Scale fast without expanding the workforce and reduce costs by 10%
Transform document overload into automated efficiency. Graip.AI combines advanced IDP technology with specialized AI Agents built for BPO operations – from invoice processing to client onboarding and everything in between.
44% of companies that have deployed AI report cost savings in areas where AI is used
How Graip.AI solves BPO challenges
High-Volume Document Processing
BPO teams process thousands of invoices, purchase orders, and client documents daily. Manual data entry across multiple client accounts creates bottlenecks, increases turnaround times, and reduces profitability. During peak periods, the volume becomes overwhelming, leading to missed SLAs and client dissatisfaction.
Graip.AI effortlessly classifies documents with the Document Classification feature and extracts key details from various document formats, including PDF, JPEG, PNG, and TIFF. This ensures accurate data capture even from low-quality or handwritten documents. During peak hours, Graip.AI uses advanced autoscaling to process up to 10,000 files per hour without compromising performance and speed.
Inconsistent Document Quality and Formats
Documents come from multiple sources in varying formats – scanned PDFs, photos, emails, Excel files, and handwritten forms. Poor image quality, misalignment, and mixed languages make automation difficult and require extensive manual intervention.
Graip.AI's Document Auto-Rotation feature automatically corrects misaligned images, while Document Quality Validation feature detects poor-quality uploads and prompts users to resubmit clearer documents for improved accuracy. Excel Processing feature handles semi-structured and complex spreadsheets with ease, and Email Recognition feature extracts data directly from unstructured email content.
Multi-Client and Incomplete Data Management
BPO providers manage documents for multiple clients, each with unique data formats, validation rules, and compliance requirements. Manual reconciliation across different client systems is time-consuming and can lead to data inconsistencies and billing disputes.
Graip.AI's Advanced Data Matching feature cross-checks extracted data against internal records and provides real-time alerts for discrepancies. The Validation Rules Builder applies customized automated rules for each client to verify key fields. Additionally, the Missing Data Alert feature automatically identifies missing information in documents and sends personalized alerts to users requesting the missing details.
Complex Multi-Stage Approval Workflows
BPO operations require multiple approval levels across departments and client organizations. Manual approval routing creates bottlenecks, delays processing times, and makes it difficult to track document status and maintain audit trails.
Graip.AI simplifies the approval process with its Multi-Stage Approvals feature. Assigned approvers receive notifications, track document statuses, and approve with a single click, ensuring compliance without delays. The Smart Workflows feature enables users to create and customize approval workflows with a simple drag-and-drop interface, adapting to each client's specific business requirements without coding.
Data Security and Compliance Requirements
BPO providers handle sensitive client information, including financial data, personal details, and proprietary business information. Manual processes lack proper access controls, risking unauthorized access and compliance violations with regulations like GDPR, HIPAA, and industry-specific standards. Ensuring secure storage and timely deletion of client data is critical.
Graip.AI's Reduction feature protects sensitive data through advanced anonymization. It automatically identifies and redacts personal information, such as names, addresses, and financial data, while keeping the rest of the document intact. The Smart Data Retention feature enables businesses to define retention periods for processed documents, automating archiving or deletion to optimize storage while maintaining compliance with regulations.
Fragmented Information Across Systems
In the BPO environment, teams need to respond quickly, but critical information is spread across client portals, knowledge bases, PDFs, CRM systems, emails, and legacy tools. Each inquiry requires jumping between multiple systems, slowing down handle times, increasing error rates, and making it difficult to deliver consistent, high-quality service.
Graip.AI provides a single conversational interface for all client information. Instead of searching through dashboards and documents, staff simply ask questions in everyday language, and the AI retrieves the needed details instantly from all connected systems. This boosts first contact resolution and ensures accurate, consistent responses across teams and shifts.
Integration with Multiple Client Systems
BPO providers must integrate with diverse client ERP, CRM, and accounting systems – each with different data formats, APIs, and security requirements. Lack of seamless integration creates data silos, requires manual data re-entry, and increases operational costs, reducing profit margins.
Graip.AI automatically transfers extracted data to clients' preferred CRM, ERP, or financial systems. It supports API connections, email integration, and custom formats for easy data export. With native SAP integration, Zapier support for 100+ platforms, and advanced customization capabilities, Graip.AI adapts to any client system, ensuring smooth data flow across all platforms.
AI solutions that fit your BPO
From out-of-the-box document processing to full agentic automation for your BPO operations.
Quick start for small teams
Scalable for growing operations
Full document processing automation
entre un 50 y un 70% de ahorro en las operaciones administrativas
Vea más de cerca cómo funciona
Features
Captura de documentos
Recopile de forma eficiente una amplia gama de documentos de diversas fuentes, ya sean papeles físicos, imágenes o archivos digitales. Nuestra plataforma garantiza una adquisición de datos segura y fluida, proporcionando una base sólida para las etapas posteriores del procesamiento.
Herramienta de anotación
La herramienta de anotación les permite a los usuarios empresariales anotar y etiquetar fácilmente los datos de cualquier documento, lo que permite extraer con precisión la información clave. Sin intervención del departamento de TI, el usuario identifica y resalta puntos de datos específicos (como nombres, fechas, direcciones o información sobre productos) directamente en la interfaz de la plataforma, nuestro modelo aprende los pares clave-valor y los añade al conjunto de datos. Nuestra solución aprende de las anotaciones realizadas, mejorando continuamente su precisión a lo largo del tiempo.
Multilingüe
El módulo multilingüe admite el reconocimiento y la extracción de datos en 141 idiomas, lo que permite un análisis multilingüe preciso y exhaustivo. El módulo garantiza una extracción de datos precisa en diversos contextos lingüísticos, lo que mejora la precisión y la profundidad de los conocimientos.
Biblioteca de documentos listos para usar
Una biblioteca extensa de más de 140 plantillas de documentos, que cubre una amplia gama de formularios utilizados en diversas líneas de negocio. Simplifique la creación de documentos y agilice sus flujos de trabajo con nuestra variada colección de plantillas listas para usar sin necesidad de que usted cargue sus documentos y aprenda el modelo para reconocer los datos.
Casos de uso Plug&Play
Nuestra plataforma ofrece una colección de procesos predesarrollados diseñados para reconocer y procesar tipos de documentos comunes (por ejemplo, órdenes de venta, facturas, configuraciones de productos, documentos de embarque, documentos de transporte). Gracias a los algoritmos de reconocimiento de documentos integrados y a las funciones de extracción automática de datos, simplificará sus operaciones. Los casos de uso de flujos de trabajo listos para usarse ahorran tiempo en la formación de modelos y en la cantidad de documentos necesarios para el proceso de aprendizaje automático.
Procesamiento inteligente de correo electrónico
Extraiga y procese datos del cuerpo de los correos electrónicos utilizando nuestros modelos lingüísticos (LLM). Nuestra plataforma reconoce y extrae de forma inteligente la información relevante de los correos electrónicos entrantes, lo que le permite automatizar la recuperación de datos y la integración en sus aplicaciones de software empresarial. Para capturar detalles importantes, llenar formularios o crear nuevos documentos, nuestra función de reconocimiento del cuerpo del texto del correo electrónico transforma el contenido no estructurado del correo electrónico en datos procesables.
Generador inteligente de flujos de trabajo
Diseñe y personalice flujos de trabajo fácilmente. Gracias a una interfaz sencilla y a la función de arrastrar y soltar, podrá capturar y extraer datos de forma intuitiva, especificar dónde deben colocarse y qué acciones deben realizarse. Este proceso dinámico de construcción de flujos de trabajo simplifica la configuración de la captura y extracción de datos. Cree procesos personalizados adaptados a las necesidades únicas de su empresa.
Reconocimiento por correo electrónico
La función de reconocimiento de correo electrónico de Graip.AI le permite extraer y procesar datos directamente de los textos del cuerpo del correo electrónico utilizando modelos lingüísticos avanzados (LLM). Nuestra plataforma identifica de forma inteligente la información relevante de los correos electrónicos entrantes, lo que le permite automatizar la recuperación de datos e integrarlos a la perfección en sus sistemas empresariales. Ya sea para capturar detalles clave, rellenar formularios o crear nuevos documentos, esta función transforma el contenido no estructurado del correo electrónico en datos procesables, haciendo que sus flujos de trabajo sean más eficientes.
Reducción
La función de reducción ayuda a proteger los datos confidenciales mediante una anonimización avanzada. Identifica y elimina automáticamente información personal, como nombres, direcciones y datos financieros, manteniendo intacto el resto del documento. Esto garantiza que los datos importantes sigan siendo accesibles sin comprometer la privacidad. Al reducir eficazmente la información sensible, Graip.AI apoya el cumplimiento de la normativa sobre privacidad, preservando al mismo tiempo la estructura y la facilidad de uso de sus documentos.
Rotación automática de documentos
La función de rotación automática de documentos de Graip.AI detecta y corrige automáticamente los documentos desalineados, tanto si están ligeramente descentrados como si están totalmente girados 90 o 180 grados. Mediante el procesamiento avanzado de imágenes de IA, el sistema garantiza que cada documento esté correctamente orientado para una extracción de datos precisa y un procesamiento sin problemas, eliminando la necesidad de realizar ajustes manuales.
Carga Zip
Nuestra función de carga de archivos Zip aumenta la eficacia del flujo de trabajo al permitirle cargar y procesar varios documentos a la vez mediante un archivo Zip comprimido. Esta capacidad de procesamiento masivo le permite gestionar cientos o incluso miles de documentos de una sola vez, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad al reducir la necesidad de cargas individuales.
Multilingüe
La función multilingüe de Graip.AI admite la extracción y el análisis de datos en más de 141 idiomas, lo que permite a la plataforma trabajar eficazmente en diferentes mercados mundiales. El módulo lingüístico avanzado detecta automáticamente el idioma de un documento y lo procesa con precisión, extrayendo información clave independientemente del idioma utilizado. Además, la interfaz de usuario está disponible en inglés, francés, italiano y alemán, lo que facilita a los usuarios de todo el mundo la gestión de documentos sin problemas.
Damos prioridad a la seguridad e integridad de sus datos
Nos enorgullecemos de mantener un entorno seguro que le permite utilizar nuestra tecnología con confianza, permitiéndole centrarse en sus principales objetivos empresariales. La seguridad de sus datos es nuestra máxima prioridad.
ISO 27001: Sistema de gestión de la seguridad de la información
Garantizamos que sus datos permanezcan confidenciales, disponibles y protegidos frente a accesos no autorizados.
ISO 9001: Sistema de gestión de la calidad
Esta certificación demuestra nuestra dedicación a ofrecer una calidad constante y excepcional en nuestras soluciones y servicios.
ISO 22301: Sistema de gestión de la continuidad de las actividades
La certificación representa nuestro enfoque proactivo para garantizar la continuidad de nuestros servicios, incluso durante tiempos difíciles.
Del aburrido papeleo a la libertad: lo que dicen nuestros clientes
Vadim V.
Group Chief Operating Officer
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless Document Automation for Fintech Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI makes handling complex payment documents during customer onboarding incredibly easy. Its intelligent data extraction is fast, highly accurate, and requires minimal manual review. Integration was smooth, and the support team is responsive and proactive. Review collected by and hosted on G2.com.
Janis K.
CTO and co-founder
Small-Business (50 or fewer emp.)
Hassle-free Invoice Processing and Payment Matching
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI simplifies how we handle outgoing invoices and matches them with incoming payments. The data extraction is spot-on, even for large batches of invoices, and the system flags mismatches automatically. It’s been a huge help in keeping our finance workflows accurate and efficient. Review collected by and hosted on G2.com.
Elton C.
CEO, Founder
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless and Scalable KYC That Accelerated Our Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
The automation and ease of integration stood out. The KYC solution provided real-time identity verification with global coverage, reducing manual checks and compliance errors. We especially liked the clear dashboard, API flexibility, and the support team's responsiveness. It helped us stay compliant without slowing down user onboarding. Review collected by and hosted on G2.com.