Portable Document Format (PDF) stał się jednym z najpopularniejszych cyfrowych formatów dokumentów biznesowych. Wiele organizacji używa plików PDF do przechowywania umów, raportów, faktur, zamówień, paragonów, roszczeń, rabatów i innych dokumentów.
Wyodrębnianie informacji z plików PDF przesyłanych do systemów biznesowych staje się coraz ważniejsze. Na przykład firmy muszą starannie wyodrębniać informacje z plików PDF dotyczących sprzedaży lub medycyny, aby zorganizować analizę sprzedaży lub przetwarzanie faktur medycznych. Takie zadania mogą być wykonywane przez jedno z wielu pojawiających się narzędzi do ekstrakcji danych z plików PDF.
Wedug raportu Allied Market Research, globalny rynek ekstrakcji danych został wyceniony na 2,14 miliarda dolarów w 2019 roku i przewiduje się, że osiągnie 4,90 miliarda dolarów do 2027 roku.
W tej publikacji dokonujemy przeglądu danych PDF, procesu ekstrakcji danych z plików PDF, technologii i oprogramowania, które pomagają w takiej pracy. Ten artykuł może być przydatny dla małych i średnich firm, których właściciele są zainteresowani automatyzacją przetwarzania dokumentów.
Spis treści
Dane PDF
Organizacje różnej wielkości, zarówno małe firmy butikowe, jak i duże korporacje, mają doświadczenie w pracy ze wszystkimi formatami dokumentów. Najbardziej rozpowszechnionym cyfrowym formatem dokumentów biznesowych jest Portable Document Format (PDF). Firmy zapisują w tym formacie umowy, raporty, faktury, pokwitowania, roszczenia i inne dokumenty. Pliki PDF to bezpieczne dokumenty cyfrowe, które umożliwiają niezawodne, szybkie i łatwe przesyłanie plików z jednej firmy do drugiej.
Pomimo licznych zalet, PDF ma również swoje wady. Informacje często są zablokowane w cyfrowym pliku PDF. Dane PDF nie są edytowalne i wymagają procesu ekstrakcji. Ta praca jest podobna do wyodrębniania danych z fizycznych dokumentów.
Zasadniczo pliki PDF reprezentują zeskanowane lub sfotografowane obrazy dokumentu. Czasami firmy mogą tworzyć dokumenty za pomocą cyfrowego edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego, a następnie konwertować je do formatu PDF. Coraz rzadziej spotyka się skany dokumentów wypełnionych ręcznie.
Każda osoba otworzyła kiedyś plik PDF i zauważyła, że nie można skopiować i wkleić tekstu z pliku PDF do innego formatu pliku. Czasami wyodrębnianie plików PDF nie jest łatwym procesem. Duże firmy powinny znaleźć skuteczny i dokładny sposób wyodrębniania danych PDF. Na przykład za pomocą technologii ekstrakcyjnych, które mogą eksportować te dane.
Możesz wybierać spośród różnych metod wyodrębniania danych PDF dla biznesu:
- Pierwszą z nich jest metoda ręczna. Musisz zatrudnić pracowników lub firmę zewnętrzną. Następnie ręcznie odczytują i przepisują informacje z plików PDF do innego formatu. Niestety, metoda ta jest czasochłonna, nieodpowiednia do obsługi tysięcy dokumentów i czasami prowadzi do błędów.
- Drugim sposobem jest użycie ekstraktorów danych PDF. Narzędzia te automatyzują i ułatwiają pracownikom proces ekstrakcji danych. Mogą jednak nie być wystarczająco skuteczne przy obsłudze dużych ilości danych.
- Trzecim jest programowe wyodrębnianie danych poprzez zatrudnianie programistów i stworzenie specjalnych skryptów do ekstrakcji danych. Jest to bardziej skuteczna i dokładna metoda dla biznesu.
- Czwartym jest skorzystanie z inteligentnej platformy przetwarzania dokumentów, takiej jak Graip.AI. Platforma ta automatycznie i bezpiecznie zapewnia kompleksową ekstrakcję danych, w tym ekstrakcję tabel z plików PDF. Platforma pracuje z ogromnymi ilościami danych. Ponadto może wykazać zwrot z inwestycji w pierwszym tygodniu użytkowania.
Ekstraktor danych PDF
Narzędzie to pomaga firmom wyodrębniać dane PDF w bardziej zautomatyzowany sposób. Ekstraktor danych PDF odczytuje i przetwarza informacje. Istnieją rozmaite warianty tych narzędzi, które działają w różny sposób. Możesz skorzystać z darmowego ekstraktora danych PDF lub zakupić wersję profesjonalną z większą liczbą funkcji i możliwości.
Ekstraktory PDF dostępne są jako oprogramowanie, rozwiązania internetowe i aplikacje mobilne. Zazwyczaj konwertują one pliki PDF do formatów Excel (XLS lub XLSX) lub CSV, umożliwiając precyzyjne odtworzenie tabel. Popularne jest również konwertowanie plików PDF do formatu XML.
Etapy działania ekstraktorów PDF są następujące: skanują cyfrowo plik PDF, wyodrębniają z niego dane i wyświetlają wyodrębnione dane w odpowiednim formacie. Na przykład ekstraktor danych Adobe PDF odczytuje dane i konwertuje je z pliku PDF do pliku JSON.
Ekstraktor danych PDF, znany również jako skrobak PDF, może być używany do przetwarzania faktur, paragonów, paszportów i innych dokumentów biznesowych.
Ekstraktory PDF nie radzą sobie jednak z tysiącami dokumentów. Masowa ekstrakcja danych nie jest możliwa za pomocą tych narzędzi. Pracownicy muszą przeprowadzać ekstrakcję danych PDF dla każdego dokumentu z osobna.
Ekstrakcja danych PDF przez programowanie
Czasami małe firmy nie muszą przetwarzać wielu dokumentów biznesowych. Nie są one również gotowi do korzystania z w pełni wyposażonych, zautomatyzowanych platform. Takie firmy mogą być zainteresowane wykorzystaniem programowania do ekstrakcji tekstu. Metoda ta jest mniej skuteczna w przypadku wyodrębniania danych PDF w dużych firmach, ale nie należy jej ignorować.
Istnieją dwa warianty wyodrębniania tekstu z pliku PDF za pomocą programowania:
- Jedną z opcji jest użycie najpopularniejszego języka programowania do ekstrakcji danych o nazwie Python. Istnieje wiele źródeł z samouczkami na temat ekstrakcji danych z PDF do Excela przy użyciu tego języka. Proces ten wymaga podstawowej znajomości Pythona i jest przydatny, gdy firma korzysta z programu Microsoft Excel.
- Inną opcją jest zastosowanie języka programowania firmy Microsoft o nazwie Visual Basic for Applications (VBA). Dostępne są samouczki na temat ekstrakcji danych z plików PDF do Excela za pomocą VBA. Można również skorzystać z narzędzia PowerShell firmy Microsoft. Jest to najprostszy sposób na programowe wyodrębnianie tabel z plików PDF do Excela.
Niektóre firmy potrzebują technologii ekstrakcji nie do konwersji danych na kod lub inny format. Są oni zainteresowani przekazywaniem informacji z dokumentu do odpowiednich obszarów systemów biznesowych. Dane pobierane programowo mogą być przydatne, ale nie dorównują precyzją i skutecznością zautomatyzowanym platformom do ekstrakcji danych.
Zautomatyzowana ekstrakcja danych PDF
Automatyczna ekstrakcja to najbardziej profesjonalny sposób wyodrębniania danych z plików PDF. Ułatwia to cały proces ekstrakcji i importu danych do systemu biznesowego. Zautomatyzowane oprogramowanie jest wiarygodne, bezpieczne, wydajne, szybkie, skalowalne i konkurencyjne cenowo. Może zarządzać zeskanowanymi dokumentami tak dokładnie, jak natywnymi plikami PDF.
Dla porównania, inne narzędzia pomagają jedynie wyodrębnić dane z pliku PDF do innego formatu. Następnie trzeba ręcznie wprowadzać dane do systemów biznesowych. Dotychczasowe narzędzia przyspieszały tylko jedną część przetwarzania dokumentów, pozostawiając inne etapy do wykonania przez człowieka.
Zautomatyzowane oprogramowanie zapewnia wyodrębnianie i importowanie danych PDF do odpowiednich pól systemu biznesowego bez potrzeby aktywnego udziału człowieka. Na przykład platforma Graip.AI może rozpoznawać dokumenty, przetwarzać dane i przesyłać je do docelowych pól systemów takich jak SAP, Microsoft Dynamics 365 i Sales Force.
Zautomatyzowana ekstrakcja danych PDF wykorzystuje połączenie AI, ML/DL, OCR, RPA, rozpoznawania wzorców, rozpoznawania tekstu i innych technologii w celu zapewnienia najdokładniejszej i najszybszej pracy. Więcej informacji na temat narzędzi OCR można znaleźć w naszej szczegółowej publikacji.
Zaawansowane oprogramowanie do ekstrakcji opiera się zazwyczaj na sztucznej inteligencji (AI). Może stosować technologie uczenia maszynowego i głębokiego uczenia, aby stale poprawiać dokładność ekstrakcji. Pomaga dowiedzieć się, jak i gdzie wyodrębnić dane z plików PDF i umieścić je w unikalnych systemach biznesowych. W rezultacie wszystkie informacje z dokumentów są wyodrębniane automatycznie i precyzyjnie.
Istnieją również wstępnie wyszkolone ekstraktory, które mogą zarządzać określonymi typami dokumentów. Oprócz nich możliwe jest nawet tworzenie niestandardowych modeli AI do ekstrakcji danych z różnych typów dokumentów.
Zautomatyzowane oprogramowanie do ekstrakcji danych PDF
Zautomatyzowane oprogramowanie jest skutecznym i kompleksowym rozwiązaniem, które może usprawnić wszystkie etapy ekstrakcji danych z plików PDF. Wykorzystuje sztuczną inteligencję do autonomicznego doskonalenia i minimalizowania zaangażowania zasobów ludzkich w procesie wprowadzania danych. Najnowsza generacja oprogramowania do automatyzacji nosi nazwę Intelligent Document Processing (IDP). Łączy w sobie sztuczną inteligencję i inne najlepsze technologie w celu wyodrębniania danych z nieustrukturyzowanych dokumentów, takich jak faktury, paragony i roszczenia. IDP może przechwytywać, eksportować i przetwarzać dane z różnych formatów dokumentów.
Prostsze narzędzia koncentrują się jedynie na odczytywaniu pliku PDF i wyodrębnianiu surowych danych do formatu języka programowania. IDP wykorzystuje sztuczną inteligencję do eksportowania informacji bezpośrednio do systemu biznesowego używanego przez firmę do przetwarzania dokumentów. Może bezproblemowo wyodrębniać dane z wielu plików PDF do żądanego formatu. IDP sprawia, że wyodrębnione dane są natychmiast dostępne i można je wykorzystać w razie potrzeby.
Zdecydowanie zalecamy zakup oprogramowania do ekstrakcji, takiego jak Graip.AI. Działa ono jako asystent AI, tworząc ustrukturyzowane i użyteczne dane z różnych dokumentów. Graip.AI łączy w sobie moc samouczącej się sztucznej inteligencji z opartą na regułach automatyzacją procesów robotycznych.
Najcenniejszą funkcją tej platformy IDP jest automatyzacja całego procesu zarządzania dokumentami biznesowymi, nie tylko ich ekstrakcji. Ponadto dla każdego działu dostępne są inne produkty. Można na przykład zastosować narzędzie Sales Request Automation dla działu sprzedaży lub Invoice Automation dla działu finansowego. W rezultacie firmy mogą skupić się na sprzedaży i rozwoju zamiast na ręcznym wprowadzaniu danych. Możesz wypróbować wszystkie funkcje zautomatyzowanej ekstrakcji oferowanej przez Graip.AI w wersji próbnej, która umożliwia przetwarzanie do 100 dokumentów w ciągu 1 miesiąca.
Podsumowanie
W zależności od wielkość firmy lub potrzeb biznesowych, można wybierać spośród wielu różnych metod ekstrakcji danych z plików PDF. Organizacje, które nie muszą przetwarzać tysięcy dokumentów i potrzebują jedynie eksportować oraz importować dane z PDF do innych formatów, mogą skorzystać z prostszych ekstraktorów danych PDF. Aby uczynić ekstrakcję danych bardziej zautomatyzowaną, firmy mogą to zrobić poprzez programowanie. Niektóre firmy muszą jednak nie tylko konwertować dane. Muszą eksportować informacje z dokumentu PDF i importować je do odpowiednich pól systemów biznesowych. W tym przypadku warto zainwestować w zautomatyzowane oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji.