svolti da uno dei tanti strumenti di estrazione dei dati PDF per le aziende.
Secondo il rapporto di Allied Market Research, il mercato globale dell’estrazione dei dati è stato valutato a 2,14 miliardi di dollari nel 2019 e si prevede che raggiungerà i 4,90 miliardi di dollari entro il 2027.
In questa pubblicazione, presentiamo una panoramica dei dati PDF, un processo di estrazione dei PDF, le tecnologie e i software che aiutano in questo lavoro. Questo articolo potrebbe essere utile alle piccole e medie imprese i cui responsabili sono interessati all’automazione dell’elaborazione dei documenti.
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Dati PDF
Organizzazioni di diverse dimensioni, sia che si tratti di piccole boutique che di grandi aziende, hanno esperienza nel lavorare con tutti i formati di documenti. Il formato digitale più diffuso per i documenti aziendali è il Portable Document Format (PDF). Le aziende salvano contratti, relazioni, fatture, ricevute, reclami e altri documenti in questo formato. I file PDF sono documenti digitali sicuri che consentono di inviare file da un’azienda all’altra in modo affidabile, rapido e semplice.
Nonostante i vantaggi dei PDF, questo formato presenta anche degli svantaggi. Le informazioni sono spesso bloccate all’interno di un file PDF digitale. I dati PDF non sono modificabili e necessitano di un processo di estrazione dei dati PDF. Questo lavoro è simile al modo in cui estraiamo i dati dai documenti fisici.
In pratica, i file PDF rappresentano immagini scansionate o fotografate di un documento. Occasionalmente, le aziende possono creare documenti con l’aiuto di un software di elaborazione digitale di testi o fogli di calcolo e poi convertirli in PDF. Le persone condividono meno spesso scansioni di documenti stampati e compilati a mano.
Una volta tutti hanno aperto un file PDF e hanno notato che era impossibile copiare e incollare il testo da un PDF a un altro formato di file. A volte l’estrazione dei file PDF non è un processo semplice. Le grandi aziende devono trovare un modo efficiente e accurato per estrarre i dati PDF. Ad esempio, le tecnologie di estrazione possono esportare questi dati per loro.
Puoi scegliere tra diverse modalità di estrazione dei dati PDF per le aziende:
- Il primo metodo è quello manuale. Devi assumere dei dipendenti o una società di outsourcing. Poi leggono e riscrivono manualmente le informazioni dai PDF in un altro formato. Purtroppo questo metodo richiede molto tempo, non è adatto per migliaia di documenti e a volte comporta degli errori nel processo.
- Il secondo modo è quello di utilizzare gli estrattori di dati PDF. Questi strumenti aiutano a rendere il processo di estrazione più automatizzato e confortevole per i dipendenti. Tuttavia, non sono adatti per i dati di massa.
- Il terzo consiste nell’estrarre i dati in modo programmatico, assumendo programmatori e scrivendo script speciali per il processo di estrazione. Questo metodo è più efficace e preciso per le aziende.
- Il quarto è utilizzare una piattaforma di elaborazione intelligente dei documenti come Graip.AI. È in grado di fornire l’estrazione dei dati end-to-end in modo automatico e sicuro, compresa l’estrazione di tabelle PDF. La piattaforma lavora con dati enormi. Inoltre, mostra il ROI nella prima settimana di utilizzo.
Estrattore di dati PDF
Questo strumento aiuta le aziende a estrarre i dati PDF in modo più automatizzato. Un estrattore di dati PDF legge e digita le informazioni. Esistono diverse varianti di questi strumenti che funzionano in modo diverso. Puoi utilizzare un estrattore di dati PDF gratuitamente o acquistare una versione professionale con più funzioni e caratteristiche.
Gli estrattori di PDF esistono sotto forma di software, soluzioni online basate sul web e applicazioni mobili. Di solito convertono i PDF in formato Excel (XLS o XLSX) o CSV e forniscono tabelle accurate. Inoltre, è molto diffusa la possibilità di convertire i PDF in formato XML.
Le fasi di lavoro degli estrattori di PDF sono le seguenti: scansionano digitalmente un file PDF, estraggono i dati da esso e visualizzano i dati estratti in codice. Ad esempio, l’estrattore di dati Adobe PDF legge i dati e li converte da PDF a un file JSON.
Un estrattore di dati PDF, chiamato anche PDF scarper, può essere utilizzato per fatture, ricevute, passaporti e altri documenti aziendali.
Tuttavia, gli estrattori di PDF non possono gestire migliaia di documenti. L’estrazione massiccia di dati non è possibile con questi strumenti. I tuoi dipendenti devono eseguire l’estrazione dei dati PDF per ogni documento.
Estrazione di dati PDF tramite programmazione
A volte le piccole aziende non hanno bisogno di elaborare molti documenti aziendali. Inoltre, non sono pronti a utilizzare piattaforme completamente automatizzate. Queste aziende possono essere interessate a utilizzare la programmazione per l’estrazione del testo. Questo metodo è meno efficace per l’estrazione di dati PDF in aziende di grandi dimensioni, ma non per questo va ignorato.
Esistono due varianti per l’estrazione del testo PDF tramite programmazione:
- Una possibilità è quella di utilizzare il linguaggio di programmazione più diffuso per l’estrazione dei dati, chiamato Python. Esistono molte fonti con tutorial sull’estrazione di dati da PDF a Excel utilizzando questo linguaggio. Questo processo richiede una conoscenza di base del linguaggio di programmazione Python ed è utile quando il tuo ufficio lavora su Microsoft Excel.
- Un’altra opzione è quella di applicare il linguaggio di programmazione Microsoft chiamato Visual Basic for Applications (VBA). Esistono tutorial per l’estrazione di dati da PDF a Excel tramite VBA. Inoltre, puoi utilizzare lo strumento PowerShell di Microsoft. È il modo più semplice per estrarre tabelle da PDF a Excel in modo programmatico.
Alcune aziende hanno bisogno di tecnologie di estrazione non per la conversione dei dati in codice o in un altro formato. Sono interessati a trasferire le informazioni da un documento ai campi corretti dei sistemi aziendali. I dati presi in modo programmatico possono essere utili, ma non possono essere paragonati all’estrazione accurata dei dati da parte di piattaforme automatizzate.
Estrazione automatica dei dati PDF
L’estrazione automatica è il metodo più professionale per estrarre i dati dai PDF. Rende l’intero processo di estrazione e importazione dei dati in un sistema aziendale. Il software automatizzato è affidabile, sicuro, efficiente, veloce, scalabile e a prezzi competitivi. Può gestire i documenti scansionati con la stessa precisione dei PDF nativi.
In confronto, altri strumenti aiutano solo a estrarre i dati dal PDF in un altro formato. Poi devi inserire manualmente i dati nei sistemi aziendali. Gli strumenti precedenti velocizzano solo una parte dell’elaborazione dei documenti, lasciandone un’altra all’uomo.
Il software automatizzato consente l’estrazione e l’importazione di dati in formato PDF nei campi corretti di un sistema aziendale senza la necessità di un coinvolgimento umano attivo. Ad esempio, la piattaforma Graip.AI è in grado di riconoscere i documenti, elaborare i dati e trasmetterli nei campi di destinazione di sistemi come SAP, Microsoft Dynamics 365 e Sales Force.
L’estrazione automatizzata dei dati PDF applica una combinazione di AI, ML/DL, OCR, RPA, riconoscimento dei modelli, riconoscimento del testo e altre tecnologie per un lavoro più preciso e veloce. Puoi leggere ulteriori informazioni sugli strumenti OCR nella nostra pubblicazione dettagliata.
In genere, i software di estrazione avanzati si basano sull’intelligenza artificiale (AI). Può applicare tecnologie di apprendimento automatico e profondo per migliorare costantemente l’estrazione. Aiuta a capire come e dove estrarre i dati PDF e inserirli in sistemi aziendali unici. Di conseguenza, tutte le informazioni contenute nei documenti vengono estratte automaticamente e con precisione.
Inoltre, esistono estrattori pre-addestrati in grado di gestire tipi specifici di documenti. Oltre a questi, è possibile anche costruire modelli AI personalizzati per l’estrazione di dati da diversi tipi di documenti.
Software di estrazione automatica dei dati PDF
Il software automatizzato è una soluzione efficace e completa in grado di migliorare tutte le parti dell’estrazione dei dati PDF. Utilizza l’intelligenza artificiale per l’autosviluppo e la riduzione al minimo delle risorse umane in un processo di inserimento dati. La nuova generazione di software di automazione si chiama Intelligent Document Processing (IDP). Combina l’intelligenza artificiale e altre tecnologie di punta per estrarre dati da documenti non strutturati come fatture, ricevute e reclami. IDP può acquisire, esportare ed elaborare dati da diversi formati di documenti.
Gli strumenti più semplici si concentrano solo sulla lettura di un file PDF e sull’estrazione dei dati grezzi in un linguaggio di programmazione. IDP utilizza l’intelligenza artificiale per esportare le informazioni direttamente in un sistema aziendale utilizzato per l’elaborazione dei documenti. Può estrarre i dati da più PDF nel formato richiesto senza problemi. IDP rende i dati estratti immediatamente disponibili e fruibili quando e dove servono.
Ti consigliamo vivamente di acquistare un software di estrazione come Graip.AI. Funziona come un assistente AI che crea dati strutturati e utilizzabili da vari documenti. Graip.AI combina la potenza dell’Intelligenza Artificiale ad autoapprendimento e l’Automazione Robotica dei Processi basata su regole.
La funzione più preziosa di questa piattaforma IDP è l’automazione dell’intero processo dei documenti aziendali, non solo l’estrazione. Inoltre, ci sono prodotti diversi per ogni reparto. Ad esempio, puoi applicare lo strumento di automazione delle richieste di vendita per un reparto commerciale o l’automazione delle fatture per un reparto finanziario. Di conseguenza, le aziende possono concentrarsi sulle vendite e sullo sviluppo invece di riscrivere i dati. Puoi provare tutte le funzioni della piattaforma di estrazione automatica Graip.AI con una versione di prova che prevede l’elaborazione di un massimo di 100 documenti per un mese.
Conclusione
In base alle dimensioni dell’azienda o alle sue esigenze, puoi scegliere tra molti tipi di estrazione di dati PDF. Le organizzazioni che non lavorano con migliaia di documenti e hanno bisogno solo di esportare e importare dati da un PDF a un altro formato possono applicare gli estrattori di dati PDF. Per rendere l’estrazione dei dati più automatizzata, le aziende possono utilizzare la programmazione. Ma alcune aziende non hanno solo bisogno di convertire i dati in codice o in un altro formato. Devono esportare le informazioni da un documento PDF e importarle nei campi corretti dei sistemi aziendali. In questo caso, le aziende possono utilizzare un software automatizzato per i dati PDF basato sulla tecnologia dell’intelligenza artificiale.