Es gibt viele Dinge, die Excel-Automatisierung für Benutzer tun kann, um besser mit einer Excel-Arbeitsmappe zu arbeiten.
Automatisieren Sie zum Beispiel das Ausfüllen von Daten aus einer großen Excel-Datei mit etwa 6.000 Datensätzen komplexer Ausschreibungen und senden Sie diese Informationen an das Angebotstool für Fertigungsunternehmen.
Inhalt
Das Problem mit Masseneinträgen
Das manuelle Ausfüllen von Excel-Tabellen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für menschliche Fehler, entgangene Einnahmen, doppelte Abrechnungen und höhere Kosten.
Schauen wir uns die Probleme bei manuellen Prozessen genauer an
1. Menschliche Eingabe Fehler können Sie Zeit und Geld kosten
2. Höhere Arbeitsbelastung bedeutet mehr Personal, ein größeres Team und mehr zu zahlende Gehälter
3. Unnötige Verzögerungen durch Mehrfachgenehmigungen
4. Weniger Produktivität
5. Möglichkeit von verlorenen/fehlenden/doppelten/falschen Einträgen
6. Intransparenz
Die Liste geht weiter.
Wie kann Graip.AI helfen?
Es gibt zwei Hauptfunktionen in Graip.AI, die die Arbeit mit Excel-Dateien verbessern können.
1. Excel-Erkennung
2. Funktionalität der Zellenfüllung.
Nachfolgend finden Sie Beispiele für Business Use Cases, bei denen Graip.AI zur Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben eingesetzt werden kann:
Excel Recognition Automation:
1. KI kann dazu beitragen, die Verarbeitung von Excel-Ausschreibungen/Spezifikationen/RFQ zu vereinfachen und zu automatisieren, indem sie künstlich intelligente Informationserkennung einführt und diese Informationen an Drittsysteme weitergibt. Wenn ein Abgleich zwischen den SKUs des Kunden und den IDs Ihres Produktkatalogs erforderlich ist, kann Graip.AI auch hier für Automatisierung sorgen.
2. Regelmäßige Excel-Verkaufsberichte, die im Unternehmen aus verschiedenen Anlagen, Büros, Verkäufen und Organisationen anfallen können, können mit Hilfe von Graip.AI in eine einzige Vorlage gebracht werden, und all dies kann zur weiteren Analyse und für Salesforce-Entscheidungen in das Drittsystem hochgeladen werden.
3. Excel-Preislisten können erkannt und automatisch an die Preisgestaltungslösungen von Drittanbietern übertragen werden.
4. Die Excel-Automatisierung kann bei der Bestandsverwaltung helfen. Während Sie die Inventurergebnisse aus verschiedenen Beständen sammeln und diese Informationen manuell in das ERP- oder Lagersystem eingeben, kann Graip.AI diese Informationen automatisch aus Excel mit den Inventurergebnissen übernehmen und mit den Daten über die Lagerbestände im System des Drittanbieters abgleichen.
5. Erstellung von Materialstämmen: Excel mit neuen Stammdaten für die Produkterstellung wird automatisch an das Produktstammdatensystem übergeben.
Excel Cell Filling Automation:
6. Erstellung von Massenstücklisten (BOM): Excel mit Materialstammdaten wird automatisch in Ihre 3rd-Party-Lösung hochgeladen, ohne dass Sie manuell eine spezielle Excel-Upload-Vorlage ausfüllen müssen.
7. Onboarding von Massenkunden/Lieferanten: Sie müssen die Kunden-/Lieferantendaten nicht mehr manuell aus Excel in die Excel-Upload-Vorlage eingeben – die Zellfüllfunktion von Graip.ai bringt die Kunden-/Lieferanteninformationen aus Excel in die Struktur der erforderlichen Upload-Vorlage und sendet diese Daten automatisch an das Stammdatensystem.
Zusätzliche Funktionalitäten für Excel von Graip.AI:
Objekt “Zusammenfassende Ansicht”
Graip.AI bietet eine Funktion, die wir “Zusammenfassungsansicht” nennen. Die Lösung kann Informationen aus mehreren Zellen in einer einzigen Ansicht kombinieren.
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Bauunternehmen und müssen alle Projektdetails in Excel erfassen.
Sie müssen Haus A bauen, das sechs Etagen und 18 Wohnungen haben wird. Die Baumaterialien sind ABCD. Sie haben also diese Informationen in Excel zusammen mit allen Informationen zu anderen Häusern. Ein Klick genügt und Graip.AI zeigt Ihnen eine Übersicht über Haus A gemäß Ihrer Anfrage.
Darüber hinaus kann es einige Geschäftslogiken anwenden, wie z.B. die Berechnung der Quadratmeter dieses Gebäudes auf der Grundlage von Dimensionsparametern.
Wir können auch einige Informationen auf der Grundlage historischer Daten vorhersagen, z. B. wann und wie gut das Gebäude instand gehalten wird.
Erkennung benannter Entitäten
Graip.AI kann Informationen aus unstrukturierten Excel-Dateien intelligent und fachmännisch klassifizieren.
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Excel-Datei mit Informationen über Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Spalten: Geburtsdatum, Adresse, Status und so weiter. Und Sie müssen diese Informationen an ein Drittsystem senden.
Graip.AI nimmt diesen Text also nicht einfach nur als Text, sondern kann verstehen, welche genauen Informationen in Spalte E gespeichert sind, z.B. dass es sich um ein Geburtsdatum handelt. Durch die Anwendung einiger spezifischer Geschäftsregeln kann Graip.AI diese Informationen dann verarbeiten, so dass sie für die Lösung eines Drittanbieters bereitstehen.
Suche
Zunächst müssen wir die Speicherung von Excel-Dateien organisieren und Indizes für Ihre Excel-Dateien erstellen.
Durch die Bereitstellung von Geschäftslogik kann Graip.AI dann Suchfunktionen implementieren. Die Bestandsverwaltung kann hier ein gutes Beispiel sein. Nehmen wir an, Sie haben Tausende von lokalen Lagern und verfügen nun über Bestandsverwaltungsergebnisse für diese Lager.
Sie müssen Ihr Verkaufsteam mit der Gesamtmenge eines Artikels aus verschiedenen Beständen aktualisieren. Zunächst müssen Sie eine bestimmte Artikelmenge aus verschiedenen Excel-Tabellen extrahieren, dann alles zusammenfassen und die aktuellen Informationen mit Ihren Vertriebsmitarbeitern teilen.
Daher verfügt Graip.AI über eine solche Funktionalität und kann diesen Prozess rationalisieren!
Semantische Analyse
Wenn wir vierteljährliche oder monatliche Umsatzberichte erstellen, markieren wir normalerweise einige Informationen mit verschiedenen Textarten oder Farben.
Fett gedruckter Text kann z.B. darauf hinweisen, dass dies der wichtigste Artikel für den Verkaufsplan ist und dass wir sofort handeln müssen. Roter Text kann darauf hinweisen, dass die bisherigen Verkäufe möglicherweise zu niedrig sind und wir die Produktion dieses Produkts in der kommenden Verkaufsperiode einstellen können.
Daher liest Graip.AI nicht nur den Spaltennamen und die darin gespeicherten Informationen, sondern erkennt auch die semantische Logik. Auf der Grundlage der vordefinierten Semantik liefert Ihnen die Lösung Einblicke, wie es ein Mensch tun würde.
Sobald Graip.AI diese Informationen verarbeitet hat, verfügen Sie also nicht nur über die Zahlen oder den Text aus Ihrer Excel-Datei, sondern Sie erhalten auch Benachrichtigungen oder Warnungen, die Ihnen sagen, wie Sie diese Informationen weiter verwenden können.
Hereinspaziert
Neben den vorgefertigten Excel Use Cases und den beschriebenen Funktionalitäten ist Graip.AI offen für nicht standardisierte Szenarien.