Czy wyobrażałeś sobie przejście na wersję bez papieru, niezależnie od tego, czy chodzi o codzienne operacje, komunikację czy dokumentację finansową? Załóżmy, że wszystkie papierowe faktury, paragony i inne dokumenty biznesowe są skanowane i poddawane recyklingowi natychmiast po ich otrzymaniu.
Bez względu na to, jak łatwo lub trudno jest ci to sobie wyobrazić, prawdopodobnie już wiesz, jakie korzyści przyniosłoby to rozwiązanie.
Od czasu ery pierwszego komputera stworzonego przez Billa Gatesa stale zdajemy sobie sprawę, że wszystko staje się cyfrowe. Kiedy patrzysz na doniesienia o tym, że Walmart wydał 2 miliardy dolarów na cyfrową transformację, zastanawiasz się: co by było, gdyby zrobili to przed Amazonem?
Biuro bez papieru staje się rzeczywistością dzięki technologiom automatyzacji faktur.
Spis treści
Jak automatyzacja faktur Graip.AI może pomóc w stworzeniu biura bez papierów?
Graip.AI porównuje informacje z zamówienia zakupu i faktur dotyczących zamówienia na podstawie ustalonych reguł biznesowych.
Wszystkie te dokumenty mają indywidualne numery, które są ze sobą powiązane i automatycznie pobierają najbardziej istotne dane.
Oto ilustracja zautomatyzowanego przepływu przetwarzania faktur:
- Faktura jest otrzymywana jako załącznik w wyznaczonym folderze wiadomości e-mail (JPEG, PDF, EDI, PNG itp.).
- Dokument zostaje dodany do zakładki “Recenzja”.
- Informacje z załączników są pobierane.
- Następuje wyodrębnianie danych.
- Dokument zostaje przeniesiony do zakładki „Zweryfikowano”, jeśli wszystkie wyodrębnione wartości spełniają kryteria walidacji.
- Niezgodne dokumenty są przenoszone do sekcji „Wyjątki” lub „W trakcie weryfikacji”, dopóki nie zostaną sprawdzone ręcznie i przeniesione do zakładki „Zweryfikowane”.
- Wszystkie dane z faktur są uwzględniane w sporządzanym raporcie końcowym.
- Dane te można pobrać jako plik lub zintegrować z platformą AP za pomocą interfejsu API.
Czy jesteś zainteresowany automatyzacją ręcznych procesów AP? Zaplanuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Graip.AI może pomóc Twojemu zespołowi w automatyzacji AP.
Przenoszenie danych do zorganizowanego formularza
Po pobraniu danych można dokonać wszelkich niezbędnych zmian.
Walidacja
Dane z faktury są sprawdzane przez Graip.AI, aby upewnić się, że numery, stawki VAT, identyfikatory VAT, waluty, dane sprzedawcy i inne informacje są prawidłowe.
Większość firm ma przepływy pracy z różnymi poziomami zatwierdzania, aby upewnić się, że błędy nie prześlizgną się przez pęknięcia i nie utrudnią późniejszego uzgodnienia.
Niektóre z tych podstawowych kryteriów można skonfigurować za pomocą naszego oprogramowania do automatyzacji przetwarzania faktur. Jeśli jakakolwiek wyodrębniona wartość nie spełnia tych kryteriów, system zgłasza ją do ręcznej inspekcji.
Obsługa rozbieżności
Jeśli zebrane informacje nie spełniają kryteriów biznesowych, można utworzyć przepływ pracy do obsługi takich przypadków.
Aby kontrolować ten rodzaj automatyzacji, można ustawić progi zaufania. Jeśli wartość spadnie poniżej ustalonego progu oceny zaufania, dokument jest przekazywany do procesu weryfikacji przez człowieka.
Wnioski
Korzystając z Graip.AI Automation, możesz zredukować ręczne wprowadzanie danych nawet o 90%.