Automatyzacja może pomóc w usprawnieniu procesów w niemal każdym miejscu w firmie. Dodatkowo, może być ratunkiem dla zadań manualnych, takich jak przetwarzanie faktur.
Oto kilka głównych powodów, dla których warto korzystać z automatyzacji faktur, wraz z kilkoma najważniejszymi korzyściami z tego płynącymi:
Oszczędność kosztów
Doskonały sposób na zmniejszenie kosztów pracy i kosztownych błędów danych.
“Szacuje się, że koszt przetworzenia faktury papierowej wynosi od 10 do 50 USD”. – ADOBE.
Oprócz bardziej oczywistych kwestii, takich jak koszty pracy i magazynowania, istnieje szereg “ukrytych” kosztów, które są często pomijane.
Niektóre z nich to błędne zgłoszenia i straty, a także ręczne przekierowanie, klasyfikacja i obsługa tej samej faktury więcej niż jeden raz. Odnalezienie niewłaściwie umieszczonych lub zagubionych dokumentów może kosztować do 200 USD za fakturę.
Zasadniczo wszystko, czego twoje zespoły nienawidzą w obsłudze rachunków.
Dokładność bezwzględna
Przetwarzanie faktur przy użyciu konwencjonalnych metod wymagało wprowadzania dużej ilości danych. Więcej ręcznego wprowadzania danych oznacza więcej błędów. Dlatego najlepiej byłoby jak najszybciej przejść na automatyzację.
- Zautomatyzowane dopasowywanie obsługuje 80 procent rachunków od momentu przechwycenia do płatności.
- Niemal eliminuje to ludzkie błędy;
- Wymagany poziom nadzoru nie jest tak wysoki;
- Nadpłaty i powtarzające się płatności są prawie wyeliminowane.
- Automatycznie powiadamia osoby zatwierdzające o wszelkich wyjątkach do sprawdzenia;
W skrócie,
Skuteczność i dokładność raportowania, budżetowania i audytu uległy znacznej poprawie.
“Czas to jedyna rzecz, której nie można sobie kupić” – Bill Gates
Niemal zawsze największą zaletą automatyzacji jest oszczędność czasu. Gdy zespół nie musi wykonywać wszystkiego ręcznie, ma więcej czasu na skupienie się na innych ważnych zadaniach.
“Nie jest konieczne uzyskiwanie podpisów na papierowych rachunkach”. Faktury, które można skanować, mogą być elektronicznie oznaczane, dopasowywane i wysyłane do właściwych stron w celu przyspieszenia procesów zatwierdzania i płatności.
Oprogramowanie do zarządzania fakturami, takie jak Graip.AI, może nawet wyeliminować kilka kroków, które obecnie Cię ograniczają. Bezcelowe e-maile i kolejne wiadomości na Slacku nie są już potrzebne!
Brak papieru = mniejszy ślad węglowy
Dokumenty papierowe stanowią wyzwanie logistyczne, jeśli chodzi o ich przechowywanie. Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał znaleźć oryginalną fakturę, będziesz musiał przejrzeć ogromne foldery i mieć nadzieję, że poszukiwany dokument został prawidłowo zarchiwizowany.
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur to jednak zupełnie nowy rozdział.
Oczekuje się, że rządy wprowadzą więcej restrykcji, gdy świat będzie dążyć do ograniczenia śladu węglowego. Wyprzedź konkurencję.
Uwagi końcowe:
To tylko kilka z ogromnych zmian, jakie “zautomatyzowany system zarządzania fakturami” może wprowadzić do Twojej firmy.
Nadal się nad tym zastanawiasz?