En 2022, un proceso de transformación digital deja de ser tan opcional y no es una cuestión de tendencias de moda. Hoy en día se está convirtiendo en una parte necesaria e importante de cualquier empresa.

Empresas de muchos sectores, como la administración pública, los servicios financieros, la analítica empresarial, los servicios jurídicos y la sanidad, se enfrentan a la compleja tarea de importar, escanear, clasificar, indexar, organizar y gestionar facturas. El procesamiento físico de la documentación aumenta el trabajo manual, los errores humanos y la posibilidad de perder datos valiosos. Debido a esta situación, las empresas orientadas a la tecnología cambian el trabajo de documentación física por soluciones digitales.

En este documento, nuestros expertos ofrecen un estudio del mercado del software de escaneado de facturas en 2022: su estado a finales de año, previsiones para los próximos años, qué empresas utilizan este software, qué problemas concretos resuelven con él, criterios de selección del software, tipos de software y funciones principales del software.

Panorama del mercado en 2022 y previsiones

Análisis del mercado, previsiones y principales motores

Según el informe Billentis, se prevé que el mercado mundial abarque 550.000 millones de facturas en un año. Los analistas prevén que el mercado mundial de la facturación electrónica alcanzará los 18.000 millones de euros en 2025.

La adopción de procesos y soluciones digitales crece entre las empresas. Considerando Europa, la múltiple fragmentación del mercado y el elevado comercio entre países impulsan la demanda de soluciones de facturación rápidas y eficaces. Los países europeos también están trabajando para crear una norma común de facturación electrónica para aumentar la digitalización en la Unión Europea.

Mientras tanto, se prevé que el mercado mundial de software de captura de documentos alcance los 17.730 millones de euros en 2029, según el informe de Data Bridge, con una CAGR del 12,65% en 2022-2029.

Mercado mundial de software de captura de documentos por regiones, de 2022 a 2029.

Los principales impulsores de la adopción del software de escaneado de facturas son el ahorro de gastos, la alta precisión, la rapidez, el aumento del uso de análisis de big data y la necesidad de mejorar las previsiones en tiempo real. Además, un número creciente de soluciones de nueva generación constituyen una base esencial como motores estratégicos. Crean una forma de cambiar las viejas tecnologías y procesos con un enfoque moderno.

LOS PRINCIPALES IMPULSORES DEL MERCADO SON EL AHORRO DE GASTOS, LA ALTA PRECISIÓN, LA RAPIDEZ, EL AUMENTO DEL USO DE ANÁLISIS DE BIG DATA Y LA NECESIDAD DE MEJORAR LAS PREVISIONES EN TIEMPO REAL.

En la fase de transformación digital, el procesamiento de facturas, con muchas tareas repetitivas y basadas en reglas, se convierte en el campo más afectado. Las empresas innovadoras se enfrentan a nuevas oportunidades cuando están preparadas para aprovechar este cambio tecnológico. Las soluciones progresivas como la inteligencia artificial (AI), la automatización robótica de procesos (RPA), el aprendizaje automático (ML) y la captura en la nube pueden mejorar notablemente los niveles de automatización de los procesos empresariales y alcanzar todo el potencial de ahorro.

¿Qué es el software de escaneado de facturas?

El software de escaneado de facturas representa una solución contable que puede escanear facturas (en papel y electrónicas), capturar todos los datos relevantes, reconocerlos y presentarlos en un formato legible por máquinas de sistemas automatizados. Un escáner de facturas proporciona una transferencia rápida y sin fisuras de los datos de las facturas a los flujos de trabajo automatizados.

EL SOFTWARE DE ESCANEADO DE FACTURAS ES UNA SOLUCIÓN CONTABLE QUE TE PERMITE ESCANEAR FACTURAS, CAPTURAR LOS DATOS RELEVANTES, RECONOCERLOS Y PRESENTARLOS EN UN FORMATO LEGIBLE POR MÁQUINAS DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS.

Los programas modernos de escaneado de facturas utilizan algunas o todas las tecnologías siguientes:

  • El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) traduce imágenes escaneadas de texto (impreso o mecanografiado) y transforma estos escaneos en texto codificado por máquina.
  • El reconocimiento de huellas dactilares o el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) procesan las facturas rellenadas manualmente. Este programa estudia e identifica las fuentes y estilos manuscritos. Además, aprende a mejorar la precisión y el reconocimiento.
  • Las plantillas avanzadas basadas en reglas colocan los elementos de datos comunes en las páginas adecuadas con diferentes diseños y formatos.
  • La inteligencia artificial (AI) toma los comentarios de los usuarios para entrenar automáticamente las plantillas de reconocimiento.
  • El procesamiento del lenguaje natural (NLP) interpreta párrafos de texto y extrae de ellos los datos necesarios.
  • La automatización robótica de procesos (RPA) pone la integración del back-office en manos de usuarios experimentados en lugar de programadores.
  • Plantillas de formularios y reglas empresariales preconfiguradas para aplicaciones de procesamiento de facturas.

El software de escaneado de facturas suele utilizar la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Proporciona la conversión electrónica o mecánica de imágenes de texto mecanografiadas o impresas en texto codificado por máquina. El archivo puede ser un documento escaneado, una foto de un documento, una foto de una escena (texto en carteles publicitarios en una foto), o texto de subtítulos mostrado en una imagen (ej.programa de televisión).

A veces, el software de escaneado de facturas se integra con el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) para aumentar la eficacia. Como tipo avanzado de OCR, el ICR altamente tecnológico puede leer y analizar eficazmente caracteres manuscritos. Este sistema permite a las empresas que un ordenador aprenda las fuentes y estilos de escritura durante el procesamiento. Como resultado, mejora los niveles de precisión y reconocimiento del proceso de escaneado de facturas. El software de escáner de facturas se crea con soluciones similares a las de otros extractores de datos. La diferencia está en una configuración específica para reconocer las facturas, porque son los documentos más habituales que las organizaciones necesitan automatizar.

El software de escaneado de facturas ofrece la capacidad de automatizar el escaneado de facturas, identificando sus partes de datos relevantes (una fecha, un proveedor, un importe, un número de factura y los datos de las partidas) e importando los archivos electrónicos. Esta tecnología también permite a las empresas almacenar, gestionar y acceder a los datos digitales de forma sistemática y segura.

¿Cómo funciona el software de escaneado de facturas?

El proceso de escaneado de facturas en papel y su conversión a datos reales en un sistema contable consta de algunas etapas típicas.

El proceso de escanear y convertir una factura en papel en datos reales.

Paso 1 – Entrada En esta fase, el software escanea facturas en papel, archivos PDF no escaneados u otros tipos de archivos. Luego convierte estos archivos en imágenes JPG de alta resolución. La función de separación automática divide los archivos PDF multifactura y gestiona los archivos adjuntos.

Paso 2 – Corrección de la factura (preprocesamiento) La etapa de preprocesamiento de la imagen es necesaria para facilitar la tarea del software de OCR cuando reconoce la diferencia entre un texto y un fondo. Los objetivos de la etapa de corrección de la factura son la binarización, la corrección de la inclinación, la eliminación del ruido y la esqueletización.

Paso 3 – Detección de texto Tras la etapa de preprocesamiento, el software pasa a detectar los campos de datos. En esta fase, el sistema detecta aspectos de la factura como tablas y gráficos.

Paso 4 – Reconocimiento de texto En este paso, el software reconoce los datos y cada campo de datos como un nombre de producto, una cantidad de producto, una fecha de factura, un número de factura, etc.

Paso 5 – Validación de datos La tecnología OCR no implica interacciones humanas. Por ello, la validación de los datos parece ser una parte importante de todo el proceso. En este momento, el sistema garantiza la precisión y la calidad de los datos reconocidos realizando distintas comprobaciones. Esta etapa de verificación de los datos ayuda a aprobar la coherencia lógica de los datos. La información puede extraerse y utilizarse sin problemas inesperados. Esta etapa ayuda a reducir los posibles errores de OCR. La AI puede utilizar las correcciones que se produjeron en la validación para entrenar y mejorar el trabajo posterior del software.

Paso 6 – Extracción de datos En esta fase, el software de OCR ayuda a extraer los datos de la factura de diferentes partes como tablas, encabezados, pies de página y otras regiones del documento escaneado. A continuación, el sistema utiliza los mismos datos para rellenar los campos pertinentes de las facturas electrónicas y para introducir estos datos en el sistema contable solicitado. Puedes enviar los datos finales exportados al software de planificación de recursos empresariales (ERP) mediante API, base de datos o automatización robótica de procesos.

¿Qué sectores integran esta tecnología?

Todas las organizaciones que gestionan un gran número de facturas en papel de contratistas pueden obtener notables beneficios del software de escaneado de facturas. Cuantos más datos de facturas estés introduciendo a mano en tu programa de contabilidad, más recursos de trabajo podrás optimizar utilizando un escáner de facturas.

El software de escaneado de facturas adquiere valor cuando una empresa tiene más de 100-300 facturas al mes. Si una empresa gestiona volúmenes más pequeños, el rendimiento potencial de las inversiones (ROI) no merece los gastos de una solución de automatización. Debido a esto, el software de escaneado de facturas puede ser útil a partir de pequeñas y medianas empresas que gestionan números de facturas solicitadas. El programa ayuda a digitalizar y almacenar las facturas escaneadas.

El software de escáner de facturas se utiliza en distintos sectores industriales: gubernamental y público, servicios financieros, análisis de negocio, servicios jurídicos, sanidad y fabricación.

Las empresas de contabilidad y las empresas que realizan el procesamiento externalizado de facturas o escanean para facturar, esperan recibir el mayor retorno de la inversión de la automatización. Además, el software de escaneado de facturas aporta beneficios al acortar la introducción de datos, dar más seguridad y cuidar los datos de tus clientes.

Ventajas del software de escaneado de facturas

El escaneado de facturas es un instrumento eficaz para diferentes empresas y aporta muchas ventajas de uso.

  • Ahorro de tiempo. El proceso de escaneado de facturas lleva menos tiempo que imprimir, rellenar y almacenar manualmente todas las facturas en papel.
  • Gran precisión. El software de escáner de facturas permite a las empresas realizar sus tareas financieras y contables con precisión. No implica posibles errores de cálculo, por ejemplo, cuánto dinero debe o le deben los clientes o proveedores a una empresa.
  • Reducción de los errores manuales. Un escáner de facturas disminuye los errores al introducir manualmente los datos en los sistemas contables. Cuando un empleado introduce datos manualmente en hojas de cálculo o bases de datos del sistema, puede cometer errores como erratas u otros. El software de escaneado de facturas ayuda a introducir correctamente cada dato de la factura cada vez que se escanea. No hay posibilidad de errores porque toda la información se transcribe automáticamente mediante un escáner de facturas.
  • Mayor eficacia. El procesamiento manual consume mucho tiempo y energía de los empleados que se necesitan en otras tareas como las negociaciones con los clientes. El software de escaneado de facturas ayuda a reducir el papeleo manual en un 90%.

Entrevista con los expertos de Graip.AI

Los expertos de Graip.AI -la jefa de producto Karyna Mihalevich y la analista de datos empresariales Elena Devyatkina- comparten su visión del software de escaneado de facturas en 2022 y sus expectativas para 2023.

1. ¿Cuál es la situación del mercado del software de escaneado de facturas en 2022?

Karyna Mihalevich:

“Las mejores empresas han aprovechado esta tecnología y automatizado los procesos manuales con resultados significativos. Teniendo en cuenta el informe de Tungsten Network, en 2022 se ha producido un aumento de 3,2 veces en la tasa de facturas sin contacto, lo que se ha convertido en una ventaja tecnológica. Además, el software corporativo de escaneado de facturas está evolucionando para fomentar las capacidades de ingresos en toda la organización.

Áreas como la captura automatizada de datos de facturas, el proceso de conciliación automatizado y la correspondencia automatizada de la información de pago con la factura son los pasos principales para la automatización de cuentas a pagar.

Aunque al principio pueda parecer una exageración, la automatización de las finanzas y el software utilizado para integrarla tienen el gran potencial de cambiar la trayectoria de una empresa. Afectan al componente más fundamental del negocio: el dinero.

Al automatizar funciones críticas como la conciliación, los departamentos financieros no tienen que perder tiempo buscando información de codificación o recibos en el cierre de fin de mes.

Una de las ventajas más importantes del software de escaneado de facturas es la posibilidad de ver los datos en tiempo real. Las compras se registran automáticamente en el momento en que se producen. Los propietarios de negocio y los profesionales de las finanzas pueden informar en tiempo real sobre la salud de una empresa. También, cuánto dinero entra o sale.

Este nivel de transparencia es fundamental en el sector financiero, que históricamente funcionaba con un calendario mensual para medir los resultados en función de los objetivos.

Hoy en día, cada vez más departamentos de cuentas a pagar (AP) utilizan software de escaneo de facturas para procesarlas. Por ejemplo, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede convertir una imagen o un PDF en un formato legible por máquina. Además, los motores de reglas de negocio ayudan a ejecutar las políticas de la empresa. Pueden dirigir las facturas a las personas adecuadas dentro de una organización para su revisión y aprobación. Por desgracia, en muchas empresas los procesos documentales no están totalmente automatizados. La reciente encuesta del Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL ) descubrió que el 54% de los equipos globales de AP están parcialmente automatizados, y sólo el 9% de los equipos de AP están totalmente automatizados”.

2. ¿Por qué tus clientes empiezan a utilizar software especializado en escaneado de facturas? ¿Qué problemas resuelven con esta solución?

Elena Devyatkina:

“Los clientes utilizan software especializado de escaneado de facturas sobre todo porque quieren automatizar los procesos internos de principio a fin para hacerlos más eficientes y precisos.

El software de escaneado de facturas aporta a las empresas las siguientes ventajas:

  • minimiza el trabajo rutinario manual de los contables y aumenta su motivación;
  • alcanza una mayor precisión en el reconocimiento de datos sensibles desde el punto de vista financiero;
  • Acelera el ciclo de procesamiento de facturas;
  • Reduce el riesgo de errores humanos críticos, el riesgo de multas por retraso en los pagos y las relaciones negativas con clientes, vendedores o proveedores debido al incumplimiento de los plazos de pago;
  • Reduce el riesgo de pagos erróneos gracias a la conciliación financiera automática o a las posibilidades de conciliación 2/3;
  • ayuda a centrarse en otros trabajos contables de mayor valor;
  • facilita cambios más rápidos en el proceso, así como la formación de nuevos empleados;
  • facilita el proceso de auditoría”.

3. ¿Qué empresas se beneficiarían de un software de escaneado de facturas y por qué?

Karyna Mihalevich:

“Varias empresas -grandes corporaciones, pequeñas y medianas empresas (PYMES)- pueden beneficiarse del procesamiento inteligente de documentos (IDP).

Las PYMES que facturan al menos 100-300 facturas al mes también se beneficiarán del software de procesamiento automatizado de facturas. Con este ahorro de volumen se compensa el coste de un software de escaneado de facturas.

La automatización de las cuentas por pagar puede ayudar a las PYMES a aumentar el flujo de caja y resolver retos como:

  • procesos documentales lentos y manuales;
  • la posibilidad de escanear archivos, pero sin poder buscar datos concretos en ellos;
  • datos de facturas que no puedes cotejar con pedidos o documentos recibidos;
  • errores humanos debidos a la introducción manual de datos.

Parece que la automatización de AP es cara para una empresa de contabilidad unipersonal. Por otra parte, puede ser constructivo para las pequeñas empresas que procesan enormes cantidades de facturas”.

4. ¿Qué criterios recomiendas para elegir un software de escaneado de facturas en 2022?

Karyna Mihalevich:

“Estas son algunas de las características más importantes a las que debes prestar atención cuando busques un programa de escaneado de facturas:

  1. Fácil de utilizar. Debes considerar las plataformas No-Code o Low-code.
  2. Opciones de personalización. Cada empresa tiene sus requisitos específicos. La resistencia a la adopción de una nueva tecnología será menor si puedes adaptar esta solución a tus necesidades.
  3. Integración con otros programas informáticos. No sólo debes pensar en tu panorama informático actual. Es crucial tener en cuenta tu estrategia informática.
  4. El coste del software de escaneado de facturas. Elige un modelo de precios adecuado en función del número de documentos que proceses durante el mes o el año.
  5. Nivel de seguridad. El procesamiento de facturas recibidas está sujeto a estrictos requisitos legales.
  6. Cuadro de mandos y análisis informativos bien organizados.
  7. Actualizaciones y mejoras. Averigua de antemano qué soporte proporcionan los desarrolladores de la solución con actualizaciones y mejoras”.

5. ¿Qué tipos de software de escaneado de facturas existen en 2022? ¿Cuáles son las diferencias entre ellos?

Elena Devyatkina:

“1. Hay soluciones de cuentas a pagar que requieren la introducción manual de datos.

2. Existen varias soluciones de procesamiento de facturas que capturan los datos de las facturas, establecen la verificación, apoyan el cotejo de documentos y aprueban los flujos de trabajo. Además, puedes integrarlos en sistemas de contabilidad o de planificación de recursos de negocio (ERP). Allí realizarás los pagos finales y pasarás por las fases de gestión de datos.

3. Existen soluciones y plataformas de cuentas a pagar que sirven para automatizar el proceso de cuentas a pagar de principio a fin. Trabajan con la captura y registro de datos de facturas, la verificación, la correspondencia de pedidos de compra, las listas de proveedores y vendedores, las cuentas del libro mayor (GL), la configuración de flujos de trabajo personalizados para realizar pagos, el almacenamiento o archivo de datos y la elaboración de informes.

4. Existen soluciones inteligentes de tratamiento de documentos y OCR. Capturan los datos de las facturas y tienen integraciones con software de contabilidad y soluciones de cuentas a pagar donde los datos reconocidos van a parar para su posterior procesamiento.”

6. ¿Qué funciones son esenciales en un programa de escaneado de facturas?

Elena Devyatkina:

“En nuestra opinión, las características más importantes de las soluciones de escaneado de facturas son:

  • alta seguridad de los datos aprobada por certificados;
  • alta precisión de la captura inteligente de datos;
  • clasificación de facturas entre otros documentos entrantes;
  • identificación de los tipos de documentos;
  • alta escalabilidad del software de escaneado de facturas;
  • reconocimiento de información específica, como credenciales del remitente o del destinatario y otros datos específicos del sector;
  • reconocimiento de documentos digitales grabados o escaneados;
  • trabajar en un entorno de equipo con varios permisos de acceso;
  • establecer reglas de validación y señalar anomalías;
  • establecer flujos de trabajo de aprobación;
  • integración con los sistemas contables”.

7. ¿Cuáles son tus previsiones para el mercado del software de escaneado de facturas en 2023?

Karyna Mihalevich:

“Se espera que el mercado de soluciones de procesamiento de facturas alcance un valor de 5.600 millones de euros en 2023. El crecimiento del mercado puede atribuirse a la creciente adopción de soluciones de procesamiento de facturas por parte de las pequeñas y medianas empresas. La tecnología de inteligencia artificial estará en el centro de muchas mejoras de la AP.

Las soluciones IDP permitirán a los departamentos de AP reducir la cantidad de trabajo manual. La reducción de tareas rutinarias puede ayudar a los equipos de AP a centrarse en actividades de mayor valor, como la investigación de anomalías.”

Conclusión

Resumiendo nuestro estudio, el software de escaneado de facturas se convirtió en la tecnología más relevante y necesaria para el desarrollo empresarial en 2022. Optimiza diversos procesos documentales -desde la captura de datos hasta los pagos- dentro de una empresa.

Es importante tener en cuenta que la implantación del escaneado de facturas es eficaz para las empresas que trabajan con al menos 100-300 facturas al mes. Como resultado, las empresas de pequeño y mediano tamaño pueden obtener ahorros incluso después de un mes de uso del software.

El software de escáner de facturas es el más útil para las empresas que se centran en el procesamiento de documentos. Las líneas de negocio que implantan activamente estas soluciones son la contabilidad, la abogacía, la logística, la banca, los seguros, el comercio minorista e incluso la fabricación.

Existen distintos tipos de software de escaneado de facturas que puedes elegir en función de las necesidades y capacidades de tu empresa. Parten de soluciones que aún requieren la introducción manual de datos y terminan con un software inteligente totalmente automatizado. El avanzado software funciona en 6 pasos principales que pueden personalizarse teniendo en cuenta tus capacidades tecnológicas. Las ventajas de la tecnología son el ahorro de tiempo, la gran precisión, la reducción de los errores manuales y el aumento de la eficacia.

Las expectativas de ingresos notables para el mercado de escaneado de facturas se basan en los resultados de años anteriores. La inteligencia artificial será la tecnología clave a la que habrá que prestar atención en los próximos años.