L’automazione può contribuire a migliorare i processi in qualsiasi punto dell’azienda. Inoltre, può essere una salvezza per le attività manuali come l’elaborazione delle fatture.
Elaborazione automatizzata delle fatture: Vantaggi per le aziende
Ecco alcuni dei principali motivi per cui dovresti utilizzare l’automazione delle fatture, insieme ad alcuni dei più importanti vantaggi che ne derivano:
Risparmio sui costi
Un ottimo modo per ridurre i costi di manodopera e i costosi errori nei dati.
“Il costo dell’elaborazione di una fattura cartacea è stimato tra i 10 e i 50 dollari”. – ADOBE.
Oltre alle questioni più ovvie come i costi di manodopera e di stoccaggio, ci sono una serie di costi “nascosti” che spesso vengono trascurati.
Alcuni di questi sono le archiviazioni in modo errato e lo smarrimento di documentie errate, così come l’instradamento manuale, la classificazione e la gestione della stessa fattura più di una volta. Trovare documenti smarriti o fuori posto può costare fino a 200 dollari per fattura.
In pratica, tutto ciò che i tuoi team odiano della gestione delle bollette.
Precisione assoluta
L’elaborazione delle fatture con i metodi tradizionali richiedeva l’inserimento di molti dati. Più inserimento manuale dei dati significa più errori. Per questo motivo, sarebbe meglio che tu ti muovessi verso l’automazione il prima possibile.
- L’abbinamento automatico gestisce l’80% delle fatture dall’acquisizione al pagamento.
- Elimina quasi del tutto gli errori umani;
- Il livello di supervisione richiesto non è così elevato;
- I pagamenti eccessivi e ripetuti sono quasi eliminati.
- Il sistema notifica automaticamente ai tuoi approvatori le eccezioni da rivedere;
In breve,
L’efficacia e l’accuratezza del reporting, del budget e della revisione contabile sono migliorate in modo significativo.
Maggiore efficienza
Attualmente, piccole e grandi imprese di diversi settori utilizzano strumenti digitali intelligenti per migliorare le loro prestazioni. L’elaborazione automatizzata delle fatture aiuta le aziende a snellire un flusso di documenti di routine e a ottimizzare la distribuzione delle risorse: le fatture vengono gestite in modo più rapido e accurato e le preziose risorse umane possono essere utilizzate per attività più strategiche, migliorando la produttività complessiva.
Risparmio di tempo
“Il tempo è l’unica cosa che non puoi comprare per te stesso” – Bill Gates
Quasi sempre, il risparmio di tempo derivante dall’automazione è il suo più grande vantaggio. Quando il tuo team non deve eseguire tutto manualmente, ha più tempo per concentrarsi su altre attività importanti.
“Non è necessario ottenere le firme sulle banconote cartacee”. Le fatture scansionabili possono essere contrassegnate elettronicamente, abbinate e inviate alle parti corrette per accelerare i processi di approvazione e pagamento.
Программное обеспечение для управления счетами, такое как Graip.AI, может даже исключить несколько шагов, которые в настояще время вас сдерживают. Бесполезные электронные письма и последующие собщения Slack больше не нужны!
Rafforzamento delle relazioni commerciali
Nel mondo degli affari, il pagamento puntuale delle fatture è considerato uno dei componenti fondamentali per mantenere la reputazione di un partner fidato e affidabile. Grazie all’automazione basata sull’intelligenza artificiale, le aziende possono gestire le fatture in modo molto più rapido ed elaborare i pagamenti in tempo. Uno dei vantaggi principali dell’automazione delle fatture è l’eliminazione degli errori umani, come le transazioni duplicate e le fatture mancate.
L’implementazione di strumenti digitali aiuta a eliminare potenziali disaccordi con i partner commerciali grazie a una migliore visibilità del processo di fatturazione: l’accesso in tempo reale agli aggiornamenti sui pagamenti aumenta la trasparenza nella comunicazione commerciale e facilita una pianificazione più efficiente. Grazie alla trasparenza e all’efficienza, i partner più affidabili possono ottenere condizioni migliori e servizi prioritari.
Reporting e analisi
La tecnologia di elaborazione automatica delle fatture raccoglie e archivia automaticamente le informazioni in un database centralizzato, in modo che le aziende possano ottenere rapporti dettagliati e personalizzati sulle loro prestazioni finanziarie, sui modelli di spesa e sul giro di denaro complessivo. Le funzioni di reporting e di analisi integrate acquisiscono e organizzano i dati in tempo reale e forniscono alle aziende aggiornamenti accurati per la pianificazione e il processo decisionale basati sui dati.
Con gli strumenti di automazione intelligenti le aziende possono scegliere i parametri da seguire nei report: in altre parole, possono personalizzare le analisi per rispondere a requisiti o obiettivi specifici del settore. In generale, l’elaborazione automatizzata delle fatture aiuta a trasformare i dati in informazioni pratiche e consente alle aziende di migliorare le prestazioni finanziarie e prendere decisioni strategiche migliori.
Maggiore visibilità
Il cuore dell’elaborazione automatizzata delle fatture è il sistema centralizzato a cui si può accedere in qualsiasi momento: le aziende possono tenere traccia delle fatture in qualsiasi fase della loro elaborazione. Grazie alla visibilità in tempo reale, i rappresentanti finanziari possono identificare e risolvere i potenziali problemi molto più rapidamente.
La piena trasparenza e le analisi in tempo reale forniscono preziose informazioni sulle prestazioni finanziarie dell’azienda, tra cui lo storico dei pagamenti, le tendenze dei pagamenti, ecc. Di conseguenza, la maggiore visibilità migliora notevolmente il processo decisionale e i dipartimenti finanziari possono monitorare le prestazioni e gestire la distribuzione delle risorse in modo più efficace.
Vantaggio competitivo
L’elaborazione automatizzata delle fatture offre alle aziende un vantaggio competitivo: la gestione accelerata delle fatture, la riduzione al minimo di errori e ritardi, la migliore gestione delle risorse e l’ottimizzazione della produttività aiutano le imprese a ottenere risultati migliori rispetto ai loro concorrenti. Le aziende possono elaborare i pagamenti più velocemente, migliorare il flusso di denaro e pianificare in modo più efficiente il budget per le iniziative strategiche. Grazie alla gestione ottimizzata delle fatture, le aziende di qualsiasi livello e complessità possono migliorare significativamente i rapporti con i fornitori, assicurandosi una solida reputazione di partner affidabile.
Molti strumenti per l’elaborazione automatizzata delle fatture dispongono di moduli integrati per garantire la sicurezza dei dati e la conformità ai requisiti normativi vigenti. La trasparenza e la maggiore visibilità aiutano le aziende ad adattarsi ai cambiamenti del mercato e a prendere rapidamente decisioni basate sui dati, anticipando i concorrenti.
Senza carta = meno impronta di carbonio
I documenti cartacei rappresentano una sfida logistica quando si tratta di conservazione. Se mai dovessi avere bisogno di trovare la fattura originale, dovrai spulciare in vasti faldoni e sperare che il documento in questione sia stato archiviato correttamente.
Tuttavia, l’elaborazione automatizzata delle fatture è un capitolo completamente nuovo.
Ci si aspettano ulteriori restrizioni da parte dei governi, dato che il mondo si sta muovendo per limitare la propria impronta di carbonio. Rimani al passo con i tempi.
L’implementazione dell’elaborazione automatizzata delle fatture aiuta le imprese a ottimizzare il flusso di lavoro e a incrementare la crescita del business
In un ambiente aziendale molto competitivo, l’automazione delle fatture rappresenta uno strumento avanzato in grado di trasformare il flusso di documenti finanziari. Automatizzando l’elaborazione delle fatture, le aziende possono snellire il processo di fatturazione, aumentare la produttività, ridurre i costi, migliorare l’accuratezza e migliorare le prestazioni aziendali complessive. Pagamenti tempestivi e gestione finanziaria interna ottimizzata portano a partnership più solide. Inoltre, la maggiore visibilità, conformità e sicurezza offerte dai sistemi automatizzati aiutano le aziende a costruire un’infrastruttura finanziaria più resistente e scalabile. Con la continua evoluzione delle aziende, l’elaborazione automatizzata delle fatture garantisce una crescita sostenuta e l’eccellenza operativa.