Il tipico lavoratore d’ufficio legge più di 10.000 pagine di documenti all’anno, e il 45% di questi risulta inutilizzabile dopo un solo giorno.
Inoltre, un lavoratore medio passa il 30-40% del suo tempo a cercare documenti o informazioni specifiche.
Vuoi evitare questa situazione per la tua azienda?
Contenuto
Elaborazione dei dati
Il riconoscimento intelligente dei documenti (IDR), che utilizza l’intelligenza artificiale, può ordinare e gestire diversi tipi di informazioni non strutturate e semi-strutturate presenti nei documenti.
L’intelligenza artificiale e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono spesso utilizzati insieme da IDR per analizzare i dati nel modo più rapido e accurato possibile.
Ogni attività aziendale coinvolge i documenti, e oltre l’80% delle informazioni in essi contenute sono intrappolate o nascoste.
L’IDR è importante per qualsiasi azienda che voglia crescere, perché aiuta le imprese a comprendere meglio i propri dati e a prendere decisioni aziendali migliori.
Alcune aziende sono consapevoli di questi problemi, ma la maggior parte di esse ha difficoltà a digitalizzare i propri dati nel modo giusto. E no, scannerizzare un documento e crearne un PDF non è la cosa migliore da fare.
Peggiora le cose
La verità è che la maggior parte delle aziende utilizza le procedure di scansione, copia/incolla e conversione in PDF; tuttavia, la maggior parte di esse finisce per cercare su Google dei modi semplici per estrarre i dati dai PDF.
Perché le persone non sono robot perfetti e ben tarati e perché questi metodi sono costosi, richiedono molto tempo e possono andare male,
Tuttavia, queste procedure possono ora essere completamente ottimizzate per tutte le organizzazioni che vogliono fare un salto di qualità, migliorando l’accuratezza, la velocità e riducendo drasticamente gli errori, grazie al riconoscimento intelligente dei documenti (IDR).
Quasi ogni tipo di fornitore può utilizzare l’IDR per collegare rapidamente i dati estratti ad altri sistemi aziendali come RPA, ERP o CRM.
Come funziona l’IDR?
- Classificazione del documento:
L’IDR è in grado di trovare modelli e informazioni su un documento e di inserirli in diversi campi.
Se la parola “assicurazione” compare più di una volta in un documento che il sistema sta esaminando, ad esempio, potrebbe capire che il documento riguarda una polizza assicurativa.
La classificazione dei documenti è un processo laborioso, ed è per questo che l’IDR può essere un’ottima soluzione a lungo termine.
- Estrazione dei dati:
L’IDR estrae automaticamente i dati pertinenti dai documenti dopo che questi sono stati classificati.
I punti dati per ogni azienda variano in base a ciò che vogliono estrarre dai loro set di documenti.
Nella maggior parte dei casi, una persona dovrà fornire al sistema un campione di grandi dimensioni in modo che il software possa imparare a ricavarne dati accurati.
- Convalida dei dati:
Prima di giungere a una conclusione, il sistema controlla che tutti i dati estratti siano corretti e coerenti.
Questo metodo è spesso abbinato al metodo “human-in-the-loop”, in cui una persona decide alla fine cosa deve controllare la macchina.
Fissa un appuntamento per una dimostrazione gratuita con uno dei nostri specialisti di soluzioni documentali per vedere come si applica l’IDR ai tuoi documenti.
Vantaggi dell’IDR
L’IDR è una buona scelta per le aziende che hanno problemi con i complicati processi di back-office e che vogliono semplificare le loro operazioni nel lungo periodo.
- Automatizza l’inserimento e l’estrazione dei dati garantendo un’elevata precisione, in modo da poter lavorare 24 ore su 24 senza affaticarsi come noi.
- Utilizza processi di convalida intelligenti che rendono molto meno probabile che i dati siano sbagliati, cosa che sarebbe comune se una persona facesse il lavoro a mano.
- Il programma riduce le ingenti spese tipicamente associate alla correzione di errori e al pagamento di multe per mancata conformità.
In quanto tempo l’IDR può essere messo a regime?
La maggior parte delle persone pensa che l’integrazione di un software basato sull’intelligenza artificiale sia difficile e richieda molto tempo, ma la realtà è molto diversa. L’IDR è facile da aggiungere a qualsiasi sistema e spesso può essere fatto senza l’aiuto di esperti informatici.
Conclusioni
Le persone sono fantastiche, ma ci stanchiamo in fretta, soprattutto quando dobbiamo fare sempre le stesse cose.
I dipendenti possono concentrarsi su altre attività perché l’elaborazione dei dati richiede molto meno tempo di quanto ne richiederebbe un membro del team.