Istnieje wiele rzeczy, które automatyzacja programu Excel może zrobić dla użytkowników, aby lepiej pracowali ze skoroszytem programu Excel.
Na przykład zautomatyzowanie procesu wypełniania danych z dużego pliku Excel zawierającego około 6000 rekordów złożonych przetargów i wysyłanie tych informacji w narzędziu do wyceny dla firm produkcyjnych.
Spis treści
Problem z masowymi wpisami
Jeśli chodzi o ręczne wypełnianie arkuszy Excel, jest to nie tylko czasochłonne, ale także podatne na błędy ludzkie, utratę przychodów, powielanie rachunków i wyższe koszty.
Przyjrzyjmy się bliżej problemom związanym z procesami manualnymi
1. Błędy popełniane przez ludzi mogą kosztować czas i pieniądze
2. Zwiększone obciążenie pracą oznacza większą siłę roboczą, większy zespół i wyższe pensje do zapłacenia.
3. Niepotrzebne opóźnienia wynikające z wielokrotnego zatwierdzania
4. Mniejsza produktywność
5. Możliwość zagubienia/braku/powielenia/błędnych wpisów
6. Brak przejrzystości
Lista jest długa.
Jak Graip.AI może pomóc?
Istnieją dwie główne funkcje Graip.AI, które mogą pomóc usprawnić pracę z plikami Excel.
1. Rozpoznawanie programu Excel
2. Funkcja wypełniania komórek.
Poniżej znajdują się przykłady przypadków użycia biznesowego, w których Graip.AI może być zastosowany do automatyzacji ręcznych, powtarzalnych zadań:
Automatyzacja rozpoznawania w programie Excel:
1. Sztuczna inteligencja może pomóc uprościć i zautomatyzować przetwarzanie ofert / specyfikacji / RFQ w programie Excel poprzez wprowadzenie sztucznie inteligentnego rozpoznawania informacji i przekazywania tych informacji do systemów innych firm. Jeśli wymagane jest dopasowanie między SKU klienta a identyfikatorami katalogu produktów – Graip.AI może również zapewnić automatyzację.
2. Regularne raporty sprzedaży Excel, które mogą pojawić się w firmie z różnych zasobów, biur, sprzedaży i organizacji, można przenieść do jednego szablonu za pomocą Graip.AI i przesłać to wszystko do systemu innej firmy w celu dalszej analizy i decyzji Salesforce.
3. Cenniki w Excelu mogą być rozpoznawane i automatycznie przenoszone do zewnętrznych rozwiązań zarządzających cenami.
4. Automatyzacja Excela może pomóc w zarządzaniu zapasami. Zamiast ręcznie zbierać wyniki inwentaryzacji z różnych magazynów i wprowadzać te informacje do systemu ERP lub systemu magazynowego, Graip.AI może automatycznie pobierać te dane z Excela z wynikami inwentaryzacji, a następnie porównać je z danymi o stanach magazynowych w zewnętrznym systemie.
5. Tworzenie Karty Materiałowej: Excel z nowymi danymi podstawowymi dla tworzenia produktu zostanie automatycznie przekazany do systemu zarządzania danymi podstawowymi produktu.
Automatyzacja wypełniania komórek w Excelu:
6. Masowe tworzenie BOM (Listy Materiałowej): Excel z danymi podstawowymi materiałów zostanie automatycznie przesłany do rozwiązania innej firmy, bez konieczności ręcznego wypełniania określonego szablonu przesyłania Excel.
7. Masowe wdrażanie klientów/sprzedawców: nie ma potrzeby ręcznego wypełniania danych klientów/sprzedawców z Excela do szablonu przesyłania Excela – funkcja wypełniania komórek Graip.ai przeniesie informacje o klientach/sprzedawcach z Excela do struktury niezbędnego szablonu przesyłania i automatycznie prześle te dane do systemu danych podstawowych.
Dodatkowe funkcje dla programu Excel od Graip.AI:
Obiekt “Widok podsumowania”
Graip.AI zapewnia funkcjonalność, którą nazywamy “widokiem podsumowania”. Rozwiązanie może łączyć informacje z wielu komórek w jednym widoku.
Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę budowlaną i musisz śledzić wszystkie szczegóły projektu w Excelu.
Musisz zbudować dom A, który będzie miał sześć etapów i 18 mieszkań, a materiały budowlane to ABCD. Masz więc te informacje w Excelu wraz ze wszystkimi informacjami o innych domach. Wystarczy jedno kliknięcie, a Graip.AI wyświetli widok podsumowania domu A zgodnie z twoją prośbą.
Ponadto może zastosować pewną logikę biznesową, taką jak obliczanie metrów kwadratowych tego budynku na podstawie parametrów wymiarowych.
Możemy również prognozować pewne informacje w oparciu o dane archiwalne, takie jak to, kiedy i jak dobrze ten budynek będzie utrzymywany.
Rozpoznawanie nazwanych podmiotów
Graip.AI może inteligentnie i fachowo klasyfikować informacje z nieustrukturyzowanego programu Excel.
Wyobraź sobie, że masz plik Excel z informacjami o swoich pracownikach w różnych kolumnach: ich data urodzenia, adres, status itd. Informacje te należy przesłać do systemu innej firmy.
Tak więc Graip.AI nie tylko potraktuje ten tekst jako tekst, ale może zrozumieć, jakie dokładnie informacje są przechowywane w kolumnie E, na przykład, że jest to data urodzenia, i stosując określone reguły biznesowe, może następnie przetworzyć te informacje, które będą gotowe do użycia dla rozwiązania innej firmy.
Wyszukiwanie
Po pierwsze, musimy zorganizować przechowywanie plików Excel i utworzyć indeksy dla plików Excel.
Następnie, dostarczając logikę biznesową, Graip.AI może wdrożyć funkcję wyszukiwania. Dobrym przykładem może być tutaj zarządzanie zapasami. Załóżmy, że masz tysiące lokalnych magazynów, a teraz masz wyniki zarządzania zapasami dla tych magazynów.
Musisz zaktualizować swój zespół sprzedażowy o łączną ilość jednego artykułu z różnych magazynów. Najpierw musisz wyodrębnić ilość konkretnego artykułu z różnych plików Excel, następnie podsumować te dane i przekazać aktualne informacje swojemu zespołowi sprzedażowemu.
Dlatego Graip.AI ma taką funkcjonalność i może usprawnić ten proces!
Analiza semantyczna
Gdy mamy kwartalne lub miesięczne raporty sprzedaży, zwykle oznaczamy niektóre informacje różnymi rodzajami tekstu lub różnymi kolorami.
Na przykład, pogrubiony tekst może wskazywać, że jest to najważniejsza pozycja dla Planu Sprzedaży i że musimy działać natychmiast, czerwony tekst może wskazywać, że poprzednia sprzedaż może być zbyt niska i możemy przestać produkować ten produkt w nadchodzącym okresie sprzedaży.
W rezultacie Graip.AI odczyta nie tylko nazwę kolumny i przechowywane w niej informacje, ale także rozpozna logikę semantyczną. W oparciu o wstępnie zdefiniowaną semantykę, rozwiązanie dostarczy ci informacji w taki sam sposób, w jaki zrobiłby to człowiek.
Tak więc, gdy Graip.AI przetworzy te informacje, będziesz mieć nie tylko liczby lub tekst z pliku Excel, ale także otrzymasz powiadomienia lub alerty, które powiedzą ci, w jaki sposób wykorzystać te informacje.
Na zakończenie
Oprócz gotowych przypadków użycia Excel i opisanych funkcjonalności, Graip.AI jest otwarty na niestandardowe scenariusze.