La automatización puede ayudar a mejorar los procesos en casi cualquier parte de una empresa. Además, puede ser un salvavidas para tareas manuales como la tramitación de facturas.
He aquí algunas de las principales razones por las que deberías utilizar la automatización de facturas, junto con algunas de las ventajas más importantes de hacerlo:
Ahorro de costes
Una forma estupenda de reducir los gastos laborales y los costosos errores de datos.
“El coste de procesar una factura en papel se estima entre 10 y 50 dólares”. – ADOBE.
Además de las cuestiones más obvias, como los costes de mano de obra y almacenamiento, hay una serie de costes “ocultos” que a menudo se pasan por alto.
Algunos de ellos son los registros erróneos y las pérdidas, así como el enrutamiento manual la clasificación y la tramitación de la misma factura más de una vez. Encontrar documentos extraviados o perdidos puede costar hasta 200 $ por factura.
Básicamente, todo lo que tus equipos odian de la gestión de facturas.
Precisión absoluta
Era necesario introducir muchos datos para procesar las facturas con los métodos convencionales. Más introducción manual de datos significa más errores. Por tanto, lo mejor sería que avanzaras hacia la automatización lo antes posible.
- La conciliación automatizada gestiona el 80% de las facturas desde la captura hasta el pago.
- Casi elimina los errores humanos;
- El nivel de supervisión necesario no es tan elevado;
- Prácticamente se eliminan los pagos en exceso y la repetición de pagos.
- Notifica automáticamente a tus aprobadores cualquier excepción para que la revisen;
Resumiendo,
La eficacia y precisión de los informes, presupuestos y auditorías han mejorado significativamente.
“El tiempo es lo único que no puedes comprarte” – Bill Gates
Casi siempre, el ahorro de tiempo que supone la automatización es su mayor ventaja. Cuando tu equipo no tiene que realizar todo manualmente, tiene más tiempo para centrarse en otras tareas importantes.
“No es necesario obtener firmas en las facturas en papel”. Las facturas escaneables pueden marcarse electrónicamente, cotejarse y enviarse a las partes correctas para acelerar los procesos de aprobación y pago.
Un software de gestión de facturas como Graip.AI puede incluso eliminar algunos pasos que actualmente te frenan. ¡Los correos electrónicos inútiles y los mensajes de seguimiento de Slack ya no son necesarios!
Sin papel = Menos huella de carbono
Los documentos en papel son un reto logístico cuando se trata de conservarlos. Si alguna vez necesitas descubrir la factura original, tendrás que rebuscar en vastas carpetas y esperar que el documento en cuestión se archivara correctamente.
Sin embargo, el procesamiento automatizado de facturas es un capítulo completamente nuevo.
Se esperan más restricciones por parte de los gobiernos a medida que el mundo avanza hacia la limitación de su huella de carbono. Lleva la delantera en este asunto.
Reflexiones finales:
Éstas son sólo algunas de las grandes diferencias que un “sistema automatizado de gestión de facturas” puede suponer en tu empresa.
Aun así, ¿te lo estás pensando?