L’employé de bureau type lit plus de 10 000 pages de documents par an, dont 45 % sont inutiles au bout d’une journée.
En outre, le travailleur moyen passe 30 à 40 % de son temps à rechercher des documents ou des informations spécifiques.
Vous voulez éviter cela à votre entreprise ?
Contenu
Traitement des données
La reconnaissance intelligente de documents (IDR), qui utilise l’IA, peut trier et traiter différents types d’informations non structurées et semi-structurées contenues dans des documents.
L’IA et la reconnaissance optique de caractères (OCR) sont souvent utilisées conjointement par l’IDR pour analyser les données aussi rapidement et précisément que possible.
Toute activité professionnelle implique des documents, et plus de 80 % des informations qu’ils contiennent sont piégées ou enfouies.
L’IDR est importante pour toute entreprise qui souhaite se développer, car elle aide les entreprises à mieux comprendre leurs données et à prendre de meilleures décisions.
Certaines entreprises sont conscientes de ces problèmes, mais la plupart d’entre elles ont du mal à numériser leurs données de la bonne manière. Et non, scanner un document et créer un PDF à partir de celui-ci n’est pas la meilleure solution.
Aggraver la situation
La vérité est que la plupart des entreprises utilisent les procédures de numérisation, de copier/coller et de conversion en PDF ; néanmoins, la plupart d’entre elles finissent par chercher sur Google des moyens simples d’extraire des données des PDF.
Parce que les gens ne sont pas des robots parfaits et bien réglés, et parce que ces méthodes sont coûteuses, les choses prennent beaucoup de temps et peuvent mal tourner.
Toutefois, ces procédures peuvent désormais être entièrement optimisées pour toute organisation souhaitant passer à la vitesse supérieure, en améliorant la précision et la rapidité et en réduisant considérablement les erreurs, grâce à la reconnaissance intelligente de documents (IDR).
Presque tous les fournisseurs peuvent utiliser l’IDR pour connecter rapidement les données qui ont été extraites à d’autres systèmes d’entreprise tels que RPA, ERP ou CRM.
Comment fonctionne l’IDR ?
- Classification du document :
L’IDR peut trouver des modèles et des informations sur un document et les placer dans différents champs.
Si le mot “assurance” apparaît plus d’une fois dans un document que le système examine, par exemple, il peut en déduire que le document concerne une police d’assurance.
Lorsqu’elle est effectuée par des personnes, la classification des documents est un processus laborieux, c’est pourquoi l’IDR peut être une excellente solution à long terme.
- Extraction des données :
L’IDR extrait automatiquement les points de données pertinents des documents après leur classification.
Les points de données de chaque entreprise varient en fonction de ce qu’elle souhaite extraire de ses ensembles de documents.
La plupart du temps, une personne devra fournir au système un échantillon de grande taille afin que le logiciel puisse apprendre à obtenir des données précises.
- Validation des données :
Avant de tirer une conclusion, le système vérifie que toutes les données extraites sont correctes et cohérentes.
Cette méthode est souvent associée à la méthode “human-in-the-loop”, dans laquelle une personne décide à la fin du processus ce que la machine doit vérifier.
Prenez rendez-vous pour une démonstration gratuite avec l’un ou l’une de nos spécialistes en solutions documentaires afin de voir comment l’IDR s’applique à vos documents.
Avantages de l’IDR
L’IDR est un bon choix pour les entreprises qui ont du mal à gérer des processus administratifs complexes et qui souhaitent simplifier leurs opérations à long terme.
- Elle automatise la saisie et l’extraction des données tout en garantissant une grande précision, et peut donc travailler 24 heures sur 24 sans se fatiguer comme nous le faisons.
- Elle utilise des processus de validation intelligents qui réduisent considérablement la probabilité que les données soient erronées, ce qui serait fréquent si une personne effectuait le travail à la main.
- Le programme réduit les dépenses importantes qui sont généralement associées à la correction des erreurs et au paiement d’amendes pour non-conformité.
Quelle est la rapidité de mise en œuvre de l’IDR ?
Beaucoup pensent que l’intégration de logiciels basés sur l’IA sera difficile et prendra beaucoup de temps, mais la réalité est bien différente. L’IDR est facile à ajouter à n’importe quel système et peut souvent être réalisée sans l’aide d’experts en informatique.
Note de fin
Les humains sont extraordinaires, mais nous nous fatiguons vite, surtout lorsque nous devons faire les mêmes choses encore et encore.
Les employé(e)s peuvent se concentrer sur d’autres tâches, car le traitement des données prend beaucoup moins de temps que si c’était un/une membre de l’équipe qui le faisait.