Todas las empresas, ya sea una pequeña empresa de Arizona o un gigante minorista como Walmart, están invirtiendo rápidamente en transformación digital. Los objetivos de los escáneres de facturas son la captura de imágenes de alta calidad, las opciones sencillas para compartirlas y la eliminación de errores que requieren mucho tiempo y esfuerzo adicional.

Tu empresa debe ser capaz de procesar pagos y facturas de forma rápida, fiable y sin errores si quieres mantener buenas relaciones con tus socios y evitar retrasos en los pagos.

Sin embargo, para ello, tienes que seleccionar el mejor software de escaneado de facturas.

¿Cómo se benefician las empresas de implantar un software de escaneado de facturas?

En la era digital, las tecnologías representan instrumentos que ayudan a alcanzar los objetivos empresariales. ¿Cómo mejora el software de escaneado de facturas los procesos empresariales?

Algunas de las ventajas son

  • Mayor eficacia. La extracción automatizada de datos reduce significativamente el tiempo de procesamiento de datos y acelera el flujo de trabajo general.
  • Mayor precisión. Las tecnologías avanzadas garantizan una captura de datos precisa y minimizan el riesgo de errores en los registros financieros.
  • Cumplimiento mejorado. Los registros digitales y las pistas de auditoría automatizadas facilitan a las empresas el cumplimiento de la normativa sobre informes financieros.
  • Pagos más rápidos. La automatización del procesamiento de facturas garantiza pagos puntuales sin retrasos.
  • Mejora de la gestión de datos. El almacenamiento centralizado de datos facilita el acceso, la recuperación y el análisis de los datos financieros.
  • Escalabilidad. Una solución de escaneado de facturas escalable puede gestionar volúmenes crecientes de facturas a medida que crece la empresa.
  • Impacto medioambiental. La digitalización reduce el uso de papel y garantiza una práctica empresarial más sostenible y respetuosa con el medio ambiente.

¿Cómo elegir un software de escaneado de facturas?

Dada la multitud de opciones de software de escaneado de facturas que hay en el mercado, debes tener en cuenta varios criterios para asegurarte de que la solución elegida responde a las necesidades de tu empresa y ayuda a alcanzar los objetivos empresariales.

Los factores a tener en cuenta son

Identifica las necesidades de tu empresa

Comprueba los planes financieros actuales y la estructura organizativa de tu empresa. Piensa en quién va a utilizar el programa y qué tipo de controles puede necesitar.

Las siguientes preguntas pueden ayudarte a elegir el mejor software para escanear facturas para tu empresa:

  • ¿Hasta qué punto es escalable este programa?
  • ¿Es fácil de usar?
  • ¿Qué medidas de seguridad incorpora?

Conoce tus necesidades de integración de software

Tu empresa puede utilizar varios sistemas diferentes para la contabilidad, las nóminas, la facturación y el cobro. Estos sistemas deben poder hablar entre sí y proporcionar toda la información que necesites.

Para agilizar la contabilidad, lo ideal es encontrar un software de escaneado de facturas que funcione con tu software de contabilidad actual.

Presupuestos

Elegir la solución más barata del mercado no es la mejor opción, porque las soluciones de bajo coste pueden carecer de funciones esenciales, medidas de seguridad sólidas y un servicio de atención al cliente fiable. A pesar del ahorro inicial, estas carencias pueden provocar ineficacia, mayor riesgo de violación de datos y costes más elevados a largo plazo. Además, debes tener en cuenta no sólo el coste inicial, sino también los posibles costes ocultos, como las cuotas por actualizaciones, mantenimiento o funciones adicionales, para asegurarte de que la solución sigue siendo rentable a lo largo del tiempo.

Invertir en una solución de mayor calidad que satisfaga las necesidades específicas de tu empresa puede proporcionar un mayor valor a largo plazo, garantizando un procesamiento de facturas eficaz, seguro y conforme a las normas que respalde el crecimiento de tu negocio.

Examina las características

Verás la variedad de funciones que presentan los distintos paquetes de software. Es esencial encontrar una solución con facturación personalizable y automatizada.

Puedes añadir nuevas facturas, utilizar plantillas, aceptar distintas opciones de pago, enviar notificaciones de pago atrasado e incluso combinar marcos de automatización con algunas soluciones.

Cumplimiento y seguridad

La protección de los datos financieros sensibles y el cumplimiento de los requisitos legales y normativos son vitales en todos los sectores. Al elegir un software de escaneado de facturas, asegúrate de que la solución tenga módulos de seguridad integrados y pueda evitar accesos no autorizados, violaciones de datos y posibles fraudes financieros, protegiendo la información crítica de una empresa. Las funciones de cumplimiento ayudan a las empresas a cumplir las normas y reglamentos del sector, como GDPR o SOX, reduciendo el riesgo de sanciones legales y mejorando la confianza con clientes y socios.

Opta por un proveedor que ofrezca una solución con funciones de seguridad y cumplimiento, como encriptación de datos, autenticación de dos factores, control de acceso, registros de auditoría de la actividad, etc. En este caso, el software no sólo agiliza las operaciones, sino que también mantiene la integridad y confidencialidad de las transacciones financieras.

Atención al cliente y formación

La asistencia al cliente y la formación marcan la diferencia, porque influyen directamente en la facilidad de adopción y el éxito a largo plazo del sistema. Una asistencia de calidad garantiza que los problemas o las preguntas se resuelvan rápidamente y se minimicen los tiempos de inactividad y las interrupciones operativas. Una formación completa capacita a los empleados para utilizar el software con eficacia, maximizando sus ventajas y reduciendo la probabilidad de errores.

Una asistencia y formación sólidas ayudan a las empresas a aprovechar plenamente las capacidades del software y garantizan una integración más fluida y un procesamiento de facturas más eficaz. Busca un proveedor con servicios de asistencia integral.

Conclusión final

El software de escaneado de facturas adecuado es crucial para optimizar las operaciones de tu empresa y mejorar la eficiencia. Valora tus necesidades, explora las opciones, evalúa las funciones y considera la escalabilidad: encontrarás una solución que satisfaga tus requisitos. Considera la posibilidad de utilizar Graip.AI, una solución integral inteligente para la automatización del flujo documental.

Elige sabiamente para asegurarte de que se adapta mejor a tus operaciones. ¿Listo para mejorar tu proceso de facturación? ¡Explora hoy mismo la solución de escaneado de facturas Graip.AI!