L’automatisation peut contribuer à l’amélioration des processus presque partout dans une entreprise. En outre, elle peut s’avérer très utile pour les tâches manuelles telles que le traitement des factures.
Traitement automatisé des factures : Avantages pour les entreprises
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser l’automatisation des factures, ainsi que certains des avantages les plus importants qui en découlent :
Réduction des coûts
Un excellent moyen de réduire les coûts de main-d’œuvre et les erreurs de données coûteuses.
“Le coût de traitement d’une facture papier est estimé entre 10 et 50 dollars.” – ADOBE.
Outre les aspects les plus évidents tels que les coûts de main-d’œuvre et de stockage, il existe un certain nombre de coûts “cachés” qui sont souvent négligés.
Il s’agit notamment de déclarations erronées et de pertes, ainsi que de routage manuel, de classification et de traitement répété de la même facture. La recherche de documents égarés ou perdus peut coûter jusqu’à 200 dollars par facture.
En gros, tout ce que vos équipes détestent concernant la gestion des factures.
Précision absolue
Le traitement des factures par les méthodes traditionnelles nécessitait beaucoup de saisie de données. Plus de saisie manuelle des données signifie plus d’erreurs. Il serait donc préférable que vous passiez à l’automatisation dès que possible.
- L’appariement automatisé traite 80 % des factures, de la saisie au paiement.
- Il élimine presque toutes les erreurs humaines ;
- Le niveau de supervision requis n’est pas aussi élevé ;
- Les paiements excessifs et les paiements répétés sont pratiquement éliminés.
- Il notifie automatiquement à vos approbateurs les exceptions à examiner ;
En bref,
l’efficacité et la précision de l’élaboration de rapports, de la budgétisation et des audits se sont considérablement améliorées.
Efficacité accrue
À l’heure actuelle, les petites et grandes entreprises de divers secteurs utilisent des instruments numériques intelligents pour améliorer leurs performances. Le traitement automatisé des factures aide les entreprises à rationaliser un flux de documents de routine et à optimiser la répartition des ressources : les factures sont gérées plus rapidement et avec plus de précision et les ressources humaines précieuses peuvent être utilisées pour des activités plus stratégiques, ce qui améliore la productivité globale.
Gain de temps
“Le temps est la seule chose qu’on ne peut pas s’acheter” – Bill Gates
Presque toujours, le gain de temps que procure l’automatisation est son plus grand avantage. Lorsque votre équipe ne doit pas tout faire manuellement, elle a plus de temps pour se concentrer sur d’autres tâches importantes.
“Il n’est pas nécessaire d’obtenir des signatures sur les factures papier.” Les factures scannables peuvent être marquées électroniquement, appariées et envoyées aux parties concernées afin d’accélérer les processus d’approbation et de paiement.
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Renforcement des relations commerciales
Dans le monde des affaires, le paiement des factures dans les délais est considéré comme l’une des composantes essentielles du maintien de la réputation d’un partenaire fiable et digne de confiance. Grâce à l’automatisation basée sur l’IA, les entreprises peuvent gérer les factures beaucoup plus rapidement et traiter les paiements à temps. L’un des principaux avantages de l’automatisation des factures est l’élimination des erreurs humaines, telles que les transactions en double et les factures manquées.
La mise en œuvre d’instruments numériques permet d’éliminer les désaccords potentiels avec les partenaires commerciaux grâce à une meilleure visibilité du processus de facturation : l’accès en temps réel aux mises à jour des paiements renforce la transparence dans la communication commerciale et facilite une planification plus efficace. Grâce à la transparence et à l’efficacité, les partenaires réputés peuvent obtenir de meilleures conditions et des services prioritaires.
Rapports et analyses
La technologie de traitement automatisé des factures collecte et stocke automatiquement les informations dans une base de données centralisée, ce qui permet aux entreprises d’obtenir des rapports détaillés sur mesure concernant leurs performances financières, leurs habitudes de dépenses et la rotation globale de l’argent. Les fonctions intégrées de reporting et d’analyse capturent et organisent les données en temps réel et fournissent aux entreprises des mises à jour précises pour une planification et une prise de décision basées sur les données.
Grâce à des outils d’automatisation intelligents, les entreprises peuvent choisir les paramètres à respecter dans les rapports – en d’autres termes, elles peuvent personnaliser les analyses pour répondre à des exigences ou à des objectifs spécifiques à leur secteur d’activité. D’une manière générale, le traitement automatisé des factures permet de transformer les données en informations pratiques et donne aux entreprises les moyens d’améliorer leurs performances financières et de prendre de meilleures décisions stratégiques.
Visibilité accrue
Au cœur du traitement automatisé des factures se trouve le système centralisé auquel on peut accéder à tout moment – les entreprises peuvent suivre les factures à n’importe quel stade de leur traitement. Grâce à la visibilité en temps réel, les représentants financiers peuvent identifier et traiter les problèmes potentiels beaucoup plus rapidement.
Une transparence totale et des analyses en temps réel permettent d’obtenir des informations précieuses sur les performances financières de l’entreprise, notamment sur l’historique et les tendances des paiements, etc. En conséquence, la visibilité accrue améliore considérablement le processus de prise de décision et les départements financiers peuvent surveiller les performances et gérer la distribution des ressources de manière plus efficace.
Avantage concurrentiel
Le traitement automatisé des factures procure aux entreprises un avantage concurrentiel : une gestion accélérée des factures, une réduction des erreurs et des retards, une meilleure gestion des ressources et une productivité optimisée permettent aux entreprises d’être plus performantes que leurs concurrents. Les entreprises peuvent traiter les paiements plus rapidement, améliorer les flux financiers et planifier plus efficacement le budget des initiatives stratégiques. Grâce à l’optimisation du traitement des factures, les entreprises de tout niveau et de toute complexité peuvent améliorer de manière significative leurs relations avec les fournisseurs, s’assurant ainsi une solide réputation de partenaire fiable.
De nombreux outils de traitement automatisé des factures sont dotés de modules intégrés qui garantissent la sécurité des données et la conformité aux exigences réglementaires en vigueur. La transparence et la visibilité accrue aident les entreprises à s’adapter aux changements du marché et à prendre rapidement des décisions fondées sur des données, ce qui leur permet de devancer leurs concurrents.
Pas de papier = moins d’empreinte carbone
Les documents papier constituent un défi logistique en matière de conservation. Si vous avez besoin de retrouver la facture originale, vous devrez parcourir de vastes dossiers en espérant que le document en question y a été correctement classé.
Cependant, le traitement automatisé des factures est un tout nouveau chapitre.
On s’attend à ce que les gouvernements imposent de plus en plus de restrictions à mesure que le monde s’efforce de limiter son empreinte carbone. Gardez une longueur d’avance.
La mise en œuvre du traitement automatisé des factures aide les entreprises à optimiser leur flux de travail et à stimuler la croissance de leur activité
Dans un environnement commercial très compétitif, l’automatisation des factures représente un instrument avancé qui peut transformer le flux de documents financiers. En automatisant le traitement des factures, les organisations peuvent rationaliser le processus de facturation, augmenter la productivité, réduire les coûts, améliorer la précision et renforcer les performances globales de l’entreprise. Les paiements en temps voulu et l’optimisation de la gestion financière interne conduisent à des partenariats plus solides. En outre, l’amélioration de la visibilité, de la conformité et de la sécurité offerte par les systèmes automatisés aide les entreprises à mettre en place une infrastructure financière plus résiliente et plus évolutive. Alors que les entreprises continuent d’évoluer, le traitement automatisé des factures garantit une croissance soutenue et l’excellence opérationnelle.