Der typische Büroangestellte liest mehr als 10.000 Seiten an Dokumenten pro Jahr, von denen 45% bereits nach einem Tag unbrauchbar sind.
Außerdem verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer 30-40% seiner Zeit mit der Suche nach bestimmten Dokumenten oder Informationen.
Möchten Sie dies für Ihr Unternehmen vermeiden?
Inhalt
Verarbeitung von Daten
Intelligente Dokumentenerkennung (IDR), die KI verwendet, kann verschiedene Arten von unstrukturierten und halbstrukturierten Informationen in Dokumenten sortieren und verarbeiten.
KI und optische Zeichenerkennung (OCR) werden von IDR oft zusammen eingesetzt, um Daten so schnell und genau wie möglich zu analysieren.
Jede geschäftliche Aktivität beinhaltet Dokumente, und mehr als 80% der darin enthaltenen Informationen sind verstreut oder verborgen.
IDR ist wichtig für jedes Unternehmen, das wachsen will, denn es hilft Unternehmen, ihre Daten besser zu verstehen und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Einige Unternehmen sind sich dieser Probleme bewusst, aber die meisten tun sich schwer damit, ihre Daten auf die richtige Weise zu digitalisieren. Und nein, ein Dokument zu scannen und daraus eine PDF-Datei zu erstellen, ist nicht die beste Lösung.
Die Dinge schlimmer machen
Die Wahrheit ist, dass die meisten Unternehmen die Verfahren “Scannen”, “Kopieren/Einfügen” und “In PDF konvertieren” verwenden. Trotzdem werden die meisten von ihnen am Ende bei Google nach einfachen Möglichkeiten suchen, Daten aus PDFs zu extrahieren.
Weil Menschen keine perfekten, gut abgestimmten Roboter sind und weil diese Methoden teuer sind, viel Zeit in Anspruch nehmen und schief gehen können.
Dank der intelligenten Dokumentenerkennung (IDR) können diese Verfahren jetzt jedoch für jedes Unternehmen, das sein Angebot verbessern möchte, optimiert werden. Sie erhöhen die Genauigkeit und Geschwindigkeit und verringern die Fehlerquote drastisch.
Fast jeder Anbieter kann IDR nutzen, um extrahierte Daten schnell mit anderen Geschäftssystemen wie RPA, ERP oder CRM zu verbinden.
Wie funktioniert die IDR?
- Klassifizierung des Dokuments:
IDR kann Muster und Informationen auf einem Dokument finden und sie in verschiedene Felder einfügen.
Wenn das Wort “Versicherung” in einem Dokument, das das System betrachtet, mehr als einmal vorkommt, kann es beispielsweise herausfinden, dass es in dem Dokument um eine Versicherungspolice geht.
Die Klassifizierung von Dokumenten ist ein mühsamer Prozess, wenn sie von Menschen durchgeführt wird. Deshalb kann IDR eine großartige langfristige Lösung sein.
- Datenextraktion:
IDR extrahiert automatisch relevante Datenpunkte aus Dokumenten, nachdem diese klassifiziert wurden.
Die Datenpunkte für jedes Unternehmen variieren je nachdem, was sie aus ihren Dokumentensätzen extrahieren möchten.
In den meisten Fällen muss eine Person dem System eine große Stichprobe zur Verfügung stellen, damit die Software lernen kann, wie sie genaue Daten aus ihr gewinnt.
- Datenüberprüfung:
Bevor das System eine Schlussfolgerung zieht, prüft es, ob alle extrahierten Daten korrekt und konsistent sind.
Diese Methode wird oft mit “Human-in-the-Loop” gepaart, bei der ein Mensch am Ende entscheidet, was die Maschine prüfen soll.
Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Demonstration mit einem unserer Spezialisten für Dokumentenlösungen, um zu sehen, wie IDR auf Ihre Dokumente angewendet werden kann.
Vorteile der IDR
IDR ist eine gute Wahl für Unternehmen, die Probleme mit komplizierten Back-Office-Prozessen haben und ihre Abläufe langfristig vereinfachen möchten.
- Es automatisiert die Dateneingabe und -extraktion und gewährleistet dabei eine hohe Genauigkeit, so dass es rund um die Uhr arbeiten kann, ohne zu ermüden, wie wir es tun.
- Es verwendet intelligente Validierungsprozesse, die die Wahrscheinlichkeit von Datenfehlern, die bei einer manuellen Bearbeitung häufig auftreten, deutlich verringern.
- Das Programm reduziert die erheblichen Kosten, die normalerweise mit der Behebung von Fehlern und der Zahlung von Bußgeldern für die Nichteinhaltung von Vorschriften verbunden sind.
Wie schnell kann IDR zum Einsatz kommen?
Die meisten Menschen denken, dass die Integration von KI-basierter Software schwierig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt, aber die Realität sieht ganz anders aus. IDR lässt sich leicht zu jedem System hinzufügen und kann oft ohne die Hilfe von IT-Experten durchgeführt werden.
Endnote
Menschen sind erstaunlich, aber wir werden schnell müde, besonders wenn wir immer wieder die gleichen Dinge tun müssen.
Die Mitarbeiter können sich auf andere Aufgaben konzentrieren, da die Datenverarbeitung viel weniger Zeit in Anspruch nimmt als bei einem Teammitglied.