L’automazione può contribuire a migliorare i processi in qualsiasi punto dell’azienda. Inoltre, può essere una salvezza per le attività manuali come l’elaborazione delle fatture.
Ecco alcuni dei principali motivi per cui dovresti utilizzare l’automazione delle fatture, insieme ad alcuni dei più importanti vantaggi che ne derivano:
Risparmio sui costi
Un ottimo modo per ridurre i costi di manodopera e i costosi errori nei dati.
“Il costo dell’elaborazione di una fattura cartacea è stimato tra i 10 e i 50 dollari”. – ADOBE.
Oltre alle questioni più ovvie come i costi di manodopera e di stoccaggio, ci sono una serie di costi “nascosti” che spesso vengono trascurati.
Alcuni di questi sono le archiviazioni in modo errato e lo smarrimento di documentie errate, così come l’instradamento manuale, la classificazione e la gestione della stessa fattura più di una volta. Trovare documenti smarriti o fuori posto può costare fino a 200 dollari per fattura.
In pratica, tutto ciò che i tuoi team odiano della gestione delle bollette.
Precisione assoluta
L’elaborazione delle fatture con i metodi tradizionali richiedeva l’inserimento di molti dati. Più inserimento manuale dei dati significa più errori. Per questo motivo, sarebbe meglio che tu ti muovessi verso l’automazione il prima possibile.
- L’abbinamento automatico gestisce l’80% delle fatture dall’acquisizione al pagamento.
- Elimina quasi del tutto gli errori umani;
- Il livello di supervisione richiesto non è così elevato;
- I pagamenti eccessivi e ripetuti sono quasi eliminati.
- Il sistema notifica automaticamente ai tuoi approvatori le eccezioni da rivedere;
In breve,
L’efficacia e l’accuratezza del reporting, del budget e della revisione contabile sono migliorate in modo significativo.
“Il tempo è l’unica cosa che non puoi comprare per te stesso” – Bill Gates
Quasi sempre, il risparmio di tempo derivante dall’automazione è il suo più grande vantaggio. Quando il tuo team non deve eseguire tutto manualmente, ha più tempo per concentrarsi su altre attività importanti.
“Non è necessario ottenere le firme sulle banconote cartacee”. Le fatture scansionabili possono essere contrassegnate elettronicamente, abbinate e inviate alle parti corrette per accelerare i processi di approvazione e pagamento.
Un software di gestione delle fatture come Graip.AI può addirittura eliminare alcuni passaggi che attualmente ti bloccano. Le email inutili e i messaggi di follow-up su Slack non sono più necessari!
Senza carta = meno impronta di carbonio
I documenti cartacei rappresentano una sfida logistica quando si tratta di conservazione. Se mai dovessi avere bisogno di trovare la fattura originale, dovrai spulciare in vasti faldoni e sperare che il documento in questione sia stato archiviato correttamente.
Tuttavia, l’elaborazione automatizzata delle fatture è un capitolo completamente nuovo.
Ci si aspettano ulteriori restrizioni da parte dei governi, dato che il mondo si sta muovendo per limitare la propria impronta di carbonio. Rimani al passo con i tempi.
Conclusioni:
Queste sono solo alcune delle grandi differenze che un “sistema di gestione automatizzata delle fatture” può apportare alla tua attività.
Ci stai ancora pensando?