Ci sono molte cose che l’automazione di Excel può fare per consentire agli utenti di lavorare meglio con una cartella di lavoro di Excel.
Ad esempio, automatizzare il processo di compilazione dei dati di un grande file Excel con circa 6.000 record di gare d’appalto complesse e inviare queste informazioni nello strumento di quotazione per le aziende manifatturiere.
Contenuto
Il problema delle iscrizioni di massa
Compilare manualmente i fogli Excel non solo richiede molto tempo, ma è anche soggetto a errori umani, perdite di fatturato, duplicazioni di fatture e costi più elevati.
Diamo un’occhiata più da vicino ai problemi dei processi manuali
1. L’inserimento umano Gli errori possono costare tempo e denaro.
2. Un aumento del carico di lavoro significa più forza lavoro, un team più numeroso e più stipendi da pagare.
3. Ritardi inutili dovuti a molteplici approvazioni
4. Meno produttività
5. Possibilità di voci perse/mancanti/duplicate/errate
6. Mancanza di trasparenza
L’elenco continua.
Come può aiutarti Graip.AI?
Ci sono due funzionalità principali in Graip.AI che possono aiutare a migliorare il lavoro con i file Excel.
1. Riconoscimento di Excel
2. Funzionalità di riempimento delle celle.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di casi d’uso aziendali in cui Graip.AI può essere applicato per automatizzare attività manuali ripetitive:
Automazione del riconoscimento di Excel:
1. L’intelligenza artificiale può aiutare a semplificare e automatizzare l’elaborazione di offerte/specifiche/RFQ in Excel, introducendo un riconoscimento intelligente delle informazioni e trasmettendole a sistemi di terze parti. Se è necessaria una corrispondenza tra gli SKU del cliente e gli ID del tuo catalogo prodotti, Graip.AI può automatizzare anche questo aspetto.
2. Con l’aiuto di Graip.AI è possibile riunire in un unico modello i rapporti di vendita Excel che si verificano regolarmente in azienda, provenienti da diverse attività, uffici, vendite e organizzazioni, e caricare il tutto in un sistema di terze parti per ulteriori analisi e decisioni su Salesforce.
3. I listini Excel possono essere riconosciuti e trasferiti automaticamente alle soluzioni di pricing di terze parti.
4. L’automazione di Excel può aiutare nella gestione dell’inventario: mentre si raccolgono i risultati dell’inventario da diverse scorte e si inseriscono manualmente queste informazioni nel sistema ERP o di magazzino, Graip.AI può prelevare automaticamente queste informazioni da Excel con i risultati dell’inventario, riconciliando queste informazioni con i dati sui saldi di magazzino nel sistema di terze parti.
5. Creazione dell’anagrafica del materiale: Excel con i nuovi dati anagrafici per la creazione di un prodotto verrà passato automaticamente al sistema di dati anagrafici del prodotto.
Automazione del riempimento delle celle di Excel:
6. Creazione di una distinta base di massa (Bill of Materials): L’Excel con i dati anagrafici dei materiali verrà caricato automaticamente nella soluzione di terze parti, senza dover compilare manualmente uno specifico modello di caricamento Excel.
7. Onboarding di massa dei clienti/fornitori: non è necessario inserire manualmente i dati dei clienti/fornitori da Excel al modello di caricamento di Excel – la funzionalità di riempimento delle celle di Graip.ai porterà le informazioni dei clienti/fornitori dal tuo Excel alla struttura del modello di caricamento necessario e invierà automaticamente questi dati al sistema di dati master.
Funzionalità aggiuntive per Excel da Graip.AI:
Oggetto “Vista di riepilogo”
Graip.AI offre la cosiddetta funzionalità di “Visualizzazione di riepilogo”. La soluzione può combinare le informazioni di più celle in un’unica vista.
Immagina di gestire un’impresa edile e di dover tenere traccia di tutti i dettagli del progetto in Excel.
Devi costruire la Casa A, che avrà sei piani e 18 appartamenti, e i materiali da costruzione sono ABCD. Quindi, hai queste informazioni in Excel con tutte le informazioni sulle altre case. Basta un clic e Graip.AI ti mostrerà la vista sintetica della casa A come da te richiesto.
Inoltre, può applicare una logica di business, come ad esempio calcolare i metri quadrati di questo edificio in base ai parametri delle dimensioni.
Possiamo anche prevedere alcune informazioni basate su dati storici, come ad esempio quando e quanto l’edificio sarà sottoposto a manutenzione.
Riconoscimento di un’entità denominata
Graip.AI è in grado di classificare in modo intelligente ed esperto le informazioni provenienti da Excel non strutturato.
Immagina di avere un file Excel con informazioni sparse in diverse colonne sui tuoi dipendenti: la loro data di nascita, l’indirizzo, lo status e così via. E devi inviare queste informazioni a un sistema di terze parti.
Quindi, Graip.AI non si limiterà a prendere il testo come tale, ma sarà in grado di capire quali sono le informazioni esatte memorizzate nella colonna E, ad esempio che si tratta di una data di nascita, e applicando alcune regole aziendali specifiche, potrà elaborare queste informazioni, che saranno pronte per essere utilizzate dalla soluzione di terze parti.
Ricerca
Per prima cosa, dobbiamo organizzare l’archiviazione dei file Excel e creare degli indici per i tuoi file Excel.
Quindi, fornendo la logica aziendale, Graip.AI può implementare la funzionalità di ricerca. La gestione dell’inventario può essere un buon esempio in questo senso. Supponiamo che tu abbia migliaia di magazzini locali e che ora tu abbia i risultati della gestione dell’inventario per questi magazzini.
Devi aggiornare il tuo team di vendita con la quantità totale di un articolo da diversi stock. In primo luogo, devi estrarre la quantità di un articolo specifico da diversi Excel, quindi riepilogare il tutto e condividere le informazioni effettive con la tua forza vendita.
Per questo motivo, Graip.AI dispone di questa funzionalità e può semplificare questo processo!
Analisi semantica
Quando abbiamo rapporti di vendita trimestrali o mensili, di solito contrassegniamo alcune informazioni con diversi tipi di testo o colori.
Ad esempio, il testo in grassetto può indicare che si tratta dell’articolo più importante per il piano di vendita e che dobbiamo agire immediatamente, mentre il testo in rosso può indicare che le vendite precedenti potrebbero essere troppo basse e che possiamo smettere di produrre questo prodotto nel prossimo periodo di vendita.
Di conseguenza, Graip.AI leggerà non solo il nome della colonna e le informazioni in essa contenute, ma riconoscerà anche la logica semantica. In base alla semantica predefinita, la soluzione ti fornirà approfondimenti nello stesso modo in cui lo farebbe un essere umano.
Quindi, una volta che Graip.AI avrà elaborato queste informazioni, non solo avrai i numeri o il testo del tuo file Excel, ma riceverai anche notifiche o avvisi che ti indicheranno come utilizzare ulteriormente queste informazioni.
Chiudere in casa
Oltre ai casi d’uso Excel precostituiti e alle funzionalità descritte, Graip.AI è aperto a scenari non standard.