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Procesamiento de pedidos totalmente automatizado
Solución sin plantillas ni código. Procesamiento de todos los documentos relacionados (facturas, recibos, listas de paquetes, contratos) - Solución E2E. Integración API.
Graip.AI automatiza el procesamiento de órdenes de compra mediante la extracción inteligente de datos comerciales y de sus materiales/servicios, y los documentos asociados a los mismos (facturas, recibos, extractos bancarios). Estos datos entonces se comparan con su sistema ERP para verificar el uso/estado de los elementos, el historial de compras y la validez del socio comercial. La automatización de Graip.AI se extiende a varios sectores.
140
idiomas: traducción y transliteración automáticas a/de
50 %
hasta un 50 % menos de tiempo de los empleados dedicado al procesamiento de órdenes de compra
$ 500
coste promedio por 1 procesamiento manual de orden de compra, según un estudio de APQC
Rapidez en el procesamiento de órdenes de compra
Las grandes empresas, sobre todo las de los sectores manufacturero y minorista, sufren retrasos considerables debido al enorme volumen de pedidos que requieren procesamiento y comparación de datos con sistemas externos.
Retrasos en la creación de órdenes de venta
El procesamiento manual de las órdenes de compra suele crear cuellos de botella que retrasan la creación de los órdenes de venta correspondientes. Estos retrasos pueden frustrar a los clientes y repercutir negativamente en la generación de ingresos.
Conciliación y revisión de datos
La conciliación de datos en múltiples documentos (órdenes de compra, facturas, recibos, contratos) consume mucho tiempo y recursos. Los procesos de revisión manuales son propensos a inconsistencias y requieren frecuentes solicitudes de información faltante.
Flujos de trabajo lentos
Crear y actualizar manualmente las órdenes de compra en el sistema ERP tras recibir las versiones escaneadas es un proceso tedioso para los empleados, que dificulta la eficiencia.
Errores en la introducción de datos
La introducción manual de datos a partir de órdenes de compra escaneadas es una fuente importante de errores, provocando inconsistencias, retrasos en el procesamiento, posibles pérdidas económicas debidas a la ejecución o facturación incorrectas de las órdenes y falta de comunicación con los clientes.
Retos
Retos de la automatización tradicional (más allá del procesamiento manual):
Visibilidad limitada
Incluso con soluciones básicas de automatización, las organizaciones carecen a menudo de información en tiempo real sobre las fases de procesamiento de las órdenes de compra. Los retrasos o errores pueden pasar desapercibidos hasta fases posteriores, lo que dificulta la resolución proactiva de problemas.
Latencia de los datos
La automatización tradicional puede introducir latencia de datos, es decir, un desfase entre la captura de datos y su disponibilidad para el análisis. Esto puede dar lugar a información obsoleta y dificultar la toma de decisiones informadas.
Cuellos de botella en la integración
La integración de sistemas ERP heredados con soluciones de automatización puede ser compleja y llevar mucho tiempo, lo que retrasa la obtención de beneficios en tiempo real.
Strategic goal
Para automatizar completamente la tramitación de las órdenes de compra y todos los documentos relacionados, eliminando flujos de trabajo manuales
Graip.AI ofrece una solución integral para el procesamiento automatizado de órdenes de compra:
Carga de documentos simplificada
Cargue cualquier factura (mediante arrastrar y soltar, correo electrónico o API) vinculada a datos de la orden de compra en bases de datos externas. Graip.AI enruta sin problemas los documentos a las unidades y grupos de usuarios designados, garantizando un acceso controlado.
Verificación y aprobación flexibles
Los usuarios pueden verificar y aprobar fácilmente los datos extraídos para garantizar su exactitud. Para las organizaciones con flujos de trabajo de aprobación de varios niveles, Graip.AI agiliza el proceso dentro de la plataforma. El sistema detecta automáticamente los datos faltantes y las inconsistencias entre las órdenes de compra y su sistema ERP, y notifica a los remitentes de los documentos y al personal pertinente.
Integración perfecta con ERP
Tras la verificación, los datos o elementos clave de la orden de compra pueden asignarse de forma inteligente a las facturas procesadas. Esto permite actualizar automáticamente el estado de las existencias/compras en su sistema ERP, independientemente de la conexión entre la factura y la orden de compra (relaciones uno a uno o muchos a muchos). Graip.AI también facilita la creación de facturas dentro del sistema ERP basándose en sus flujos de trabajo y reglas de negocio establecidos.
Extracción inteligente de datos
Aprovechando nuestro potente motor de procesamiento inteligente de documentos (IDP), Graip.AI identifica con precisión todos los datos esenciales, incluyendo los datos de los socios comerciales y los productos y servicios solicitados/adquiridos. El sistema también puede configurarse fácilmente para reconocer múltiples atributos de productos.
Edición y refinamiento de datos
Los campos de datos extraídos pueden editarse según sea necesario. Nuestra herramienta de anotación les permite a los usuarios entrenar al sistema para mejorar la precisión. Las cargas posteriores aprovechan las anotaciones del usuario para mejorar los resultados.
Exportación flexible de datos
Además de la exportación basada en API a sistemas de terceros, los documentos procesados pueden exportarse en varios formatos (Excel, Word, PDF) para satisfacer sus necesidades específicas.
Velocidad
Tras integrar Graip.AI como plataforma para la automatización del proceso de órdenes de compra, las órdenes con miles de artículos se procesan en cuestión de segundos en lugar de horas o incluso días de trabajo manual.
Mejora de la gestión de inventarios y adquisiciones
Mayor control y transparencia sobre sus gastos.
Reducción de los errores humanos
La automatización minimiza los errores humanos, garantizando la exactitud y coherencia de los datos a lo largo de todo el ciclo de procesamiento de órdenes de compra.
Procesos de aprobación más rápidos
Los flujos de trabajo automatizados aceleran los tiempos de aprobación de las órdenes de compra, mejorando la eficiencia general.
Mejor velocidad de entrega
Un procesamiento más rápido de las órdenes de compra se traduce en plazos de entrega más rápidos para su organización.
Detección del fraude y mayor seguridad
La función de cotejo bidireccional detecta automáticamente posibles errores de los proveedores, datos incorrectos de los socios comerciales y actividades fraudulentas. Esto mejora la seguridad y protege a su organización.
Adaptabilidad y escalabilidad
El enfoque libre de plantillas de Graip.AI se adapta sin problemas a los cambios en los formatos y lenguajes de las órdenes de compra utilizados por sus proveedores. El sistema puede reconfigurarse y reentrenarse rápidamente para adaptarse a la evolución de las necesidades de la empresa y mantener un reconocimiento de datos y una calidad de procesamiento uniformes.