L’automatisation peut contribuer à l’amélioration des processus presque partout dans une entreprise. En outre, elle peut s’avérer très utile pour les tâches manuelles telles que le traitement des factures.
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser l’automatisation des factures, ainsi que certains des avantages les plus importants qui en découlent :
Réduction des coûts
Un excellent moyen de réduire les coûts de main-d’œuvre et les erreurs de données coûteuses.
“Le coût de traitement d’une facture papier est estimé entre 10 et 50 dollars.” – ADOBE.
Outre les aspects les plus évidents tels que les coûts de main-d’œuvre et de stockage, il existe un certain nombre de coûts “cachés” qui sont souvent négligés.
Il s’agit notamment de déclarations erronées et de pertes, ainsi que de routage manuel, de classification et de traitement répété de la même facture. La recherche de documents égarés ou perdus peut coûter jusqu’à 200 dollars par facture.
En gros, tout ce que vos équipes détestent concernant la gestion des factures.
Précision absolue
Le traitement des factures par les méthodes traditionnelles nécessitait beaucoup de saisie de données. Plus de saisie manuelle des données signifie plus d’erreurs. Il serait donc préférable que vous passiez à l’automatisation dès que possible.
- L’appariement automatisé traite 80 % des factures, de la saisie au paiement.
- Il élimine presque toutes les erreurs humaines ;
- Le niveau de supervision requis n’est pas aussi élevé ;
- Les paiements excessifs et les paiements répétés sont pratiquement éliminés.
- Il notifie automatiquement à vos approbateurs les exceptions à examiner ;
En bref,
l’efficacité et la précision de l’élaboration de rapports, de la budgétisation et des audits se sont considérablement améliorées.
“Le temps est la seule chose qu’on ne peut pas s’acheter” – Bill Gates
Presque toujours, le gain de temps que procure l’automatisation est son plus grand avantage. Lorsque votre équipe ne doit pas tout faire manuellement, elle a plus de temps pour se concentrer sur d’autres tâches importantes.
“Il n’est pas nécessaire d’obtenir des signatures sur les factures papier.” Les factures scannables peuvent être marquées électroniquement, appariées et envoyées aux parties concernées afin d’accélérer les processus d’approbation et de paiement.
Un logiciel de gestion des factures comme Graip.AI peut même éliminer certaines étapes qui vous freinent actuellement. Les courriels inutiles et les messages de suivi sur Slack ne sont plus nécessaires !
Pas de papier = moins d’empreinte carbone
Les documents papier constituent un défi logistique en matière de conservation. Si vous avez besoin de retrouver la facture originale, vous devrez parcourir de vastes dossiers en espérant que le document en question y a été correctement classé.
Cependant, le traitement automatisé des factures est un tout nouveau chapitre.
On s’attend à ce que les gouvernements imposent de plus en plus de restrictions à mesure que le monde s’efforce de limiter son empreinte carbone. Gardez une longueur d’avance.
Réflexions finales :
Ce ne sont là que quelques-unes des grandes différences qu’un “système automatisé de gestion des factures” peut apporter à votre entreprise.
Vous y réfléchissez encore ?