Portable Document Format (PDF) stał się jednym z najpopularniejszych cyfrowych formatów dokumentów biznesowych. Wiele organizacji używa plików PDF do przechowywania umów, raportów, faktur, zamówień, paragonów, roszczeń, rabatów i innych dokumentów.
Wyodrębnianie informacji z plików PDF przesyłanych do systemów biznesowych staje się coraz ważniejsze. Na przykład firmy muszą starannie wyodrębniać informacje z plików PDF dotyczących sprzedaży lub medycyny, aby zorganizować analizę sprzedaży lub przetwarzanie faktur medycznych. Takie zadania może wykonywać jedno z wielu pojawiających się narzędzi do ekstrakcji danych PDF dla biznesu.
Biorąc pod uwagę raport Allied Market Research, globalny rynek ekstrakcji danych został wyceniony na 2,14 miliarda dolarów w 2019 roku i przewiduje się, że osiągnie 4,90 miliarda dolarów do 2027 roku.
W tej publikacji dokonujemy przeglądu danych PDF, procesu ekstrakcji PDF, technologii i oprogramowania, które pomagają w takiej pracy. Ten artykuł może być przydatny dla małych i średnich firm, których szefowie są zainteresowani automatyzacją przetwarzania dokumentów.
Treść
Dane PDF
Organizacje różnej wielkości, zarówno małe firmy butikowe, jak i duże korporacje, mają doświadczenie w pracy ze wszystkimi formatami dokumentów. Najbardziej rozpowszechnionym cyfrowym formatem dokumentów biznesowych jest Portable Document Format (PDF). Firmy zapisują w tym formacie umowy, raporty, faktury, pokwitowania, roszczenia i inne dokumenty. Pliki PDF to bezpieczne dokumenty cyfrowe, które zapewniają niezawodne, szybkie i łatwe przesyłanie plików z jednej firmy do drugiej.
Pomimo zalet PDF, format ten ma również swoje wady. Informacje często są zablokowane w cyfrowym pliku PDF. Dane PDF nie są edytowalne i wymagają procesu ekstrakcji danych PDF. Ta praca jest podobna do tego, jak wyodrębniamy dane z fizycznych dokumentów.
Zasadniczo pliki PDF reprezentują zeskanowane lub sfotografowane obrazy dokumentu. Czasami firmy mogą tworzyć dokumenty za pomocą cyfrowego edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego, a następnie konwertować je do formatu PDF. Ludzie rzadziej udostępniają skany dokumentów wydrukowane i wypełnione ręcznie.
Każda osoba otworzyła kiedyś plik PDF i zauważyła, że nie można skopiować i wkleić tekstu z pliku PDF do innego formatu pliku. Czasami wyodrębnianie plików PDF nie jest łatwym procesem. Duże firmy powinny znaleźć skuteczny i dokładny sposób wyodrębniania danych PDF. Na przykład technologie wydobywcze mogą eksportować te dane.
Możesz wybierać między różnymi sposobami wyodrębniania danych PDF dla biznesu:
- Pierwszą z nich jest metoda ręczna. Musisz zatrudnić pracowników lub firmę zewnętrzną. Następnie ręcznie odczytują i przepisują informacje z plików PDF do innego formatu. Niestety, metoda ta zajmuje dużo czasu, nie pasuje do tysięcy dokumentów i czasami powoduje błędy w procesie.
- Drugim sposobem jest użycie ekstraktorów danych PDF. Narzędzia te pomagają uczynić proces wydobycia bardziej motoryzacyjnym i wygodnym dla pracowników. Nie nadają się one jednak do obsługi ogromnych ilości danych.
- Trzecim jest programowe wyodrębnianie danych poprzez zatrudnianie programistów i pisanie specjalnych skryptów do procesu wyodrębniania. Ten sposób jest bardziej skuteczny i dokładny dla biznesu.
- Czwartym jest skorzystanie z inteligentnej platformy przetwarzania dokumentów, takiej jak Graip.AI. Może on automatycznie i bezpiecznie zapewnić kompleksową ekstrakcję danych, w tym ekstrakcję tabel PDF. Platforma pracuje z ogromnymi ilościami danych. Ponadto pokazuje zwrot z inwestycji w pierwszym tygodniu użytkowania.
Ekstraktor danych PDF
Narzędzie to pomaga firmom wyodrębniać dane PDF w bardziej motoryzacyjny sposób. Ekstraktor danych PDF odczytuje i wpisuje informacje. Istnieją różne warianty tych narzędzi, które działają w różny sposób. Możesz użyć ekstraktora danych PDF za darmo lub kupić profesjonalną wersję z większą liczbą funkcji i możliwości.
Ekstraktory PDF istnieją jako oprogramowanie, rozwiązania internetowe i aplikacje mobilne. Zazwyczaj konwertują one pliki PDF do formatów Excel (XLS lub XLSX) lub CSV i dokładnie udostępniają tabele. Popularne jest również konwertowanie plików PDF do formatu XML.
Etapy działania ekstraktorów PDF są następujące: skanują cyfrowo plik PDF, wyodrębniają z niego dane i wyświetlają wyodrębnione dane w kodzie. Na przykład ekstraktor danych Adobe PDF odczytuje dane i konwertuje je z pliku PDF do pliku JSON.
Ekstraktor danych PDF, zwany również skrobakiem PDF, może być używany do faktur, paragonów, paszportów i innych dokumentów biznesowych.
Ekstraktory PDF nie radzą sobie jednak z tysiącami dokumentów. Masowa ekstrakcja danych nie jest możliwa przy użyciu tych narzędzi. Twoi pracownicy muszą przetwarzać ekstrakcję danych PDF dla każdego dokumentu.
Ekstrakcja danych PDF przez programowanie
Czasami małe firmy nie muszą przetwarzać wielu dokumentów biznesowych. Nie są oni również gotowi do korzystania z w pełni wyposażonych, zautomatyzowanych platform. Takie firmy mogą być zainteresowane wykorzystaniem programowania do ekstrakcji tekstu. Metoda ta jest mniej skuteczna w przypadku wyodrębniania danych PDF w dużych firmach, ale nie należy jej ignorować.
Istnieją dwa warianty wyodrębniania tekstu PDF za pomocą programowania:
- Jedną z opcji jest użycie najpopularniejszego języka programowania do ekstrakcji danych o nazwie Python. Istnieje wiele źródeł z samouczkami na temat ekstrakcji danych z PDF do Excela przy użyciu tego języka. Proces ten wymaga podstawowej znajomości języka programowania Python i jest przydatny, gdy biuro pracuje na programie Microsoft Excel.
- Inną opcją jest zastosowanie języka programowania firmy Microsoft o nazwie Visual Basic for Applications (VBA). Istnieją samouczki dotyczące ekstrakcji danych z PDF do Excela za pomocą VBA. Można również skorzystać z narzędzia PowerShell firmy Microsoft. Jest to najprostszy sposób na programowe wyodrębnianie tabel z plików PDF do Excela.
Niektóre firmy potrzebują technologii ekstrakcji nie do konwersji danych na kod lub inny format. Są oni zainteresowani przekazywaniem informacji z dokumentu do odpowiednich obszarów systemów biznesowych. Dane pobierane programowo mogą być pomocne, ale nie można ich porównywać z dokładną ekstrakcją danych przez zautomatyzowane platformy.
Zautomatyzowana ekstrakcja danych PDF
Automatyczna ekstrakcja to najbardziej profesjonalny sposób wyodrębniania danych z plików PDF. Ułatwia to cały proces ekstrakcji i importu danych do systemu biznesowego. Zautomatyzowane oprogramowanie jest wiarygodne, bezpieczne, wydajne, szybkie, skalowalne i konkurencyjne cenowo. Może zarządzać zeskanowanymi dokumentami tak dokładnie, jak natywnymi plikami PDF.
Dla porównania, inne narzędzia pomagają jedynie wyodrębnić dane z pliku PDF do innego formatu. Następnie trzeba ręcznie wprowadzać dane do systemów biznesowych. Dotychczasowe narzędzia przyspieszały tylko jedną część przetwarzania dokumentów, pozostawiając inną dla człowieka.
Zautomatyzowane oprogramowanie zapewnia wyodrębnianie i importowanie danych PDF do odpowiednich pól systemu biznesowego bez potrzeby aktywnego udziału człowieka. Na przykład platforma Graip.AI może rozpoznawać dokumenty, przetwarzać dane i przesyłać je do docelowych pól systemów takich jak SAP, Microsoft Dynamics 365 i Sales Force.
Zautomatyzowana ekstrakcja danych PDF wykorzystuje połączenie AI, ML/DL, OCR, RPA, rozpoznawania wzorców, rozpoznawania tekstu i innych technologii w celu zapewnienia najdokładniejszej i najszybszej pracy. Więcej informacji na temat narzędzi OCR można znaleźć w naszej szczegółowej publikacji.
Zazwyczaj zaawansowane oprogramowanie do ekstrakcji oparte jest na sztucznej inteligencji (AI). Może stosować technologie uczenia maszynowego i głębokiego uczenia w celu ciągłego ulepszania wydobycia. Pomaga dowiedzieć się, jak i gdzie wyodrębnić dane PDF i umieścić je w unikalnych systemach biznesowych. W rezultacie wszystkie informacje z dokumentów są wyodrębniane automatycznie i dokładnie.
Istnieją również wstępnie wyszkolone ekstraktory, które mogą zarządzać określonymi typami dokumentów. Oprócz nich możliwe jest nawet tworzenie niestandardowych modeli AI do ekstrakcji danych z różnych typów dokumentów.
Zautomatyzowane oprogramowanie do ekstrakcji danych PDF
Zautomatyzowane oprogramowanie jest skutecznym i kompleksowym rozwiązaniem, które może usprawnić wszystkie części ekstrakcji danych PDF. Wykorzystuje sztuczną inteligencję do autonomicznego samorozwoju i minimalizacji zasobów ludzkich w procesie wprowadzania danych. Następna generacja oprogramowania do automatyzacji nosi nazwę Intelligent Document Processing (IDP). Łączy w sobie sztuczną inteligencję i inne najlepsze technologie w celu wyodrębniania danych z nieustrukturyzowanych dokumentów, takich jak faktury, paragony i roszczenia. IDP może przechwytywać, eksportować i przetwarzać dane z różnych formatów dokumentów.
Prostsze narzędzia koncentrują się jedynie na odczytywaniu pliku PDF i wyodrębnianiu surowych danych do języka programowania. IDP wykorzystuje sztuczną inteligencję do eksportowania informacji bezpośrednio do systemu biznesowego używanego do przetwarzania dokumentów przez firmę. Może bezproblemowo wyodrębniać dane z wielu plików PDF do żądanego formatu. IDP sprawia, że wyodrębnione dane są natychmiast dostępne i można je wykorzystać w razie potrzeby.
Zdecydowanie zalecamy zakup oprogramowania do ekstrakcji, takiego jak Graip.AI. Działa jako asystent AI, tworząc ustrukturyzowane i użyteczne dane z różnych dokumentów. Graip.AI łączy w sobie moc samouczącej się sztucznej inteligencji i opartej na regułach automatyzacji procesów robotycznych.
Najcenniejszą funkcją tej platformy IDP jest automatyzacja całego procesu dokumentów biznesowych, nie tylko ich ekstrakcji. Ponadto dla każdego działu dostępne są inne produkty. Można na przykład zastosować narzędzie Sales Request Automation dla działu sprzedaży lub Invoice Automation dla działu finansowego. W rezultacie firmy mogą skupić się na sprzedaży i rozwoju zamiast na przepisywaniu danych. Możesz wypróbować wszystkie funkcje zautomatyzowanej ekstrakcji platformy Graip.AI w wersji próbnej, która zapewnia przetwarzanie do 100 dokumentów w ciągu 1 miesiąca.
Podsumowanie
Biorąc pod uwagę wielkość firmy lub potrzeby biznesowe, można wybierać spośród wielu różnych typów ekstrakcji danych PDF. Organizacje, które nie pracują z tysiącami dokumentów i potrzebują jedynie eksportować i importować dane z PDF do innego formatu, mogą zastosować ekstraktory danych PDF. Aby uczynić ekstrakcję danych bardziej zautomatyzowaną, firmy mogą to zrobić poprzez programowanie. Niektóre firmy muszą jednak nie tylko konwertować dane na kod lub inny format. Muszą eksportować informacje z dokumentu PDF i importować je do odpowiednich pól systemów biznesowych. W tym przypadku firmy mogą korzystać ze zautomatyzowanego oprogramowania do danych PDF opartego na technologii sztucznej inteligencji.