Avez-vous imaginé de vous passer du papier, que ce soit pour les opérations quotidiennes, la communication ou les dossiers financiers ? Supposons que toutes les factures, reçus et autres documents professionnels soient scannés et recyclés dès leur arrivée.
Quelle que soit la facilité ou la difficulté avec laquelle vous vous imaginez cette situation, vous savez probablement déjà quels seraient les avantages d’un tel résultat.
Depuis l’époque du premier ordinateur fabriqué par Bill Gates, nous nous sommes progressivement rendu compte que tout devenait numérique. Lorsque l’on apprend que Walmart a dépensé 2 milliards de dollars pour la transformation numérique, on se demande ce qui se serait passé s’ils l’avaient fait avant Amazon.
Les bureaux sans papier deviennent une réalité grâce aux technologies d’automatisation des factures.
Contenu
Comment l’automatisation des factures par Graip.AI peut-elle vous aider à libérer vos bureaux de la paperasse ?
Graip.AI compare les informations contenues dans le bon de commande et les factures relatives à la commande, sur la base des règles commerciales qui ont été définies.
Ces documents sont tous dotés de numéros individuels qui font l’objet de références croisées et reprennent automatiquement les données les plus pertinentes.
Voici une illustration d’un flux automatisé pour le traitement des factures :
- La facture est reçue en tant que pièce jointe dans un dossier de courrier électronique désigné (JPEG, PDF, EDI, PNG, etc.).
- Le document est ajouté à l’onglet “Révision”.
- Extraction d’informations à partir de pièces jointes
- Extraire des données
- Passage à “Vérifié” si toutes les valeurs extraites répondent aux critères de validation.
- Les documents non concordants sont placés dans la catégorie “exception” ou “en cours d’examen” jusqu’à ce qu’ils soient vérifiés manuellement et placés dans la catégorie “vérifié”.
- Toutes les données relatives aux factures sont incluses dans le rapport final qui est produit.
- Ces données peuvent être téléchargées sous forme de fichier ou intégrées dans votre plateforme AP à l’aide de l’API.
L’automatisation de vos processus AP manuels vous intéresse-t-elle ? Planifiez une démonstration en direct de 30 minutes pour voir comment Graip.AI peut aider votre équipe dans l’automatisation de l’AP.
Transférer des données de manière organisée
Une fois les données téléchargées, toutes les modifications nécessaires peuvent être apportées.
Validation
Les données d’une facture sont vérifiées par Graip.AI pour s’assurer que les numéros, les taux de TVA, les identifiants de TVA, les devises, les coordonnées du vendeur et d’autres informations sont corrects.
La plupart des entreprises ont des flux de travail avec différents niveaux d’approbation pour s’assurer que les erreurs ne passent pas entre les mailles du filet et qu’il n’est pas difficile de faire le rapprochement par la suite.
Certains de ces critères de base peuvent être élaborés à l’aide de notre logiciel d’automatisation du traitement des factures. Si une valeur extraite ne répond pas à ces critères, elle arbore un drapeau pour une inspection manuelle.
Traitement des divergences
Si les informations collectées ne correspondent pas aux critères de l’entreprise, vous pouvez créer un flux de travail pour traiter les résolutions.
Pour contrôler ce type d’automatisation, il est possible de fixer des seuils de confiance. Si une valeur est inférieure à un seuil de confiance déjà défini, elle est envoyée à un processus humain.
Conclusion
Grâce à l’automatisation de Graip.AI, vous pouvez vous débarrasser de 90 % de la saisie manuelle des données.