¿Te has imaginado prescindir del papel, ya sea para las operaciones cotidianas, la comunicación o los registros financieros? Digamos que todas las facturas en papel, recibos y otros papeles comerciales se escanean y reciclan en cuanto llegan.
Independientemente de lo fácil o difícil que te resulte imaginártelo, probablemente ya sepas cuáles serían los beneficios de este resultado.
Desde la era del primer ordenador fabricado por Bill Gates, no hemos dejado de darnos cuenta de que todo se está digitalizando. Cuando ves los informes de que Walmart gasta 2.000 millones de dólares en transformación digital, te preguntas: ¿y si lo hubieran hecho antes que Amazon?
La oficina sin papeles se está haciendo realidad gracias a las tecnologías de automatización de facturas.
Contenido
¿Cómo puede ayudarte la automatización de facturas Graip.AI a crear una oficina sin papeles?
Graip.AI compara la información del pedido de compra y las facturas del pedido, basándose en las reglas empresariales que se hayan establecido.
Todos estos documentos tienen números individuales que se cruzan y recogen los datos más relevantes automáticamente.
Aquí tienes una ilustración de un flujo automatizado para procesar facturas:
- La factura se recibe como archivo adjunto en una carpeta de correo electrónico designada (JPEG, PDF, EDI, PNG, etc.)
- El documento se añade a la pestaña “Revisar”.
- Extrae información de los archivos adjuntos
- Extraer datos
- Pasa a “Verificado” si todos los valores extraídos cumplen los criterios de validación.
- Los documentos no coincidentes se mueven a excepción o “en revisión” hasta que se comprueban manualmente y se mueven al área “Verificado”.
- Todos los datos de las facturas se incluyen en el informe final que se elabora.
- Estos datos pueden descargarse como archivo o integrarse en tu plataforma de AP mediante API.
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Mover datos a un formulario organizado
Una vez descargados los datos, se pueden hacer las modificaciones necesarias.
Validación
Graip.AI comprueba los datos de una factura para asegurarse de que los números, los tipos de IVA, los CIF, las divisas, los datos del vendedor y otra información son correctos.
La mayoría de las empresas tienen flujos de trabajo con distintos niveles de aprobación para asegurarse de que los errores no se escapan y dificultan la reconciliación posterior.
Algunos de estos criterios básicos pueden construirse con la ayuda de nuestro software de automatización para el tratamiento de facturas. Si algún valor extraído no cumple estos criterios, levanta una bandera para que se realice una inspección manual.
Tratamiento de las discrepancias
Si la información recopilada no se ajusta a los criterios empresariales, podrías crear un flujo de trabajo para gestionar las resoluciones.
Para controlar este tipo de automatización, se pueden establecer umbrales de puntuación de confianza. Si un valor cae por debajo de un umbral de puntuación de confianza ya establecido, se envía a un proceso humano.
Conclusión
Con la Automatización Graip.AI, puedes librarte de hasta el 90% de la introducción manual de datos.