La automatización puede ayudar a mejorar los procesos en casi cualquier parte de una empresa. Además, puede ser un salvavidas para tareas manuales como la tramitación de facturas.
Procesamiento automatizado de facturas: Ventajas para las empresas
He aquí algunas de las principales razones por las que deberías utilizar la automatización de facturas, junto con algunas de las ventajas más importantes de hacerlo:
Ahorro de costes
Una forma estupenda de reducir los gastos laborales y los costosos errores de datos.
“El coste de procesar una factura en papel se estima entre 10 y 50 dólares”. – ADOBE.
Además de las cuestiones más obvias, como los costes de mano de obra y almacenamiento, hay una serie de costes “ocultos” que a menudo se pasan por alto.
Algunos de ellos son los registros erróneos y las pérdidas, así como el enrutamiento manual la clasificación y la tramitación de la misma factura más de una vez. Encontrar documentos extraviados o perdidos puede costar hasta 200 $ por factura.
Básicamente, todo lo que tus equipos odian de la gestión de facturas.
Precisión absoluta
Era necesario introducir muchos datos para procesar las facturas con los métodos convencionales. Más introducción manual de datos significa más errores. Por tanto, lo mejor sería que avanzaras hacia la automatización lo antes posible.
- La conciliación automatizada gestiona el 80% de las facturas desde la captura hasta el pago.
- Casi elimina los errores humanos;
- El nivel de supervisión necesario no es tan elevado;
- Prácticamente se eliminan los pagos en exceso y la repetición de pagos.
- Notifica automáticamente a tus aprobadores cualquier excepción para que la revisen;
Resumiendo,
La eficacia y precisión de los informes, presupuestos y auditorías han mejorado significativamente.
Mayor eficacia
En la actualidad, pequeñas y grandes empresas de diversos sectores utilizan instrumentos digitales inteligentes para mejorar su rendimiento. El procesamiento automatizado de facturas ayuda a las empresas a agilizar un flujo documental rutinario y a optimizar la distribución de recursos: las facturas se gestionan con mayor rapidez y precisión y los valiosos recursos humanos pueden emplearse en actividades más estratégicas, mejorando la productividad general.
Ahorro de tiempo
“El tiempo es lo único que no puedes comprarte” – Bill Gates
Casi siempre, el ahorro de tiempo que supone la automatización es su mayor ventaja. Cuando tu equipo no tiene que realizar todo manualmente, tiene más tiempo para centrarse en otras tareas importantes.
“No es necesario obtener firmas en las facturas en papel”. Las facturas escaneables pueden marcarse electrónicamente, cotejarse y enviarse a las partes correctas para acelerar los procesos de aprobación y pago.
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Fortalecimiento de las relaciones comerciales
En el entorno empresarial, el pago puntual de las facturas se considera uno de los componentes integrales del mantenimiento de la reputación de un socio fiable y de confianza. Equipadas con la automatización impulsada por IA, las empresas pueden gestionar las facturas mucho más rápido y procesar los pagos a tiempo. Una de las principales ventajas de la automatización de facturas es la eliminación de errores humanos, como transacciones duplicadas y facturas omitidas.
La implantación de instrumentos digitales ayuda a despejar posibles desacuerdos con los socios comerciales gracias a una mayor visibilidad del proceso de facturación: el acceso en tiempo real a las actualizaciones de los pagos aumenta la transparencia en la comunicación empresarial y facilita una planificación más eficiente. Dada la transparencia y la eficiencia, los socios acreditados podrían obtener mejores condiciones y servicios prioritarios.
Informes y análisis
La tecnología de procesamiento automatizado de facturas recopila y almacena automáticamente la información en una base de datos centralizada, para que las empresas puedan obtener informes detallados a medida sobre su rendimiento financiero, sus patrones de gasto y el volumen global de dinero. Las funciones integradas de elaboración de informes y análisis capturan y organizan los datos en tiempo real y proporcionan a las empresas actualizaciones precisas para la planificación y la toma de decisiones basadas en datos.
Con las herramientas de automatización inteligente, las empresas pueden elegir qué parámetros deben seguir en los informes; en otras palabras, pueden personalizar los análisis para abordar requisitos u objetivos específicos del sector. En general, el procesamiento automatizado de facturas ayuda a convertir los datos en conocimientos prácticos y capacita a las empresas para mejorar el rendimiento financiero y tomar mejores decisiones estratégicas.
Mayor visibilidad
El núcleo del procesamiento automatizado de facturas es el sistema centralizado al que se puede acceder en cualquier momento: las empresas pueden hacer un seguimiento de las facturas en cualquier fase de su procesamiento. Gracias a la visibilidad en tiempo real, los representantes financieros pueden identificar y abordar los posibles problemas mucho más rápido.
La total transparencia y los análisis en tiempo real proporcionan información valiosa sobre el rendimiento financiero de la empresa, incluido el historial de pagos, las tendencias de pago, etc. Como resultado, la mayor visibilidad mejora notablemente el proceso de toma de decisiones y los departamentos financieros pueden supervisar el rendimiento y gestionar la distribución de recursos con mayor eficacia.
Ventaja competitiva
El procesamiento automatizado de facturas proporciona a las empresas una ventaja competitiva: la aceleración de la gestión de facturas, la minimización de errores y retrasos, la mejor gestión de los recursos y la optimización de la productividad ayudan a las empresas a rendir más que sus competidores. Las empresas pueden procesar los pagos más rápidamente, mejorar el flujo de dinero y planificar con mayor eficacia el presupuesto para iniciativas estratégicas. Gracias a la gestión optimizada de facturas, las empresas de cualquier nivel y complejidad pueden mejorar significativamente sus relaciones con los proveedores, asegurándose una sólida reputación de socio fiable.
Muchas herramientas de procesamiento automatizado de facturas tienen módulos integrados para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de los requisitos normativos vigentes. La transparencia y la mayor visibilidad ayudan a las empresas a adaptarse a los cambios del mercado y a tomar decisiones basadas en datos, adelantándose rápidamente a sus competidores.
Sin papel = Menos huella de carbono
Los documentos en papel son un reto logístico cuando se trata de conservarlos. Si alguna vez necesitas descubrir la factura original, tendrás que rebuscar en vastas carpetas y esperar que el documento en cuestión se archivara correctamente.
Sin embargo, el procesamiento automatizado de facturas es un capítulo completamente nuevo.
Se esperan más restricciones por parte de los gobiernos a medida que el mundo avanza hacia la limitación de su huella de carbono. Lleva la delantera en este asunto.
La implantación del procesamiento automatizado de facturas ayuda a las empresas a optimizar el flujo de trabajo e impulsar el crecimiento empresarial
En un entorno empresarial muy competitivo, la automatización de las facturas representa un instrumento avanzado que puede transformar el flujo de documentos financieros. Automatizando el procesamiento de facturas, las organizaciones pueden agilizar el proceso de facturación, aumentar la productividad, reducir costes, mejorar la precisión y mejorar el rendimiento general de la empresa. Los pagos puntuales y la optimización de la gestión financiera interna conducen a asociaciones más sólidas. Además, la mayor visibilidad, cumplimiento y seguridad que proporcionan los sistemas automatizados ayudan a las empresas a construir una infraestructura financiera más resistente y escalable. A medida que las empresas siguen evolucionando, el procesamiento automatizado de facturas garantiza un crecimiento sostenido y la excelencia operativa.