El Formato de Documento Portátil (PDF) se convirtió en uno de los formatos digitales más populares para documentos empresariales. Muchas organizaciones utilizan PDF para guardar contratos, informes, facturas, pedidos, recibos, reclamaciones, rebajas y otros documentos.
Cada vez es más importante extraer información de los archivos PDF cargados en los sistemas empresariales. Por ejemplo, las empresas necesitan extraer cuidadosamente información de archivos PDF de ventas o médicos para organizar el análisis de ventas o el procesamiento de facturas médicas. Tales tareas podrían realizar una de las muchas herramientas de extracción de datos PDF que aparecen para las empresas.
Según el informe de Allied Market Research, el mercado mundial de extracción de datos se valoró en 2.140 millones de dólares en 2019, y se prevé que alcance los 4.900 millones de dólares en 2027.
En esta publicación, hacemos un repaso de los datos PDF, un proceso de extracción de PDF, tecnologías y software que ayudan en esa labor. Este artículo puede ser útil para las pequeñas y medianas empresas cuyos gestores estén interesados en la automatización del tratamiento de documentos.
Contenido
Datos en PDF
Organizaciones de distintos tamaños, ya sean pequeñas empresas boutique o grandes corporaciones, tienen experiencia trabajando con todos los formatos de documentos. El formato digital más extendido para los documentos empresariales es el Formato de Documento Portátil (PDF). Las empresas guardan contratos, informes, facturas, recibos, reclamaciones y otros documentos en este formato. Los archivos PDF son documentos digitales seguros que proporcionan un envío fiable, rápido y fácil de archivos de una empresa a otra.
A pesar de las ventajas del PDF, este formato también tiene sus inconvenientes. A menudo, la información queda encerrada en un archivo PDF digital. Los datos PDF no son editables y necesitan un proceso de extracción de datos PDF. Este trabajo es similar a cómo extraemos datos de documentos físicos.
Básicamente, los archivos PDF representan imágenes escaneadas o fotografiadas de un documento. Ocasionalmente, las empresas pueden crear documentos con la ayuda de procesadores de texto digitales o programas de hojas de cálculo y luego convertirlos en PDF. La gente comparte menos a menudo escaneos de documentos impresos y rellenados a mano.
Toda persona abrió una vez un archivo PDF y se dio cuenta de que era imposible copiar y pegar texto de un PDF en otro formato de archivo. A veces, la extracción de archivos PDF no es un proceso sencillo. Las grandes empresas deben encontrar una forma eficaz y precisa de extraer datos PDF. Por ejemplo, las tecnologías de extracción pueden exportar estos datos por ellos.
Puedes elegir entre distintas formas de extracción de datos PDF para empresas:
- El primero es el método manual. Tienes que contratar empleados o una empresa subcontratada. Luego leen y vuelven a escribir manualmente la información de los PDF en otro formato. Desgraciadamente, este método lleva mucho tiempo, no sirve para miles de documentos y a veces provoca errores en el proceso.
- La segunda forma es utilizar extractores de datos PDF. Estas herramientas ayudan a que el proceso de extracción sea más automovilístico y cómodo para los empleados. Sin embargo, no son adecuados para datos masivos.
- La tercera es extraer los datos mediante programación, contratando programadores y escribiendo guiones especiales para un proceso de extracción. Esta forma es más eficaz y precisa para las empresas.
- La cuarta es utilizar una plataforma inteligente de tratamiento de documentos como Graip.AI. Puede realizar la extracción de datos de principio a fin de forma automática y segura, incluida la extracción de tablas PDF. La plataforma trabaja con datos masivos. Además, muestra el ROI en la primera semana de uso.
Extractor de datos PDF
Esta herramienta ayuda a las empresas a extraer datos PDF de forma más automovilística. Un extractor de datos PDF lee y teclea información. Hay distintas variantes de estas herramientas que funcionan de forma diferente. Puedes utilizar un extractor de datos PDF gratis o comprar una versión profesional con más funciones y características.
Los extractores de PDF existen como software, soluciones en línea basadas en la web y aplicaciones móviles. Suelen convertir los PDF a formatos Excel (XLS o XLSX) o CSV y proporcionar tablas con precisión. También es popular convertir PDFs a formato XML.
Los pasos de trabajo de los extractores de PDF son los siguientes: escanean digitalmente un archivo PDF, extraen datos de él y muestran los datos extraídos en código. Por ejemplo, el extractor de datos de Adobe PDF lee datos y los convierte de PDF a un archivo JSON.
Un extractor de datos PDF, también llamado escarificador PDF, puede utilizarse para facturas, recibos, pasaportes y otros documentos comerciales.
Sin embargo, los extractores de PDF no pueden manejar miles de documentos. La extracción masiva de datos no es posible con estas herramientas. Tus empleados tienen que procesar la extracción de datos PDF de cada documento.
Extracción de datos PDF mediante programación
A veces las pequeñas empresas no necesitan procesar muchos documentos comerciales. Además, no están preparados para utilizar plataformas automatizadas totalmente equipadas. Estas empresas pueden estar interesadas en utilizar la programación para la extracción de textos. Este método es menos eficaz para la extracción de datos PDF en grandes empresas, pero no debes ignorarlo.
Hay dos opciones para la extracción de texto PDF mediante programación:
- Una opción es utilizar el lenguaje de programación más popular para la extracción de datos, llamado Python. Hay muchas fuentes con tutoriales sobre la extracción de datos de PDF a Excel utilizando este lenguaje. Este proceso requiere un conocimiento básico del lenguaje de programación Python y es útil cuando tu oficina trabaja con Microsoft Excel.
- Otra opción es aplicar el lenguaje de programación de Microsoft llamado Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Hay tutoriales para extraer datos de PDF a Excel mediante VBA. También puedes utilizar la herramienta PowerShell de Microsoft. Es la forma más fácil de extraer tablas de PDF a Excel mediante programación.
Algunas empresas necesitan tecnologías de extracción no para la conversión de datos en código u otro formato. Les interesa llevar la información de un documento a los campos correctos de los sistemas empresariales. Los datos extraídos mediante programación pueden ser útiles, pero no se pueden comparar con la extracción precisa de datos mediante plataformas automatizadas.
Extracción automatizada de datos PDF
La extracción automatizada es la forma más profesional de extraer datos de los PDF. Realiza todo el proceso de extracción e importación de datos en un sistema empresarial. El software automatizado es creíble, seguro, eficaz, rápido, escalable y tiene un precio competitivo. Puede gestionar documentos escaneados con la misma precisión que los PDF nativos.
En comparación, otras herramientas sólo ayudan a extraer datos de PDF a otro formato. Luego tienes que introducir los datos manualmente en los sistemas empresariales. Las herramientas anteriores sólo aceleran una parte del procesamiento del documento, dejando otra para un humano.
El software automatizado permite extraer e importar datos PDF en los campos correctos de un sistema empresarial sin necesidad de intervención humana activa. Por ejemplo, la plataforma Graip.AI puede reconocer documentos, procesar datos y transmitirlos a los campos de destino de sistemas como SAP, Microsoft Dynamics 365 y Sales Force.
La extracción automatizada de datos PDF aplica una combinación de AI, ML/DL, OCR, RPA, reconocimiento de patrones, reconocimiento de texto y otras tecnologías para un trabajo más preciso y rápido. Puedes leer más sobre las herramientas de OCR en nuestra publicación detallada.
Normalmente, los programas de extracción avanzada se basan en la inteligencia artificial (AI). Puede aplicar tecnologías de aprendizaje automático y profundo para la mejora constante de la extracción. Ayuda a aprender cómo y dónde extraer datos PDF e introducirlos en sistemas empresariales únicos. Como resultado, toda la información de los documentos se extrae automáticamente y con precisión.
Además, hay extractores preentrenados que pueden gestionar tipos específicos de documentos. Además, es posible incluso construir modelos de AI personalizados para la extracción de datos de distintos tipos de documentos.
Software automatizado de extracción de datos PDF
El software automatizado es una solución eficaz y completa que puede mejorar todas las partes de la extracción de datos PDF. Utiliza la AI para el autodesarrollo autónomo y la minimización de los recursos humanos en un proceso de introducción de datos. La próxima generación de software de automatización se llama Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP). Combina la AI y otras tecnologías punteras para extraer datos de documentos no estructurados como facturas, recibos y reclamaciones. IDP puede capturar, exportar y procesar datos de distintos formatos de documentos.
Las herramientas más sencillas se centran sólo en leer un archivo PDF y extraer los datos en bruto a un lenguaje de programación. IDP utiliza la AI para exportar información directamente a un sistema empresarial utilizado para el procesamiento de documentos por una empresa. Puede extraer datos de varios PDF a un formato solicitado sin problemas. La IDP hace que los datos extraídos estén inmediatamente disponibles y sean procesables cuando y donde se necesiten.
Recomendamos encarecidamente programas de extracción adquiribles como Graip.AI. Funciona como un asistente de AI que crea datos estructurados y utilizables a partir de diversos documentos. Graip.AI combina la potencia de la Inteligencia Artificial de autoaprendizaje y la Automatización de Procesos Robóticos basada en reglas.
La función más valiosa de esta plataforma IDP es la automatización de todo el proceso documental empresarial, no sólo la extracción. Además, hay productos diferentes para cada departamento. Por ejemplo, puedes aplicar la herramienta Automatización de Solicitudes de Venta para un departamento comercial o Automatización de Facturas para un departamento financiero. Como resultado, las empresas pueden centrarse en realizar ventas y desarrollo en lugar de volver a teclear datos. Puedes probar todas las funciones de la plataforma de extracción automatizada Graip.AI con una versión de prueba que permite procesar hasta 100 documentos al mes.
Resumen
Teniendo en cuenta el tamaño de la empresa o las necesidades del negocio, puedes elegir entre muchos tipos variables de extracción de datos PDF. Las organizaciones que no trabajan con miles de documentos y sólo necesitan exportar e importar datos de PDF a otro formato pueden aplicar extractores de datos PDF. Para automatizar la extracción de datos, las empresas pueden hacerlo mediante programación. Pero algunas empresas no sólo necesitan convertir datos en código u otro formato. Tienen que exportar información de un documento PDF e importarla a los campos correctos de los sistemas empresariales. En este caso, las empresas pueden utilizar software automatizado de datos PDF basado en tecnología de inteligencia artificial.