Hay muchas cosas que la automatización de Excel puede hacer para que los usuarios trabajen mejor con archivos de Excel.
Por ejemplo, automatizar el proceso de rellenar los datos de un gran archivo Excel con unos 6.000 registros de licitaciones complejas y enviar esta información en la herramienta de presupuestos para empresas manufactureras.
Contenido
El problema de las inscripciones masivas
Rellenar hojas de Excel manualmente no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores humanos, pérdida de ingresos, facturación duplicada y gastos más elevados.
Veamos más de cerca los problemas del proceso manual
1. Los errores causados for rellenar datos manualmente pueden costarte tiempo y dinero
2. El aumento de la carga de trabajo significa más mano de obra, un equipo más grande y más salarios que pagar
3. Retrasos innecesarios debidos a múltiples aprobaciones
4. Menos productividad
5. Posibilidad de entradas perdidas/faltantes/duplicadas/erróneas
6. Falta de transparencia
Y la lista sigue.
¿Cómo puede ayudar Graip.AI?
Hay dos funcionalidades principales en Graip.AI que pueden ayudar a mejorar el trabajo con archivos Excel.
1. Reconocimiento de Excel
2. Funcionalidad de llenado de celdas.
A continuación se muestran ejemplos de casos en los que Graip.AI puede aplicarse para automatizar tareas manuales repetitivas:
Automatización del reconocimiento de Excel:
1. La AI puede ayudar a simplificar y automatizar el procesamiento de las Licitaciones/Especificaciones/CLP de Excel, introduciendo el reconocimiento de información con inteligencia artificial y pasando esta información a sistemas de terceros. Si es necesaria la correspondencia entre las SKU del cliente y los ID de tu catálogo de productos, Graip.AI también puede automatizarla.
2. Los informes de ventas habituales en Excel que puedan producirse en la empresa desde distintos activos, oficinas, ventas y organizaciones pueden llevarse a una única plantilla con la ayuda de Graip.AI, y ésta puede cargar todo ello en el sistema de terceros para su posterior análisis y toma de decisiones en Salesforce.
3. Las listas de precios de Excel pueden reconocerse y transferirse automáticamente a las soluciones de precios de terceros.
4. La automatización de Excel puede ayudar con la gestión del inventario, y mientras se recopilan los resultados del inventario de diferentes existencias y se rellena manualmente esta información en el sistema ERP o de almacén, Graip.AI puede tomar automáticamente esta información de Excel con los resultados del inventario, conciliar esta información con los datos de los saldos del almacén en el sistema de terceros.
5. Creación del Maestro de Materiales: El Excel con Nuevos Datos Maestros para la creación de Productos se pasará automáticamente al Sistema de Datos Maestros de Productos.
Automatización del relleno de celdas de Excel:
6. Creación masiva de listas de materiales: Los Excel con Datos Maestros de Materiales se cargarán automáticamente en tu solución de terceros, sin necesidad de rellenar manualmente una Plantilla de Carga Excel específica.
7. Incorporación masiva de clientes/proveedores: no es necesario rellenar manualmente los datos de los clientes/proveedores desde Excel a la plantilla de carga de Excel: la funcionalidad de relleno de celdas de Graip.ai llevará la información de los clientes/proveedores desde tu Excel a la estructura de la plantilla de carga necesaria y enviará automáticamente estos datos al sistema de datos maestros.
Funcionalidades adicionales para Excel de Graip.AI:
Objeto “Vista Resumen”
Graip.AI proporciona lo que llamamos funcionalidad “Vista resumida”. La solución puede combinar información de varias células en una sola vista.
Imagina que diriges una empresa de construcción y necesitas llevar un registro de todos los detalles del proyecto en Excel.
Debes construir la Casa A, que tendrá seis pisos y 18 viviendas, y los materiales de construcción son ABCD. Así, tienes esta información en Excel con toda la información sobre otras Casas. Con un solo clic, Graip.AI te mostrará una vista resumida de la Casa A según tu solicitud.
Además, puede aplicar cierta lógica comercial, como calcular los metros cuadrados de este edificio basándose en parámetros de dimensión.
También podemos prever cierta información basándonos en datos históricos, como cuándo y cómo se mantendrá este edificio.
Reconocimiento de entidades con nombre
Graip.AI puede clasificar de forma inteligente y experta la información de Excel no estructurado.
Imagina que tienes un archivo Excel con información repartida en distintas columnas sobre tus empleados: su fecha de nacimiento, dirección, situación, etc. Y tienes que enviar esta información a un sistema externo.
Así, Graip.AI no se limitará a tomar este texto como texto, sino que podrá entender qué información exacta se almacena en la columna E, por ejemplo, que se trata de una fecha de nacimiento, y aplicando algunas reglas de negocio específicas, podrá procesar esta información, que estará lista para ser utilizada por la solución de terceros.
La búsqueda
En primer lugar, tenemos que organizar el almacenamiento de los archivos de Excel y crear índices para tus archivos de Excel.
Luego, proporcionando lógica empresarial, Graip.AI puede implementar la funcionalidad de búsqueda. La gestión de inventarios puede ser un buen ejemplo. Supongamos que tienes miles de almacenes locales, y que ahora tienes resultados de gestión de inventario para estos almacenes.
Necesitas actualizar tu Equipo de Ventas con la cantidad total de un artículo de diferentes stocks. En primer lugar, tienes que extraer la cantidad de un artículo concreto de distintos Excel, luego resumirlo todo y compartir la información real con tu salesforce.
De ahí que Graip.AI tenga esa funcionalidad y pueda agilizar este proceso.
Análisis semántico
Cuando tenemos informes de ventas trimestrales o mensuales, solemos marcar alguna información con distintos tipos de texto o distintos colores.
Por ejemplo, el texto en negrita puede indicar que éste es el artículo más importante para el Plan de Ventas y que debemos actuar inmediatamente sobre él, el texto en rojo puede indicar que las ventas anteriores pueden ser demasiado bajas, y que podemos dejar de producir este Producto en el próximo periodo de Ventas.
Como resultado, Graip.AI leerá no sólo el nombre de la columna y la información almacenada en ella, sino que también reconocerá la lógica semántica. Basándose en la semántica predefinida, la solución te proporcionará información del mismo modo que lo haría una persona.
Así, una vez que Graip.AI procese esta información, no sólo tendrás los números o el texto de tu archivo Excel, sino que también recibirás notificaciones o alertas que te indicarán cómo seguir utilizando esta información.
Acercamiento
Además de los casos de uso de Excel preconstruidos y las funcionalidades descritas, Graip.AI está abierto a escenarios no estándar.