Typowy pracownik biurowy czyta ponad 10 000 stron dokumentów rocznie, z czego 45% jest bezużytecznych już po jednym dniu.
Ponadto, przeciętny pracownik spędza 30-40% swojego czasu na szukaniu konkretnych dokumentów lub informacji.
Chcesz tego uniknąć w swojej firmie?
Spis treści
Przetwarzanie danych
Inteligentne rozpoznawanie dokumentów (IDR), które wykorzystuje sztuczną inteligencję, potrafi sortować i obsługiwać różne rodzaje nieustrukturyzowanych i częściowo ustrukturyzowanych informacji zawartych w dokumentach.
Sztuczna inteligencja i optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) są często używane razem przez IDR, aby analizować dane jak najszybciej i najdokładniej.
Każda działalność biznesowa wiąże się z dokumentami, a ponad 80% informacji przechowywanych w tych dokumentach jest uwięzionych lub ukrytych.
IDR jest ważny dla firm, któe chcą się rozwijać, ponieważ pomaga im lepiej zrozumieć dane i podejmować lepsze decyzje biznesowe.
Niektóre firmy są świadome tych wyzwań, ale większość ma trudności z odpowiednią digitalizacją swoich danych. I nie, skanowanie dokumentu i tworzenie z niego pliku PDF nie jest najlepszym rozwiązaniem.
Pogarszanie sytuacji
Prawda jest taka, że większość firm korzysta z procedur skanowania, kopiowania/wklejania i konwertowania do formatu PDF. Niemniej jednak, większość z nich kończy na wyszukiwaniu w Google prostych sposobów wyodrębniania danych z plików PDF.
Ponieważ ludzie nie są idealnymi, dobrze dostrojonymi robotami, mogą napotykać trudności, a metody te są drogie, czasochłonne i mogą zawodzić.
Jednak procedury te mogą być teraz w pełni zoptymalizowane dla każdej organizacji, która chce przyspieszyć swoje procesy, zwiększając dokładność, szybkość i drastycznie obniżając liczbę błędów dzięki inteligentnemu rozpoznawaniu dokumentów (IDR).
Prawie każdy rodzaj dostawcy może korzystać z IDR, aby szybko integrować dane wyodrębnione z dokumentów z innymi systemami biznesowymi, takimi jak RPA, ERP czy CRM.
Jak działa IDR?
- Klasyfikacja dokumentu:
IDR może wyszukiwać wzorce i informacje w dokumencie i umieszczać je w różnych polach.
Na przykład, jeśli słowo „ubezpieczenie” pojawia się więcej niż raz w dokumencie, który system przegląda, może on dojść do wniosku, że dokument dotyczy polisy ubezpieczeniowej.
Klasyfikacja dokumentów wykonywana przez ludzi jest pracochłonnym procesem, dlatego IDR może być świetnym długoterminowym rozwiązaniem.
- Ekstrakcja danych:
IDR automatycznie wyodrębnia istotne punkty danych z dokumentów po ich sklasyfikowaniu.
Punkty danych, które są ważne dla danej firmy, różnią się w zależności od tego, co chce ona wyodrębnić ze swoich dokumentów.
W większości przypadków dana osoba będzie musiała dostarczyć systemowi dużą próbkę, aby oprogramowanie mogło nauczyć się, jak uzyskać z niej dokładne dane.
- Walidacja danych:
Przed wyciągnięciem wniosków system sprawdzi, czy wszystkie wyodrębnione dane są poprawne i spójne.
Metoda ta jest często łączona z podejściem „human-in-the-loop”, gdzie człowiek decyduje, co maszyna powinna sprawdzić na końcowym etapie.
Umów się na bezpłatną prezentację z jednym z naszych specjalistów ds. rozwiązań dokumentowych, aby zobaczyć,
jak IDR może być zastosowane w przypadku Twoich dokumentów.
Korzyści z IDR
IDR to dobry wybór dla firm, które mają problemy ze skomplikowanymi procesami back-office i chcą uprościć swoje operacje w dłuższej perspektywie.
- Automatyzuje wprowadzanie i ekstrakcję danych, zapewniając jednocześnie wysoką dokładność, dzięki czemu może pracować przez całą dobę bez zmęczenia, co jest nieosiągalne dla ludzi.
- Wykorzystuje inteligentne procesy walidacji, które znacznie zmniejszają prawdopodobieństwo, że dane będą błędne, co byłoby powszechne, gdyby osoba wykonywała pracę ręcznie.
- Program znacznie zmniejsza wydatki, które są zwykle związane z naprawianiem błędów i płaceniem kar za niezgodność z przepisami.
Jak szybko można wdrożyć IDR?
Większość ludzi uważa, że integracja oprogramowania opartego na sztucznej inteligencji będzie trudna i czasochłonna, ale rzeczywistość jest zupełnie inna. IDR można łatwo dodać do dowolnego systemu i często można to zrobić bez konieczności zaangażowania ekspertów IT.
Uwagi końcowe
Ludzie są niesamowici, ale szybko się męczą, zwłaszcza gdy muszą w kółko robić to samo.
Dzięki IDR pracownicy mogą skoncentrować się na innych, bardziej wartościowych zadaniach, ponieważ przetwarzanie danych zajmuje znacznie mniej czasu niż przy ręcznym wprowadzaniu.